檔案辦公軟件應用范圍涵蓋辦公自動化、文件管理、檔案管理、內(nèi)容管理、人事信息管理、客戶資料管理、工程圖檔管理、圖書管理、證照管理以及綜合知識資源整合等以知識文檔為基礎的眾多領域，自1990年推出以來，緊跟技術發(fā)展的步伐，不斷更新改造，用戶遍及各行各業(yè)，深受用戶好評。

　　其中，中博奧綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理：

　　系統(tǒng)特色：

　　1、提供和現(xiàn)實一致的綜合檔案管理

　　中博奧可根據(jù)組織的實際需要，進行檔案管理架構的自定義，以便于形成符合組織個性化需要的檔案管理分類。任何自定義分類結構的最底層分類則是中博奧的檔案定義，可以理解為現(xiàn)實的一個檔案盒或者裝訂好的案卷，可存放按卷歸檔的案卷和按件歸檔的文件，并可利用示意圖真實還原檔案存放位置。

　　2、檔案的歸檔與錄入

　　中博奧提供提供針對實體檔案條目信息、實體檔案數(shù)字化、預歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能，包括掃描新建、批量對應導入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等，用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用，錄入完成后，即可導出對應的目錄、備考表、背脊等紙質(zhì)檔案整理的表格，提高紙質(zhì)檔案的歸檔手工工作效率。

　　3、檔案管理與利用授權

　　管理員可在定義好的檔案分類下，在組織架構中選擇對象（個人、部門等）授權，定義的是對象可以訪問的密級，以及可對這些密級文件進行的操作行為，授權項目包括增、改、刪、閱、下載等權限，中博奧的特點是可以區(qū)分閱讀條目或內(nèi)容的權限，以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權限。

　　4、檔案的搜索與利用

　　中博奧提供按權限匹配搜索結果的搜索平臺，有權限閱讀的檔案，可直接閱讀電子文檔，如果只能看到條目，因工作需要借閱原件或電子文檔、或需要復印打印文件，都可以發(fā)起借用流程，并且，整個借用與歸還過程，可全面實現(xiàn)流程化、無紙化；對于純線下的借閱行為，提供借閱與歸還功能，和圖書館借、還操作類似，還可實現(xiàn)批量借閱與歸還，同時統(tǒng)計借閱情況相關數(shù)據(jù)。

　　5、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

　　中博奧將物聯(lián)網(wǎng)技術引入了檔案管理，支持各種常用碼制的條形碼（包括二維碼）和電子標簽，滿足查找、借用、傳閱、搜索、盤點等需要。

　　6、檔案統(tǒng)計

　　提供各種檔案管理所需的統(tǒng)計功能，包括綜合統(tǒng)計、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計表、檔案年度分布統(tǒng)計表、檔案保管期限分布統(tǒng)計表、檔案密級分布統(tǒng)計表、檔案電子文檔類型統(tǒng)計表、檔案整理個人工作量統(tǒng)計表等。

　　檔案辦公軟件有哪些

　　企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。中博奧檔案管理軟件通過電子化管理，實現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現(xiàn)檔案借閱共享，簡化借閱手續(xù)。

　　中博奧檔案管理軟件檔案管理方案

　　1、檔案分類編號，有序管理

　　對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術文檔、產(chǎn)品方案等等，進行及時歸檔和科學的整理十分必要。

　　1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標準，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關信息可通過excel批量導入中博奧檔案管理軟件中，同時，在中博奧檔案管理軟件中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重復的篩選和錄入。

　　2）檔案分類清晰：根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，并且維護相應類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護人員進行類別維護。

　　3）檔案編號生成：OA通過字段屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進行編號，實現(xiàn)了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易于管理。

　　4）檔案盒管理：根據(jù)檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個“盒子”里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、柜號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產(chǎn)生，可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊，方便查詢，實現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

　　5）建立檔案信息庫：中博奧檔案管理軟件根據(jù)檔案基礎信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態(tài)分組展示；為了能夠?qū)n案的總體情況進行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù)，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

　　6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，中博奧檔案管理軟件設置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統(tǒng)自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

　　2、檔案借閱管理流程化

　　1）檔案查詢：實現(xiàn)檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據(jù)檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細。

　　2）檔案借閱申請：借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預計歸還日期，便于追蹤。

　　3）檔案的狀態(tài)追蹤：檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動變化，不需要人為進行修改。申請人提交后回寫相應信息狀態(tài)改為出借中，檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出，檔案管理員歸還確認后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下，如果借閱人需要進行延期續(xù)借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過續(xù)借申請按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

　　4）檔案借閱提醒：中博奧檔案管理軟件通過打造表單建模提醒功能，實現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預計歸還日期兩天前收到短信提醒一次，延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案，則中博奧檔案管理軟件將自動控制當前借閱人的可查閱時間，預計歸還日期結束后將自動收回文檔查閱權限。

　　5）檔案安全保護：為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進行追究。

　　6）檔案借閱記錄：根據(jù)員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄臺賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統(tǒng)計。管理層可以分享中博奧檔案管理軟件中借閱記錄臺賬的數(shù)據(jù)，根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案占用資源。