干部人事檔案是記錄和反映個人經(jīng)歷、社會關(guān)系、德才和專業(yè)能力的重要材料。人事檔案管理工作涵蓋人事檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用和傳遞活動。在新時代市場形勢下，由于社會治理和科學技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)無法滿足社會的發(fā)展需求。

　　為有效提升機關(guān)單位干部人事檔案管理工作水平，需要在新的板塊中加以調(diào)整與革新，構(gòu)建符合時代需求的便捷、高效和安全兼顧的干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

　　干部人事檔案管理數(shù)字化的意義

　　規(guī)則為約——人事檔案管理規(guī)范化?？茖W有序地進行干部人事檔案管理是實現(xiàn)高效利用檔案材料的前提。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法采用的是干部本人對其相關(guān)信息進行填寫。由于有不可避免的個人書寫習慣差異，如字體、顏色、大小、格式和填寫內(nèi)容等因素，從而會對檔案信息的嚴謹性以及后續(xù)的檢索、讀取工作產(chǎn)生不同程度的影響。

　　采取干部人事檔案的數(shù)字化管理便可以較好地規(guī)避此問題，使得檔案管理更加規(guī)范化。對干部人事檔案內(nèi)容進行數(shù)字化錄入，通過對錄述內(nèi)容、格式、字體、顏色和大小進行規(guī)范化要求和設(shè)置，實現(xiàn)相關(guān)信息的精準化錄入，進行人事檔案規(guī)范化管理。

　　此外，合理地借用互聯(lián)網(wǎng)存儲工具、磁盤存儲技術(shù)及通用串行總線技術(shù)，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)據(jù)材料的轉(zhuǎn)遞、遷移和共享工作，有利于提升檔案信息材料有效使用率并減少傳遞過程存在的風險。

　　科技為底——人事檔案存儲安全化。安全有效的存儲是實現(xiàn)高效利用人事檔案材料的保障。只有對干部人事檔案進行安全妥善的保管，才能有效地開展后續(xù)的轉(zhuǎn)遞、查詢工作。紙質(zhì)檔案因受到材質(zhì)的局限性而無法進行長時間存放，并且對儲存環(huán)境要求較高。

　　因此，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段不僅在歸檔時需要進行詳細的記錄和細致的封存，還需開展多方面的定期檢查工作。

　　例如對人事檔案材料本身完整性核查，有無蟲蛀、霉腐情況以及存放位置、環(huán)境和安全性檢查。同時，紙質(zhì)檔案在經(jīng)過多次轉(zhuǎn)遞、翻閱后亦存在一定程度的磨損問題，從而影響到檔案的完整性。

　　人事檔案數(shù)字化管理手段采用數(shù)字化技術(shù)將檔案存儲于計算機中，既可以讓檔案的完整性得到保障，減輕檔案管理人員的工作量并提高工作效率。同時，通過信息保密工作的相關(guān)設(shè)置，也可以大大提升檔案存儲的安全性。

　　實用為剛——人事檔案錄入、查詢與更新便捷化。干部人事檔案管理充斥著龐大的文字、數(shù)字等各種信息資料。通過將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到干部人事檔案管理建設(shè)中，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，相較于傳統(tǒng)的人事檔案管理手段，其能夠更加便捷高效地開展人事檔案的錄入、查詢和更新工作，實現(xiàn)一次錄入，便捷查找和動態(tài)管理。

　　在查閱時只需將待查詢干部人員的相關(guān)信息，如干部姓名或代碼等輸入人事檔案管理系統(tǒng)平臺的查詢欄中，便可查詢到相關(guān)的檔案資料。同時，人事檔案數(shù)字化可以極大地簡化管理人員的檔案更新工作，避免了工作時間與工作成果不對等的情況，實現(xiàn)高效辦公。

　　新時代干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

　　人事檔案數(shù)字化建設(shè)隊伍不健全。干部人事檔案管理隊伍是進行檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)?！盎A(chǔ)不牢，地動山搖”，較傳統(tǒng)檔案管理手段而言，檔案的數(shù)字化建設(shè)更具挑戰(zhàn)性，也對信息管理工作人員提出了更高的要求。

　　其不僅要求檔案管理工作人員熟悉干部人事檔案政策體系、管理制度和工作流程，也需要管理人員能夠熟練運用相應(yīng)的電子信息技術(shù)。當前我們面臨的問題是從事檔案數(shù)字化管理的工作人員技能與實際工作尚未得到良好的匹配。

　　工作人員大多非數(shù)字化技術(shù)相關(guān)專業(yè)及人力資源管理專業(yè)，或者尚未經(jīng)過系統(tǒng)化學習、專業(yè)培訓和操作指導(dǎo)。對于檔案管理的收集、分類、保藏和查閱工作，他們只是憑借自身的理解和工作經(jīng)驗而開展，同時也無法對干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)體系進行查漏補缺或更具專業(yè)性的完善工作。

　　人力及資金投入不足。檔案室是默默支撐和保障政府其他職能部門正常開展工作的服務(wù)部門，其主要負責單位檔案信息的管理工作，即對本機關(guān)制度和外來的文件材料進行轉(zhuǎn)接、保藏和利用，將一份文件的正件與附件、印件與底稿等進行完整的收集；

　　與單位的領(lǐng)導(dǎo)和各組織機構(gòu)發(fā)生聯(lián)系；為領(lǐng)導(dǎo)決策、處理工作、組織生產(chǎn)、進行科研等活動提供依據(jù)和參考材料。由于其工作性質(zhì)，該部門的工作內(nèi)容容易被忽視，也無法在短時間內(nèi)取得引人注目的工作成績。

　　同時，檔案數(shù)字化建設(shè)工作不僅需要對專業(yè)性人才進行招納與合理安排，軟硬件的配備與更新亦是直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)工作質(zhì)量的主要因素之一。充足的資金投入也是必不可少的。因此，人力資源管理部門得不到重視，人力及資金投入不足也是目前干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)需要解決的迫切問題。

　　管理手段單一，數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)不完備。干部人事檔案數(shù)字化是檔案管理工作重心由檔案實體向檔案信息轉(zhuǎn)變的過程，亦是時代發(fā)展的必然趨勢。但是目前數(shù)字化人事檔案管理手段較為單一，沒有統(tǒng)一、嚴謹而完備的章程制度可供各單位人事檔案管理部門遵循。

　　同時，電子硬件設(shè)施及軟件配置老舊嚴重阻礙了干部人事檔案管理數(shù)字化、數(shù)字化的實施進程。再者，信息技術(shù)專業(yè)人才的缺失使得人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作推進受阻，創(chuàng)新度欠缺。

　　干部人事檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化策略

　　樹立人事檔案數(shù)字化管理理念。樹立人事檔案數(shù)字化理念，強化人事檔案管理意識，引領(lǐng)數(shù)字化建設(shè)工作的開展。首先，在信息飛速發(fā)展的當下，檔案管理工作人員需樹立檔案數(shù)字化理念，促進人事檔案資源價值的開發(fā)，實現(xiàn)檔案資源利用率最大化。

　　與此同時，應(yīng)加強工作人員的管理意識，提高其思想重視程度，讓其正確認識到自身的工作價值。工作人員只有正確認識到干部人事檔案數(shù)字化管理工作的意義和重要性，改變傳統(tǒng)思想觀念和作派，才能更加積極自覺地投入到人事檔案數(shù)字化建設(shè)的工作中去，發(fā)揮主觀能動性，努力尋求創(chuàng)新和突破。

　　注重檔案管理人員隊伍的培養(yǎng)。人才是數(shù)字化建設(shè)的成功之本，故應(yīng)提高人事檔案管理工作人員的工作能力，建立政治素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)能力強、作風正派的檔案管理隊伍。一方面，面對龐大的檔案信息資料，為保證人事檔案資料的準確性和可靠性，具備專業(yè)素質(zhì)的管理人員隊伍是必不可少的。

　　從事人事檔案管理的工作人員需定期進行檔案管理、計算機及信息技術(shù)等專業(yè)培訓，主動自覺地提高自身業(yè)務(wù)能力和工作水平。另一方面，檔案管理是一項保密性極強的工作，在確保管理人員業(yè)務(wù)能力的同時也應(yīng)該注重提高工作人員的思想道德水平，端正作風做派。

　　構(gòu)建嚴謹?shù)臋n案管理制度和管理程序。萬丈高樓平地起，嚴謹而完備的制度與程序的構(gòu)建是實現(xiàn)人事檔案管理工作數(shù)字化的重要因素。干部人事檔案管理工作需對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，嚴謹而完備的檔案管理制度與管理程序并駕齊驅(qū)，能夠高效地開展檔案管理與利用工作。

　　這不僅依托于相關(guān)職能部門所制定的規(guī)章制度和建立的管理程序，還需要檔案管理工作人員在工作中不斷地補充與完善，以此來共同促進檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

　　完善干部人事檔案管理數(shù)字化設(shè)施建設(shè)。實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施則是實現(xiàn)數(shù)字化的載體。設(shè)施的新舊、性能以及數(shù)量和干部人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)密切相關(guān)。

　　要保證合理的資金投入，對電子設(shè)備及相關(guān)軟件的不斷升級、更新和完善，從而推動人事管理數(shù)字化的有序發(fā)展。同時，優(yōu)良的軟件系統(tǒng)也可以有效避免檔案數(shù)據(jù)受到網(wǎng)絡(luò)中的惡意攻擊和潛在的威脅，避免因系統(tǒng)崩潰所造成的檔案信息資料的損壞或丟失。

　　構(gòu)建合理的監(jiān)管機制。嚴明紀律，加強監(jiān)管，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)保駕護航。

　　第一，明確工作紀律。建立“擲地有聲”的工作紀律，人事檔案管理人員工作時應(yīng)嚴格遵循紀律及章程，一旦發(fā)現(xiàn)工作人員出現(xiàn)違規(guī)操作，需依法追究其責任，讓檔案系統(tǒng)的管理和使用達到規(guī)范化。

　　第二，嚴格設(shè)置查閱權(quán)限。網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)是一把雙刃劍，在為人類社會群體帶來便利的同時也隱藏著一定的風險。把好“入口關(guān)”，設(shè)置干部人事檔案查閱權(quán)限。同時，人事檔案數(shù)字化管理工作人員在執(zhí)行各項工作中，也應(yīng)該提高警惕，防止檔案資料被篡改和偽造。

　　第三，強化日常監(jiān)管。對干部人事檔案管理部門實施全方面、多角度的共同監(jiān)督，最大限度地確保干部人事檔案的真實性。

　　干部人事管理數(shù)字化是組織系統(tǒng)數(shù)字化工作的重要組成部分，其實質(zhì)是人事檔案管理工作目標與現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機結(jié)合，是傳統(tǒng)檔案管理手段邁入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的第一步。要用好現(xiàn)代手段，逐步完善干部人事檔案數(shù)字化管理體系，與時代同行共生，實現(xiàn)應(yīng)用、管理與監(jiān)督的共贏局面。

　　干部檔案數(shù)字化實施方案

　　1、范圍

　　本標準規(guī)定了干部人事檔案數(shù)字化人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理的技術(shù)要求。

　　本標準適用于各級黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)字化工作。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 2261.1個人基本信息分類與代碼第1部分：人的性別代碼

　　GB/T 3304中國各民族名稱的羅馬字母拼寫法和代碼

　　GB/T 7408數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法

　　GB 11643公民身份號碼

　　GB/T 18788平板式掃描儀通用規(guī)范

　　SJ/T 11292計算機用液晶顯示器通用規(guī)范

　　全國公務(wù)員管理信息系統(tǒng)信息釆集、報送標準組通字[2012]31號

　　3、術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1、干部人事檔案數(shù)字化digitalization of cadre personnel archives

　　釆用掃描儀等設(shè)備對干部人事檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并能被計算機識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

　　3.2、檔案信息archival information

　　干部人事檔案中的文字、表格、照片、圖章等有效信息。

　　3.3、數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)information system for digitalized archives management

　　具有信息錄入、檔案掃描、圖像處理、提供利用、存儲備份、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能的信息系統(tǒng)。

　　3.4、原始圖像數(shù)據(jù)the original image data

　　紙質(zhì)檔案通過掃描等方式形成數(shù)字圖像后，再經(jīng)過糾偏、裁邊等處理后的圖像數(shù)據(jù)。

　　3.5、優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)optimized image data

　　與原始圖像數(shù)據(jù)一致.經(jīng)優(yōu)化處理達到無噪點干擾、字符灰度平均值≤125.0.模糊度≤200.0μm的圖像數(shù)據(jù)。

　　3.6、圖像數(shù)據(jù)壓縮image data compression

　　清除圖像數(shù)據(jù)冗余的一種過程。

　　3.7、背景區(qū)域background area

　　襯托檔案信息的區(qū)域。

　　3.8、圖像背景顏色background color

　　背景區(qū)域所呈現(xiàn)的顏色。

　　3.9、背景無關(guān)標記background extraneous mark

　　背景區(qū)域中與檔案信息無關(guān)的噪點。

　　3.10、灰度gray scale

　　圖像每個像素點的顏色深度。

　　3.11、字符灰度character gray scale

　　優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)檔案信息區(qū)域中像素點的灰度，灰度值的范圍為0?255,對應(yīng)圖像中的顏色為從黑到白。

　　注：字符灰度評價指標見附錄A。

　　3.12、模糊度blurriness

　　圖像中線條（或字符筆畫）邊緣內(nèi)邊界和外邊界的平均距離值。

　　注：模糊度評價指標見附錄A。

　　3.13、持續(xù)數(shù)據(jù)保護continuous data protection

　　一種在不影響主要數(shù)據(jù)運行的前提下，可以實現(xiàn)持續(xù)捕捉或跟蹤目標數(shù)據(jù)所發(fā)生的任何改變，并且能夠恢復(fù)到此前任意時間點的方法。

　　4、基本要求

　　4.1基本原則

　　4.1.1真實性

　　應(yīng)確保干部人事檔案數(shù)字化后的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上一致。確保檔案數(shù)字化過程中檔案信息不被更改。原始圖像應(yīng)保留原紙張顏色、污損情況和文字修改痕跡等原始信息。

　　4.1.2完整性

　　應(yīng)確保數(shù)字化前后紙質(zhì)檔案一致，檔案數(shù)字圖像數(shù)量與紙質(zhì)檔案數(shù)量相符。

　　4.1.3可用性

　　應(yīng)確保數(shù)字檔案可被查找、檢索、呈現(xiàn)等，滿足相關(guān)業(yè)務(wù)的要求。確保數(shù)字檔案的連續(xù)性，維護其可跟蹤、可回溯、可關(guān)聯(lián)、可被發(fā)現(xiàn)和可被再用，數(shù)據(jù)鏈不出現(xiàn)斷裂。

　　4.1.4安全性

　　應(yīng)建立身份認證體系、加密存儲體系及數(shù)據(jù)流傳輸方式等安全保密管理機制，確保檔案信息的安全。干部人事檔案數(shù)字化過程應(yīng)完整記錄.可查詢、可追溯。檔案圖像數(shù)據(jù)應(yīng)得到有效保護，不被非法利用、更改或銷毀。檔案原件不受損毀。

　　4.2數(shù)字化對象的確定

　　數(shù)字化對象應(yīng)是符合干部人事檔案審核、整理等有關(guān)規(guī)定要求的合格檔案。

　　4.3基本環(huán)節(jié)

　　干部人事檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)包括：人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份。其中，圖像處理環(huán)節(jié)包括原始圖像處理和優(yōu)化圖像處理,優(yōu)化圖像處理為可選處理環(huán)節(jié)。

　　5、人員建庫

　　5.1人員基本信息集

　　人員基本信息集的編碼為:A01。用于描述某人自然屬性和社會屬性中最基本的信息。編碼引自組通字[2O12]31號文件。

　　該信息集為單記錄信息，每一記錄對應(yīng)一個人。至少由6個信息項(見表1)組成，其他信息項可根據(jù)實際情況增加。該信息集內(nèi)容可單獨建立，也可從其他系統(tǒng)中獲取。

　　5.2人員信息錄入

　　人員基本信息錄入內(nèi)容包括：

　　a)“姓名”，填寫戶籍登記所用的姓名；

　　b)“性別”，填寫GB/T 2261.1中的性別代碼；

　　c)“民族”，填寫GB/T 3304中的民族代碼；

　　d)"出生日期”，按照GB/T 7408要求的格式填寫出生年月；

　　e)“公民身份號碼”，填寫公安機關(guān)為公民編制的符合GB 11643要求的身份代碼。

　　6、目錄建庫

　　6.1干部人事檔案目錄信息集

　　干部人事檔案目錄信息集的編碼為：RSDAML。用于描述檔案目錄的信息，由10個信息項(見表2)組成。該信息集為多記錄信息集，每一記錄記述該檔案目錄涉及檔案材料的信息。

　　6.2目錄錄入

　　應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一的干部人事檔案目錄格式進行檔案目錄錄入，包括：

　　a)“類號"，填寫材料類號；

　　b)“序號”，填寫材料所屬分類中的序號；

　　c)“材料名稱”，根據(jù)材料題目填寫，無題目的材料，應(yīng)擬定題目；

　　d)“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間，復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時間；

　　e)“頁數(shù)”，填寫每份材料的頁碼數(shù)；

　　f)“備注”，填寫需要說明的情況。

　　7、檔案掃描

　　7.1掃描儀校準

　　掃描儀應(yīng)符合GB/T 18788的規(guī)定，亮度和對比度為中值，無偏移。

　　7.2掃描方式

　　應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案材料的具體情況，釆用合理的掃描方式進行掃描。掃描方式包括（但不限于）：

　　a）大幅面檔案宜釆用大幅面掃描儀掃描，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；

　　b）紙張狀況較差、容易損壞的檔案，應(yīng)釆用平板掃描方式；

　　c）對于紙張較薄的檔案，若掃描時發(fā)生背頁字跡透印而影響圖像閱讀的現(xiàn)象，應(yīng)在背頁后墊白色襯底掃描。

　　7.3掃描色彩模式

　　應(yīng)釆用真彩色24位RGB模式掃描。

　　7.4掃描分辨率

　　應(yīng)釆用300 dpi分辨率掃描。

　　8、圖像處理

　　8.1原始圖像處理

　　8.1.1糾偏處理

　　對偏斜度大于1°的圖像應(yīng)進行糾偏處理，糾偏后距離顯示器25 cm?40 cm觀看圖像應(yīng)沒有明顯偏斜。對方向不正確的圖像應(yīng)旋轉(zhuǎn)還原。

　　8.1.2裁邊處理

　　糾偏后的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除掃描過程中產(chǎn)生的白邊或黑邊。

　　8.1.3圖像拼接

　　對大幅面干部人事檔案材料進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個原始圖像，確保檔案數(shù)字圖像的完整性和真實性。

　　8.2優(yōu)化圖像處理

　　8.2.1優(yōu)化圖像處理方式

　　應(yīng)使用計算機軟件或人工方式對原始圖像數(shù)據(jù)進行處理，得到優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)。

　　原始圖像中帶有黑白、彩色照片的，應(yīng)采用人工方式處理，以使優(yōu)化圖像中的照片得到更佳的視覺效果或與原始圖像的視覺效果相符。

　　原始圖像中帶有印章的圖像區(qū)域應(yīng)采用人工方式處理。

　　帶有身份證、學歷證件、復(fù)印件及帶有防偽技術(shù)的原始圖像，或內(nèi)容不清晰的紅色或紫色背景的早期麻紙基材等，優(yōu)化處理后仍不具有較好辨識效果的，應(yīng)直接引用原始圖像數(shù)據(jù)。

　　8.2.2優(yōu)化圖像質(zhì)量要求

　　觀看優(yōu)化圖像使用的顯示器應(yīng)符合SJ/T 11292的要求，并調(diào)整到sRGB狀態(tài)。在保證檔案信息完整的前提下應(yīng)滿足以下指標：

　　a）圖像背景顏色為24位真彩色，且RGB值為（254,246,197）；

　　b）4X4 pixels（對應(yīng)300 dpi分辨率的情況約為328μmX328μm）范圍以下的背景無關(guān)標記為0個,4X4 pixels到8X8 pixels（對應(yīng)300 dpi分辨率的情況約為656μmX656μm）范圍內(nèi)的背景無關(guān)標記以不影響檔案信息閱讀為準，8X8 pixels范圍以上的背景無關(guān)標記為0個；

　　注：大于8X8 pixels范圍是能夠分辨出該區(qū)域是否為有效信息，小于4X4 pixels范圍發(fā)現(xiàn)有信息則認定為無效信息，4X4 pixels到8X8 pixels之間范圍內(nèi)是無法分辨信息是否為有效信息，如標點符號或污點等。

　　c）字符灰度平均值≤125.0;

　　d）模糊度≤200.0μm。

　　9、數(shù)據(jù)存儲

　　9.1圖像存儲格式

　　圖像數(shù)據(jù)應(yīng)釆用JPEG格式存儲。原始圖像數(shù)據(jù)存儲時，應(yīng)進行圖像數(shù)據(jù)壓縮，壓縮率≥80%。優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)不進行壓縮。

　　原始圖像數(shù)據(jù)和優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)應(yīng)分不同文件夾保存。

　　9.2圖像文件存儲路徑

　　干部人事檔案圖像文件在存儲介質(zhì)上的實際存儲路徑。

　　原始圖像文件存儲路徑：系統(tǒng)指定路徑人員唯一標識〈原始圖像數(shù)據(jù)〉

　　優(yōu)化圖像文件存儲路徑：系統(tǒng)指定路徑人員唯一標識〈優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)〉

　　9.3數(shù)據(jù)存儲索引信息集

　　數(shù)據(jù)存儲索引信息集的編碼為：RSDAWJ。用于描述某頁干部人事檔案材料圖像文件存儲的最基本信息，由4個信息項（見表3）組成。該信息集為多記錄信息集，每一記錄記述該檔案目錄涉及檔案材料圖像文件的存儲信息。

　　10、數(shù)據(jù)驗收

　　10.1驗收范圍

　　應(yīng)對全部數(shù)字檔案成品進行質(zhì)量驗收。

　　10.2驗收標準

　　10.2.1人員建庫驗收標準

　　人員建庫時錄人項目應(yīng)符合5.1所列人員基本信息集數(shù)據(jù)格式要求；與其他信息系統(tǒng)共享人員信息的，所引用的姓名、性別、民族、出生日期、公民身份號碼等信息項也應(yīng)符合人員建庫要求。

　　10.2.2目錄建庫驗收標準

　　目錄建庫時錄入項目應(yīng)符合6.1所列干部人事檔案目錄信息集數(shù)據(jù)格式要求，類號、序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)、備注等錄入內(nèi)容項應(yīng)規(guī)范、準確，檔案目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案材料名稱內(nèi)容相符，檔案目錄條數(shù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案材料數(shù)量相符。

　　10.2.3原始圖像數(shù)據(jù)驗收標準

　　原始圖像應(yīng)為真彩色24位、JPEG格式、300 dpi。無掃描產(chǎn)生的白邊和黑邊；偏斜度≤l°，方向正確；圖像頁碼連續(xù)；圖像中檔案信息與紙質(zhì)檔案一致，圖像數(shù)量與紙質(zhì)檔案一致，圖像的排列順序與紙質(zhì)檔案一致，圖像與目錄一一對應(yīng)。

　　10.2.4優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)驗收標準

　　優(yōu)化圖像應(yīng)符合8.2.2的要求，與原始圖像尺寸一致。

　　10.3驗收登記

　　應(yīng)根據(jù)驗收標準填寫相應(yīng)的驗收登記表（樣式見附錄C），對數(shù)字檔案作出合格或不合格的結(jié)論。

　　11、數(shù)據(jù)交換

　　11.1數(shù)據(jù)交換內(nèi)容

　　數(shù)據(jù)交換的內(nèi)容應(yīng)包括：

　　a）人員基本信息及目錄信息的描述性文件，以XML格式文件保存，符合5.1、6.1的要求，其中，人員基本信息只交換表1內(nèi)的5個信息項；

　　b）干部人事檔案數(shù)字化形成的圖像數(shù)據(jù)，存放在指定的文件夾內(nèi)。

　　11.2數(shù)據(jù)交換格式

　　11.2.1 XML文件格式描述

　　XML根節(jié)點為〈數(shù)字檔案〉。整個XML文件包括人員基本信息及目錄信息，分別用〈人員基本信息〉、〈目錄信息〉進行標記。人員基本信息中的內(nèi)容分別用〈姓名〉、〈性別〉、〈民族〉、〈出生日期〉、〈公民身份號碼〉進行標記。目錄信息中的內(nèi)容分別用〈類號〉、〈序號〉、〈材料名稱〉、〈材料形成時間〉、〈頁數(shù)〉、〈備注〉、〈原始圖像數(shù)據(jù)〉（即圖像文件名稱）、〈優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)〉（即圖像文件名稱）進行標記。XML文件的定義描述見附錄D。

　　11.2.2文件夾及文件命名規(guī)范

　　每個人的干部人事檔案圖像數(shù)據(jù)應(yīng)放在一個文件夾內(nèi)，該文件夾應(yīng)以姓名+公民身份號碼命名（如李**11010219830606****）。根目錄下保存的是一個以姓名+公民身份號碼命名的XML文件和一個文件名為“圖像數(shù)據(jù)”的文件夾，前者描述人員基本信息及目錄信息，后者存放原始圖像數(shù)據(jù)和優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)。

　　圖像文件名稱的命名規(guī)則為：干部人事檔案材料類號代碼+“一”+分類內(nèi)序號+“一”+三位流水號+后綴名，如1-1-001.jpg（在不同的操作系統(tǒng)中，圖像文件擴展名或顯示為.jpeg）。類號代碼見附錄B，目錄結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

　　12、數(shù)據(jù)備份

　　12.1備份范圍

　　經(jīng)驗收合格的人員基本信息、干部人事檔案目錄信息、原始圖像數(shù)據(jù)、優(yōu)化圖像數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。

　　12.2備份方式

　　應(yīng)釆用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)備份。在線備份可釆用持續(xù)數(shù)據(jù)保護技術(shù)，保障數(shù)據(jù)備份的持續(xù)性。離線備份時，每個人的數(shù)字檔案應(yīng)形成一個數(shù)據(jù)包，數(shù)據(jù)包應(yīng)采用硬盤、光盤等不同載體備份，宜異地備份。

　　12.3備份標簽

　　離線備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

　　13、安全管理

　　13.1密級

　　13.1.1數(shù)字檔案的密級和相應(yīng)紙質(zhì)檔案的密級相同。

　　13.1.2數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“管理系統(tǒng)”）和承載管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)的密級應(yīng)不低于其所承載的數(shù)字檔案的密級。

　　13.2環(huán)境安全

　　13.2.1數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)在獨立、可封閉的建筑內(nèi)，應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　13.2.2應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具。

　　13.2.3應(yīng)配備數(shù)字化工作人員存放隨身物品的專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置。

　　13.3設(shè)備安全

　　13.3.1干部人事檔案數(shù)字化加工設(shè)備（計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀等）的使用、管理、維修、報廢等應(yīng)符合涉密信息設(shè)備使用保密管理的有關(guān)規(guī)定。

　　13.3.2與干部人事檔案數(shù)字化加工相關(guān)的計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備不得連接互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)。

　　13.4身份鑒別

　　13.4.1應(yīng)建立以數(shù)字證書為核心的身份認證系統(tǒng)，按照密級選擇安全保密方式實現(xiàn)用戶身份鑒別。

　　13.4.2管理系統(tǒng)應(yīng)提供專用的登錄控制模塊對登錄用戶進行身份標識和鑒別，標識范圍應(yīng)涵蓋管理系統(tǒng)的所有用戶。

　　13.4.3管理系統(tǒng)不得設(shè)置匿名賬戶。

　　13.4.4管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶身份標識和鑒別信息復(fù)雜度檢查功能，確保管理系統(tǒng)中不存在重復(fù)身份標識、身份鑒別信息不被冒用。

　　13.4.5單個管理系統(tǒng)客戶端在同一時間僅允許單個用戶登錄，用戶在同一時間僅允許登錄單個管理系統(tǒng)客戶端。

　　13.5訪問控制

　　13.5.1管理系統(tǒng)應(yīng)具備涉密信息和重要信息的訪問控制功能。

　　13.5.2涉密信息和重要信息的訪問控制，主體應(yīng)控制到單個用戶，客體應(yīng)控制到單個頁面。

　　13.6安全審計

　　13.6.1干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)進行全過程日志記錄，修改和刪除的圖像數(shù)據(jù)應(yīng)一并存入日志記錄。

　　13.6.2日志記錄的內(nèi)容應(yīng)包括事件發(fā)生時間、發(fā)起者信息、類型、描述和結(jié)果等。

　　13.6.3管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全事件審計功能，審計范圍應(yīng)覆蓋所有用戶。

　　13.6.4審計事件的類型應(yīng)包括系統(tǒng)事件、業(yè)務(wù)事件、成功事件、失敗事件等。

　　13.6.5管理系統(tǒng)應(yīng)不具備單獨中斷審計進程功能，不能非授權(quán)刪除、修改或覆蓋日志記錄。

　　13.6.6管理系統(tǒng)應(yīng)具備對日志數(shù)據(jù)進行自動或手動備份功能。

　　13.7權(quán)限劃分

　　13.7.1管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員僅負責系統(tǒng)級的管理，不具備任何用戶業(yè)務(wù)操作的權(quán)限。

　　13.7.2管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全保密管理員，負責管理系統(tǒng)的日常安全保密管理工作，包括對用戶賬號權(quán)限管理、安全保密設(shè)備管理和管理系統(tǒng)所產(chǎn)生日志的審査分析，不具備任何用戶業(yè)務(wù)操作的權(quán)限。

　　13.7.3管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全審計員，負責對系統(tǒng)管理員、安全保密管理員的操作行為進行審計跟蹤分析和監(jiān)督檢查，不具備任何用戶業(yè)務(wù)操作的權(quán)限。

　　13.7.4系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全審計員應(yīng)相互獨立、相互制約，實行“三員分離”。

　　13.8數(shù)據(jù)保護

　　13.8.1管理系統(tǒng)應(yīng)釆用加密技術(shù)確保存儲和傳輸過程中數(shù)據(jù)的完整性。

　　13.8.2數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲中應(yīng)采取相應(yīng)的密碼保護措施，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲的安全。

　　13.8.3管理系統(tǒng)應(yīng)具備涉密信息完整性檢測功能，能發(fā)現(xiàn)信息被篡改、偽造、刪除等情況，并產(chǎn)生審計日志。

　　13.9資質(zhì)選擇

　　13.9.1采用外包方式開展干部人事檔案數(shù)字化工作的，涉密系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安防監(jiān)控、運行維護、數(shù)據(jù)恢復(fù)等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)的單位，涉密檔案數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)應(yīng)選擇具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位。

　　13.9.2管理系統(tǒng)使用之前應(yīng)委托有資質(zhì)的第三方信息安全測評機構(gòu)開展風險評估和檢測。