中博奧檔案整理有限公司經(jīng)過１５年多年的發(fā)展和積累，業(yè)務(wù)面逐漸拓展，從公司開辦之初的檔案整理服務(wù)，逐漸發(fā)展為檔案業(yè)務(wù)的多元化，公司現(xiàn)提供各類檔案的整理服務(wù)、各類檔案的數(shù)字化處理服務(wù)、檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與部署、檔案用品銷售、檔案業(yè)務(wù)咨詢、等服務(wù)。

　　中博奧檔案整理有限公司讓復(fù)雜繁瑣的檔案整理工作變得輕松簡單，你需要專業(yè)規(guī)范安全便捷咨詢服務(wù)公司。庫藏“專業(yè)為基礎(chǔ)、用心做細(xì)節(jié)”。

　　１，檔案整理有限公司服務(wù)工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這８項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為６個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

　?。?，由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；

　?。常瑱n案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　?。?，整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

　?。?，它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

　　檔案整理有限公司服務(wù)外包

　　檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型與檔案服務(wù)外包的本質(zhì)

　　《規(guī)范》４．１條提出，檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)６種業(yè)務(wù)類型。這意味著，并不是所有的檔案業(yè)務(wù)都可以進(jìn)行外包，有些業(yè)務(wù)是不適合外包的。

　　《規(guī)范》４．２條明確，檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，發(fā)包方將檔案委托給承包方保管，承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備，進(jìn)行日常保管、安全防護(hù)，并按需要提供利用的服務(wù)過程。這意味著，檔案寄存服務(wù)不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)，由此也更不改變檔案的管理責(zé)任，檔案寄存并不意味著檔案安全責(zé)任的轉(zhuǎn)移，檔案安全的最終責(zé)任仍舊由檔案所有權(quán)人負(fù)擔(dān)。

　?。?、檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)方的關(guān)系

　　《規(guī)范》對檔案服務(wù)外包涉及的責(zé)任主體及其關(guān)系進(jìn)行了規(guī)范。檔案管理服務(wù)外包不僅僅涉及發(fā)包方和承包方，還涉及第三方和監(jiān)管方。各方之間的關(guān)系如圖１所示。

　　其中，應(yīng)特別關(guān)注發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)的關(guān)系?！兑?guī)范》要求，發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)接受、積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生（可能導(dǎo)致）檔案受損或泄密的重大事件時(shí)，發(fā)包方、承包方應(yīng)及時(shí)主動(dòng)向監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告。

　?。?、對發(fā)包方的管理要求

　　（１）外包工作要堅(jiān)持“三原則”

　　即合法原則、安全原則和可控原則。合法原則是檔案外包服務(wù)工作不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包不得實(shí)施，如不得將涉密檔案外包寄存和數(shù)字化。安全性原則是指發(fā)包方應(yīng)當(dāng)制定和落實(shí)安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受到損毀，或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

　　可控原則是指發(fā)包方應(yīng)對檔案服務(wù)外包工作全過程進(jìn)行監(jiān)控，對承包方的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到可控范圍之內(nèi)。

　?。ǎ玻┮?guī)范外包工作流程和要求標(biāo)準(zhǔn)

　　對發(fā)包方開展工作的流程提出了要求。

　　規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進(jìn)５個(gè)環(huán)節(jié)是所有檔案外包服務(wù)應(yīng)遵循的流程。外包工作中遵循這個(gè)流程規(guī)范就可以有效避免外包工作的風(fēng)險(xiǎn)，保證外包工作安全。

　　其中，要重點(diǎn)關(guān)注的管理要求有承包方篩選與確定要求、簽訂合同要求、合同執(zhí)行與監(jiān)督要求。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，《規(guī)范》對發(fā)包方如何選擇和確定承包方提出了規(guī)范性建議。建議發(fā)包方在選擇承包方時(shí)應(yīng)從人員、資質(zhì)、能力等方面全方位地了解承包方情況。

　　《規(guī)范》還提供了承包方的選定方法、考察要素和內(nèi)容等。在合同簽訂方面，要求發(fā)包方合同內(nèi)容和要素要完整，其中特別提出“合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件，合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)”，這也是在吸取了前期外包工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的。

　　前期有不少開展檔案寄存的發(fā)包方，由于只關(guān)注服務(wù)價(jià)格，沒有關(guān)注合同變更或終止引起的各方職責(zé)，導(dǎo)致承包方在發(fā)包方檔案轉(zhuǎn)移時(shí)極不配合，漫天要價(jià)，給發(fā)包方帶來極大的麻煩。在合同執(zhí)行與監(jiān)督要求方面，《規(guī)范》提出了定期巡檢制和定期報(bào)告制，以方便發(fā)包方及時(shí)掌握承包方動(dòng)態(tài)，避免承包方內(nèi)部變化給業(yè)務(wù)帶來風(fēng)險(xiǎn)。

　?。?、對承包方的能力建設(shè)要求

　　《規(guī)范》按照ＰＤＣＡ（計(jì)劃—實(shí)施—評估—改進(jìn)）循環(huán)模型，提出了承包方的能力建設(shè)內(nèi)容，繪制了內(nèi)容模型，對承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)提出了要求。如圖３所示。

　　這個(gè)模型也可作為發(fā)包方考察承包方能力的參考。承包方能力建設(shè)模型的提出有利于提高承包方服務(wù)質(zhì)量，使承包方平衡發(fā)展，改變以前承包方基礎(chǔ)條件和業(yè)務(wù)能力良莠不齊的狀況。

　?。?、承包方業(yè)務(wù)管理和安全管理要求

　　在承包方業(yè)務(wù)管理方面，《規(guī)范》提出承包方應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理，建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，并要求承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)符合國家法律法規(guī)要求，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，如承包方的數(shù)字化工作流程應(yīng)滿足國家有關(guān)檔案數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范。

　　用于寄存檔案的庫房管理程序也應(yīng)符合國家有關(guān)要求，如定期記錄溫濕度、定期巡檢等；在安全管理方面，《規(guī)范》提出承包方在開展承包業(yè)務(wù)中應(yīng)合規(guī)、安全、保密、控制風(fēng)險(xiǎn)、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保護(hù)職工健康、保護(hù)環(huán)境等要求。