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檔案整理裝訂公司:紙質(zhì)歸檔文件如何裝訂?裝訂是指采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料,將完成組件的紙質(zhì)歸檔文件以件為單位固定在一起。裝訂是紙質(zhì)歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),通過(guò)裝訂,從實(shí)體上將歸檔文件整理的基本單位“件”確定下來(lái),為后續(xù)工作的開展提供條件。
檔案整理裝訂公司
裝訂單位
《規(guī)則》要求,歸檔文件一般以件為單位裝訂。從某種程度上講,裝訂實(shí)際上就是對(duì)紙質(zhì)歸檔文件組件結(jié)果的確認(rèn),因此,裝訂要將件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序的結(jié)果原原本本固化下來(lái),不能隨意擴(kuò)大或縮小裝訂范圍。
在一般情況下,不允許將一件文件分開裝訂,只有在個(gè)別情況下,比如文件附件過(guò)多、過(guò)厚,實(shí)在無(wú)法裝訂在一起的,才可以分開裝訂。分開裝訂時(shí),要以單個(gè)附件為單位進(jìn)行裝訂,不能將單個(gè)附件分開裝訂,也不能將幾個(gè)附件裝訂在一起。
需要特別注意的是,無(wú)論在何種情況下,都不能將多件文件裝訂在一起,否則既破壞了組件結(jié)果,又會(huì)嚴(yán)重影響歸檔文件目錄的編制和文件檢索利用,必須嚴(yán)格禁止。
裝訂要求
《規(guī)則》要求,歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便,做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。這是對(duì)裝訂要求的高度概括。
裝訂要求牢固、安全、簡(jiǎn)便,是針對(duì)裝訂方式和裝訂材質(zhì)提出的要求,也是選擇裝訂方式的基本依據(jù)。裝訂要求文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字,是針對(duì)裝訂操作提出的要求,也是歸檔文件裝訂最起碼的要求。裝訂后文件平整是針對(duì)裝訂效果提出的要求。要做到裝訂平整,需要在裝訂前將件內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊,一般來(lái)說(shuō),采用左上角裝訂的,應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂后應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查,確保裝訂整齊,不掉頁(yè)。
裝訂原則
裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響,這是裝訂的基本原則。選用對(duì)歸檔文件本身影響小的裝訂方式、維持符合要求的原裝訂方式等,都是這一原則的具體體現(xiàn)。原裝訂方式如確不符合《規(guī)則》要求,拆除原裝訂時(shí)也應(yīng)盡量降低對(duì)歸檔文件的破壞。
要盡可能減少對(duì)文件重新裝訂的次數(shù),使歸檔文件受破壞程度降到最低。有條件的地區(qū)或部門,可以通過(guò)為文書部門提供符合要求的裝訂用品、優(yōu)化文書和檔案工作流程等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的一次性裝訂。
應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一
裝訂材料
用于裝訂的材料,不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。也就是說(shuō),包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)或者產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)的裝訂材料,比如易銹蝕的金屬等,不能用于歸檔文件的裝訂。
裝訂方式
在實(shí)踐中,主要存在線裝法(“三孔一線”裝訂、直角裝訂、縫紉機(jī)軋邊裝訂)、變形材料裝訂法(不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂)、粘接法(漿糊裝訂)、封套法(封套裝訂)4個(gè)類型7種方式?!兑?guī)則》要求,不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對(duì)歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的方式進(jìn)行裝訂。
1、“三孔一線”裝訂
從檔案保護(hù)的角度看,線裝是最好的裝訂方式。三孔一線”裝訂是從傳統(tǒng)立卷方法沿用下來(lái)的裝訂方法,操作比較復(fù)雜,適用于較厚的文件裝訂。
2、直角裝訂
直角裝訂同樣屬于線裝法,適用于頁(yè)數(shù)不多的文件的裝訂。此種方法相對(duì)“三孔一線”裝訂法簡(jiǎn)單,但仍然比較繁瑣。
3、縫紉機(jī)軋邊裝訂
縫紉機(jī)軋邊裝訂即使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊裝訂的方式,適用于裝訂頁(yè)數(shù)不多的文件。這種方式操作相對(duì)簡(jiǎn)單,但裝訂后容易造成紙頁(yè)從裝訂處折斷,同時(shí)存在相對(duì)較高的設(shè)備成本。
4、不銹鋼訂書釘裝訂
使用不銹鋼訂書釘裝訂方法簡(jiǎn)單,設(shè)備成本較低,可以根據(jù)歸檔文件頁(yè)數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書釘。不過(guò),不銹鋼訂書釘對(duì)材質(zhì)要求較高,必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品。有的地區(qū)或部門采取定期抽檢、定點(diǎn)采購(gòu)的方法保證不銹鋼訂書釘材質(zhì),以確保裝訂效果。另外,由于不銹鋼訂書釘是金屬材質(zhì),因而使用該法裝訂的歸檔文件材料不能使用微波設(shè)備進(jìn)行消毒,否則可能引起火災(zāi)。
5、不銹鋼夾裝訂
不銹鋼夾的材質(zhì)與不銹鋼訂書釘相同。不銹鋼夾與不銹鋼訂書釘相比,存在成本較高,裝訂效果不好等問(wèn)題,容易出現(xiàn)“一盒檔案半盒夾子”的情況,浪費(fèi)檔案存儲(chǔ)空間。
6、漿糊裝訂
漿糊裝訂是傳統(tǒng)的裝訂方式,可逆性好,對(duì)紙張影響小,是經(jīng)過(guò)時(shí)間驗(yàn)證最為可靠的裝訂方式之一。不過(guò),漿糊裝訂的缺點(diǎn)也非常明顯,比如存在對(duì)漿糊材質(zhì)要求較高、操作方法不易統(tǒng)一等問(wèn)題。
7、封套裝訂
封套裝訂是使用80克左右無(wú)酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套,將歸檔文件以件為單位夾裝其中。這種方式既方便整理工作,又能起到保護(hù)檔案的作用,但使用無(wú)酸紙封套會(huì)增加檔案的厚度,占用存貯空間。而且,使用無(wú)酸紙封套還存在一個(gè)問(wèn)題,就是這種方法并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)歸檔文件的“裝訂”,更談不上固定文件頁(yè)次,防止文件張頁(yè)丟失的功能了。
裝訂方式的選擇
《規(guī)則》明確排除了回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對(duì)歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的方式。
《規(guī)則》在進(jìn)行裝訂方式選擇時(shí)重點(diǎn)考慮了裝訂方式的優(yōu)缺點(diǎn),并結(jié)合保管期限和是否進(jìn)館等因素確定了歸檔文件裝訂材料和裝訂方式:
永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂,頁(yè)數(shù)較少的,使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。
永久保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。
永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按照永久保管的歸檔文件的裝訂要求執(zhí)行。
定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,可以使用線裝法裝訂、不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂,也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。
考慮到各地區(qū)、各部門的具體情況和使用習(xí)慣,《規(guī)則》沒(méi)有對(duì)裝訂方式統(tǒng)一規(guī)定,而是提出了幾種裝訂方式供不同條件下選擇適用。各地區(qū)、各部門根據(jù)同級(jí)檔案行政管理部門認(rèn)可和實(shí)際需要確定裝訂方式后,裝訂方式應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,不同期限的裝訂方式也盡量統(tǒng)一,以降低管理成本。
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