干部人事檔案整理要求：為了實(shí)現(xiàn)干部人事檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,中央組織部根據(jù)《干部檔案工作條例》及有關(guān)規(guī)定,專門制定了《干部檔案整理工作細(xì)則》。根據(jù)細(xì)則的要求,整理工作必須做到:認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理,使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。

　　一、干部人事檔案整理的概念、類型、方式

　　（一）什么是干部人事檔案的整理工作

　　干部人事檔案的整理，是指根據(jù)一定的原則和方法，將收集起來(lái)的檔案材料，以個(gè)人為單位，進(jìn)行審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，是干部人事檔案立卷全部過(guò)程。

　?。ǘ└刹咳耸聶n案整理的類型

　　干部人事檔案整理的兩種常見類型：

　　一是對(duì)新建干部檔案的整理；

　　二是因補(bǔ)充歸檔材料而對(duì)原有的檔案進(jìn)行局部整理。

　?。ㄈ└刹咳耸聶n案整理工作方式

　　1、集中時(shí)間、集中人力、集中地點(diǎn)的整理。

　　2、日常工作中的整理。

　　二、干部人事檔案整理工作的作用和要求

　　（一）干部人事檔案整理工作的作用

　　1．使干部人事材料成為規(guī)范的干部人事檔案。

　　2．有利于干部人事檔案的保管和保護(hù)。

　　3．方便干部人事檔案的利用。

　?。ǘ└刹咳耸聶n案整理工作的要求

　　中央組織部過(guò)去下發(fā)的《干部人事檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行了修訂。中央組織部對(duì)新制定的《干部檔案整理工作細(xì)則》修訂思路是：既不能“欠”整理也不“過(guò)”整理，要做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

　　新修訂的《干部人事檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟。過(guò)去制定的《干部人事檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定第一步是“鑒別”，這一步要求在收集材料時(shí)完成。

　　通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。這是整理檔案所要達(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

　　三、干部人事檔案整理工作的步驟

　　一般情況，干部人事檔案整理分為六個(gè)步驟：

　　分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂、驗(yàn)收

　　第一步，分類。

　　分類是將檔案材料按照內(nèi)容、性質(zhì)以及材料之間相互的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)別類型，相對(duì)集中，進(jìn)行組合排列，以達(dá)到系統(tǒng)化，條理化的過(guò)程。

　　干部人事檔案正本，其內(nèi)容分為十大類。

　　第十條《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》歸檔范圍所列干部人事檔案材料，按以下分類：

　　第一類：履歷材料。

　　包括1981（1982）年、1988年、1992年、1997（1998、1999）年、2002年的干部履歷表，其中：個(gè)人檔案中1997年、2002年的干部履歷表缺失的需要補(bǔ)充。在這一類審核過(guò)程中，主要審查履歷表是否缺照片，個(gè)人是否簽名，家庭主要成員基本情況是否填寫，有無(wú)審查機(jī)關(guān)意見及公章等。

　　第二類：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

　　第三類：鑒定、考察、考核材料；包括年度考核（如本年度沒(méi)有年度考核，可用專業(yè)技術(shù)人員考核登記表或教師職務(wù)考核登記表來(lái)替代）；鑒定卡片、軍官考核鑒定表、退伍戰(zhàn)士鑒定表、掛職干部考核、屆中考核，審計(jì)工作中形成的材料（只要曾做過(guò)經(jīng)濟(jì)工作，在應(yīng)該審計(jì)的崗位上工作過(guò)，就應(yīng)有審計(jì)報(bào)告），無(wú)問(wèn)題的放三類，如是有問(wèn)題的審計(jì)材料應(yīng)歸八類，《貴州省黨員領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)的報(bào)告》，后備干部審批表（提拔后）等。

　　第四類：學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等材料；學(xué)歷學(xué)位材料（4-1），職業(yè)（任職）資格考試材料、評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料（4-2），反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的材料（4-3），培訓(xùn)材料（4-4）。

　　第五類：審查工作中形成的材料（入學(xué)、入伍、入黨政審材料）；家庭基本情況證明、各類現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等工作中形成的材料。

　　第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料，包括加入民主黨派、黨員登記表、民主評(píng)議黨員登記表等（如民主評(píng)議黨員登記表中為優(yōu)秀，則應(yīng)放在七類獎(jiǎng)勵(lì)材料中）。

　　第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。

　　原則上縣及以上表彰材料都要收集歸檔。

　　第八類：執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人的材料。（處分材料，其中：黨內(nèi)處分不需要解除材料，行政處分需要解除材料。）

　　第九類：招錄、聘用、公開選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗等工作中形成的材料。包括工資材料（9-1）；任免、調(diào)動(dòng)、退（離）休材料，頂替登記表，辭職、辭退、罷免材料，聘用合同書,入退伍登記表、軍人專業(yè)（復(fù)員）安置工作中形成的材料（9-2）；出國(guó)（境）材料（9-3）；黨代會(huì)、人代會(huì)政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)義中形成的材料（9-4）。

　　第十類：干部人事檔案報(bào)送單位等反映干部檔案情況的材料，健康檢查（體檢表）和處理工傷事故工作形成的材料，辦理喪事（生平）形成的材料，其他材料（報(bào)送單位有補(bǔ)救材料補(bǔ)救不到的說(shuō)明）。

　　第十一條：內(nèi)容交叉材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

　?。ㄒ唬┮宰詡鳛橹鞯穆臍v或簡(jiǎn)歷歸第二類。

　?。ǘW(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

　?。ㄈ┫硎苷厥饨蛸N材料歸第七類。

　?。ㄋ模┩宦殑?wù)任免工作產(chǎn)生的干部任免審批表、考察材料事表現(xiàn)材料歸第九類。

　?。ㄎ澹┲醒牒偷胤礁骷?jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷；人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸第一類。

　　（六）政治歷史問(wèn)題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起，已給予處分的，歸第八類；未給予處分的歸第五類。

　　第二步，排序。

　　1、排序方法。

　?。?）按材料形成的時(shí)間排序。是指按材料形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排序的方法。適用于這種方法排列材料的有第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類。

　　按照中央組織部新修訂的《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，第四類、第九類材料一般按照時(shí)間順序排列，但在處理不同性質(zhì)材料時(shí)要采用二級(jí)分類法，即先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時(shí)間順序排列。按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是：

　　第四類為：1.學(xué)歷學(xué)位材料;2.職業(yè)(任職)資格考試材料和評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;3.反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的材料;4.培訓(xùn)材料等。

　　第九類為：1.工資情況的材料;2.任免材料;3.出國(guó)、出境材料；4.參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。

　　從現(xiàn)在起報(bào)送的新任省管干部檔案，第四類、第九類材料必須按照二級(jí)分類排序。

　?。?）按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。是指將反映一個(gè)問(wèn)題的系列材料按內(nèi)容的重要程序進(jìn)行排列的方法。為了突出材料的重點(diǎn)，照顧材料之間綱與目的關(guān)系，將結(jié)論性評(píng)定評(píng)定性材料排在本系列材料之首，其余材料則以它們與結(jié)論性、評(píng)定性材料的關(guān)系，依次排列。適用二這種方法排列材料的有第五類、第六類、第八類。其中：

　　第五類、第八類材料的排列順序一般為：上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢計(jì)或交待材料等。

　　第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前。即入團(tuán)志愿書，入團(tuán)申請(qǐng)書，退團(tuán)材料；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。即入黨志愿書，入黨申請(qǐng)書，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，黨員登記表。

　　2、編制類號(hào)和順序：第一類材料排好順序后，要編制類號(hào)和順序號(hào)。

　　每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類號(hào)和序號(hào)，并在其右下角逐頁(yè)編寫頁(yè)數(shù)。頁(yè)數(shù)的計(jì)算方法為，凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè)，有封面的材料從封面開始計(jì)算?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁(yè)數(shù)。復(fù)制件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁(yè)數(shù)。

　　第三步，編目。

　　修訂后的目錄刪除了“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求是：

　　1．材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做至目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水。檔案目錄不能粘貼涂改。提倡使用ExceL表格或者其它軟件制作檔案目錄。填寫目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　2．每類目錄之前應(yīng)注明材料類號(hào)和類別名稱。

　　具體要求是：按照類別排列順序和干部人事檔案目錄格式，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行填寫。

　　3．“序號(hào)”填寫材料類號(hào)和排列順序號(hào)。

　　材料類號(hào)用大寫的“一”至“十”，二級(jí)分類的類號(hào)用（一）至（四），序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫1，2，3，4，5等。

　　4．“材料名稱”根據(jù)材料題目編寫。要簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確地揭示材料內(nèi)容，填寫時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：

　　①填寫材料名稱要突出材料基本內(nèi)容；

　　②要準(zhǔn)確提示和高度概括出材料的性質(zhì)牲；

　　③簡(jiǎn)化題目要規(guī)范，必須確切反映材料的內(nèi)容特點(diǎn)；

　?、苊Q與材料內(nèi)容明顯不一致的，要根據(jù)內(nèi)容重新命題，并在備注欄內(nèi)加以注明；

　?、輿](méi)有名稱的材料，可根據(jù)材料內(nèi)容擬定標(biāo)題，標(biāo)題要規(guī)范、確切。

　?、拮C明材料的名稱要根據(jù)材料的內(nèi)容來(lái)擬定，不能籠統(tǒng)地寫“證明材料”，要準(zhǔn)確地提示出證明人的姓名或單位、證明人與被證明人之間的關(guān)系、被證明人的問(wèn)題等。

　　5．“材料形成時(shí)間”填寫材料落款的最后時(shí)間。凡復(fù)制的材料，應(yīng)填原件形成的時(shí)間，不填材料復(fù)制時(shí)間，要用阿拉伯?dāng)?shù)字填全年月日。

　　6．“頁(yè)數(shù)”填寫材料的頁(yè)數(shù)。材料的頁(yè)數(shù)計(jì)算要規(guī)范統(tǒng)一。凡鉛印頁(yè)碼的材料、表格，要如實(shí)填寫頁(yè)數(shù)，無(wú)鉛印頁(yè)碼的材料，采用圖書編頁(yè)法，有文字內(nèi)容的，每面有字即為一頁(yè)。

　　7．“備注”填寫需要說(shuō)明的情況。包括附件有考察材料的干部任免審批表、復(fù)制件等情況說(shuō)明。

　　8．每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。第三、四、九類等，不能在同一頁(yè)中填寫其它類別材料的條目。

　　第四步，技術(shù)加工。

　　1．對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保證文件原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

　　2．幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料內(nèi)容，不要對(duì)檔案材料進(jìn)行過(guò)度裁剪。

　　3．幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。

　　4．拆除檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。

　　5．每份檔案材料在整理進(jìn)必須保證各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形成粘連在一起。

　　第五步，裝訂。

　　裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，留有2-2.5厘米的裝訂邊，裝訂邊如沒(méi)有留2-2.5厘米，應(yīng)加邊。做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。干部人事檔案厚度超過(guò)3.5厘米的，可以分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料必須在同一卷中。

　　第六步，驗(yàn)收。

　　驗(yàn)收工作一般由熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)。驗(yàn)收的方法可在自檢、互檢的基礎(chǔ)上，最后由負(fù)責(zé)驗(yàn)收人員對(duì)所有整理過(guò)的檔案，逐人、逐卷、逐頁(yè)進(jìn)行檢查，具體驗(yàn)收的內(nèi)容有六個(gè)方面：

　　1．檢驗(yàn)卷內(nèi)的檔案材料是否都屬于該人員的，歸入材料是否符合有關(guān)要求，有無(wú)該剔除而未易除的材料；

　　2．檢驗(yàn)分類是否準(zhǔn)確，內(nèi)容交叉的材料前后歸類是否一致，每類材料的排序是否準(zhǔn)確無(wú)誤；

　　3．檢驗(yàn)需要復(fù)制的材料有無(wú)漏掉，復(fù)制件質(zhì)量是否符合要求，正本中的原件與復(fù)制件是否放在一起；

　　4．檢驗(yàn)?zāi)夸浀怯浥c實(shí)際材料是否相符，材料題名、時(shí)間、頁(yè)數(shù)的登記是否準(zhǔn)確，字跡是否工整、清楚；

　　5．檢驗(yàn)金屬物是否拆除，裱糊、折疊是否合乎要求；

　　6．檢驗(yàn)裝訂是否整齊，有無(wú)損字、壓字、掉頁(yè)現(xiàn)象，卷皮書寫是否規(guī)范整潔。

　　四、干部人事檔案整理的準(zhǔn)備工作注意事項(xiàng)

　?。ㄒ唬└刹咳耸聶n案整理的準(zhǔn)備工作

　　開展干部人事檔案整理工作，要準(zhǔn)備好整理場(chǎng)所，以及卷夾、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)等整理工具、檔案用品。向省委組織部報(bào)送新任干部的檔案卷夾規(guī)格：長(zhǎng)28，寬20.5，厚4.0厘米（一律使用省委組織部規(guī)定的干部檔案卷夾）。

　　干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、檔案編號(hào)等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

　?。ǘ└刹咳耸聶n案整理工作注意事項(xiàng)

　　整理中還要注意以下事項(xiàng)：

　　1．必須遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部人事檔案工作有關(guān)規(guī)定，保守黨和國(guó)家的秘密，確保檔案的安全。

　　2．不得私自涂改、圈劃、污損、撤換、抽取、增添或偽造檔案材料。

　　3．不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中因?qū)徍颂蕹龅臋n案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

　　4．在整理中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止材料丟失或泄露材料內(nèi)容。

　　干部人事檔案是我國(guó)干部人事管理的一項(xiàng)重要制度，也是干部任用的重要依據(jù)。近年來(lái)，中組部對(duì)干部人事檔案的規(guī)范化有了越來(lái)越嚴(yán)格、具體的要求，很多單位的干部人事檔案存在檔案資料不規(guī)范、材料不準(zhǔn)確、資料缺差少漏等情況，這就需要對(duì)這些不規(guī)范的檔案進(jìn)行重新整理。那么干部人事檔案的具體整理流程是怎么樣的呢，下面就給大家簡(jiǎn)單介紹一下干部人事檔案整理工作細(xì)則。

　　整理的第一個(gè)環(huán)節(jié)是審核。收到檔案材料后，我們首先要做的是嚴(yán)格審核；審核不僅貫穿收集整理工作始終，而且還貫穿在編打目錄和整改工作的始終。干部人事檔案審核的主要內(nèi)容有四個(gè)方面：

　　一是檔案內(nèi)容是否真實(shí)；

　　二是材料是否齊全；

　　三是材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備；

　　四是檔案材料是否符合要求。審核后符合歸檔要求的檔案材料，才能歸入干部人事檔案，并且整理歸檔工作盡可能在接收材料之日起一個(gè)月內(nèi)完成。

　　干部人事檔案整理工作細(xì)則

　　除了審核以外，一般來(lái)講，整理工作還包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個(gè)步驟：

　　第1步，分類

　　按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。

　　第一類：履歷材料。

　　第二類：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

　　第三類：考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。

　　第四類：學(xué)歷學(xué)位材料

　　第五類：政審材料；

　　第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

　　第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。

　　第八類：涉法違紀(jì)材料。

　　第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議；民主黨派代表會(huì)議形成的材料。

　　第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料；其他材料。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過(guò)編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)。具體方法有：按材料形成的時(shí)間排序,適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。第四類、第九類材料排序時(shí)，在采用二級(jí)分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

　　第三步，編目

　　編目的具體要求是：

　　1．檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。

　　2．每類目錄之前應(yīng)注明材料類號(hào)和類別名稱。

　　3．“序號(hào)”填寫材料類號(hào)和排列順序號(hào)。序號(hào)欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號(hào)用漢字的“一”至‘十’，二級(jí)分類的類號(hào)用（一）至（四），序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　4．“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

　　5．“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

　　6．“頁(yè)數(shù)”填寫材料的頁(yè)數(shù)。按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫。

　　7．“備注”填寫需要說(shuō)明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

　　8．每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。特別是第三、四、九類等，不能在同一頁(yè)中填寫其它類別材料的條目。

　　第四步，技術(shù)加工

　　對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

　　1．對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

　　2．幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā)，不要對(duì)檔案材料進(jìn)行過(guò)度裁剪。

　　3．幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無(wú)法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

　　4．檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

　　5．檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　第五步，裝訂

　　裝訂檔案時(shí)封面應(yīng)置于卷首，目錄材料排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。裝訂時(shí)檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對(duì)刻意追求“四邊齊”。

　　干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，報(bào)送干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。