物業(yè)檔案怎么整理？物業(yè)檔案整理是搞好物業(yè)整理重要內(nèi)容，首先要清楚易于查找，物業(yè)檔案檢索工具根據(jù)實(shí)際情況可采取以下方法：1.設(shè)立專題卡片目錄法。就是按一定題目，將同一內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇募M合成起來，編制目錄。2.主題卡片目錄法。

　　主題卡片目錄法就是以規(guī)范的字、詞分別歸類文件，并以此編制目錄。3.分類卡片目錄法。分類卡片目錄法就是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系，這要求檔案管理人員掌握檔案內(nèi)容才能準(zhǔn)確編制目錄，其優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性比較好，實(shí)用性較強(qiáng)，但編制難度較大。4.名稱索引法。就是以字母或其他文字排序，將全部檔案文件所涉及的單位名稱作為索引的方式。

　　其次，物業(yè)檔案的保管要注意這些事項(xiàng)：1.物業(yè)承接查驗(yàn)期和業(yè)主入住期收集整理的檔案屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，而且是物業(yè)最重要的基礎(chǔ)性檔案，需要長(zhǎng)期保管，很重要。2.房屋共用設(shè)備、設(shè)施的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋房屋安全、設(shè)備運(yùn)行情況和事故分析中起著十分關(guān)鍵的作用，保存期限不能低于設(shè)備使用年限的二倍。3.各種小型設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)記錄、環(huán)境安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分保存期限可以短一些，與服務(wù)合同同期即可。

　　現(xiàn)在物業(yè)檔案管理檢索大量使用電腦，省時(shí)省事，但基本方法萬變不離其宗，重要檔案要求紙板和電子版同時(shí)保存，電子版文字和圖文資料的保存一般存儲(chǔ)于電腦硬盤上。

　　物業(yè)檔案怎么整理

　　一、檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)文件

　　1、文書檔案按照《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》（DB12/T127-2001）

　　2、基建、設(shè)備檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）

　　3、會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字［1998］32號(hào)）

　　4、照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）

　　5、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T15-1995）

　　6、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定（勞力字［1992］33號(hào)）

　　有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范化的整理，制作檢索工具。

　　二、整理原則

　　遵循文件形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　三、分類方案的編制

　　根據(jù)本企業(yè)檔案內(nèi)容和數(shù)量編制檔案分類方案。

　　就我們這些企業(yè)可參照《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》制定分類方案。大類為11個(gè)，在每一個(gè)大類下按照文件材料歸檔范圍及保管期限表者之若干個(gè)二級(jí)類目；部分二級(jí)類目下設(shè)置三級(jí)類目。（見附表一）

　　四、文書檔案的整理方法與要求（即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、物業(yè)管理四類檔案的整理）

　　采用單份文件整理方法進(jìn)行整理。

　　1、件的確定原則

　?。?）企業(yè)文件材料原則上每份自然件為一件。

　　（2）正文（正本）與定稿為一件。

　?。?）正文（正本）與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件。

　　（4）正文娛文件處理單為一件。

　?。?）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。

　?。?）報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等每本（冊(cè)）為一件。

　　2、文件材料歸檔年度的確定

　?。?）計(jì)劃、總結(jié)、合同（協(xié)議）、統(tǒng)計(jì)等材料歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度。

　?。?）請(qǐng)示與批復(fù)等來往文件，歸入文件的批復(fù)年度。

　?。?）跨年度形成的文件材料，歸入事項(xiàng)的辦結(jié)年度。

　?。?）會(huì)議文件歸入會(huì)議的開幕年度。

　　3、文件材料保管期限的劃分

　　企業(yè)文件材料保管期限按照永久、長(zhǎng)期（15-50年）、短期（15年以下）花粉。具體到每份文件的保管期限請(qǐng)參照《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》。

　　4、文件材料的排序

　　在分類方案的第二級(jí)類目下，先按年度分開，在年度下按照不同保管期限進(jìn)行排列。也就是二級(jí)類目的每一項(xiàng)一年內(nèi)的文件分別依永久、長(zhǎng)期、短期從1排序順序。

　　文件材料排列需要注意的幾方面問題

　?。?）同一級(jí)類目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照時(shí)間結(jié)合時(shí)間和重要程度排列。

　?。?）不同級(jí)別類目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。

　?。?）文件處理單在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。

　　（4）處理材料結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

　?。?）會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等材料分別集中排列。

　　5、文件材料的裝訂

　　文件材料按件裝訂，永久和長(zhǎng)期保管的要去除金屬物，對(duì)于裝訂成冊(cè)的刊物、書籍、表冊(cè)等，不在拆訂重裝。對(duì)短期保存的歸檔文件不必拆除原有書釘。

　?。?）文件頁數(shù)多的采取三孔一線的裝訂方法。

　?。?）文件頁數(shù)少的采取塑料曲別針的裝訂方式，不得使用膠水或漿糊粘貼。

　　6、文件材料的編號(hào)

　　歸檔的文件材料要逐件編號(hào)，在文件首頁上方的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

　　歸檔章項(xiàng)目包括：機(jī)構(gòu)（問題）、年度、保管期限、室編件號(hào)、室編盒號(hào)、館編件號(hào)、館編盒號(hào)、全宗號(hào)。

　　歸檔章格式

　　全宗號(hào)機(jī)構(gòu)問題室編件號(hào)館編件號(hào)

　　01.01 1

　　年度保管期限室編盒號(hào)館編盒號(hào)

　　2006 C 1

　　7、歸檔章各項(xiàng)的填寫要求

　?。?）機(jī)構(gòu)（問題）：填寫按分類方案劃分的該份文件的類別號(hào)。由一、二級(jí)類目序號(hào)組成，中間用“?”隔開，例如：01?01表示為黨務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會(huì)議文件材料。

　?。?）年度：文件型呈粘度。以四位阿拉數(shù)字標(biāo)注。

　?。?）保管期限：永久用“Y”、長(zhǎng)期用“C”、短期用“D”。

　?。?）室編件號(hào)：按文件的排列次序從“1”編寫流水號(hào)。

　?。?）室編盒號(hào)：在一級(jí)類目下按年度從“1”編寫流水號(hào)（由企業(yè)檔案室編制）。如黨群管理安排一個(gè)流水號(hào)，其順序?yàn)?，在同一年度?nèi)，按照永久、長(zhǎng)期、短期的順序進(jìn)行排列。

　?。?）全宗號(hào)、館編件號(hào)、館編盒號(hào)可為空。

　　8、文件材料編目

　　編目是指編制歸檔文件目錄。也是盒內(nèi)目錄。其項(xiàng)目包括：室編件號(hào)、館編件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、盒號(hào)等項(xiàng)目。見附件一

　?。?）歸檔文件目錄的編制要求

　　歸檔的文件材料應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)編制歸檔文件目錄，即按照分類排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄。

　　編目以件為單位進(jìn)行，在目錄中一件只編一條條目，如來文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

　?。?）歸檔文件目錄各項(xiàng)填寫要求

　　件號(hào)：依歸檔章件號(hào)填寫。用阿拉伯?dāng)?shù)字表注。

　　責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人。即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，責(zé)任制者需填寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不可填寫“本公司”、“本單位”等，聯(lián)合發(fā)文有本單位參與的只填寫本單位，無本單位的只填寫第一責(zé)任者。

　　文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。應(yīng)照實(shí)抄錄，并用阿拉伯?dāng)?shù)字表注，年度、代字順序號(hào)都不能省略，文號(hào)中的年度以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表注，代字順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表注，并用[]括起來。津房[2006]12號(hào)。

　　題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能客觀反映文件內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題。

　　日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字表注。如20050215

　　頁數(shù)：登記每一件歸檔文件的實(shí)際頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。以文件原有頁碼為序，無頁碼的文件要編制頁碼。

　　備注：主食文件需要說明的情況，一般情況下不填。

　?。?）歸檔文件目錄的裝訂與目錄索引的編制。按一級(jí)類目依年度—保管期限裝訂成一冊(cè)（用、長(zhǎng)、短裝訂在一起）。并要編制目錄索引，置于目錄前面，內(nèi)容包括：類目名稱（二級(jí)）、年度、保管期限、起止件號(hào)、頁碼等項(xiàng)。（格式見附件二）

　　8、裝盒

　　按照本盒的文件目錄，整理完畢的企業(yè)文件材料、備考表順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒背脊和封面。

　?。?）盒內(nèi)備考表的編制：

　　盒內(nèi)文件情況說明：說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　　檢查人：歸檔文件整理部門負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量的人員姓名。

　　日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　?。?）檔案盒的填寫要求

　　封面：?jiǎn)挝蝗Q

　?。?）盒背脊的填寫要求：

　　全宗號(hào)：向檔案館移交時(shí)按要求填寫。

　　年度：填寫盒內(nèi)文件的形成年度，并以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表注。如2006

　　保管期限：填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，以漢字表注。

　　機(jī)構(gòu)問題：填寫盒內(nèi)文件所對(duì)應(yīng)的一級(jí)類目的名稱。

　　起止件號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字表注，填寫盒內(nèi)第一份文件愛女和最后一份文件的件號(hào)，中間用“-”連接。如1—35

　　盒號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字表注。

　　五、基本建設(shè)、設(shè)備儀器設(shè)施管理文件材料的整理要求

　　1、材料的分類組卷

　　（1）具體項(xiàng)目的管理性文件材料應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目?jī)?nèi)組卷

　?。?）基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器設(shè)施方面的文件材料按期構(gòu)成或階段分別組卷。

　?。?）基建項(xiàng)目維修、改建形成的企業(yè)文件材料單獨(dú)組卷并排列在原項(xiàng)目案卷之后。

　?。?）設(shè)備維修、技術(shù)改造形成的企業(yè)文件材料單獨(dú)組卷餅排列在原設(shè)備案卷之后。

　　2、卷內(nèi)文件的排列

　　(1)管理性企業(yè)文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。

　　（2）案卷內(nèi)文件材料排列，文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　（3）基建類文件材料按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收排列。

　?。?）設(shè)備類文件材料按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修順序排列。

　　3、案卷的編目

　　（1）卷內(nèi)文件材料頁號(hào)的編寫

　　案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號(hào)；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號(hào)。圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。

　　成套圖樣印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)；與其他材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)，可在備注中注明總頁數(shù)。

　　卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。

　?。?）卷內(nèi)目錄的編制

　　序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。

　　文件編號(hào)：應(yīng)填寫文件材料的文號(hào)或圖樣的土豪、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。

　　責(zé)任者：應(yīng)填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。

　　文件材料題名：應(yīng)填寫文件材料的形成日期。

　　頁號(hào)：應(yīng)填寫每件文件材料的首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。

　　（3）案卷封面的編制

　　案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的解釋卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱或袋子、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。

　　立卷單位：應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。

　　起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。

　　保管期限：應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)。

　　檔號(hào)：應(yīng)填寫全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)。全宗號(hào)可為空；分類號(hào)是指按分類方案規(guī)則劃分該卷檔案類別號(hào)；案卷號(hào)是指檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

　?。?）案卷脊背的編制

　　案卷脊背的項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名。

　?。?）卷內(nèi)備考表的編制

　　說明包括：案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供過程中需要說明的問題。

　　立卷人：應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。

　　立卷日期：應(yīng)填寫完成立卷的日期。

　　檢查人：應(yīng)由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名。

　　互見號(hào)：應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式。

　　卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。

　　4、案卷的裝訂

　?。?）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。

　?。?）案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為同一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）或國(guó)家通用16開型（260mm×185mm）.圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。

　　（3）案卷內(nèi)不允許有金屬物。

　?。?）不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)。

　　六、業(yè)主檔案的整理

　　業(yè)主檔案要以每戶業(yè)主為保管單位，組成一卷，卷內(nèi)以件為單位按文件產(chǎn)生的先后順序排列，每件蓋檔案章、，檔案章、頁號(hào)、卷內(nèi)文件目錄、備考表的編寫同基建、設(shè)備檔案。整理完結(jié)后裝入檔案袋，檔案袋封面填寫小區(qū)名稱、樓棟號(hào)、房間號(hào)及業(yè)主姓名。檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號(hào)，裝入檔案盒，盒內(nèi)視檔案材料多少，可裝入若干檔案袋，檔案盒外填寫小區(qū)名稱、樓棟號(hào)、房間及案卷起止號(hào)等內(nèi)容。

　　七、會(huì)計(jì)檔案和職工個(gè)人及特殊載體檔案按照國(guó)家專門規(guī)定整理

　　1、會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）

　　2、照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）

　　3、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T15-1995）

　　4、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定（勞力字[1992]33號(hào)）。