隨著檔案整理項目的越來越受到重視，對工程檔案的規(guī)范化管理也提出了更高的要求，過去歸檔管理存在著資料堆積，調(diào)取困難，目錄不清等弊端。隨著新的辦公場所搬遷和規(guī)范化檔案室的建成投入使用之際，一些單位決定對歷年審批的易地建設(shè)檔案按年度進行統(tǒng)一編碼，并制作檢索目錄，集中歸檔，規(guī)范管理。

　　河南檔案整理技術(shù)服務(wù)公司在工作過程中，針對過去受理資料不齊全和重復(fù)提交多余資料，抽調(diào)專人先用打碼機打頁碼，完成了所有項目的頁碼編排，檢索目錄編制等工作。審批時限不規(guī)范等都進行了規(guī)范和完善，經(jīng)過緊張而有序的工作，我辦完成了對所有易地建設(shè)資料的集中整理歸檔，并采用檔案局監(jiān)制的標(biāo)準(zhǔn)檔案盒進行了規(guī)范化的標(biāo)簽。

　　檔案整理的工作大力開展，使資料歸檔管理邁向了規(guī)范化運行，既方便了查詢，又有利于保管存放，為今后檔案資料歸入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案室奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　河南檔案整理技術(shù)服務(wù)公司對公路工程內(nèi)業(yè)資料管理、歸檔，圖文詳解

　　在公路工程中，內(nèi)業(yè)資料是直接反映施工過程質(zhì)量控制的重要載體，是日后公路通車運營管理的重要依據(jù)，但是在整個施工的過程中卻又普遍存在著“重外業(yè)、輕內(nèi)業(yè)”的現(xiàn)象，內(nèi)業(yè)資料都存在著一些什么樣的問題？我們相關(guān)的從業(yè)人員應(yīng)該怎么管理以及整理呢？今天就一起來詳細了解了解吧。

　　1、內(nèi)業(yè)資料構(gòu)成和分類

　　(1)合同文件：施工合同協(xié)議書（含問題澄清）、投標(biāo)書、招標(biāo)文件（含補遺書）以及施工招標(biāo)、施工合同有關(guān)資料。

　　(2)日常資料分類：質(zhì)量控制資料－檢驗、試驗，以及有關(guān)質(zhì)量文件；進度控制資料－總體進度計劃、旬、月度計劃及其完成情況，進度計劃調(diào)整，以及有關(guān)計劃的文件；費用控制資料－工程量統(tǒng)計、核定、計量與支付、工程費用變更資料，以及有關(guān)費用控制文件；合同管理資料－有關(guān)工程分包、變更、索賠、延期的往來文件；項目部內(nèi)部管理資料－規(guī)章制度、工程費用、工作考核、獎懲等；安全生產(chǎn)資料－包括各種安全生產(chǎn)活動實施及機械設(shè)備檢驗檢測記錄。

　　(3)竣工文件。

　　2、文函的管理

　　文函的一般規(guī)定

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　　紙張、顏色、字體、印章、裝訂、各要素要求。

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　　文函的管理制度

　　一、一般規(guī)定：

　　1、項目部行文、用印由項目經(jīng)理負責(zé)，發(fā)出的各種報告必須書面化、專業(yè)化。

　　2、文檔管理必須由專人負責(zé)，發(fā)文和轉(zhuǎn)發(fā)文件要親手交給收件人，并做好簽收記錄。

　　3、收文應(yīng)做好登記，應(yīng)及時送交負責(zé)人批閱處理，并及時歸檔。

　　4、上級部門下發(fā)的與工程施工有關(guān)的文件、通知等資料，應(yīng)建立“文件讀知”制度，并傳閱、簽認。

　　5、文檔管理者應(yīng)認真記錄文檔處理過程和結(jié)果，并做好分類整理歸檔。

　　二、函件傳遞程序：

　　文函的常見問題及注意事項

　　一、文函常見問題

　　1、格式錯誤

　　(1)主送單位和抄送單位不分。

　　(2)字體、字號、行距不正確。

　　(3)印章不規(guī)范，甚至漏蓋章。

　　(4)錯字、病句重復(fù)出現(xiàn)。

　　(5)附件不全。

　　(6)發(fā)送時間不規(guī)范。

　　2、內(nèi)容表述不清：行文的目的不明確，文字表述專業(yè)性不強，不簡練，答復(fù)要求的報告針對性不強，甚至答非所問。

　　二、文函處理注意事項

　　1、健全文函閱辦制度，一是對項目部所有來文必須建立詳細的登記傳閱制度；二是項目經(jīng)理對文件的批閱必須清楚明了，該閱處的閱處，該閱知的閱知，該指定誰處理的要列明。

　　2、及時進行文函的處理，具體負責(zé)處理文函的技術(shù)人員要提高工作效率，特別是對有時限要求的文件要抓緊拿出處理意見供項目經(jīng)理裁定。

　　3、要嚴肅紀律、明確責(zé)任，對文函處理需要保密的要絕對保密，需要傳達的要傳達到位，做到每份文件要有詳細的處理結(jié)果，并對處理完的文件及時存檔、備查。

　　4、建立嚴格的文件擬稿、核稿、簽發(fā)制度

　　3、施工資料管理

　　質(zhì)檢資料的整理與注意事項

　　一、填制說明

　　1、表格一律用碳素筆（中性筆）填寫。

　　2、承包單位、監(jiān)理單位分別填寫法人單位的全稱。（可以采用電腦統(tǒng)一打印方式）。

　　3、合同號：填寫“合同段代號”，如二合同為“二”。

　　4、編號：暫不填寫。

　　5、表格中的“工程名稱”填“招標(biāo)工程的全稱”。

　　6、自檢結(jié)論填“經(jīng)自檢符合規(guī)范及設(shè)計要求”。

　　7、監(jiān)理評語填“符合規(guī)范及設(shè)計要求”。

　　二、資料排放順序的基本要求

　　1、路基工程

　　按路線前進方向1～3km或按結(jié)構(gòu)物分段分別裝盒，盒內(nèi)資料按施工順序存放，即填前壓實檢測資料在上，路基填筑和路槽檢測資料在下。

　　2、路面工程

　　按路線前進方向1～3km或按結(jié)構(gòu)物分段（基本同路基分段劃分）分別裝盒，盒內(nèi)資料按樁號里程由小到大順序存放，左、右幅共放一盒的左幅在上，右幅在下。

　　3、橋梁工程

　　按路線前進方向，按每座結(jié)構(gòu)物分別裝盒。結(jié)構(gòu)物下部結(jié)構(gòu)資料按墩、臺編號由小到大排列，每墩、臺資料按施工先后順序排列，即基礎(chǔ)在上，橋面系工程在下。

　　4、試驗資料中的施工檢測部分（如砼強度、路面強度等）歸到相應(yīng)檢測資料之后，各種試驗配合比、原材料檢測等資料獨立裝盒。

　　三、資料填寫中的常見錯誤及注意事項

　　1、簽字人員不統(tǒng)一，字跡不一致。

　?。?）同一負責(zé)人在各種資料中的簽字字跡不一致。

　?。?）不同負責(zé)人所填寫的資料內(nèi)容字跡一致。

　　2、自檢資料、抽檢資料、試驗資料之間不對應(yīng)。

　?。?）自檢資料中的各種檢驗未按根據(jù)施工工序的順序來填寫。鋼筋檢驗、模板檢驗、砼澆注三者之間的時間先后不對應(yīng)。測量資料與工序檢驗資料在時間和日期上不對應(yīng)。

　?。?）自檢、抽檢、試驗資料對同一施工工序而言，時間、內(nèi)容上不對應(yīng)，特別應(yīng)注意砼澆注日前與試件的制件日期。

　　3、資料數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系經(jīng)不起推敲，卻存在一定的邏輯關(guān)系，要仔細推算。

　　4、填寫內(nèi)容不符合圖紙及規(guī)范。對每一分項工程中的重要指標(biāo)必須全部合格。不僅單值合格，而且評定值也必須合格。

　　試驗資料的整理與注意事項

　　1、由于試驗規(guī)程和施工技術(shù)規(guī)范近年來變動頻繁，相應(yīng)萬龍件中的表格和計算公式也需要及時更新升級。以目前廣泛使用的“萬龍公路試驗數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)V2.0”版為例，“公路工程瀝青及瀝青混合料試驗”的計算公式和表格依然是沿用舊版《公路瀝青路面施工技術(shù)規(guī)范》（JTJ 032—94）的要求。

　　質(zhì)量評定資料的整理與注意事項

　　分項工程質(zhì)量評定是工程項目中間或全部交工后，將檢表和試表的結(jié)果匯總，按照《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80/1－2004）規(guī)定對分項、分部、單位工程和整個合同段工程質(zhì)量進行評定。評定表式按照《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80/1－2004）附錄J所列主要有五種：分項工程質(zhì)量檢驗評定表、分部工程質(zhì)量檢驗評定表、單位工程質(zhì)量檢驗評定表、合同段質(zhì)量檢驗評定表和工程匯總表。

　　一、存在問題

　　1、分項工程質(zhì)量檢驗評定表（如表1）中實測值或?qū)崪y偏差值一列所列10個檢測值偏少，無法填寫上百個的檢測值。在此，建議適當(dāng)改變一下表式（如表2），增加一個附表（如表3）更方便填寫。

　　2、分項工程質(zhì)量檢驗評定表（如表1）中質(zhì)量評定得分一列是填寫加權(quán)得分，還是加權(quán)后的計算得分容易理解模糊。在此，建議適當(dāng)改變一下表式（如表2），直接填寫加權(quán)得分。

　　3、分項工程質(zhì)量檢驗評定時，對小橋涵的評定如果按標(biāo)準(zhǔn)要求1～3公里的小橋涵和符合小橋標(biāo)準(zhǔn)的通道進行評定，將打亂結(jié)構(gòu)物的整體性。在此，建議增加子分項，每座結(jié)構(gòu)物單獨評定后再匯總。

　　二、質(zhì)量評定的注意事項

　　1、工程大面積展開施工前，首先要及時正確的劃分單位、分部和分項工程，依據(jù)單位、分部、分項工程的劃分情況進行質(zhì)檢資料的整理，便于完成后的質(zhì)量評定。

　　2、質(zhì)量評定工作要安排專人進行，專人負責(zé)，評定時要切實依據(jù)《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80/1－2004）要求和工程質(zhì)檢資料的實際，切記脫離實際，盲目進行。

　　計量支付資料的整理與注意事項

　　一、計量支付人員掌握內(nèi)容

　　1、全面熟悉合同規(guī)定

　　2、復(fù)核工程量

　　3、現(xiàn)場調(diào)整

　　二、計量支付工作注意事項

　　1、工作時效性

　　2、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

　　3、人員穩(wěn)定性

　　4、竣工資料的整理與歸檔

　　檔案案卷構(gòu)成及質(zhì)量要求

　　一、案卷組成及其立卷要求

　　1、案卷由案卷封面和卷脊、案卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、卷頁（包括件封面、件內(nèi)目錄）及卷內(nèi)備考表組成。案卷封面內(nèi)容應(yīng)打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上，貼在對應(yīng)位置。或者打印在蠟紙上，用黑色油墨印刷在案卷封面。

　　2、立卷要遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　3、案卷內(nèi)科技文件材料所反映的工程項目情況和有關(guān)管理活動內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、齊全、完整，且做到手續(xù)完備。

　　二、案卷填寫要求

　　1、案卷封面見附件2

　　2、卷脊見附件3

　　3、借卷守則見附件4

　　4、卷內(nèi)目錄見附件5

　　5、卷內(nèi)備考表見附件6

　　6、卷頁（包括件封面見附件9、件內(nèi)目錄見附件10）

　　三、立卷中有關(guān)注意事項

　　1、歸檔文件材料采用三孔一線方法裝訂，裝訂線距左邊10mm。裝訂前去掉金屬物，用白色檔案專用線裝訂；文件材料裝訂邊和下邊一定取齊；橫表格的文件材料，應(yīng)把表頭向左裝訂。對批示、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應(yīng)予以粘貼補寬。對用紙欠規(guī)范的文件要進行補貼或折疊。文件處理單及擬稿紙等不再一并裝訂。圖紙可以裝訂或不裝訂，不裝訂的圖紙需逐張加蓋件號章。

　　件號章內(nèi)容包括案卷順序號（或檔號）、件號和頁數(shù)，用4號仿宋體，采用手寫體，要求字跡清晰、工整，件號章蓋在卷內(nèi)每件資料首頁（即件封皮）的左上角，距上邊沿1cm，左邊沿2cm的位置，格式見下頁圖：

　　2、同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長，同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級；

　　3、案卷不宜過厚，一般不超過40mm，每件資料不的超過20mm，每盒內(nèi)最多可放4件資料，若文件材料較多，可分成若干冊。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件應(yīng)分別組卷；4、歸檔文件材料，必須書寫工整，字跡、線條清晰耐久，表格統(tǒng)一規(guī)范（文字、表格A4，圖紙A3），竣工檔案資料用紙統(tǒng)一規(guī)格（A4紙70g），禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等不易長久保存的書寫工具書寫。凡由易褪色書寫材料制成的文件材料（復(fù)寫紙、傳真紙）應(yīng)復(fù)印保存；

　　5、檔案盒內(nèi)各件文件資料單獨裝訂，卷內(nèi)封面及卷內(nèi)目錄統(tǒng)一采用膠裝。

　　施工資料的編制要求

　　（一）路基工程

　　1、路基土石方工程：按照分部工程1～3km路段的劃分段落，沿路線前進方向自下而上分層整理檢測資料。

　　2、排水工程：按照路線前進方向1～3km路段整理分項工程檢測資料，各分部工程應(yīng)清楚地反映在卷冊目錄中。

　　3、小橋（含符合小橋標(biāo)準(zhǔn)的通道、人行天橋和渡槽）：每座為一分部工程，各分項工程分別整理資料，符合小橋標(biāo)準(zhǔn)的通道并入該部整理。

　　4、涵洞：每道涵洞作為一個分項工程。涵洞混凝土構(gòu)件的預(yù)制應(yīng)作為一個獨立的分項工程。各分項工程分別整理資料，并按1～3km路段劃分分部工程單元，不再按類型劃分，符合涵洞標(biāo)準(zhǔn)的通道并入該項。

　　5、砌筑防護工程：按各分項工程1～3km路段沿路線前進方向分別整理檢測資料。

　　6、大型擋土墻、組合式擋土墻：每處為一個分部工程，各分項工程分別整理資料。

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　　按照分部工程1～3km路段的劃分段落，沿路線前進方向自下而上分層整理檢測資料，先左幅后右幅進行裝訂。

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　　1、大橋（特大橋）

　?、倩A(chǔ)及下部構(gòu)造：以每墩臺為單元，按照各分項工程劃分的先后順序分別整理檢測資料，在每分項工程的資料整理中里程要按從小到大、位置按從左到右、從下到上的順序排列，各樁柱編號要與圖紙一致。

　?、谏喜繕?gòu)造：按照各分項工程劃分的先后順序分別整理檢測資料，整座橋劃分為上部構(gòu)造預(yù)制和安裝（或現(xiàn)場澆筑），總體、橋面系和附屬工程兩個分部工程單元。

　?、鄯雷o工程：按照各分項工程劃分的先后順序分別整理檢測資料。

　　2、中橋

　　基礎(chǔ)及下部構(gòu)造以每座橋為一個分部工程，其它構(gòu)造資料整理同大橋部分。屬中橋跨徑的分離式立交橋按中橋整理檢測資料。

　　竣工圖紙的編制要求

　　竣工圖歸檔應(yīng)符合下列要求：

　　1、竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確反映竣工路線、路基、路面、橋梁、涵洞、路基防護、互通立交工程、安全設(shè)施等的全部施工實際造型和特征。

　　2、施工圖沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖；

　　3、凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過圖紙35％的，應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。

　　4、重新繪制的竣工圖應(yīng)保留原設(shè)計圖圖標(biāo)的內(nèi)容，圖紙標(biāo)題欄上還應(yīng)增加一欄“編制人”、“技術(shù)負責(zé)人”、“監(jiān)理工程師”等欄目，并加蓋竣工圖章。

　　5、竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅印泥，蓋在竣工圖紙的右下方、設(shè)計圖標(biāo)欄上方，或蓋在不壓圖形和文字的空白處（見下圖：圖章字體用4號仿宋刻制，圖表單位為mm）

　　6、重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

　　7、圖紙按297mm×420mm（A3）規(guī)格裝訂成冊對折入盒；大于A3規(guī)格的圖紙應(yīng)折疊成297mm×210mm（A4）規(guī)格或297mm×420mm規(guī)格對折入盒，圖標(biāo)外露；圖紙目錄中圖號與頁號對應(yīng)的不編頁號，不能對應(yīng)的需重新編制卷內(nèi)目錄。底圖不折疊，平放在專用的圖柜內(nèi)，大于1號的底圖可卷放裝筒，折疊方法可參照附錄D《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB10609.3-1989）。

　　8、竣工圖的排列。為保持各冊竣工圖紙與原施工圖紙的相關(guān)聯(lián)系，竣工圖仍按原施工圖的各冊內(nèi)容整理。（竣工圖式樣和標(biāo)題欄格式見附件十一和十二）

　　5、資料整理提綱

　　通過工程實踐看，我們在進行內(nèi)業(yè)管理工作方面還是存在較大的隨意性，這樣往往導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料出現(xiàn)不完整，不統(tǒng)一，邏輯性差，不系統(tǒng)等缺陷。鑒于此，為更好的搞好內(nèi)業(yè)資料管理工作，全面、系統(tǒng)、規(guī)范的進行內(nèi)業(yè)資料的整理歸檔，下面重點針對工程施工期間內(nèi)業(yè)管理的內(nèi)容提綱如下：

　　一、安全生產(chǎn)卷

　　1、安全管理有關(guān)文件（上級來文）。

　　2、安全文件（單位發(fā)文）。

　　3、安全管理機構(gòu)及安全保證體系。

　　建設(shè)單位、總監(jiān)處、監(jiān)理處、施工單位領(lǐng)導(dǎo)組織機構(gòu)、安全員以文件形式確認、登記表及上崗證等。

　　4、安全專項施工預(yù)案(特大橋、大橋、防洪防汛、防火等)。

　　5、安全生產(chǎn)責(zé)任制及責(zé)任狀（包括招標(biāo)文件中的合同）。

　　6、安全教育、安全檢查記錄、安全會議記錄、安全技術(shù)交底記錄。包括安全教育培訓(xùn)制度、安全例會會議記錄、安全生產(chǎn)檢查記錄、安全檢查通知單及整改單、年度安全教育培訓(xùn)計劃等。

　　二、工程質(zhì)量卷

　　1、上級有關(guān)質(zhì)量文件（省廳、省局、市局、質(zhì)監(jiān)站、總監(jiān)處、監(jiān)理處）。

　　2、組織機構(gòu)、質(zhì)保體系、管理制度、控制措施。

　　3、施工組織設(shè)計。

　　4、解決質(zhì)量通病。

　　5、各種通知、指令、文件、檢查通報。

　　6、影像資料。

　　7、各種抽檢、自檢資料、評定資料。

　　8、計量、變更批復(fù)文件。

　　三、工程進度卷

　　1、上級有關(guān)工程進度的文件（省廳、省局、市局、質(zhì)監(jiān)站、總監(jiān)處、監(jiān)理處）。

　　2、施工旬、月報表、工程日報。

　　3、進度形象圖。

　　4、進度管理文件、指令、通知、會議記錄。