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文件檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。文件檔案整理一是為了以最低成本管理新的文件,二是為了找已有的文件時好找。那么,有什么好的整理方法呢?
整理歸檔文件定義
立檔單位在其他職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料,包括紙質(zhì)和電子文件材料。
歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修正、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等),使之有序化的過程。
整理原則
1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系;
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值,便于保管和利用;
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化要求,便于計算機管理或計算機輔助管理;
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
一、組件
歸檔文件一般以每份文件為一件,其中:
正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)一般獨立成件,也可為一件。
有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。
二、分類
立檔單位應(yīng)對歸檔文件進行科學(xué)分類,同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。
1、按年度分類
將文件按其形成年度分類??缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)??缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年??缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以說明。
2、按機構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類。機構(gòu)分類法和問題分類法應(yīng)擇一適用,不能同時采用。
采用機構(gòu)分類的,應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類,涉及多個部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。
采用問題分類的,應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。
3、保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
三、排列
1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列;
2、同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列;
3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
四、編號
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。
檔號結(jié)構(gòu)宜為:全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構(gòu)(問題)代碼-件號,上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。
歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標(biāo)識。
歸檔章的組成:全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項,機構(gòu)(問題)作為選擇項。
五、編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。
歸檔文件應(yīng)逐件編目,設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。
歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面,頁面宜橫向設(shè)置。
歸檔文件目錄除保存電子版外,還應(yīng)打印裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)(問題)。
紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架
一、修整
1、歸檔文件已破損的,應(yīng)予以修復(fù):字跡模糊或易褪變的,應(yīng)予復(fù)制;
2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
3、幅面過大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
二、裝訂
1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理;
2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。
3、永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂。
4、永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
三、編頁
1、以件為單位編制頁碼;
2、頁碼應(yīng)逐頁編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
四、裝盒
將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒,并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
五、排架
1、歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架;
2、歸檔文件按年度—機構(gòu)(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(gòu)(問題)序列依次上架,便于實體管理;
3、歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。
歸檔電子文件整理要求
1、紙質(zhì)檔案的掃描色彩模式統(tǒng)一采用彩色模式,掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi,建議以PDF格式存儲;
2、掃描形成文件保存為多頁pdf格式,文件命名為檔號。
3、掃描完成后,把目錄和掃描件移交區(qū)檔案館進行轉(zhuǎn)換,轉(zhuǎn)換后形成的《歸檔文件目錄》裝盒,完成電子檔案數(shù)據(jù)的錄入、掃描、備份工作。