所謂的檔案數(shù)字化，就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—目錄和掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。黔東南檔案數(shù)字化公司就是通過一定的技術(shù)操作把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化｜如何做好元數(shù)據(jù)掛接工

　　元數(shù)據(jù)著錄、數(shù)字化掃描工作結(jié)束之后，就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，將目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，將數(shù)字化原文與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，使之成為可以查詢檢索的數(shù)字化成果。本文主要談?wù)剶?shù)據(jù)掛接相關(guān)內(nèi)容。

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》對數(shù)據(jù)掛接的要求

　　1、應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　2、逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行糾正。

　　數(shù)據(jù)掛接的形式

　　1.手工上傳掛接

　　現(xiàn)在的檔案管理軟件一般都提供手工上傳原文進(jìn)行掛接的形式，元數(shù)據(jù)著錄完畢即形成一條目錄數(shù)據(jù)，通過點擊“上傳”按鈕將數(shù)字化掃描原文與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)對應(yīng)，即為掛接。此種方式，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的準(zhǔn)確性高，對數(shù)字化掃描件的要求不高，數(shù)據(jù)存儲管理即使不是很科學(xué)，也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

　　手工掛接的缺點也很明顯，就是手工操作效率較為低下，單位時間內(nèi)完成工作量及其低下，一般很少工作量，或者需要修改更正的情況下可以使用手工掛接。

　　2.批量原文掛接

　　檔案管理軟件一般都有批量原文掛接的功能，批量掛接的前提是嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》進(jìn)行原文存儲管理、圖像命名。既要符合國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，又需要檔案管理部門自身制定詳細(xì)的管理方案，具體的存儲路徑，如磁盤怎么區(qū)分、門類、全宗、年度、期限怎么在磁盤路徑中體現(xiàn)；具體的圖像命名，單頁掃描件怎么命名，多頁掃描件怎么命名，是都保存，還是只保存一部分等等。

　　檔案管理軟件的批量原文掛接功能，一般是以檔號為基準(zhǔn)來實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。這就要求，首先要有準(zhǔn)確的“檔號”目錄數(shù)據(jù)，按照檔案整理方案、檔案著錄規(guī)則，錄入元數(shù)據(jù)后，生成“檔號”；其次數(shù)字化掃描過程中，文件夾以檔號命名，數(shù)字圖像以檔號為基礎(chǔ)命名，只有這樣才能有實現(xiàn)批量原文掛接的可能。

　　批量原文掛接的實現(xiàn)途徑，主要是原文文件名或者原文文件夾名和目錄數(shù)據(jù)庫中的關(guān)鍵字段（一般為檔號），進(jìn)行匹配，匹配成功即傳輸原文到相應(yīng)磁盤位置，同時將磁盤路徑位置寫入對應(yīng)目錄數(shù)據(jù)庫中，完成原文掛接操作。批量掛接可以自動化實現(xiàn)成千上萬條數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)工作，工作效率高，出錯概率底。目前，基本上采用這種形式進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接。

　　元數(shù)據(jù)掛接的要求

　　1.元數(shù)據(jù)著錄的規(guī)范性

　　需要按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》（DB34/T450-2004）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確定檔案數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)字段、著錄的規(guī)則等。項目開展前進(jìn)行技能培訓(xùn)，合格才能上崗，著錄過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，遇到特殊情況及時反饋，確保著錄的準(zhǔn)確性、規(guī)范性。

　?、贆n號組成項需要著錄規(guī)范。

　　如全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實體分類號、項目號、卷/件號等。一般在檔案管理軟件中“全宗號、歸檔年度、保管期限、檔案門類代碼、實體分類號、項目號”可以設(shè)置為自動繼承，“卷/件號”要能夠自動加一。在具體的著錄過程中，“保管期限、歸檔年度”的更迭要注意“卷/件號”是否對應(yīng)調(diào)整。

　?、凇绊摂?shù)、頁碼”需要填寫準(zhǔn)確。

　　優(yōu)秀的檔案管理軟件不僅僅要有批量掛接原文的能力，同時需要具有檢測原文的能力?，F(xiàn)在的檔案整理規(guī)范，無論是以件為單位的檔案，還是以卷為單位的檔案，都要求編寫頁碼，一方面便于查找利用，另一方面是對檔案規(guī)范管理的要求。元數(shù)據(jù)著錄的過程，需要將“頁數(shù)、頁碼”手工著錄進(jìn)入系統(tǒng)中，由于手工著錄，此兩碼常常會有錯誤，而且不容易發(fā)現(xiàn)錯誤，如何解決就是個難題。原文掛接的過程中，增加統(tǒng)計、匹配能，將原文的數(shù)量與著錄的數(shù)量進(jìn)行對比，很容易發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而解決問題。

　　有的數(shù)字化加工企業(yè)，還使用了先掃描，后統(tǒng)計頁數(shù)，再將頁數(shù)反向?qū)肽夸浽獢?shù)據(jù)的“頁數(shù)”中。

　　2.數(shù)字化掃描的規(guī)范性

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）選擇合適的存儲格式，以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名，科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑。

　　3.提高批量掛接的準(zhǔn)確性

　　我們常常會遇到原文和目錄不對應(yīng)，所見非所得，都在抱怨是掛接的錯誤，手工掛接或許會有錯誤，自動化的批量掛接是不會有錯誤的，如果有錯誤要么是著錄元數(shù)據(jù)時出錯了，要么是數(shù)字化掃描的過程出錯了。需要規(guī)范著錄、掃描的全過程，做到有人做、有人查、有人管。

　　無論是軟件的開發(fā)方還是數(shù)字化的參與方，都應(yīng)該想方設(shè)法提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。檔案數(shù)字化是個技術(shù)含量較低的行業(yè)，但是處理的數(shù)據(jù)量較為龐大，而且大多是手工操作，錯誤率一致居高不下，如何解決這個問題，需要將管理與技術(shù)相結(jié)合，一方面嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行實施，另一方面將現(xiàn)代化的技術(shù)手段融入其中，用軟件來檢測成果，提高準(zhǔn)確性。

　　1、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴(yán)格把關(guān)，按類編號，頁碼進(jìn)行編注，編碼不能出現(xiàn)重復(fù)，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號，并在右下角寫上頁碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　2、打印訂裝標(biāo)準(zhǔn)

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細(xì)則》的規(guī)定，裝訂時一定要做到底側(cè)整齊，左側(cè)整齊。

　　3、目錄錄入標(biāo)準(zhǔn)

　　文件目錄的錄入要嚴(yán)格準(zhǔn)確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致，不得有差錯。

　　4、掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致；圖像清晰無雜質(zhì)，亮度不易太強(qiáng)，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進(jìn)行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。

　　5、圖像處理標(biāo)準(zhǔn)

　　基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊，肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡，字跡清晰。

　　6、存儲處理標(biāo)準(zhǔn)

　　存儲是對檔案信息的完整評估；檢查和校準(zhǔn)目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗收標(biāo)準(zhǔn)。原則上，存儲需要單獨存儲在服務(wù)器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨的計算機(jī)代替。

　　二、優(yōu)化建議

　　1、增強(qiáng)數(shù)字化加工人員的安全意識

　　可以在一定程度上減少信息泄露，應(yīng)運用風(fēng)險控制的思想定期進(jìn)行評估。

　　例如處理場地分散所帶來的文件實體風(fēng)險，及時制定可行的應(yīng)急策略，從而規(guī)范信息安全應(yīng)急響應(yīng)，能夠有效預(yù)先預(yù)防.

　　及時控制和最大限度地消除各種突發(fā)事件的危害和影響，使安全危機(jī)在初期得以消除。

　　2、完善安全監(jiān)管體系

　　檔案數(shù)字化處理必須堅持法治，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，制定科學(xué)、合理、詳細(xì)的安全管理措施；

　　其次，進(jìn)一步完善管理機(jī)構(gòu)，明確分工，責(zé)任到人，建立覆蓋檔案數(shù)字化全過程的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位安全責(zé)任制；實行監(jiān)督機(jī)制。

　　由檔案管理機(jī)構(gòu)和保密監(jiān)督部門共同制定監(jiān)督考核制度，對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的處理進(jìn)度和保密措施的落實情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。