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西藏拉薩檔案整理服務(wù)公司

時(shí)間:2022-08-31 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  西藏拉薩檔案整理服務(wù)公司:為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)科室檔案管理工作,確保文件資料能夠迅速查找、復(fù)制、借閱和使用,拉薩市郵政管理局內(nèi)設(shè)科室深入開(kāi)展了歷年文件資料的整理、立卷和歸檔工作,對(duì)保證檔案安全、完整及維持檔案的連續(xù)性有著重要的作用。

西藏拉薩檔案整理服務(wù)公司

  據(jù)介紹,按照拉薩市郵政管理局“高標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)要求”的指導(dǎo)意見(jiàn),機(jī)關(guān)科室人員對(duì)歷年來(lái)各級(jí)政府機(jī)關(guān)單位來(lái)文和全市23家寄遞企業(yè)的材料、法律法規(guī)以及各類案卷等,按照時(shí)間順序進(jìn)行整理、分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、入盒、上架。共匯總梳理文件兩千余份、編寫(xiě)目錄一百余份、裝訂成85個(gè)資料盒,并形成電子檔案。

  拉薩市郵政管理局要求,機(jī)關(guān)各科室切實(shí)把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃,并在今后的日常工作中,嚴(yán)格落實(shí)檔案管理辦法,做到進(jìn)出登記,查閱準(zhǔn)確,積極推動(dòng)全局檔案工作的科學(xué)有序管理。

  西藏拉薩檔案整理服務(wù)公司

  科技檔案的整理工作,就是按照一定的原則和方法,對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目,并將其內(nèi)容與成分揭示出來(lái)的一種工作。

  科技檔案的系統(tǒng)整理,包括對(duì)于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列??萍紮n案全部整理工作,是通過(guò)歸檔前將科技文件材料組成保管單位,并將保管單位進(jìn)行基本編目,然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。

  整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫(kù)上架等工序,由科技檔案部門(mén)獨(dú)立完成。

  1.組卷

  (1)科研檔案的組卷

  按照課題階段分別組卷,包括可行性研究、立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段。

 ?。?)項(xiàng)目檔案的組卷

  項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件:按照事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

  招標(biāo)投標(biāo)、合同文件:按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。

  勘察、設(shè)計(jì)文件:按階段、專業(yè)組卷。

  施工技術(shù)文件:按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

  竣工圖:按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

  原材料質(zhì)量證明文件:按單位工程組卷。

  信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件:按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。

  設(shè)備文件:按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)/套組卷。

  監(jiān)理(監(jiān)造)文件:按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。

  科研項(xiàng)目文件:按科研項(xiàng)目(課題)組卷。

  竣工驗(yàn)收文件:按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

 ?。?)設(shè)備檔案

  按設(shè)備的臺(tái)(套)為單位組卷,一臺(tái)(套)設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

  2.案卷排列

  科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律,按照系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行排列。

  (1)科研檔案的排列

  按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)與過(guò)程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

 ?。?)項(xiàng)目檔案的排列

  項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件:結(jié)合主題、事由按時(shí)間順序排列。

  施工文件:按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收的順序排列。

  信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件:按照需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收的順序排列。

  設(shè)備文件:質(zhì)量證明、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修的順序排列。

  監(jiān)理文件:按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

 ?。?)設(shè)備檔案的排列

  按照購(gòu)置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列,數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

  3.卷內(nèi)文件排列

  科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

  (1)圖樣文件排列:

  形成時(shí)編制了圖樣目錄,只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

  形成時(shí)沒(méi)有編制圖樣目錄,排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序?yàn)椋嚎傮w布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖(立面圖、剖面圖)、大樣圖等。

  總體性、綜合性的圖樣在前,局部性的圖樣居中,細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。

  (2)文字文件排列:

  按重要程度排列,重要文件在前,次要文件在后:按時(shí)間排列,按照科技文件的形成時(shí)間或者內(nèi)容所反映的時(shí)間排列;按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列,對(duì)反映同意問(wèn)題的來(lái)問(wèn)和復(fù)文,正文和附件,復(fù)文在前,來(lái)文在后,正文在前,附件在后,正本在前,定稿在后。

 ?。?)圖文混合文件的排列:

  案卷內(nèi)的文字文件對(duì)整個(gè)對(duì)象(產(chǎn)品、工程、課題等)或整個(gè)案卷(部件、專業(yè)等)或多份圖樣進(jìn)行的總體說(shuō)明,則文字文件在前,圖樣在后;案卷內(nèi)的文字文件只是對(duì)案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說(shuō)明的,則圖樣在前,文字在后。

  4.裝訂

 ?。?)去除易氧化的金屬裝訂用品。

 ?。?)卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的,應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。

  (3)對(duì)于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱

 ?。?)成冊(cè)的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

 ?。?)以件為單位裝訂的,在每件文件的首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章。

 ?。?)一般采用三孔一線的方式裝訂。

  5、編寫(xiě)卷內(nèi)文件頁(yè)碼

 ?。?)卷內(nèi)文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)碼,以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。

 ?。?)統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開(kāi)始依次標(biāo)注。

  (3)印刷成冊(cè)的已有也好的文件可以不再重新編寫(xiě)頁(yè)碼。如成套圖樣、說(shuō)明書(shū)、論文等,在編制時(shí)已經(jīng)編有頁(yè)碼,就不必另行重復(fù)編碼。

 ?。?)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

  6.編制卷內(nèi)目錄

  卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

 ?。?)序號(hào):使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。

 ?。?)文件編號(hào):填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、醒目代號(hào)。

 ?。?)責(zé)任者:填寫(xiě)文件形成者或第一責(zé)任者。

  (4)文件題名:填寫(xiě)文件或圖紙的全稱,文件沒(méi)有題名的,應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名。

 ?。?)日期:填寫(xiě)文件或圖紙的形成時(shí)間,要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

 ?。?)頁(yè)號(hào)(以卷為單位裝訂):填寫(xiě)每件文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào),最后一件文件寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。

 ?。?)頁(yè)數(shù)(以件為單位裝訂):卷內(nèi)文件以件為單位,采用不裝訂組卷的,填寫(xiě)每件文件總頁(yè)數(shù)。

  7.填寫(xiě)案卷封面和脊背

  (1)檔號(hào):由全宗號(hào)、分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或者目錄號(hào))、案卷號(hào)組成:

  全宗號(hào):需向檔案館移交的檔案,其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定,不向檔案館移交的科技檔案可不填寫(xiě)全宗號(hào)。

  分類號(hào):根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。

  項(xiàng)目代號(hào):由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或者代號(hào)確定。

  目錄號(hào):目錄編號(hào)。

  案卷號(hào):填寫(xiě)科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

 ?。?)案卷題名:

  簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容,主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或者代號(hào),結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

 ?。?)立卷單位:

  填寫(xiě)負(fù)責(zé)組卷部門(mén)或者單位。

 ?。?)起止日期:

  填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

 ?。?)密級(jí):

  填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

 ?。?)保管期限:

  填寫(xiě)組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

  8.填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

 ?。?)互見(jiàn)號(hào):

  填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號(hào),并在括號(hào)內(nèi)注明其載體類型。

 ?。?)說(shuō)明:

  標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù),卷內(nèi)文件殘缺破損的情況,在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。

 ?。?)立卷人:

  由立卷責(zé)任者簽名,一般是檔案整理者。

 ?。?)立卷日期:

  填寫(xiě)完成立卷的時(shí)間。

 ?。?)檢查人:

  由案卷質(zhì)量審核者簽名,一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,或者檔案室主任、鑒定小組組長(zhǎng)。

 ?。?)檢查日期:

  填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

  9.編制案卷目錄

  案卷目錄是案卷的名冊(cè),是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表,是檔案檢索、統(tǒng)計(jì)和管理的必要工具??萍紮n案案卷目錄一般按照一級(jí)類目分別編制,即科研、項(xiàng)目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

  案卷目錄上的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。

  10.入庫(kù)上架

  按照檔案密集架從上到下,從左到右的順序進(jìn)行排列??萍紮n案一般歸檔周期長(zhǎng),一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以,科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列,并在后面都要留有相應(yīng)空間,以便存放新增檔案。

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