《人民法院訴訟檔案管理辦法》第四條規(guī)定，人民法院檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本院各審判業(yè)務(wù)部門訴訟文書材料的收集、整理和立卷歸檔及訴訟檔案的接收、保管和提供利用工作。因此，法院檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在訴訟文書材料收集、整理、歸檔這三個環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格按照《人民法院訴訟檔案管理辦法》附件1《人民法院訴訟文書材料立卷規(guī)范》要求，監(jiān)督指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做到案件材料收集齊全完整、卷宗材料整理符合規(guī)范要求、案件卷宗歸檔及時有序。

　　一、從訴訟材料收集環(huán)節(jié)入手，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做到案件材料收集齊全完整

　　1.就一個案件卷宗而言，在案件流轉(zhuǎn)過程中所形成的訴訟文書材料，按訴訟活動的客觀進(jìn)程，可以分為立案階段形成的訴訟文書材料、調(diào)查階段形成的訴訟文書材料、開庭階段形成訴訟文書材料、宣判執(zhí)行階段形成訴訟文書材料等四大類，各階段形成的各份文書材料之間互相關(guān)聯(lián)，互相印證，不可分割，不可缺漏，構(gòu)成一個整體，體現(xiàn)和還原一個案件的整個訴訟活動過程。因此，在訴訟活動過程中，無論是法院產(chǎn)生的訴訟文書材料，還是訴訟當(dāng)事人、代理人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料，只要它是在案件流轉(zhuǎn)過程中所形成的、確有查考利用價值的訴訟文書材料，均應(yīng)收集齊全完整，不可毀損丟失。

　　2.檔案機(jī)構(gòu)要熟悉掌握訴訟活動每一階段所形成的主要訴訟文書材料。檔案管理人員要從實體法和程序法中了解每一訴訟活動階段會形成哪些主要訴訟文書材料，做到心中有數(shù)，并在卷宗質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)該案件流轉(zhuǎn)過程中所形成的、確有查考利用價值的訴訟材料是否完整齊全地立卷保存。

　　二、從訴訟材料整理環(huán)節(jié)入手，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做到卷宗質(zhì)量符合訴訟檔案的立卷規(guī)范要求

　　（一）在卷宗封面填寫上，檔案管理人員要檢查立卷人書寫字跡是否清晰、準(zhǔn)確，卷宗封面是否保持清潔、整齊、無涂改。并要按照該案件的裁判文書所記載的內(nèi)容，著重檢查立卷人在以下內(nèi)容上填寫是否規(guī)范、正確。

　　1.當(dāng)事人一欄是否根據(jù)裁判文書內(nèi)容，正確填寫訴訟主體的稱謂、姓名或名稱。審判人員欄中，是獨(dú)任審判的，案件承辦人是否填寫于審判長后一欄中。

　　2.原審法院（或裁決機(jī)關(guān)）、有關(guān)案號是否填寫完整、正確。（1）在刑事、民事、行政案件卷宗封面填寫原審法院時，必須注明原審法院的全稱；填寫有關(guān)案號時，必須填寫原審裁判文書的案號，而不是二審案號，同時必須書寫完整。（2）在執(zhí)行案件卷宗封面上，在填寫裁決機(jī)關(guān)時，必須完整地填寫該作出生效法律文書的有關(guān)機(jī)關(guān)單位的全稱；相關(guān)案號是指據(jù)以申請執(zhí)行的生效的法律文書的文號，如裁判文書的案號、行政處罰決定書的文號等等。

　　3.審理結(jié)果是否填寫清楚、簡明扼要。（1）在刑事、民事、行政卷宗封面上，分一審結(jié)果、二審結(jié)果、再審結(jié)果。對于一審結(jié)果，必須簡明扼要地概述一審的裁判結(jié)果，而對于二審、再審結(jié)果，可以用維持、改判或駁回上訴（申訴）等來填寫。（2）在執(zhí)行卷宗封面上，有分執(zhí)行標(biāo)的、執(zhí)行結(jié)果、結(jié)案方式等。執(zhí)行標(biāo)的應(yīng)填寫申請執(zhí)行的標(biāo)的，執(zhí)行結(jié)果應(yīng)寫實際執(zhí)行的標(biāo)的或中止、終結(jié)，結(jié)案方式應(yīng)填寫和解、強(qiáng)制、自動履行等。

　?。ǘ┰诰韮?nèi)目錄上，檔案管理人員要按卷內(nèi)訴訟文書材料的排列順序檢查卷內(nèi)目錄內(nèi)容,卷內(nèi)目錄順序與卷內(nèi)文書材料排列順序一致，目錄字跡工整清晰規(guī)范，不得涂改或模糊不清。

　　1.卷內(nèi)目錄是否應(yīng)按卷內(nèi)實有的訴訟文書材料排列順序逐件填寫名稱。一份訴訟文書材料名稱編一個順序號，不得將幾份訴訟文書材料名稱填寫在一個目錄格內(nèi)，對應(yīng)同一順序號。如開庭公告、開庭傳票、開庭通知書這三者必須分別填寫在不同的目錄格內(nèi)，而不能將這三者填寫在同一個目錄格中。

　　2.當(dāng)事人提供的證據(jù)材料不能在卷內(nèi)目錄中簡單地寫成證據(jù)材料或有關(guān)證據(jù)材料或當(dāng)事人舉證材料等；不同當(dāng)事人舉證的材料要分開填寫在不同的目錄格內(nèi)，并分別編寫順序號，如一審案件的必須寫明原告舉證材料或被告舉證材料，并且必須各編一個順序號；二審的必須寫明上訴人舉證材料或被上訴人舉證材料，也必須各編一個順序號。

　　3.卷宗封皮、卷內(nèi)目錄、備考表、備用袋屬于檔案用品，不是訴訟文書材料，不得在卷內(nèi)目錄中體現(xiàn)，且不得編寫頁號。

　　（三）在卷內(nèi)材料上，檔案管理人員應(yīng)重點(diǎn)查看法院訴訟文書材料的制作，是否符合訴訟文書樣式規(guī)范要求，卷內(nèi)訴訟文書材料是否逐頁編寫頁號，訴訟文書材料用紙和書寫字跡是否符合規(guī)范要求。同時在工作實踐中，解決卷內(nèi)訴訟文書材料收集齊全完整的責(zé)任主體問題。

　　1.在法院訴訟文書材料制作，是否符合樣式規(guī)范要求方面，檔案管理人員要根據(jù)《法院訴訟文書樣式》要求，檢查以下內(nèi)容：

　?。?）送達(dá)回證、傳票、拘傳票、換押票、提押票、委托宣判函、調(diào)（退）卷函等各類證票首部是否有填寫法院名稱，并加蓋法院印章，其各項內(nèi)容是否填寫完整，如案號、案由、經(jīng)辦人、填發(fā)人等。法院制作的法律文書是否按規(guī)定使用筆錄頭，如合議筆錄、調(diào)查筆錄、詢問筆錄、訊問筆錄、庭審筆錄、質(zhì)證筆錄、審判委會員討論案件記錄等。

　?。?）必須由相關(guān)人員簽字生效的法律文書，是否有相關(guān)人員簽字。如合議筆錄須全體合議成員簽名，審委會筆錄須參與案件討論的審委會委員簽名，庭審筆錄須審判長簽名；庭審筆錄、審訊筆錄、調(diào)查筆錄、質(zhì)證筆錄、執(zhí)行筆錄、查封、扣押、搜查筆錄、宣判筆錄、法院主持下進(jìn)行調(diào)解達(dá)成的調(diào)解協(xié)議書等，除當(dāng)事人和其他訴訟參與人簽字外，參與的法院審判人員也須簽名。當(dāng)事人或其他訴訟參與人拒絕簽名蓋章的，應(yīng)記明情況。各類筆錄記錄有涂改的，當(dāng)事人應(yīng)在涂改處按手印以示對涂改后的內(nèi)容加對確認(rèn)。

　　上述各類法院制作的筆錄，若書記員是手工書寫記錄的筆錄，該份筆錄書記員可以不用簽字，但需在記錄欄內(nèi)手工書寫注明該份筆錄記錄人是誰；若書記員是使用電腦進(jìn)行錄入并打印的筆錄，則書記員需在該份筆錄的每一頁下端進(jìn)行手工簽字確認(rèn)。

　　2.明確案件承辦人為訴訟文書材料收集齊全完整責(zé)任主體。各法院應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中明確材料收集齊全的責(zé)任主體為案件承辦人，而非檔案管理人員。

　　案件審理的每一階段，當(dāng)事人或法院所提供、制發(fā)的訴訟文書材料的情況，以及在案件審結(jié)后，哪些材料未收集的情況，只有案件承辦人清楚；同時，督促與檢查書記員及時將案件的訴訟文書材料收集、整理、立卷歸檔也是案件承辦人的一項職責(zé)，他有權(quán)根據(jù)案件材料的收集情況、訴訟卷宗質(zhì)量情況等，決定是否在備考表上的檢查人處簽字。只要案件承辦人在備考表的檢查人項中簽字了，就表示案件承辦人已審查和認(rèn)可了立卷人對案件材料收集的情況和訴訟卷宗質(zhì)量情況，確認(rèn)該案件卷宗材料已收集齊全及卷宗質(zhì)量已合格，可以交由業(yè)務(wù)庭內(nèi)勤管理、歸檔。

　　檔案管理部門在此的職責(zé)，除確保已入卷的訴訟文書材料符合卷宗立卷規(guī)范要求外，還需配合相關(guān)責(zé)任部門督促業(yè)務(wù)部門做好訴訟材料的收集齊全工作。作為一名普通的檔案管理人員，他是無法確定每個案件的材料是否真正收集齊全完整；但由于案件承辦人已在備考表檢查人項中簽字，已確認(rèn)該案件卷宗材料已收集齊全，檔案管理人員就可據(jù)此認(rèn)定該案件材料已收集齊全完整，可以接收該案件卷宗的歸檔。不能因為檔案室已接收了缺漏訴訟文書材料的卷宗而將此責(zé)任轉(zhuǎn)移至檔案室，從而免除案件承辦人在訴訟文書材料收集齊全完整這方面的完全責(zé)任。

　　（四）檔案管理人員在對訴訟卷宗進(jìn)行卷宗質(zhì)量檢查時還應(yīng)注意：

　　1.對于案件在程序性、實體性方面存在的缺失或未立卷保存的訴訟文書材料，一般不予提出整改意見，以確保案卷材料的原始面貌，維護(hù)訴訟活動真實的歷史記錄，起到訴訟檔案對審判工作質(zhì)量的監(jiān)督檢查作用；

　　2.卷宗裝訂要根據(jù)卷內(nèi)材料厚薄選擇正確厚度的封皮，裝訂線要三孔一線達(dá)到16厘米、光盤附卷保存的應(yīng)在卷內(nèi)目錄備注欄里進(jìn)行說明；

　　3.卷宗裝訂線要用棉紙粘封并由立卷人蓋騎縫章，備考表上誰在立卷人上簽字，誰就在棉紙粘封處兩端蓋章；卷宗質(zhì)量合格后，檔案管理部門應(yīng)在該卷宗封面的右上角蓋歸檔章、并在棉紙粘封處的中端蓋上檔案專用騎縫章。

　　4.檔案管理部門接收訴訟檔案后，應(yīng)按要求對所移交的訴訟檔案進(jìn)行卷宗質(zhì)量檢查，對不符合立卷規(guī)范要求的，應(yīng)以冊為單位，附紙條列舉出需要重新整理的地方；并以歸檔的業(yè)務(wù)部門（或立卷人）為單位，制作重新整理通知書，在重新整理通知書上羅列退補(bǔ)卷宗的案件號、退補(bǔ)正（副）冊數(shù)、退補(bǔ)原因，在相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，將重新整理通知書留置檔案保存，將需重新整理的案件卷宗退回審判業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，直至符合立卷規(guī)范要求。

　　三、從訴訟卷宗移交歸檔環(huán)節(jié)入手，指導(dǎo)督促業(yè)務(wù)部門規(guī)范做到訴訟卷宗歸檔及時有序

　　1．要規(guī)范統(tǒng)一訴訟檔案移交清冊。要求審判業(yè)務(wù)部門按案件所屬年度、類別（刑事、民事、行政、執(zhí)行、賠償）分別編寫移交清冊一式二份，杜絕按歸檔時間編制移交清冊。不同年度、不同類別的案件，不能混編于同一張移交清冊上，必須分開填寫。訴訟檔案移交清冊既可以從《司法管理信息系統(tǒng)》中，按年度、類別不同自動生成，也可以手工制作，但其項目及順序應(yīng)為案號、歸檔號、案件標(biāo)題、立案日期、結(jié)案日期、冊數(shù)、保管期限、備注等八項。同時為了使案件移交清冊美觀、格式統(tǒng)一，每頁案件移交清冊的行間距應(yīng)固定，扣除項目欄外，每頁應(yīng)為十行，但體現(xiàn)的案件數(shù)不一定要求10個。若是案件標(biāo)題內(nèi)容較多，案件標(biāo)題項目對應(yīng)列行無法滿足填寫的情況下，可以至其對應(yīng)的第二行、第三行填寫，直至第十行。

　　2．要核對歸檔案件電子信息是否歸檔。接收訴訟案件卷宗時，檔案管理部門應(yīng)先按照訴訟檔案移交清冊所列的案件信息，至《司法管理信息系統(tǒng)》查看該案件電子信息是否已由審判管理階段流轉(zhuǎn)至檔案管理階段，且該案件電子信息處于待歸檔管理中的待接收案卷卷宗狀態(tài)。若已處于該狀態(tài)，即可接收該案件的實體卷宗及電子信息，若沒有，則要求審判業(yè)務(wù)部門使該案件電子信息處于該狀態(tài)后再接收案件的實體卷宗。

　　3．要規(guī)范辦理訴訟檔案移交、接收手續(xù)。在移交清冊所列案件的電子信息均已處于待接收案卷卷宗狀態(tài)后，檔案管理部門與審判業(yè)務(wù)部門方才開始對照案件移交清冊清點(diǎn)該清冊所列的案件卷宗冊數(shù)，并在移交清冊上雙方簽字確認(rèn)，注明移交時間。移交清冊所列案件電子信息只要有一件未處于待接收案卷卷宗狀態(tài)，則該批次移交的案件卷宗均不予以接收，以便于檔案管理部門按要求做好歸檔案件信息的采集與錄入工作。