在整理檔案時，遇到請示與批復，自然會將同一問題的請示與批復放在一起整理，而且還必定按照"批復在前，請示在后"的順序排列。這已成為專兼職檔案員最基本的業(yè)務常識之一。但從批復和請示的形成順序而言，一定是先有請示，再有批復的，也可以理解為因果關系。

　　下面檔案整理請示和批復順序分別從文書檔案和科技檔案兩個層面來演示。

　　一、文書檔案整理

　　1、組件與排序

　　文書檔案的構(gòu)成相對單純，以件為單位整理歸檔，與該檔案的形成有密切內(nèi)在聯(lián)系的文件組為一件，在實際操作中更加靈活、實用。排序如下：

　?、僬呐c附件：正文在前，附件在后；

　　②正本與定稿：正本在前，定稿在后；

　?、墼c復制件：原件在前，復制件在后；

　?、軙h紀要：終版（簽字/蓋章版）會議紀要+會上達成的重要文件+會議通知+會議簽到表+會議材料；

　?、菡埵九c批復（報告與批示）：批復/批示在前，請示/報告在后；

　　⑥文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件：文件處理單在前，收文（相關文件）在后。

　　需要注意的是：

　?、傥臅鴻n案的管理功在平時，要注重日常文件的收集，確保每一份歸檔文件齊全、完整，也就是“該歸則歸”。

　?、诓槐貭繌姼綍?，比如一次沒有正式發(fā)文通知的例行會議，沒必要把短信、微信通知截圖保存，或與之相關卻無關緊要的文件作為附件一并歸檔，一份會議紀要完全可以獨立成檔。也就是要剔除冗余文件，“不該歸不歸”。

　　2、分類

　?、偈紫纫鰝€分類方案，最簡單明了的方法就是分類方案圖。

　　②批量整理檔案時，先根據(jù)分類方案，將每份文件固定位置用鉛筆標上類別。

　　③然后再按照一定的規(guī)律，比如檔案形成時間，將同一類檔案按先后順序排列起來。

　?、茏詈螅瑯俗n號或蓋上檔號章。

　　3、編頁碼

　?、俟ぞ撸?、2B鉛筆；2、數(shù)字章；3、手動/自動打碼機。根據(jù)習慣和需要選取合適的標碼工具。

　　②位置：非裝訂線一側(cè)下角。

　?、燮鹗紨?shù)：從數(shù)字“1”開始，不空頁、不跳碼（數(shù)）。

　?、芷鹬鬼摚航M件/卷后每一件/卷的首頁開始，至每一件/卷的最后一頁止。

　?、葑⒁猓何募瞻醉?、目錄、自制封皮、備考表不用標注頁碼。

　　4、標注檔號

　　檔號標注方式：

　?、偕w歸檔章/檔號章（六格歸檔章和兩格檔號章），填寫內(nèi)容，其中：

　　六格歸檔章填寫方法：第一格填寫全宗號，第二格年度，第三格室編件號，第四格機構(gòu)問題，第五格保管期限，第六格館編件號（或總頁數(shù)）。

　　企業(yè)里可選兩格檔號章，第一格填寫檔號中除卷/件序號外的其它段位，第二格填寫卷/件序號。

　　②鉛筆手寫，直接標注檔號。

　　企業(yè)結(jié)合相關標準和自身狀況，自行設置檔號編制規(guī)則。

　　企業(yè)里推薦使用鉛筆手寫標注檔號。

　　檔號標注（蓋歸檔章/檔號章）位置：

　?、贆n案首頁右上角空白處；

　?、谌魺o空白處，可單獨做封面，檔號直接打印在封面右上角，或蓋檔號章。

　　5、目錄編制

　　目錄基本要素：

　　序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注，等。

　　目錄編制/填寫注意事項：

　?、倌夸浽O置應切實，基本要素不缺失；

　?、诟駸o虛設，應填盡填，不空項。

　　③填寫規(guī)范，有據(jù)可依。

　　6、裝訂

　　常用檔案裝訂工具：

　?、儆啎鴻C、不銹鋼訂書釘、起釘器；

　　②三孔一線裝訂機或電鉆或打孔器、鉤錐（木柄錐）、剪刀、棉線或蠟線；

　　③縫紉機、鋼針、裁紙刀、剪刀、紙片、棉線或蠟線；

　?、軣崛勰z裝機、熱熔裝訂膠條。

　　裝訂步驟：

　?、偃コ?、夾等金屬材質(zhì)類裝訂材料；

　?、谀ㄆ结斂?、夾痕等原來的裝訂痕跡（這步操作也是為電子化掃描做準備）。

　?、圻x擇合適的裝訂方式進行裝訂（三孔一線、直角裝訂、縫紉機裝訂、不銹鋼釘裝訂，等）。

　　7、備考表

　　填寫說明：

　?、倬?盒內(nèi)基本信息，包括：卷/盒內(nèi)主要內(nèi)容、起止件號及特殊情況說明等。

　?、诹⒕砣耍?a href="http://www.cytv37.com/tags/59.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案整理歸檔人；檢查人：上級領導。

　?、哿⒕砣掌冢赫須w檔日期。

　　注意：

　　文書檔案一般是按年度歸檔，但日常整理而非批量操作的話，備考表立卷日期可統(tǒng)一為年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　?。萍迹椖抗こ蹋n案是按項目歸檔，可根據(jù)實際情況，或從項目竣工交付前后三個月內(nèi)選定立卷日期。）

　　8、裝盒

　　注意事項：

　　①同一盒內(nèi)裝相同類別的檔案文件，不能混裝。

　?、跈n案盒內(nèi)存放內(nèi)容與順序：目錄（最上方）、檔案文件、備考表（最下方）。

　?、酆袃?nèi)檔案文件按檔號順序依次排列。

　?、芎袃?nèi)檔案不易裝得太滿，保留一定余地，以免損傷盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　?、贆n號（起止檔號）；②案卷題名。

　　拓展信息：

　?、俦９芷谙?；②密級；③機構(gòu)；④年度；⑤全宗號；⑥盒號，等。

　　方式：

　　①手工填寫：字跡工整、無涂抹，內(nèi)容準確、不含糊。

　?、诖蛴≌迟N：使用專用粘貼材料，貼緊、抹平、晾干；側(cè)封條略窄于盒脊，以減免使用過程中磨損側(cè)封條。

　?、蹤C打：需專門的檔案盒打印機。