電子檔案管理系統(tǒng)，是檔案工作中的一個新課題，是檔案工作開發(fā)和利用的新契機。電子檔案管理系統(tǒng)的不斷完善，電子檔案管理系統(tǒng)建設方案的不斷創(chuàng)新，電子檔案管理系統(tǒng)必將備受重視，電子檔案管理的步伐必將越來越快、覆蓋面越來越廣，為自身發(fā)展和社會進步做出更大的貢獻。

　　電子檔案管理的運用在現代化管理中不僅減輕了勞動強度，而且極大地提高了工作效率，隨著“以信息化培育新動能，用新動能推動新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”的現代化進程的不斷推進。

　　干部人事檔案工作是組織人事部門工作中的重要組成部分，是做好干部管理工作的基本前提。隨著各行業(yè)計算機現代化管理水平的不斷提高，傳統(tǒng)的干部檔案工作管理模式逐漸顯露出一定的弊端，工作效率不高，原件易損等。

　　傳統(tǒng)的管理模式已經不能完全適應經濟社會發(fā)展以及干部隊伍發(fā)展的需要，迫切需要運用現代化的計算機手段實現安全、準確、快捷、高效的管理模式，干部檔案的電子化管理也是信息化社會發(fā)展的必然趨勢，是提高管理水平、工作效率、服務質量的必然要求，是發(fā)揮干部檔案作用、深化檔案管理職能的必然選擇。

　　能夠促進干部檔案管理工作的科學化，推進干部檔案管理部門工作的信息化，提高工作效率，健全管理體制，加快信息化建設的步伐。

　　一、電子檔案管理系統(tǒng)建設

　　電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件和軟件兩個方面：

　　1.硬件系統(tǒng)的組成

　　一、服務器標準2U機架式高性能服務器。

　　處理器：1顆六核Intel Xeon E5-2620v3；芯片組：英特爾Intel C600，內置UEFI固件；內存：配置32GB，DDR4內存，≥24個內存插槽，最大支持內存容量≥1536GB；硬盤：配置3塊1TSATA硬盤，支持SSD硬盤；RAID：獨立8通道高性能SAS，RAID卡，支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID級別；網絡：標配2個千兆網口，最多可集成高性能四個千兆網口，可選增加2個萬兆網口且不占用PCI-E插槽，支持網絡喚醒、網絡冗余、負載均衡等高級網絡特性。

　　二、高速掃描儀

　　饋紙式A4雙面高速掃描儀。參數要求：光學分辨率300dpi/600dpi；掃描速度：單面：65ppm（縱向），80ppm（橫向）

　　/雙面：130ipm（縱向），160ipm（橫向）。

　　三、平板掃描儀

　　零邊距，A3幅面，支持jpg、多頁tiff、多頁pdf格式。

　　四、備份設備

　　大容量移動硬盤（4T）。

　　五、打印機

　　用于檔案或文件等檔案及目錄的輸出。

　　六、刻錄機

　　用DVD盤備份數據。

　　七、臺式機或一體機一臺。

　　2.軟件系統(tǒng)的組成

　　一、數字化干部檔案管理系統(tǒng)網絡版

　　包括電子檔案采集子系統(tǒng)（標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打印，檔案數字化掃描、圖像處理、數字化審核、檔案圖片加密、掛接等）；干部檔案日常業(yè)務管理子系統(tǒng)（檔案日常管理、分箱、檔案轉出轉入，散材料收集管理、鑒別、轉出轉入、銷毀、待處理、歸檔，檔案審核、日志管理、檔案查詢、統(tǒng)計，花名冊，用戶權限分配，檔案字典等）。

　　數字化檔案網上查閱子系統(tǒng)（基于B/S架構的查借閱系統(tǒng)，根據不同的分配權限進行電子檔案查閱，并記錄檔案被查閱的信息，便于日后查詢）；遠程查閱及遠程查閱安全認證系統(tǒng)（電子圖像數字安全認證、圖像文件加密、安全傳輸加密認證等）。

　　二、數字化干部檔案單機采集系統(tǒng)

　　包括標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打??；檔案數字化掃描、圖像處理、數字化審核（圖片瀏覽）、檔案圖片加密、掛接、向上級組織部門數據報送等功能。

　　三、網絡拓撲結構

　　檔案管理系統(tǒng)支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對于網絡條件比較好的部門，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于部門內部網絡，將檔案信息資源集中存放。

　　通過網絡實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的Web查詢平臺和統(tǒng)一的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

　　二、電子檔案管理系統(tǒng)功能模塊介紹

　　電子檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過局域網絡、組織系統(tǒng)專網實現干部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。

　　按照干部檔案業(yè)務工作流程，經過分管領導批準、檔案管理人員的授權，單位內部閱檔人員可以在各自辦公室的計算機上查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后，通過計算機查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。

　　系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部檔案工作服務的水平和質量，實現干部檔案由傳統(tǒng)管理向干部信息研究與利用的質的轉變。

　　1.系統(tǒng)總體規(guī)劃

　　“電子檔案管理系統(tǒng)”由信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分?；A數據的來源可從“組織干部管理系統(tǒng)”中得到或通過紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數據的導入等多種途徑進行數據收集。

　　并可通過單位內部辦公平臺完成檔案信息的批量采集、協(xié)同處理，構建網絡信息采集協(xié)同處理平臺。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計、查詢、網上閱檔等功能。

　　2.數字化檔案采集系統(tǒng)

　　檔案從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區(qū)分高掃材料、平掃材料，然后進行數據采集。掃描采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。

　　然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。

　?。?）檔案目錄整理

　　根據檔案材料選擇人員，并導入人員的檔案目錄；同時拆分檔案，區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁數與目錄中的頁碼是否一致，如不一致則修改目錄的頁碼，同時標記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導入目錄、目錄編輯、打印目錄等。

　?。?）檔案數字化采集

　　對材料分別進行高速掃描和平板掃描，將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中，對圖像進行簡單的處理，如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。為了方便用戶及時處理散材料，系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊，零散材料處理由收集和材料整理兩部分組成，材料收集是根據紙質材料在系統(tǒng)中登記材料名稱，然后通過掃描儀等圖像處理設備材料電子化，對電子材料進行必要的處理后，完成掛接操作，然后再通過材料整理將材料進行歸檔。

　?。?）檔案材料審核

　　檔案審核主要是審核材料的準確性，對材料進行調整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度，在數據采集過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，流水線方式完成信息的采集、審核過程。

　?。?）系統(tǒng)維護

　　主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色，系統(tǒng)的日志管理，數據備份、數據恢復等功能。

　　3.電子檔案管理系統(tǒng)

　　電子檔案管理系統(tǒng)可以實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成：檔案業(yè)務管理、信息管理、系統(tǒng)維護、管理工具，其中檔案業(yè)務管理是數字化檔案管理系統(tǒng)的核心，其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。

　　（1）檔案案卷管理

　　案卷管理是檔案系統(tǒng)業(yè)務處理模塊，主要用于完成對整本檔案的管理工作，包括檔案的轉入、轉出、分箱、查閱、借閱等功能。檔案轉入是接收外來單位轉來的干部人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案，對照“轉遞登記表”，核對干部人事檔案，審核通過后，在“轉遞登記表”回執(zhí)上簽字蓋章，返回“回執(zhí)單”，將檔案按程序入庫存放。

　　檔案轉出業(yè)務主要完成干部人事檔案轉出移交業(yè)務，系統(tǒng)對檔案轉出情況進行詳細登記。

　　檔案的利用，對于檔案的查閱、借閱，利用人填寫“查借閱檔案審批表”內容，經審批后，方可進行檔案的查借閱。借閱人員，需在借閱的20日之內歸還檔案，到期未歸還系統(tǒng)自動提醒。

　　檔案的查詢、統(tǒng)計是對檔案利用的兩種方式。檔案查詢主要包括對干部人事檔案狀態(tài)的查詢，包含對在庫狀態(tài)查詢、接收未入庫狀態(tài)查詢、檔案分箱位置查詢；按單位進行分類查詢；對每個人檔案材料情況查詢；其它情況查詢。

　　檔案統(tǒng)計主要包括干部人事檔案量的統(tǒng)計；干部人事檔案工作情況的統(tǒng)計；包括干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉出等情況的統(tǒng)計；整理工作情況的統(tǒng)計；干部人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計；干部人事檔案管理隊伍狀況的統(tǒng)計；其它情況統(tǒng)計。根據日常業(yè)務的需要，靈活建立統(tǒng)計方案，完成統(tǒng)計工作。

　?。?）檔案材料管理

　　檔案材料管理主要完成對檔案目錄的編輯，材料的轉入、轉出以及紙質材料數字化等操作。檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內容。材料接收后鑒別檔案材料，檔案核對后區(qū)分可以入檔和不可入檔材料?？梢匀霗n材料進行歸檔操作后，將材料歸入檔案，系統(tǒng)自動調整檔案目錄。不可以入檔材料，轉入“待處理”材料。

　　（3）檔案審核

　　檔案審核業(yè)務模塊主要完成三項功能：任前審核、檔案審核、統(tǒng)計功能。任前審核是對擬任用人員情況的審核，可生成相關的擬任用表格，如果審核人員已被任用，系統(tǒng)將會在信息數據庫中增添此人員；檔案審核是對當前所管檔案材料完整性，手續(xù)完備性情況的審核，系統(tǒng)可生成相應的登記表格。

　　統(tǒng)計功能完成審核中各項情況的統(tǒng)計包括檔案審核數量情況統(tǒng)計、檔案變化數量情況統(tǒng)計、檔案材料變化情況統(tǒng)計、缺少材料統(tǒng)計、提拔情況統(tǒng)計、未提拔情況統(tǒng)計等。

　　4.檔案網上閱檔系統(tǒng)

　　通過網上審批授權檔案查閱申請，實現在網上對檔案的查閱功能以系統(tǒng)專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在系統(tǒng)內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在進行安全方面考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權。

　　閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　5.備份系統(tǒng)

　　為保證系統(tǒng)數據安全，提供計劃備份和手動備份功能。備份的內容包括檔案管理數據和數字化材料數據。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行，可以定義一個星期備份一次或隨時手動備份。備份數據可采用移動硬盤、刻錄機等存儲保存。

　　6.系統(tǒng)還原

　　系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對應，當出現硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數據情況時，可還原最近的備份文件來恢復檔案管理數據和數字化材料數據。

　　它結合先進的開發(fā)技術及設計思想，根據工作的實際需求，構建安全靈活的數字化檔案信息化建設管理平臺，并可完成對檔案的網上查詢，是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。近年來，干部選拔任用工作推行一系列重大改革舉措，干部考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解干部，查閱干部檔案始終是一條重要途徑。

　　電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用是對檔案管理的新的有益嘗試。通過電子檔案管理系統(tǒng)的應用，在選拔任用干部工作中也將發(fā)揮重要的積極作用，將會使各級檔案管理部門的信息化水平得到進一步提高。