檔案數(shù)字化、信息化管理是新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)和方向,為了更好地體現(xiàn)檔案館的服務(wù)宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量，鹽城將檔案數(shù)字化作為全年的重點(diǎn)工作之一，不斷加大檔案的數(shù)字化掃描工作力度，截至11月底，鹽城檔案數(shù)字化公司2022年已完成檔案數(shù)字化掃描220多萬(wàn)頁(yè)，總數(shù)近800萬(wàn)頁(yè)，完成館藏檔案的70%。這為今后社會(huì)大眾查閱民生檔案及區(qū)直機(jī)關(guān)各部門查閱檔案提供了方便，大大縮減了查檔時(shí)間，提高了查檔效率，更使得檔案原件得到了有效保護(hù)。

　　鹽城檔案數(shù)字化公司

　　檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，數(shù)字化工作涉及需要數(shù)字化檔案、人員、數(shù)字化設(shè)備與技術(shù)等，最終的產(chǎn)品是高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化系統(tǒng)工程需要大量的人力、物力和財(cái)力的投入，同時(shí)需要對(duì)數(shù)字化的流程、質(zhì)量實(shí)施有效的組織、監(jiān)控和管理等工作。

　　1、明確檔案數(shù)字化內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

　　確實(shí)數(shù)字化處理的檔案范圍、數(shù)量和數(shù)字化工作任務(wù)的時(shí)間周期。根據(jù)檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)范要求及實(shí)際情況，制定出詳細(xì)可行的紙質(zhì)檔案整理分類、分級(jí)、編號(hào)、編頁(yè)、掃描與處理等工作規(guī)范。

　　2、確定數(shù)字化實(shí)施技術(shù)途徑及質(zhì)量管控制標(biāo)

　　紙質(zhì)檔案介質(zhì)多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄方式有打印、書寫等。要有效完成檔案數(shù)字化工作，除了具備相關(guān)掃描設(shè)備的圖像處理軟件外，同時(shí)必須具體分析檔案特性。確定切實(shí)可行的實(shí)施技術(shù)途徑，根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和個(gè)流程，確定好數(shù)字化過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控指標(biāo)。

　　3、數(shù)字化加工環(huán)境搭建與工作計(jì)劃

　　數(shù)字化加工場(chǎng)所組建局域網(wǎng)便于集中作業(yè)、相互協(xié)調(diào)配合，高效管理掃描、圖像處理及文件收發(fā)等工作。進(jìn)行數(shù)字化加工前需要制定一個(gè)合理的工作計(jì)劃，管理者利用該計(jì)劃結(jié)合項(xiàng)目管理類軟件動(dòng)態(tài)地管理數(shù)字化工作進(jìn)程，兵進(jìn)行合理的調(diào)整，同時(shí)讓參與數(shù)字化工作的人員了解自己的工作量和整個(gè)數(shù)字化進(jìn)度，確保數(shù)字化工作進(jìn)展順利。

　　4、數(shù)字化加工環(huán)境搭建與工作計(jì)劃

　　檔案數(shù)字化加工工作人員必須通過(guò)嚴(yán)格的面試、考試合格后才能錄用，同時(shí)提供個(gè)人簡(jiǎn)歷及相關(guān)證件，雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字化加工公司經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行統(tǒng)一上崗培訓(xùn)，具備檔案數(shù)字化加工的相關(guān)知識(shí)。檔案數(shù)字化工作涉及環(huán)節(jié)多、工作量大。往往需要大量工作人員來(lái)協(xié)同完成，這種情況下尤其需要明確工作內(nèi)容與職責(zé)，否則人多反而協(xié)調(diào)困難，差錯(cuò)多。

　　5、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備管理

　　檔案數(shù)字化加工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)所使用的掃描儀設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)介質(zhì)等，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用，不使用無(wú)保密保障的設(shè)備。

　　6、實(shí)時(shí)監(jiān)控

　　按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)加工狀態(tài)，保證現(xiàn)場(chǎng)加工信息安全。