公司人事檔案整理：為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范干部人事檔案管理，及時(shí)更新人員檔案信息，確保檔案管理工作為人事人才工作的日常管理和未來發(fā)展提供良好的保障作用。近日，組織部認(rèn)真開展干部人事檔案集中整理工作。

　　強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。部領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案整理工作，統(tǒng)籌謀劃，精心安排，明確專人負(fù)責(zé)，并組織四名責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的人員開展具體工作。整檔前，統(tǒng)一組織工作人員集中學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》等規(guī)章制度，整檔人員按照文件要求，結(jié)合實(shí)際，明確分工，對以前年度已整理的人員檔案，按照最新規(guī)定進(jìn)行自查和再整理，確保檔案整理高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。

　　嚴(yán)格審核內(nèi)容。以《干部人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定為基本依據(jù)，加強(qiáng)組織人事干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷規(guī)范干部人事檔案資料填寫要求；完善干部人事檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、日常管理等工作制度建設(shè)，提升檔案管理規(guī)范化水平；以“三齡兩歷一身份”審核認(rèn)定工作為基礎(chǔ)，嚴(yán)格程序，提升干部人事檔案材料甄別工作要求。

　　嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行對照檢查，將檢查中發(fā)現(xiàn)的問題匯總并編制問題清單，由專人審核，根據(jù)審核建議及時(shí)更正補(bǔ)全資料，裝訂入冊，確保檔案整理工作有效有力。

　　不斷健全機(jī)制。為了進(jìn)一步推進(jìn)信息化管理，組織部建立“一人一檔”人事電子檔案機(jī)制，將個(gè)人基本信息、人事資料變動、組織關(guān)系變更等及時(shí)歸入個(gè)人檔案。同時(shí)推進(jìn)信息化檔案管理，定期對人員檔案信息進(jìn)行核對，查缺補(bǔ)漏，確保個(gè)人檔案安全性和完整性。

　　公司人事檔案整理

　　干部人事檔案蘊(yùn)含豐富密碼，紙雖輕，責(zé)任重。為便于我市干部人事檔案工作人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)掌握干部人事檔案工作相關(guān)知識，我們根據(jù)《干部人事檔案工作條例》以及上級有關(guān)文件精神，對干部人事檔案整理基礎(chǔ)知識等進(jìn)行梳理，在“潮之峰”推出干部人事檔案知識專欄分期刊登，供大家學(xué)習(xí)參考。

　　第一期為干部人事檔案整理方法步驟。

　　整理方法步驟

　　干部人事檔案整理工作，是指根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來的材料，以個(gè)人為單位，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和規(guī)范化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

　　整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是鑒別，也就是對準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。具體來說鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同的情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理。

　　一般來說，除了鑒別以外，整理工作包括：分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂等。

　　第一步分類

　　按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料具體內(nèi)容和分類標(biāo)準(zhǔn)由中央組織部確定，主要內(nèi)容和分類包括：

　　第一類：履歷類材料。

　　主要有《干部履歷表》和干部簡歷等材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況，經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常務(wù)委員會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

　　第二類：自傳和思想類材料。

　　自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。主要有自傳、參加黨的重要教育活動情況和重要黨性分析、重要思想?yún)R報(bào)等材料。自傳是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

　　第三類：考核鑒定類材料。

　　主要有平時(shí)考核、年度考核、專項(xiàng)考核、任（聘）期考核，工作鑒定，重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)，援派、掛職鍛煉考核鑒定，黨組織書記抓基層黨建評價(jià)意見等材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考核材料。

　　第四類：學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料。

　　主要有中學(xué)以來取得的學(xué)歷學(xué)位，職業(yè)（任職）資格和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱），當(dāng)選院士、入選重大人才工程，發(fā)明創(chuàng)造、科研成果獲獎(jiǎng)、著作譯著和有重大影響的論文目錄，政策理論、業(yè)務(wù)知識、文化素養(yǎng)培訓(xùn)和技能訓(xùn)練情況等材料。組織人事部門記錄的干部參加脫產(chǎn)培訓(xùn)情況和培訓(xùn)期間的主要表現(xiàn)材料、考核鑒定等一般歸入檔案第四類。

　　第五類：政審、審計(jì)和審核類材料。

　　主要有政治歷史情況審查，領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)和自然資源資產(chǎn)離任審計(jì)的審計(jì)結(jié)果及整改情況、履行干部選拔任用工作職責(zé)離任檢查結(jié)果及說明，證明，干部基本信息審核認(rèn)定、干部人事檔案任前審核登記表，廉潔從業(yè)結(jié)論性評價(jià)等材料。

　　第六類：黨、團(tuán)類材料。

　　主要有《中國共產(chǎn)黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、培養(yǎng)教育考察，黨員登記表，停止黨籍、恢復(fù)黨籍，退黨、脫黨，保留組織關(guān)系、恢復(fù)組織生活，《中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書》、入團(tuán)申請書，加入或退出民主黨派等材料。

　　第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料。

　　主要有表彰和嘉獎(jiǎng)、記功、授予榮譽(yù)稱號，先進(jìn)事跡以及撤銷獎(jiǎng)勵(lì)等材料。享受政府特殊津貼材料統(tǒng)一規(guī)定在第七類。

　　第八類：違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料。

　　主要有黨紀(jì)政務(wù)處分，組織處理，法院刑事判決書、裁定書，公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定，有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門對干部有失誠信、違反法律和行政法規(guī)等行為形成的記錄，人民法院認(rèn)定的被執(zhí)行人失信信息等材料。

　　第九類：工資、任免、出國和會議代表類材料。

　　主要有工資待遇審批、參加社會保險(xiǎn)，錄用、聘用、招用、入伍、考察、任免、調(diào)配、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休、辭職、辭退，公務(wù)員（參照公務(wù)員法管理人員）登記、遴選、選調(diào)、調(diào)任、職級晉升，職務(wù)、職級套改，事業(yè)單位管理崗位職員等級晉升，出國（境）審批，當(dāng)選黨的代表大會、人民代表大會、政協(xié)會議、群團(tuán)組織代表會議、民主黨派代表會議等會議代表（委員）及相關(guān)職務(wù)等材料。

　　第十類：其他可供組織參考的材料。

　　主要有畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證、派遣證，工作調(diào)動介紹信，國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關(guān)內(nèi)容的復(fù)印件和體檢表等材料。干部檔案報(bào)送單、干部檔案有關(guān)情況說明等材料也歸入此類。

　　檔案材料的分類有關(guān)說明：

　　1.第四類、第九類材料的二級分類

　　第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，為方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類。

　　根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》，第九類材料可以再分為：

　?。?）工資材料；

　?。?）任免材料；

　　（3）出國（境）材料；

　　（4）參加會議的代表登記表等其他材料。

　　第四類材料可以再分為：

　　（1）學(xué)歷學(xué)位材料；

　?。?）職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

　　（3）反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

　?。?）培訓(xùn)材料等。

　　2.內(nèi)容交叉的分類

　　（1）以自傳為主的履歷表或簡歷表歸第二類。

　　（2）學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

　　（3）享受政府特殊津貼材料歸第七類。

　?。?）干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

　　（5）中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會委員，政協(xié)委員簡歷歸第一類。

　　3.分類的原則

　　干部人事檔案材料要選擇適當(dāng)?shù)拈T類進(jìn)行分類，總的原則就是根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途分類，做到層次清晰，便于利用。

　　第二步排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種:

　　1.按材料形成的時(shí)間排序

　　適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。第四類、第九類材料排序時(shí)，是在采用二級分類后的各小類中分別按時(shí)間排序（其中學(xué)歷材料按整套排序，提拔干部形成的考察材料作為相應(yīng)的干部任免審批表的附件）。

　　2.按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序

　　適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。

　　每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁數(shù);復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　第三步編目

　　編目的具體要求:

　　1.檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2.每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

　　3.“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用（一）至（四），順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

　　5.“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。如2021年8月1日，不能填為21年8月，或者2021年等。

　　6.“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。

　　7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表、復(fù)制件等情況。

　　8.書寫目錄時(shí)，每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不能在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

　　第四步技術(shù)加工

　　對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

　　1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制后的材料應(yīng)清晰，所用材料要符合檔案保護(hù)要求，經(jīng)久耐用。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一份。

　　2.幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

　　3.幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱（空白紙），檔案材料一般應(yīng)留夠25毫米的裝訂邊，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。

　　4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

　　5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立，禁止將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　第五步裝訂

　　裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。

　　如果左側(cè)的空白不夠，要托裱出裝訂邊，注意不能壓字。對于個(gè)別不規(guī)則的材料，要進(jìn)行折疊。

　　干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分放在同一卷中。

　　干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

　　有關(guān)技術(shù)加工和裝訂的

　　工作要求

　　1.干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297×210mm）。材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊。

　　2.A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）各83mm，下孔距材料底邊47mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm。

　　3.檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。

　　4.干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單、報(bào)送單等一系列工作文件統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。

　　5.干部人事檔案專用打孔機(jī)孔徑為5mm，不符合標(biāo)準(zhǔn)的須進(jìn)行調(diào)整或更換。其他專用設(shè)備也要按照相關(guān)規(guī)定要求配置。

　　關(guān)于干部人事檔案整理的

　　工作要求

　　一是必須遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，保守黨和國家的秘密，確保檔案的安全。

　　二是不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案材料。

　　三是不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中因?qū)徍颂蕹龅臋n案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后區(qū)別不同情況予以處理。

　　四是在整理中，要加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止材料丟失或泄露材料內(nèi)容。

　　五是按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求，對“符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一年內(nèi)按照干部人事檔案整理工作的有關(guān)要求歸入本人檔案”。