建設工程電子化檔案管理過程中，檔案文件管理尤為重要，圍繞整個項目建設周期形成的諸類如工程概況、監(jiān)理指令、質量報審、進度控制、投資控制、與多方協(xié)調往來文件等非常之多。傳統(tǒng)管理方式只是形式紙質文件或白板通知，不能形成記錄不便日后查詢追溯，工程電子化檔案管理改變傳統(tǒng)模式，通過點對面式交流，將文件生成電子記錄可隨時在線上傳查閱，有綠色環(huán)保且節(jié)能省時的特點。

　　建設工程電子化檔案管理

　　第一條為規(guī)范建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理，維護電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高管理效率，促進信息共享，便于長期保存，按照國家有關法律法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準和備案的建設項目，其他建設項目可參照執(zhí)行。

　　第三條本辦法所稱建設項目電子文件（以下簡稱項目電子文件）是指建設項目在建設過程中通過計算機等電子設備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱建設項目電子檔案（以下簡稱項目電子檔案）是指建設項目建設過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關過程信息的集合。

　　第四條項目電子文件歸檔和電子檔案管理應當遵循項目建設和信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密的管理原則。

　　第五條政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應當將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和竣工驗收要求，協(xié)調相關部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的計劃安排、人力組織、資金保障、質量監(jiān)督提供支持。

　　第六條電子文件管理部門統(tǒng)籌領導項目電子文件管理工作，建立統(tǒng)籌協(xié)調機制，推進項目電子文件管理工作有效開展。

　　第七條檔案行政管理部門負責對項目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進行監(jiān)督、指導，將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內容。

　　第八條項目主管部門負責對項目電子文件歸檔和電子檔案管理進行業(yè)務指導。

　　第九條建設單位應將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和項目領導責任制，納入招投標要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。

　　第十條建設單位應明確機構,具體負責本單位項目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對各參建單位的項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查、指導。

　　第十一條建設單位應根據(jù)項目建設管理實際，制定項目電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調工程管理相關部門和參建單位實施。

　　第十二條建設單位在編制招標文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時應設立專門條款，明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責任，包括質量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、儲存介質、文件格式、相關費用及違約責任等內容。監(jiān)理合同還應明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的電子文件和電子檔案的審核責任。

　　第十三條項目管理信息系統(tǒng)應當具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠對項目電子文件形成與流轉實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設計、設備、材料、施工等變更相關的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　第十四條項目電子文件應當采用符合國家標準或能夠轉換成國家標準的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應當符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的要求。

　　第十五條各參建單位采用電子簽名等技術手段時，應當符合國家相關法律、法規(guī)和標準要求，并得到建設單位的認可。

　　第十六條建設單位和各參建單位應當對項目電子文件形成、流轉過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進行保存，對有關處理操作進行登記，并對其留存作出明確規(guī)定。

　　第十七條建設單位應當根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）等標準和行業(yè)有關要求，結合項目實際情況，確定項目電子文件歸檔范圍、項目電子檔案分類體系和保管期限表。

　　第十八條項目電子文件形成部門負責電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作；檔案部門負責項目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導和電子檔案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九條項目電子文件在辦理完畢后，應當按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應當按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應當包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

　　第二十條項目電子文件完成整理后，由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關責任人確認歸檔，賦予歸檔標志。歸檔標志中應當含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。

　　項目電子文件同時存在紙質文件稿本時，歸檔時應保證兩者內容信息一致，并建立對應關系。

　　第二十一條各單位檔案管理部門應當將項目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項目檔案管理規(guī)則編制檔號，進行分類管理。

　　第二十二條除合同或協(xié)議中另有約定外，各參建單位應當在項目通過交工驗收后3個月內，將項目電子檔案向建設單位移交。建設單位應當在項目竣工驗收后3個月內，向使用單位移交項目電子檔案，同時向項目檔案接收單位移交列入接收范圍的項目電子檔案。

　　停建、緩建的項目，建設單位應及時收集各參建單位形成的項目電子檔案。項目電子檔案由建設單位暫時保管，建設單位撤銷的，項目電子檔案應移交項目主管部門或有關檔案館。

　　第二十三條項目電子檔案的移交與接收應當符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

　　第二十四條建設單位應當建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項目全部電子檔案，系統(tǒng)應當具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

　　第二十五條項目電子檔案管理系統(tǒng)應當按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，建立管理系統(tǒng)和電子檔案內容的安全保密防護體系。

　　第二十六條項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應當異地異質備份。

　　第二十七條項目電子檔案載體應按照國家和相關行業(yè)有關磁性載體、光載體等保管和保護的要求進行管理和存放。

　　第二十八條各單位應當在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

　　第二十九條各單位應當建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。

　　第三十條項目電子文件和電子檔案失去保存價值后，應在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質銷毀應當按照保密相關要求進行。

　　第三十一條本辦法自頒布之日起施行。

　　建設工程電子化檔案管理制度

　　為規(guī)范建設工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定，結合我司的特點，制定建設工程電子化檔案管理制度。

　　一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求

　　（一）工程檔案的歸檔范圍

　　對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

　?。ǘw檔文件的要求

　　1、歸檔的工程文件應為原件。

　　2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

　　3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

　　4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

　　二、工程檔案的管理機構

　　各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

　　三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計

　?。ㄒ唬┕こ虣n案的收集

　　文件形成后，文件形成責任人（經(jīng)手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。

　?。ǘ┕こ虣n案的整理

　　按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。

　?。ㄈ┕こ虣n案的立卷

　　1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

　　2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

　　3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

　　4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

　　5、竣工圖按專業(yè)組卷。

　　6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

　?。ㄋ模┕こ虣n案的編目

　　1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　2、卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌?。

　　未按要求編目的，每項扣罰部門資料員5元。

　　（五）工程檔案的裝訂

　　案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。

　?。┕こ虣n案的歸檔

　　1、單位工程竣工驗收完成后30日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

　?。ㄆ撸┕こ炭⒐n案移交

　　工程竣工驗收完成后60日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。

　?。ò耍┕こ虣n案的索引

　　工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

　?。ň牛┕こ虣n案的保管

　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。

　?。ㄊ┕こ虣n案的統(tǒng)計

　　工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。

　　四、工程檔案保管期限

　　保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

　　1、永久：是指工程檔案需永久保存。

　　2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

　　五、工程檔案密級

　　密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

　　工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

　　六、工程檔案的借閱及銷毀

　　按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。

　　本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

　　七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。