在具體操作上，《規(guī)則》在實體分類時，三亞檔案整理服務公司將歸檔文件按照不同年度、不同機構（問題）等形成時的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件之間的有機聯(lián)系；在最低一級類目內(nèi)排列文件時，強調(diào)按時間結合事由排列，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件之間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　三亞檔案整理服務公司在歸檔文件整理實操中，必須保持文件之間的有機聯(lián)系。文件之間有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關聯(lián)性，這種關聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的相互關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。

　　因而，在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　解讀檔案整理原則與流程

　　《規(guī)則》最根本的特點，就是以件為整理單位，進行歸檔文件的整理工作。按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時檢索和清點較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當下，以件為單位進行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，并使紙質文件材料與電子文件的整理更加有效地聯(lián)結起來，對于提高歸檔齊全完整程度和檔案整理規(guī)范化水平，推動電子文件管理具有重要意義。

　　一、整理原則

　　I、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

　　文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》對公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文處理等作了明確規(guī)定和詳細要求，為各個機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。

　　這些規(guī)范和標準，連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質量?！兑?guī)則》組件中件的構成、件內(nèi)文件排序等內(nèi)容就充分體現(xiàn)了這一原則。

　　比如機關在收文時，一般會在簽收、登記后，粘貼收文處理單，然后再對收文進行辦理。在這種情況下，收文處理單與收文就組成了一“件”，在收文處理單和收文的排序上，自然是收文處理單在前，收文在后。

　　機關在發(fā)文時，通常需要先擬稿、填寫發(fā)文稿紙，再按照文件辦理程序對擬稿進行修改，形成定稿，最后依據(jù)定稿進行印制、核發(fā)正本，完成發(fā)文過程。在這種情況下，定稿、發(fā)文稿紙、正本組成一件，排列順序自然就是正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用

　　文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。

　　這就要求在歸檔和整理時做好兩項工作：一是根據(jù)機關文件材料歸檔范圍的規(guī)定，區(qū)分歸檔與不歸檔文件；二是根據(jù)文書檔案保管期限表的規(guī)定，區(qū)分文件價值，劃定不同的保管期限。

　　《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為有針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。

　　便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。

　　因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎之上的。同時，便于保管和方便利用也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。《規(guī)則》推行文件級整理，正是在新形勢下對這一原則的合理運用。

　　3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理

　　這是《規(guī)則》修訂提出的全新整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮紙質文件材料和電子文件的整理要求，避免因兩類歸檔文件整理的基本原則、基本方法不同而帶來的諸多問題9解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書工作和歸檔文件的整理形成一個有序的整體，從而簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。

　　同傳統(tǒng)立卷方法相比，按件整理文件材料更加適合文檔一體化管理要求，即可以將紙質文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來，盡量用電子文件管理的思路和方法去引領歸檔文件整理，進而實現(xiàn)紙質文件材料和電子文件統(tǒng)一標準、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。

　　文檔一體化管理要求，應避免用紙質文件材料整理中的一些手工管理方式去要求電子文件的整理。比如，在實踐中存在的將電子文件以盒為單位進行整理的現(xiàn)象，就是機械照搬紙質文件材料整理的一種做法，既無謂增加整理步驟和工作量，又增加了檢索層次，影響檢索效率，是不可取的。

　　從長遠看，由利用計算機對紙質歸檔文件進行輔助管理過渡到利用計算機對電子文件進行管理是必然趨勢。因而，調(diào)整歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進人整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務員的工作實際，這是歸檔文件整理必須把握的重要原則。

　　歸檔文件整理能否符合文檔一體化管理要求，是否便于計算機管理或計算機輔助管理，是歸檔文件整理順應形勢發(fā)展，在信息化條件下順利推進相關工作的關鍵。《規(guī)則》修訂時優(yōu)化整理流程、統(tǒng)一室編件號和館編件號、增加檔號編制等內(nèi)容都是為了使歸檔文件的整理能夠與文檔一體化的管理要求相一致。

　　4、歸檔文件整理應保證紙質文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

　　從目前的情況來看，紙質文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在。在這種情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作。

　　在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關信息，使二者成為一個有機整體，解決文件價值判斷脫節(jié)、文件和檔案管理信息不一致、電子文件元數(shù)據(jù)丟失等問題，以提高歸檔文件的整理效率。其次要考慮歸檔文件整理的基本方法。

　　在信息化條件下，一般應將歸檔電子文件為第一整理對象，先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質歸檔文件，以便充分利用文書處理環(huán)節(jié)形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　二、整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

　　在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質歸檔文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。此外，紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等整理流程，電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理流程。

　　具體來說，紙質文件材料的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架，如圖3一1所示。圖片與之相對應，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等，如圖3一2所示。圖片三、雙套制環(huán)境下歸檔文件整理模式

　　所謂雙套制，是指文件歸檔后紙質文件和電子文件共存的歸檔制度，亦稱為雙套歸檔。雙套制的實現(xiàn)，可以是將具有重要作用和長遠查考價值的電子文件轉化為紙質文件，也可以是對利用率高的紙質文件進行數(shù)字化。

　　雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。中共中央辦公廳、國務院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）第十六條規(guī)定，“具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件或者縮微膠卷同時歸檔”，體現(xiàn)了重要文件“雙套制”整理的思想。

　　在機關檔案實際工作中，應以文檔一體化管理為基礎，充分發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，簡化紙質歸檔文件整理方法，共享紙質歸檔文件和歸檔文件數(shù)字化副本、電子文件管理信息，采取切實可行的辦法保障紙質歸檔文件和歸檔文件數(shù)字化副本、電子文件的聯(lián)系，降低機關檔案雙套制整理成本，提高檔案整理效率。

　　1、紙質歸檔文件收集與整理為主的機關，應按照以下模式開展歸檔文件整理。

　　（1）收到的電子文件應打印形成紙質文件，連同收到的紙質文件和本單位形成的紙質文件一并以紙質形態(tài)進行文件流轉處理。

　?。?）紙質文件流轉完畢后，由文書部門、業(yè)務部門人員對文件進行價值鑒定，有歸檔價值的文件應直接確定保管期限，對文件進行分類整理，并賦予檔號，完成紙質文件整理。

　?。?）收到的電子文件、紙質文件的數(shù)字化成果合并整理為電子檔案，電子檔案應與整理完畢的紙質檔案采取相同的保管期限、分類排列方法，并編制相同的檔號，與紙質檔案一體化進行管理。

　　2、電子文件收集與整理為主的機關，應按照以下模式開展歸檔文件整理。

　　1）收到的紙質文件應數(shù)字化形成數(shù)字化副本，連同接收的電子文件和本單位形成的電子文件一并以電子形態(tài)進人辦公系統(tǒng)，進行文件流轉處理。

　?。?）電子文件、紙質文件數(shù)字化副本流轉完畢后，由文書部門、業(yè)務部門人員對文件進行價值鑒定，有歸檔價值的文件應直接確定保管期限，進行分類整理，并賦予檔號，完成電子文件整理。

　　〈3）收到的紙質歸檔文件、電子文件的打印版本合并整理為紙質檔案，紙質檔案應與整理完畢的電子檔案采取相同的保管期限、分類排列方法，并編制相同的檔號，與電子檔案一體化進行管理。