檔案管理的系統(tǒng)軟件為電子檔案管理搭建一個公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺，主要實現(xiàn)以下功能：系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發(fā)放等。

　　檔案信息化管理平臺的目標(biāo)是：實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。紙質(zhì)檔案信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨立出來，形成用應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

　　檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

　　檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

　　功能介紹

　　（一）多種瀏覽方式。

　　檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)手工管理的顯著差別，也就是這個功能帶來的方便性了。因為檔案的類型錯綜復(fù)雜，但是每一個部門都希望可以利用檔案，那么瀏覽的方式就極為重要了。

　　二）分類查看

　　因為系統(tǒng)在存儲檔案時，會建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，所有的檔案信息都會存在數(shù)據(jù)庫中，這樣就可以做到“數(shù)出一門”

　　要做到高效率的目標(biāo)，系統(tǒng)提供了分類查看的功能，可以根據(jù)檔案的分類、歸檔的部門、存儲的日期、保密等級等條件，進(jìn)行單個分類的查看。

　　三）自定義錄入頁面

　　每個人的操作習(xí)慣不同，操作的流程也不同，所以要做到所有人統(tǒng)一是一件不小的工程，既不耽誤效率，又可以讓每個人做到舒適快捷。

　　系統(tǒng)提供了自定義頁面的功能，可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣來設(shè)置自己的界面，這樣一來，每個人都可以使用自己習(xí)慣的頁面，保證工作效率。

　　四）整理檔案

　　支持多種方式錄入檔案，支持Excel表格錄入檔案信息。

　　檔案管理系統(tǒng)主要是實現(xiàn)查詢存儲簡單方便化，本系統(tǒng)包括整理檔案、檔案查詢、存儲歸檔、檔案借閱等功能。

　　系統(tǒng)優(yōu)勢

　　1.方便安全增強(qiáng)了信息的安全性，利用該管理系統(tǒng)可對學(xué)生的信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)拇鎯凸芾?，方便學(xué)生信息的收集。此外，鑒于電子信息的輸入與保存，因此安全性較高，且不易丟失。

　　2.

　　簡單快捷錄入紙質(zhì)信息往往會浪費大量的人力物力，學(xué)生檔案信息的管理可以不需要過多的人力并能節(jié)約時間。只需要少量人工操作電腦就可以完成信息管理，更簡單快捷。

　　3.提高效率按照傳統(tǒng)的歸檔方法，如果要提取有效的信息，在尋找信息的過程需要很長時間。使用學(xué)生檔案信息系統(tǒng)可以統(tǒng)一管理學(xué)生的信息，學(xué)校的動態(tài)得到及時更新。

　　電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為推動電子檔案科學(xué)管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計算機(jī)軟件系統(tǒng)。

　　第三條本規(guī)定明確了電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）必備的功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進(jìn)、實用、安全、發(fā)展的原則。

　　第四條本規(guī)定適用于國家各級各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

　　第二章系統(tǒng)總體要求

　　第五條系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開放性，可實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。

　　第六條系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴(kuò)展性，應(yīng)滿足當(dāng)前及可預(yù)見的時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，可方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展。

　　第七條系統(tǒng)實現(xiàn)應(yīng)具備靈活性，支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

　　第八條系統(tǒng)運行應(yīng)安全可靠，保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權(quán)訪問。

　　第九條系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫。

　　第十條系統(tǒng)應(yīng)能夠管理符合國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案。

　　第十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對實體檔案進(jìn)行輔助管理的功能。

　　第三章檔案接收

　　第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。

　　第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。

　　第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。

　　第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。

　　第四章檔案整理

　　第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。

　　第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。

　　第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和提供利用的電子檔案。

　　第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。

　　第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。

　　第五章檔案保存

　　第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。

　　第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。

　　第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

　　第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。

　　第六章檔案利用

　　第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。

　　第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。

　　第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

　　第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對檔案編研成果進(jìn)行管理。

　　第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。

　　第七章檔案鑒定與處置

　　第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

　　第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。

　　第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。

　　第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

　　第八章檔案統(tǒng)計

　　第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計。

　　第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計的功能。

　　第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。

　　第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。

　　第九章系統(tǒng)管理

　　第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。

　　第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對會計、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。

　　第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。

　　第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。

　　第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

　　第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進(jìn)行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。