走進太原市檔案館，檔案資料存放庫的厚重防火門后，眾生皆靜，只有防蟲藥的獨特味道在絮叨著自己的存在?；刈纸Y(jié)構的庫房里，這座城市的歷史在存放檔案的密集柜中安靜賢淑地呆著，等待需要的人們將它翻閱。太原檔案數(shù)字化公司與檔案館合作對歷史檔案重新規(guī)整，更好的綻放檔案的歷史韻味。

　　今年，對館藏全部檔案進行檢查，針對存在的問題分門別類登記；采用修裱、絲網(wǎng)加固、數(shù)字化、仿真復制等傳統(tǒng)手段、現(xiàn)代技術相結(jié)合方式，搶救（有效）保護館藏檔案特別是國家重點檔案。

　　一是，對今年收藏進館的晉源區(qū)吳家堡村1100余份地契檔案，搶救性保護修復。

　　二是，數(shù)字化加工國家重點檔案民國時期太原地方法院檔案1.5萬余卷，建立28萬條約150萬頁的民國時期太原地方法院數(shù)據(jù)庫。

　　三是，仿真復制館藏部分革命歷史檔案，使破損重點檔案恢復原貌，使用壽命延長；瀕臨絕跡的珍貴檔案煥發(fā)生機活力，保護了黨和國家的寶貴財富，維護了歷史真實面貌。

　　近年，特別重視名人檔案、口述歷史、民風民俗、民間文藝、村史村志等具有太原地方特色檔案的征集；收集了包括《后北屯村志》《西張村志》、吳家堡地契檔案、太原歷史老照片等在內(nèi)的檔案資料5370余件，為守護、傳承、發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化增添了檔案力量。

　　今后，堅持“以防為主，防治結(jié)合”原則，繼續(xù)加大搶救保護力度，盡可能減少時光流逝帶來的損毀；使國家重點檔案，在經(jīng)濟社會發(fā)展服務中發(fā)揮越來越大作用。

　　為切實消除各種風險隱患，進一步筑牢檔案安全防線，確保檔案安全完整，審計署太原特派辦落實落細落小日常管理，突出“三個重點”，把好“四個關口”，緊盯“五個環(huán)節(jié)”，持之以恒、毫不松懈地抓好檔案安全工作，取得了好的成效。

　　一、突出“三個重點”，確保排查做實做細

　　檔案安全是檔案工作的重中之重，近年來太原特派辦高度重視，每年年初安排專人制定檔案工作計劃，特派員把關審核并反復要求切實把檔案安全排查做實做細、落實到位。

　　對此，該辦突出抓好“三個重點”的檢查：

　　一是重點檢查防水、防電工作。安排專業(yè)水電人員對檔案室內(nèi)電線線路、燈具、電器、插座等進行全面檢修，對檔案室內(nèi)給排水管、上下水管等予以逐一排查，及時更新存在風險隱患的線路、插座、燈具、排水管等。

　　二是重點檢查防火、防盜、防爆工作。聘請專業(yè)消防人員檢查防火安全設施是否正常，安排專人檢查檔案室防盜門、監(jiān)控設備功能是否正常，及時清理易燃易爆物品等。

　　三是重點檢查防霉、防蟲、防塵和防泄密工作。

　　嚴格控制檔案室溫度和濕度，及時實施防霉變、蟲蛀塵污處理，對照檔案清單逐一清點核對實物等，確保檔案安全管理不留死角、萬無一失。

　　二、把好“四個關口”，確保檔案安全完整

　　該辦先后建立了檔案保密、查詢、借閱等各項規(guī)章制度，并結(jié)合實際不斷完善，切實把好“四個關口”的安全：

　　一是把好立卷歸檔程序關。嚴格執(zhí)行“誰審計、誰立卷”的原則，實行立卷歸檔責任制，及時提醒催交、嚴格限定時間，確保所有檔案全部及時歸檔。

　　二是把好案卷質(zhì)量驗收關。由專職檔案員逐卷逐項檢查，驗收合格后由處室兼職檔案員填寫移交清冊，交由檔案室存檔。

　　三是把好案卷流轉(zhuǎn)審核關。案卷出庫須填報借閱卡，逐筆填寫檔案借閱記錄，同時不定期梳理借閱記錄，及時催收，確保檔案安全管理真正貫穿于檔案接收、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。四是把好檔案工作交接關。以人員崗位變動時檔案工作交接為契機，采取清單管理、賬物核對等方式對檔案集中進行全面梳理檢查，確保檔案安全完整。

　　三、緊盯“五個環(huán)節(jié)”，確保數(shù)字化安全可靠

　　該辦高度重視檔案數(shù)字化全過程的監(jiān)督管理，嚴格遵照“安全第一、預防為主”的原則要求，緊盯“五個環(huán)節(jié)”的監(jiān)管：

　　一是緊盯外包服務商的審核選用環(huán)節(jié)。按照國家有關規(guī)定嚴格審核把關，審慎選用具有相關涉密資質(zhì)的專業(yè)公司承擔檔案數(shù)字化外包服務。

　　二是緊盯數(shù)字化加工人員的保密教育環(huán)節(jié)。進場工作之前，即與相關人員逐一簽訂安全保密協(xié)議，認真實施安全保密教育；進場工作時，認真核實相關人員身份證明、政審材料和公安部門出具的無犯罪記錄證明。

　　三是緊盯數(shù)字化加工場所的實時監(jiān)控環(huán)節(jié)。選擇可控、獨立、可封閉的房間作為檔案數(shù)字化加工場所，并配備視頻監(jiān)控設備實時監(jiān)控，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、數(shù)據(jù)導出端及門窗等無監(jiān)控死角，并定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放檢查。

　　四是緊盯數(shù)字化加工設備的安全防護環(huán)節(jié)。安排專業(yè)人員，將掃描用計算機、掃描儀等加工設備中不必要的USB接口、藍牙等信息輸出裝置及端口全部實施封閉，并將檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡與其他網(wǎng)絡物理隔離，確保加工設備安全可靠，不留任何風險隱患。

　　五是緊盯數(shù)字化加工場所的定期巡查環(huán)節(jié)。定期巡視檢查掃描進度、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等情況，防止檔案實體受損、丟失，以及擅自復制、留存、使用檔案信息等。