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黑龍江檔案整理服務(wù)公司高度重視相關(guān)檔案、主動開展工作,充分認(rèn)識檔案在凸顯歷史文化、傳統(tǒng)文化、紅色元素、風(fēng)土人情和提升知名度方面的豐富內(nèi)涵和深遠(yuǎn)意義,加強與各有關(guān)方面的溝通聯(lián)系,積極配合,確保工作落到實處;要堅持標(biāo)準(zhǔn)、務(wù)實求效;要以檢促建、以檢促改,舉一反三,以專業(yè)的工作作風(fēng),不漏環(huán)節(jié)、不留死角、不走過場,認(rèn)真對標(biāo)發(fā)現(xiàn)問題,及時補救整改,確保體育場館建設(shè)項目檔案資料完整準(zhǔn)確、整理規(guī)范、保管安全、按時移交、有效利用。
黑龍江檔案整理服務(wù)公司工程檔案管理辦法分享
工程檔案管理包括了收集檔案、整理檔案、統(tǒng)一管理檔案,前期的檔案收集工作十分重要,影響到整個檔案管理過程。所以文本重點從檔案的收集和后期的檔案管控為主,分享一些管理方法。
一、檔案資料收集方法
1、追蹤收集:在工期較短的施工項目中,檔案管理人員可以主動到現(xiàn)場了解建設(shè)情況,及時掌握信息,與其他部門協(xié)調(diào),有針對性地收集檔案資料,根據(jù)建設(shè)進度來推動檔案管理工作。
2、階段性收集:某些工程建設(shè)規(guī)模大,建設(shè)工期相對較長,檔案管理人員難以實時動態(tài)跟蹤,那么就可以采用階段性收集的辦法,加強與建設(shè)部門的聯(lián)系,做好每個階段的檔案收集工作,確保檔案的連續(xù)性和完整性。
二、檔案資料統(tǒng)一管理方法
實施工程項目管理軟件,應(yīng)用檔案管理功能。借助一個平臺就能實現(xiàn)工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理,同步管理實體檔案和電子檔案,實現(xiàn)文檔資料的輕松查詢。通過分析檔案內(nèi)容,管理人員可以對進度進行監(jiān)管,推動了管理效率的提高。
通常,檔案管理模塊包含了施工日志、現(xiàn)場照片、視頻資料、文件檔案等內(nèi)容,詳細(xì)記錄施工現(xiàn)場的工作情況,幫助管理人員了解現(xiàn)場具體情況。檔案內(nèi)容還涵蓋從工程立項到竣工驗收后的各種內(nèi)容,如合同工、設(shè)計圖、審批材料等,屬性明確,分類清晰。
為了避免建設(shè)過程中重要檔案的遺漏,檔案管理人員應(yīng)了解清楚建設(shè)流程與計劃,了解各個階段的主要工作,方便后期跟蹤收集檔案,確保檔案的完整性。利用檔案管理軟件系統(tǒng)可以輕松實現(xiàn)對各類檔案分類管理,方便不同人員的查詢,促進檔案管理工作的規(guī)范化。
項目檔案資料、信息管理標(biāo)準(zhǔn)
1、目的
1.1為了適應(yīng)項目管理的需要,建立項目信息管理系統(tǒng),實現(xiàn)項目管理信息化,提高管理水平。
1.2規(guī)范項目信息資料管理,做好項目各類信息的收集和整理工作,真實反映和記錄項目管理的全過程,達到信息共用、資源共享,并為項目管理提供真實詳細(xì)的現(xiàn)場施工資料。
2、工作要求
2.1經(jīng)理部應(yīng)根據(jù)公司或業(yè)主的要求,建立滿足項目施工管理需要的檔案資料室,配備專(兼)職信息管理員(檔案資料員),負(fù)責(zé)收集、整理、保管本項目各類信息資料和應(yīng)歸檔文件材料的立卷歸檔工作,并將信息準(zhǔn)確、及時、完善地傳遞給有關(guān)部門和人員。
2.2項目信息管理必須貫穿于項目管理的全過程,信息、文件材料的收集應(yīng)隨工程的進展進行,保證真實、準(zhǔn)確,并按照項目信息管理的要求及時整理,經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。
3、信息管理職責(zé)
3.1經(jīng)理部由總工程師主管竣工資料的編制、移交工作。
3.2信息管理員(檔案資料員)職責(zé)
3.2.1根據(jù)業(yè)主和公司要求,提出建立檔案資料室的計劃,經(jīng)項目經(jīng)理審批組建資料室。
3.2.2負(fù)責(zé)建立檔案信息資料計算機管理系統(tǒng)。
3.2.3負(fù)責(zé)及時收集經(jīng)理部在管理過程形成的各類信息資料,并根據(jù)資料的性質(zhì),進行分類管理。
3.2.4按照檔案保密制度和借閱制度,建立項目檔案資料室借閱登記制度,及時向部門、業(yè)主、公司管理部門提供所需資料。
3.2.5按要求及時向業(yè)主和公司檔案部門移交竣工資料。
4、項目信息的內(nèi)容
4.1項目信息包括項目管理過程中形成的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等。
4.2項目信息的內(nèi)容詳見附圖。
5.全面推廣應(yīng)用集團公司項目信息管理系統(tǒng)
5.1經(jīng)理部應(yīng)充分發(fā)揮計算機作用,積極推廣應(yīng)用集團公司統(tǒng)一的項目信息管理系統(tǒng),對信息的收集、整理、處理、儲存、傳遞與應(yīng)用進行維護。
5.2項目信息管理系統(tǒng)要達到如下幾項要求:
5.2.1可靠性:收集、輸出的信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、可靠。
5.2.2及時性:能及時處理有關(guān)數(shù)據(jù)并及時提供給相關(guān)管理人員有關(guān)信息,以便進行實時控制。
5.2.3適用性:能滿足項目管理人員的不同需求,從系統(tǒng)得到的信息能被信息需求者所理解,并能為其決策提供幫助。
5.2.4擴充性:應(yīng)滿足項目需求的變化及不同項目管理系統(tǒng)的要求,界面友好,操作方便。
5.2.5安全性:應(yīng)有權(quán)限設(shè)置,保證正常使用的安全性,保證不同使用人員根據(jù)不同權(quán)限對信息進行相應(yīng)的處理。
6、工程技術(shù)檔案管理
6.1、工程部門負(fù)責(zé)技術(shù)資料的審查、收集、整理以及竣工資料編制工作,并按要求的移交時間、歸檔范圍向檔案部門及時移交應(yīng)歸檔的資料,檔案資料員對所移交的工程技術(shù)資料進行編號及編纂索引。
6.2工程部門竣工文件的編制按業(yè)主、集團公司或行業(yè)要求編制,并制定辦法。
7、信息交流
經(jīng)理部應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),通過公司網(wǎng)站、協(xié)同辦公平臺與公司進行信息交流,使用信息傳遞渠道暢通,實現(xiàn)資源共享。
加強項目檔案管理服務(wù)
?、偈敲鞔_立卷歸檔材料的重點。從立項前準(zhǔn)備到確定立項,從申報審批到建設(shè)實施,從竣工驗收到移交管護等各個環(huán)節(jié),都做到了注重真實性及時性,及時收集和整理第一手資料,以實際發(fā)生的事項為依據(jù),實事求是地進行描述和記載,且相關(guān)人員簽字蓋章,確保手續(xù)完備。
嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真進行核查驗證,剔除不真實不規(guī)范的材料,根據(jù)檔案建設(shè)的要求及時督促有關(guān)單位或人員在規(guī)定的時間內(nèi)形成完整、規(guī)范的材料,杜絕后記、補記、偽造等現(xiàn)象的發(fā)生。
?、谑菧?zhǔn)確把握立卷歸檔的時效性。按短期、長期、永久三大保管期限及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔等方面的工作,在年度項目竣工、自查自驗后,及時進行材料的全面整理。
在市級驗收后,針對存在的問題和不足,認(rèn)真整改,及時歸檔,做到了真實可靠,成績不夸大,問題不縮小。按相關(guān)要求,從項目申報立項、項目設(shè)計、招標(biāo)施工、竣工決算、移交管護、檢查驗收等各個環(huán)節(jié),所有能反映項目建設(shè)情況的圖、文、表、音像等資料都做到了完整統(tǒng)一、前后呼應(yīng),做好迎接省級、國家級總檢查驗收的準(zhǔn)備,并扎實做好歸檔、保管工作。
③是嚴(yán)格做到立卷歸檔規(guī)范化。從資料收集、分類歸檔到建卷保管等環(huán)節(jié)都嚴(yán)格要求,確保文件資料齊全完整,分類歸檔科學(xué)合理,案卷資料、卷內(nèi)資料排列有序,檔案裝訂整齊劃一,檔案日常管護井然有序,保持檔案的清潔完整。