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為規(guī)范我區(qū)學(xué)生資助檔案整理工作,不斷提升學(xué)生資助標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平,近日,自治區(qū)教育廳、人力資源和社會保障廳、檔案局聯(lián)合印發(fā)《學(xué)生資助工作檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》),要求各市、縣(區(qū))教育局、人力資源和社會保障局、檔案局,管委會社會事務(wù)局,各高等學(xué)校、區(qū)屬中等職業(yè)學(xué)校、技工學(xué)校、教育廳直屬中小學(xué)校嚴(yán)格按照《辦法》認(rèn)真執(zhí)行。
該辦法是我區(qū)首次出臺覆蓋全學(xué)段(含技工)學(xué)生資助檔案管理的規(guī)范性文件,對提升學(xué)生資助標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平具有重要意義。共包括六大部分,分別對學(xué)生資助檔案的定義、分類、檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)、歸檔范圍、歸檔管理、移交管理等內(nèi)容進(jìn)行了明確。同時,為推進(jìn)學(xué)生資助工作順利開展,維護(hù)學(xué)生資助檔案的真實性和有效性,使學(xué)生資助檔案有章可循、有據(jù)可查,辦法還將《學(xué)生資助檔案整理規(guī)則》作為附件,以供有關(guān)單位(學(xué)校)參考使用。
該辦法將指導(dǎo)各地各校進(jìn)一步規(guī)范對學(xué)生資助工作檔案的管理和使用,使學(xué)生資助檔案在收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定等方面實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理,確保材料完整安全、妥善保管、有序存放,能夠客觀、真實反映受助學(xué)生的實際情況,為開展學(xué)生資助業(yè)務(wù)打牢基礎(chǔ),促進(jìn)學(xué)生資助工作良性發(fā)展。
資助檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化
為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)生資助工作檔案管理,促進(jìn)學(xué)生資助工作檔案建設(shè),近日,《學(xué)生資助檔案管理制度》,對學(xué)前教育、義務(wù)教育、高中教育、職業(yè)教育以及生源地助學(xué)貸款等學(xué)生資助工作的檔案管理作出了明確規(guī)定,以切實提高工作效率和質(zhì)量,提升檔案管理與服務(wù)水平。
一、明確內(nèi)容責(zé)任到人
凡是在學(xué)生資助工作中形成的能反映歷史面貌,對政府部門和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式和載體的歷史記錄,包括(但不僅限于)貧困生數(shù)據(jù)庫、受助申請、受助資格審查與公示、縣級部門審核、學(xué)生流失(或異動)管理、資助資金發(fā)放與管理、信訪調(diào)處等全部資料均屬資助檔案,所有資助檔案都由專人負(fù)責(zé)收集、分類、裝訂、編號、保存等工作,謹(jǐn)防遺失,嚴(yán)格保密。
二、分類存放科學(xué)歸檔
在資助檔案材料的存放和歸檔上,婺源學(xué)生資助中心堅持以下原則:資助檔案管理堅持實事求是原則和集中統(tǒng)一原則;按資助項目的不同,堅持集中收集和分類存放原則;歸檔和存放堅持及時、準(zhǔn)確、安全的原則,資料齊全完整原則,利用和查找方便原則,紙張和裝訂統(tǒng)一規(guī)范原則;檔案信息化建設(shè)堅持雙套制管理原則、文檔一體化管理原則、信息網(wǎng)絡(luò)安全原則。
三、查訓(xùn)結(jié)合點面推廣
學(xué)生資助中心將資助檔案管理納入縣中小學(xué)綜合評估中學(xué)生資助考核項目,每學(xué)年考核一次,通過督促檢查,發(fā)現(xiàn)好的做法及時推廣,發(fā)現(xiàn)問題及時整改;每學(xué)期召開一次資助人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)會或現(xiàn)場會,在明確學(xué)生資助工作檔案管理重要性的基礎(chǔ)上,通過培訓(xùn)業(yè)務(wù)和現(xiàn)場學(xué)習(xí)不斷提高工作能力。