學(xué)校檔案數(shù)字化公司：在社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展過(guò)程中，學(xué)校教學(xué)管理體制也加快了改革步伐，且學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大、招生數(shù)量的增加，極大增加了各項(xiàng)工作量，每天都會(huì)形成大量的檔案資料，為檔案收集、整理、分類(lèi)和管理等工作帶來(lái)了巨大的難度。

　　在信息化時(shí)代，我們應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，將數(shù)字化技術(shù)引入檔案管理中，這樣才能讓檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)得到減輕，也讓各環(huán)節(jié)檔案管理工作更加高效進(jìn)行。因此學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)造條件促進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化要求，確保發(fā)揮出檔案的作用，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展打牢基礎(chǔ)。

　　學(xué)校檔案數(shù)字化公司

　　一、學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

　　以往學(xué)校檔案管理工作主要以人工方式進(jìn)行，不僅檔案查詢(xún)與利用不便，也會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，容易引起檔案資料的損壞與丟失。而通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)，在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)檔案，在利用時(shí)只需要簡(jiǎn)單掃描即可，能快速獲得所需檔案信息。

　　同時(shí)學(xué)校建立檔案數(shù)據(jù)以后，也能夠節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，有利于進(jìn)行維護(hù)，確保檔案資料的完整性與可靠性，并有效共享檔案信息。因此，學(xué)校加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要的意義，這樣可以有效減輕檔案管理人員壓力，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備管理檔案，可以提升檔案管理的效率，促使學(xué)校檔案利用效率得到提升。

　　二、學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

　　第一，學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備也不完善。以密集柜為例，仍然為傳統(tǒng)組合鐵皮柜，缺少智能系統(tǒng)，不能發(fā)揮出自動(dòng)定位與監(jiān)控檔案等作用，需要作出更換，學(xué)校要提高重視程度，逐步加大投入。

　　有的學(xué)校運(yùn)用了檔案管理系統(tǒng)，不過(guò)僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄管理電子化，歸檔文件主要是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，未能真正實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。第二，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，確保檔案管理工作效率獲得提升。

　　現(xiàn)階段學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)中缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，操作標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，要想加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，應(yīng)該結(jié)合具體狀況完善制度，讓檔案收集、整理、歸檔及利用等工作有章可循。第三，學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)中，對(duì)檔案管理人員也有較高要求，需要他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和圖片處理技術(shù)等，但是現(xiàn)在很少有人能達(dá)到這個(gè)要求。學(xué)校也不注重開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)長(zhǎng)時(shí)間得不到提升，為學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了阻礙。

　　三、學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

　?。ㄒ唬┰黾淤Y金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。在學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要在設(shè)備、技術(shù)和人才上加大投入力度。學(xué)校要結(jié)合實(shí)際情況，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，這樣有利于完善基礎(chǔ)設(shè)施，將先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)來(lái)。

　　學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)該用好專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，選擇購(gòu)置性?xún)r(jià)比最高的數(shù)字化設(shè)備，讓現(xiàn)有資金得到充分利用。在學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)該配置數(shù)字化辦公設(shè)備，結(jié)合已有的設(shè)備與規(guī)模，購(gòu)進(jìn)數(shù)字化智能檔案柜，并考慮到檔案電子系統(tǒng)的需求，升級(jí)或配置計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，同時(shí)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)。要考慮到學(xué)校檔案高效管理與利用的要求，逐步增加所投入的資金，充分運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)與數(shù)據(jù)庫(kù)等，讓學(xué)校檔案在收集、整理、儲(chǔ)存和利用等各環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

　?。ǘ┩晟茩n案數(shù)字化建設(shè)制度。建立健全的檔案管理制度，有利于學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)高效進(jìn)行。學(xué)校要從實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，結(jié)合《檔案法》中相關(guān)規(guī)定，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化操作標(biāo)準(zhǔn)。

　　在建立各項(xiàng)規(guī)章制度的時(shí)候，應(yīng)該以實(shí)際調(diào)查分析為前提，建立起檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷(xiāo)毀制度和網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，且力求各項(xiàng)制度有較強(qiáng)的操作性、規(guī)范性和科學(xué)性，能夠讓檔案管理人員得到有效約束。

　　檔案管理人員要充分考慮到各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，將自身職責(zé)履行到位，做好本職工作，且根據(jù)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的新要求，不斷對(duì)規(guī)章制度作出調(diào)整，跟上時(shí)代發(fā)展腳步，提升各項(xiàng)規(guī)章制度的可操作性與權(quán)威性，確保學(xué)校檔案管理效率與質(zhì)量都得到提升。

　?。ㄈ┙⒔y(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。為了加快學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，應(yīng)該盡快打造完善、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能夠提升學(xué)校檔案數(shù)字化管理水平，保證檔案資料價(jià)值真正得到體現(xiàn)。從學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀來(lái)看，很多學(xué)校在很大程度上忽視了數(shù)據(jù)管理工作，在檢索查詢(xún)、整理編目、系統(tǒng)維護(hù)和實(shí)體管理等方面，還未能將管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下來(lái)，且學(xué)校檔案應(yīng)用軟件也未能自成一體。

　　一些應(yīng)用程序和學(xué)校檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象，在文件歸檔上還不夠及時(shí)，在面臨檢索需要時(shí)，檢索功能不能充分發(fā)揮出來(lái)，難以滿足實(shí)際要求，這樣學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化水平難以得到提升。

　　針對(duì)這種情況，學(xué)校要盡快建立起完整、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，保證數(shù)據(jù)平臺(tái)的可靠性與安全性。在選擇應(yīng)用系統(tǒng)的時(shí)候，要采用可以讀取標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)與可以發(fā)揮出多媒體功能的語(yǔ)言平臺(tái)，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)能夠和常規(guī)檔案管理工作有效保障。

　　所以，管理人員應(yīng)當(dāng)在檔案資料的整合與歸納環(huán)節(jié)，有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，完成檔案資料的存儲(chǔ)與加工任務(wù)，確保檔案資料存儲(chǔ)的安全性與可靠性，轉(zhuǎn)變以往單一化紙質(zhì)材料的存儲(chǔ)模式，使得檔案服務(wù)形式更加豐富，滿足不同應(yīng)用者的資料利用需求，不僅可以發(fā)揮檔案資料的運(yùn)用價(jià)值，還能大大提高服務(wù)水平。

　?。ǘ﹦?chuàng)新服務(wù)理念，逐步向主動(dòng)型服務(wù)理念轉(zhuǎn)型。

　　第一，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與到高校編史修志工作中，體現(xiàn)檔案資源的作用，也可發(fā)揮自身的價(jià)值，可結(jié)合檔案中的內(nèi)容，編輯專(zhuān)題性畫(huà)冊(cè)抑或是綜合性文本，而后提供給學(xué)校其他教研人員，作為學(xué)校簡(jiǎn)介及招生簡(jiǎn)章，展現(xiàn)學(xué)校的獨(dú)特風(fēng)采。

　　第二，提高檔案管理人員的參與積極性，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，同時(shí)保證服務(wù)質(zhì)量。高校檔案管理人員必須具有正確的發(fā)展理念，并培養(yǎng)全局性意識(shí)，在檔案管理過(guò)程中不僅要確保信息存儲(chǔ)的安全性，同時(shí)還要主動(dòng)參與到與檔案利用有關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)中，利用信息技術(shù)手段，在校園信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上獲取有價(jià)值的信息，日常工作中也要捕捉學(xué)校近期所發(fā)生的活動(dòng)，整合為完整的檔案資料，以供日后校內(nèi)人員進(jìn)一步利用，從而發(fā)揮其價(jià)值，也可為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供方向上的指引。

　　第三，主動(dòng)為活動(dòng)組織人員提供原始資料。學(xué)校在開(kāi)展重大活動(dòng)的過(guò)程中，通常都會(huì)加強(qiáng)宣傳，宣傳環(huán)節(jié)必然會(huì)應(yīng)用各類(lèi)檔案資料，所以，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)發(fā)揮自身的作用，履行自身職責(zé)，加強(qiáng)與宣傳人員的溝通，及時(shí)提供相關(guān)的檔案資料，作為有效的參考資料，最終可將其編撰為專(zhuān)題畫(huà)冊(cè)，展現(xiàn)校園文化。

　　（三）服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，使得內(nèi)容更具應(yīng)用價(jià)值。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，為校內(nèi)教研人員提供管理、教學(xué)以及科研等各方面的檔案利用服務(wù)，保證服務(wù)質(zhì)量，在資料編研以及整合的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)確保文字的高度概括性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及問(wèn)題的集中性，這樣才能最大程度滿足校內(nèi)教研人員對(duì)于檔案資料的應(yīng)用需求。

　　除此之外，也需對(duì)檔案利用服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，特別是在信息技術(shù)不斷推行的背景下，有必要將大內(nèi)容分為電子文件、檔案材料、復(fù)印件、圖片視頻、實(shí)物檔案以及掃描打印等等，使得內(nèi)容更加豐富，同時(shí)也會(huì)加快檔案利用服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新的步伐。

　　四、結(jié)束語(yǔ)

　　綜上所述，本文主要針對(duì)性分析了基于電子政務(wù)視角下的高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新，主要提出創(chuàng)新服務(wù)方式、創(chuàng)新服務(wù)理念與創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，希望筆者的分析可為高校相關(guān)檔案管理人員提供借鑒與參考，從而提高檔案服務(wù)質(zhì)量。