會(huì)計(jì)檔案是各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要數(shù)據(jù)支撐，是記錄反映單位經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的重要?dú)v史資料，潛江會(huì)計(jì)檔案整理服務(wù)公司此次檔案整理檢查是公司狠抓制度落實(shí)、壓實(shí)會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)、提高會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的重要體現(xiàn)，切實(shí)做到整理有依，歸檔有序，確保了集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案安全、有序、可查。

　　潛江會(huì)計(jì)檔案整理服務(wù)公司如何整理會(huì)計(jì)檔案？

　　(一)會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)

　　會(huì)計(jì)檔案常用的分類(lèi)方法主要有如下幾種：

　　1.年度—類(lèi)別—保管期限分類(lèi)法

　　首先將不同年度的會(huì)計(jì)檔案區(qū)分開(kāi),然后把同一年度的會(huì)計(jì)檔案分為財(cái)務(wù)報(bào)告(報(bào)表)、賬簿、憑證三大類(lèi),最后按不同的保管期限分別組成保管單位進(jìn)行排列,一年編一個(gè)流水號(hào)。這種分類(lèi)方法適用于只有一種會(huì)計(jì)類(lèi)型的單位采用,如單位預(yù)算會(huì)計(jì)。其優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便易行,便于查找利用。

　　2.年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類(lèi)別分類(lèi)法

　　首先把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案按保管期限初步分類(lèi),相同保管期限的會(huì)計(jì)檔案再按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)。然后在每個(gè)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)按報(bào)表、賬簿、憑證分別組成保管單位。這種分類(lèi)方法適用于財(cái)政部門(mén)的總預(yù)算會(huì)計(jì),其優(yōu)點(diǎn)是能清楚反映會(huì)計(jì)檔案形成的部門(mén),體現(xiàn)了一個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案的完整性。

　　3.年度—會(huì)計(jì)類(lèi)型—類(lèi)別分類(lèi)法

　　先把一個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案類(lèi)型如稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)等分類(lèi),然后將同一會(huì)計(jì)類(lèi)型的檔案分成報(bào)表、賬簿、憑證分別進(jìn)行排列。這種分類(lèi)方法適用于稅收機(jī)關(guān),其優(yōu)點(diǎn)是能反映不同性質(zhì)會(huì)計(jì)活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系,體現(xiàn)了全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性。

　　(二)會(huì)計(jì)材料的立卷及案卷格式

　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的立卷,應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律,保持其內(nèi)在聯(lián)系,將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表分別組卷。

　　1.會(huì)計(jì)憑證的立卷

　　會(huì)計(jì)憑證種類(lèi)多,數(shù)量大,當(dāng)會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)容被登記到會(huì)計(jì)賬簿上后,應(yīng)每月將記賬憑證連同所附的原始憑證,按其編號(hào)順序立卷,并根據(jù)數(shù)量多少裝訂一冊(cè)或若干冊(cè)。每?jī)?cè)會(huì)計(jì)憑證為一個(gè)保管單位。

　　采用收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的單位,可將其分別編號(hào)成冊(cè)。某些具有重要價(jià)值的原始憑證,如經(jīng)濟(jì)合同、涉外憑證等,可以單獨(dú)裝訂成冊(cè),但應(yīng)在有關(guān)記賬憑證上注明,以便日后查考。

　　2008年發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》(DA/T39-2008)規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案卷盒及其有關(guān)表格的項(xiàng)目設(shè)置、規(guī)格和質(zhì)量要求。會(huì)計(jì)憑證的封面項(xiàng)目包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、會(huì)計(jì)憑證名稱(chēng)、時(shí)間、冊(cè)數(shù)、冊(cè)次、記賬憑證起止號(hào)、記賬憑證數(shù)、附件數(shù)、會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、會(huì)計(jì)主管、裝訂人、裝訂時(shí)間、備注。

　　2.會(huì)計(jì)賬簿的立卷

　　會(huì)計(jì)賬簿通常在年終結(jié)賬或決算后立卷,整理時(shí)對(duì)訂本賬要保持原來(lái)面目,不拆去空白頁(yè),只需填好賬簿啟用表,并在賬皮上貼上賬簿封面卡片即可。對(duì)于活頁(yè)賬和卡片賬,在整理時(shí)應(yīng)去

　　掉空白頁(yè),前面加賬簿封面,后面加備考表,編好頁(yè)碼,裝訂成冊(cè)。

　　賬簿啟用及接交表的正面項(xiàng)目包括單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)及編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、賬簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號(hào)、貼印花稅。各項(xiàng)目具體位置、尺寸見(jiàn)圖。賬簿啟用及接交表背面項(xiàng)目包括科目名稱(chēng)和頁(yè)次。

　　圖賬簿啟用及接交表正面格式

　　3.會(huì)計(jì)報(bào)表的立卷

　　會(huì)計(jì)報(bào)表的立卷在年度決算之后,可按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別整理立卷。除此之外,還可按會(huì)計(jì)報(bào)表所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容分別立卷,例如,企業(yè)單位的會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)容可分為：

　　(1)反映資金來(lái)源和運(yùn)用情況的會(huì)計(jì)報(bào)表,如資金平衡表、專(zhuān)用資金明細(xì)表、資金活動(dòng)情況表等。

　　(2)反映經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中成本和費(fèi)用支出情況的會(huì)計(jì)報(bào)表,如產(chǎn)品成本計(jì)算表、經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)表、商品流通費(fèi)用表等。

　　(3)反映經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的收入和財(cái)務(wù)成果的會(huì)計(jì)報(bào)表,如企業(yè)利潤(rùn)表等。

　　會(huì)計(jì)報(bào)表常會(huì)附隨一些對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說(shuō)明的文字材料,如財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)、上級(jí)主管部門(mén)審核批復(fù)意見(jiàn)等,這些文字材料是報(bào)表的重要組成部分,整理時(shí)應(yīng)一起組卷,以保持它們?cè)趦?nèi)容上的密切聯(lián)系。

　　會(huì)計(jì)材料的立卷工作由財(cái)會(huì)部門(mén)的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé),檔案部門(mén)接收時(shí)只需對(duì)立好的案卷進(jìn)行檢查,對(duì)案卷封面上的項(xiàng)目沒(méi)有填清添全的,要由會(huì)計(jì)部門(mén)的經(jīng)辦人補(bǔ)填,對(duì)于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢的案卷,應(yīng)由財(cái)會(huì)部門(mén)有關(guān)人員負(fù)責(zé)修補(bǔ)和重新裝訂,對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)檔案不予接收。

　　檔案部門(mén)對(duì)接收來(lái)的案卷,應(yīng)在原封面上加蓋檔號(hào)戳記,并按報(bào)表、賬簿、憑證依次排列。為了固定會(huì)計(jì)檔案立卷的結(jié)果,使之系統(tǒng)化,還需要進(jìn)行案卷的編目工作。主要包括擬制案卷題名、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、案卷封面,填備考表。

　　(三)會(huì)計(jì)檔案案卷的排列、編號(hào)與案卷目錄的編制

　　1.會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法

　　與會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)體系一致,會(huì)計(jì)檔案案卷的排列方法主要有以下三種：

　　(1)年度—類(lèi)別—保管期限。

　　(2)年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)—類(lèi)別。

　　(3)年度—會(huì)計(jì)類(lèi)型—類(lèi)別。

　　2.會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)

　　會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)是對(duì)會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)分類(lèi)、立卷、排列之后的最終次序給出的號(hào)碼,具有標(biāo)識(shí)和固定會(huì)計(jì)檔案的物理順序和位置的重要功能,并為會(huì)計(jì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和查找利用提供了便利。會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)方法因具體對(duì)象不同而分為如下三種。

　　(1)會(huì)計(jì)檔案號(hào)=會(huì)計(jì)檔案代字(代號(hào)或代碼)+大類(lèi)號(hào)和屬類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于不需要向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案單位的會(huì)計(jì)檔案編號(hào)。

　　如：會(huì)計(jì)憑證類(lèi)案卷的編號(hào)為：KJ-3.1-13

　　(2)財(cái)會(huì)檔案號(hào)=年度號(hào)+財(cái)會(huì)檔案分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于高等院校財(cái)會(huì)檔案編號(hào)。

　　如：1999CK1.1-7

　　(3)會(huì)計(jì)檔案號(hào)=全宗號(hào)+目錄號(hào)或類(lèi)別號(hào)+案卷號(hào)。這種方法適用于需要向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案的立檔單位會(huì)計(jì)檔案號(hào)。

　　如：A013-3-4

　　3.會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制

　　會(huì)計(jì)檔案案卷目錄記錄了會(huì)計(jì)檔案整理工作的成果,它既能夠反映會(huì)計(jì)檔案的物理位置,又能夠在一定程度上揭示會(huì)計(jì)檔案的信息內(nèi)容,還能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作提供基本依據(jù)。

　　會(huì)計(jì)檔案案卷目錄是以案卷為單位進(jìn)行登記編制的,記錄和反映案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表,它是一種傳統(tǒng)的手工管理工具,又稱(chēng)為“案卷名冊(cè)”。《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的項(xiàng)目及編制方法如下：

　　(1)案卷號(hào)：根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目填寫(xiě)。

　　(2)類(lèi)別：填寫(xiě)該卷會(huì)計(jì)檔案所屬的類(lèi)別,如：“會(huì)計(jì)憑證類(lèi)”、“會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)”、“財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)”等。

　　(3)題名：題名即案卷題名,主要用于揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　(4)起止時(shí)間：該卷檔案啟用和終止的年月。

　　(5)保管期限：案卷的保管期限一般有永久和定期兩種。根據(jù)整理會(huì)計(jì)檔案時(shí)確定的會(huì)計(jì)憑證盒或會(huì)計(jì)檔案盒上的保管期限填寫(xiě)。

　　(6)卷內(nèi)張數(shù)：指會(huì)計(jì)憑證總數(shù)、賬頁(yè)總數(shù)或財(cái)務(wù)報(bào)告的總張數(shù),根據(jù)該卷會(huì)計(jì)檔案的具體張數(shù)填寫(xiě)。

　　(7)備注：填寫(xiě)記賬憑證起止號(hào)或其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

　　會(huì)計(jì)檔案案卷目錄各個(gè)項(xiàng)目的具體位置及尺寸見(jiàn)圖。

　　會(huì)計(jì)檔案目錄格式

　　會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄應(yīng)編制一式四份,其中一份由會(huì)計(jì)部門(mén)保管,其他三份案卷目錄在一年后連同會(huì)計(jì)檔案一同移交給本單位的檔案室。