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檔案整理及數(shù)字化是什么工作(檔案管理及數(shù)字化工作發(fā)展趨勢(shì))

時(shí)間:2022-09-28 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案整理及數(shù)字化具體工作就是:檔案掃描人員把紙質(zhì)檔案用描描儀掃了,存成電子版。然后有圖像處理人員把四邊及文檔區(qū)有污點(diǎn)的地方去除干凈,再有檔案信息錄入人員把案卷或卷內(nèi)信息錄入一個(gè)檔案管理軟件里,最后一項(xiàng)是質(zhì)檢人員的工作,就是將幾個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)個(gè)總的質(zhì)檢。

檔案整理及數(shù)字化是什么工作

  如果檔案原頁(yè)數(shù)發(fā)生改變時(shí),由編頁(yè)人員重新進(jìn)行編號(hào),總之工作流程可根據(jù)實(shí)際檔案情況來(lái)定。檔案數(shù)字化的工作環(huán)節(jié)和基本情況也就是這些,如果還有不清楚的地方請(qǐng)?zhí)岢?,希望能幫到你?/p>

  檔案員崗位職責(zé)

  嚴(yán)格檔案整理數(shù)字化制度,認(rèn)真做好分類整理,對(duì)檔案的分類整理應(yīng)做到科學(xué)合理,便于查找;

  嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度;

  檔案借閱應(yīng)按規(guī)定辦理登記手續(xù),認(rèn)真檢查到期歸還的資料是否完整無(wú)缺,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告和處理;

 ?。保?fù)責(zé)工程平臺(tái)與歸檔平臺(tái)的建立與管理;

 ?。玻?fù)責(zé)本部門各類行政、技術(shù)文件、圖紙的歸檔和管理工作;

 ?。常?fù)責(zé)部門內(nèi)部向外部文件的發(fā)送及接收;

 ?。矗龊帽静块T與其他部門的工作對(duì)接;

 ?。担瓿缮霞?jí)交辦的其他工作。

  工作內(nèi)容:主要從事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù),如整理打碼、掃描、圖像處理、資料著錄、裝訂等。

檔案管理及數(shù)字化工作發(fā)展趨勢(shì)

  檔案管理及數(shù)字化工作發(fā)展趨勢(shì)

  檔案數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨,以數(shù)字形態(tài)存在的檔案信息將日益成為檔案管理的主體。檔案管理工作必然向著數(shù)字信息管理的方向發(fā)展。

  檔案承載了人類厚重的精神記憶,為很多現(xiàn)實(shí)的可能性提供了歷史依據(jù),鑄造了一脈相承的存儲(chǔ)范圍。隨著社會(huì)文明程度的提升,以數(shù)字媒介的發(fā)展與普及,新的載體和新的傳輸方式使人們對(duì)檔案管理事業(yè)的理念模式也有了更為高效與科學(xué)的要求,因此,檔案數(shù)字化必然會(huì)成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。

  檔案數(shù)字化對(duì)檔案利用的重要地位

  檔案數(shù)字化是滿足利用需求的必經(jīng)之路。當(dāng)今的時(shí)代無(wú)疑是一個(gè)信息化瞬息萬(wàn)變的時(shí)代,可謂是數(shù)字化的“微時(shí)代”。滿足信息時(shí)代檔案利用的需求也有著與時(shí)俱進(jìn)的各種變化,這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

  一是利用檔案的意識(shí)有了顯著加強(qiáng),利用檔案的領(lǐng)域越來(lái)越普遍;二是對(duì)檔案利用的時(shí)間值開(kāi)始有了更為高效的要求,要求盡最大限度地做到迅速、及時(shí)、準(zhǔn)確;三是對(duì)檔案利用的便捷性開(kāi)始有了更高的期待,希望能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快捷的方式進(jìn)行自動(dòng)檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、立卷等一系列繁瑣的程序。

  面對(duì)利用者在信息時(shí)代和數(shù)字時(shí)代的使用需求,傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已經(jīng)不能夠全盤適用于多元化的當(dāng)今社會(huì),檔案工作必須盡快做到吐故納新,改變?cè)嫉臋z索方式和提供利用的手段。數(shù)字化的引入不但能夠提高檔案工作效率和工作質(zhì)量,而且對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化和規(guī)范化也發(fā)揮著其巨大的功效。

  檔案數(shù)字化對(duì)于檔案利用工作的積極影響

  對(duì)于傳統(tǒng)載體的檔案來(lái)說(shuō),檔案數(shù)字化是提供高效利用服務(wù)的基本手段,檔案數(shù)字化以后,直接將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息,檢索手段從傳統(tǒng)的手工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)查詢、計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索能力使得檔案信息檢索變得方便、高效和快捷,同時(shí)可以避免手動(dòng)查詢中出現(xiàn)的不準(zhǔn)確、不完整等諸多問(wèn)題。

  檔案數(shù)字化以后,閱讀方式從傳統(tǒng)的提供原件以及復(fù)印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r(shí)閱讀原文信息的方式,避免了傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中由于檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)所造成的勞動(dòng)力大量浪費(fèi)現(xiàn)象,使得利用服務(wù)更加靈活和高效。

  檔案數(shù)字化以后,可以放在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用,為利用者提供更加便利的檔案信息服務(wù)途徑。

  同時(shí),打破了時(shí)間、地域等的限制,實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的及時(shí)利用與共享??梢?jiàn),對(duì)于傳統(tǒng)載體檔案來(lái)說(shuō),只有通過(guò)數(shù)字化,才能提供方便、快捷、高效的利用服務(wù),讓檔案發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值,從而創(chuàng)造更多的效益。

  檔案數(shù)字化是保護(hù)檔案原件的有效措施。檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴財(cái)富,一旦丟失或者遭到破壞將有可能造成不可逆轉(zhuǎn)的重大后果。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案維護(hù)成本高,一旦發(fā)生天災(zāi)人禍就會(huì)產(chǎn)生毀滅性的損失。

  因而,及時(shí)、有效、安全地保護(hù)是檔案原件是檔案工作的重要內(nèi)容,將傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化,正是能夠有效保護(hù)檔案原件的方法,將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后得數(shù)字化檔案信息,原原本本地繼承了檔案原件的信息內(nèi)容,完全可以代替原件為用戶提供信息利用,從而大大減少了對(duì)大難原件的使用,避免了檔案原件的進(jìn)一步損壞。

  這一點(diǎn)對(duì)歷史悠久、瀕臨毀壞的珍貴檔案,以及具有長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值且不方便用戶反復(fù)翻閱的檔案尤為重要。將這些檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,降低了檔案原件的老化速度,實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原件的保護(hù),可謂意義重大.傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體有限、容量有限,管理成本較高,而數(shù)字化檔案信息載體容量大,可以節(jié)省檔案保存空間。

  紙質(zhì)檔案一旦遭受破壞難以恢復(fù),而數(shù)字檔案信息可以備份以避免檔案受損。在查詢紙質(zhì)檔案時(shí)通常需要翻閱十幾卷甚至上百卷的檔案,工作十分繁瑣,而在數(shù)字檔案信息利用過(guò)程中,利用計(jì)算機(jī)可以在幾分鐘乃至幾秒鐘內(nèi)檢索所需內(nèi)容,大大提高了工作效率,提高了文檔的利用程度,十分的方便、快捷。

  增強(qiáng)信息意識(shí),深入數(shù)字化檔案管理事業(yè)

  信息時(shí)代給了檔案管理工作新的思考,但是給予與挑戰(zhàn)總是相伴相生的,在建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中還存在許多亟待解決的問(wèn)題需要進(jìn)一步探討,如基礎(chǔ)設(shè)施的完善、數(shù)字化管理人才的缺失、檔案真實(shí)性鑒定及安全性問(wèn)題等等....

  面對(duì)這些問(wèn)題的原因也并非是單一的,而是來(lái)源于科學(xué)技術(shù)、人才培養(yǎng)、法律健全等多個(gè)方面,因此從事檔案事業(yè)必須要有明確的信息安全意識(shí),需要時(shí)刻秉持著謹(jǐn)慎端正的態(tài)度,相應(yīng)部門應(yīng)及時(shí)制定數(shù)字化檔案的利用制度,加強(qiáng)電子文件信息綜合利用做技術(shù)的研發(fā)。

  除此之外,人們對(duì)于電子檔案的觀念也應(yīng)該在根本上有一定提升,只有這樣才可以更好的認(rèn)識(shí)、把握并重視數(shù)字化檔案重要性,從而使檔案的利用者能夠更大程度的開(kāi)發(fā)檔案資源,營(yíng)造出更好的檔案利用環(huán)境,從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)利用。

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