隨著時間的快速發(fā)展，公司的機關事業(yè)單位將不得不存放各種商品，然后選擇存儲設備，現(xiàn)在，隨著科學技術的發(fā)展，檔案智能庫房也在自主創(chuàng)新，很多企業(yè)選擇定制檔案智能庫房的新項目，為了更好地掌握這些常識，本文將介紹檔案智能庫房其功能，方便您的選擇和定制。

　　一、檔案的管理方法功能

　　智能化智慧檔案管理庫房具備實體線檔案管理方法功能。融合智能密集架、條碼掃描槍、RFID安全通道門、RFID操作臺、RFID庫存盤點車、無線網(wǎng)絡收集終端設備等機器設備，完成實體線檔案數(shù)據(jù)的采集、存檔、倉儲物流、發(fā)布、下線、閱覽、消毀，完成實體線檔案的順序儲存和合理管理方法，使檔案管理更為便捷。

　　二、環(huán)境管理的功能

　　智能化智慧檔案管理庫房具備倉庫環(huán)境管理的功能。檔案倉庫生態(tài)環(huán)境操縱是智能化檔案倉庫基本建設的關鍵構成部分，包含防潮、防干燥、防污等。關鍵根據(jù)搜集環(huán)境溫度、環(huán)境濕度、濃煙、空氣質量指數(shù)、工作人員侵入等數(shù)據(jù)信息，自動調節(jié)環(huán)境溫度、環(huán)境濕度，凈化室內空氣，完成檔案倉庫的環(huán)境管理。

　　三、安全工作的功能

　　智能化智慧檔案管理庫房具備檔案倉庫安全工作功能，關鍵根據(jù)警報器RFID門禁系統(tǒng)與電子計算機相互影響，完成檔案安全性保障管理方法。若有不法工作人員侵入，將開啟警報系統(tǒng)，立即發(fā)出聲響，提示職工。除此之外，系統(tǒng)軟件還將向管理者發(fā)送短信，以達到可靠的防止和管理方法。

　　除開完成實體線檔案管理方法、檔案倉庫環(huán)境管理和檔案倉庫安全工作外，定制智能化檔案倉庫還能夠維護檔案自身，增加檔案儲存時長，維護檔案管理者的身心健康。

　　檔案庫房管理包括哪些內容

　　檔案庫房管理由傳統(tǒng)的人工管理逐步邁向現(xiàn)代化管理，傳統(tǒng)檔案庫房也隨之向智能庫房演變。所謂智能庫房，就是以計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)為核心，結合建筑、通信控制等新技術，將庫房的溫濕度監(jiān)測調控、空氣質量控制、消防、安防以及檔案的自動定位、識別等有機集成，實現(xiàn)設備控制和管理自動化、智能化的庫房。

　　智能庫房能夠使檔案得到及時、有效的安全保護，能夠讓檔案管理更加便捷有序，同時又可以降低檔案工作人員的勞動強度。從實踐來看，智能庫房所需的庫房現(xiàn)代化管理基礎設施一般由環(huán)境智能管理、消防智能管理、安防智能管理和檔案實體智能管理等設施共同組成。

　　1.環(huán)境智能管理設施

　　（1）溫濕度自動監(jiān)測調控設施

　　溫濕度自動監(jiān)測調控設施主要由智能控制器、溫濕度傳感器、去濕機、加濕器等設備構成?；驹硎侵悄芸刂破魍ㄟ^溫濕度傳感器實時采集庫房內的溫度、濕度，并按照庫房溫濕度要求自動開啟或關閉空調、去濕機、加濕器等外圍設備，實現(xiàn)對庫房溫濕度的自動控制。溫濕度自動監(jiān)測調控應實現(xiàn)庫房溫濕度數(shù)據(jù)的存儲記錄、統(tǒng)計分析和日報表、月報表、日曲線、月曲線等報表打印等功能。

　　（2）庫房漏水自動檢測報警設施

　　漏水自動檢測報警設施主要由智能控制器、水浸傳感器、漏水感應線構成。當庫房發(fā)生漏水、浸水等情況時，系統(tǒng)能夠及時發(fā)出報警并顯示發(fā)生漏水、浸水位置，以便工作人員能夠迅速處理，避免或降低對檔案的損害。

　?。?）通風換氣自動控制設施

　　通風換氣自動控制設施主要由智能控制器、通風換氣設備、消毒滅菌設備構成?；驹硎侵悄芸刂破魍ㄟ^控制通風換氣設備自動開啟與關閉，實現(xiàn)自動通風換氣功能。通風換氣設備應支持通過手動操作打開或關閉。

　?。?）照明、電源自動控制設施

　　庫房燈光照明狀態(tài)監(jiān)測管理是通過安裝燈光照明監(jiān)測模塊，實現(xiàn)對庫房燈光照明的自動控制，做到人走燈熄，減少燈光對檔案照射，保障庫房及檔案安全。在檔案庫房強電前端加裝智能控制器及檢測模塊，可以實現(xiàn)對庫房強電電源的統(tǒng)一控制管理功能。當強電設備發(fā)生故障，電源短路或斷路時，系統(tǒng)能迅速報警并提示故障點，同時通知工作人員及時進行現(xiàn)場處理。

　　2.消防智能管理設施

　　消防智能管理設施主要由智能控制器、火災探測器、電話語音模塊、聲光報警器和滅火裝置等組成。基本原理是當探測到火情出現(xiàn)時聲光報警器發(fā)出聲光報警并由電話語音模塊通知相關人員，同時智能控制器控制滅火裝置啟動滅火。

　　3.安防智能管理設施

　?。?）門禁自動控制設施

　　庫房大門安裝電控門鎖，工作人員進行身體生物特征識別、刷卡、輸入密碼，通過系統(tǒng)自動校驗后，方可開啟大門進入庫房。系統(tǒng)自動記錄工作人員進出庫房信息，為追溯查詢提供依據(jù)。

　?。?）防盜報警自動控制設施

　　防盜報警系統(tǒng)主要由智能控制器、防盜報警探測器、電話語音模塊、聲光報警器等組成?；驹硎菍缶綔y器的信號進行采集、分析，警情出現(xiàn)時，驅動報警器發(fā)出聲光報警，并采取語音等方式通知工作人員。

　?。?）動態(tài)視頻自動控制設施

　　動態(tài)視頻自動控制設施可以監(jiān)控各種安全隱患，并產(chǎn)生報警信息和視頻記錄。當無授權檔案或無權限人員出入庫房時，報警器發(fā)出報警并記錄具體信息，同時啟動與之關聯(lián)的攝像頭進行錄像。監(jiān)控視頻預覽可以多屏或全屏任意切換查看，并可按攝像頭、報警時間查詢、回放報警錄像。

　　4.檔案實體智能管理設施

　　檔案實體智能管理設施由檔案自動定位、識別系統(tǒng)和智能密集架組成。檔案定位、識別系統(tǒng)一般采用條形碼或射頻識別（RFID）技術，通過讀取設備、應用系統(tǒng)等實現(xiàn)檔案實體出入庫時自動同步、自動記錄庫房管理數(shù)據(jù)，提高實體檔案出入庫效率，保障檔案實體安全。而且，通過智能定位功能，檔案在架體上的存儲位置可以精確到盒，能夠實現(xiàn)檔案位置的精確管理。

　　使用射頻識別（RFID）技術的，還能通過射頻識別（RFID）出入門禁控制檔案進出庫房，實現(xiàn)檔案在庫房內的全過程管控。檔案自動定位、識別系統(tǒng)與智能密集架相結合，可以實現(xiàn)架體自動開合和遠程控制，能夠提高檔案存取效率，減輕檔案工作人員管理負擔。

　　智能檔案庫房建設

　　隨著社會的不斷發(fā)展，技術也在不斷更新中，在現(xiàn)有的技術條件下，把RFID技術和數(shù)字檔案館建造與檔案實體的科學管理結合在一起，實現(xiàn)科學的、現(xiàn)代化管理的智能檔案庫房建設新模式現(xiàn)已成為可能。

　　傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀

　　目前，90%以上的檔案管理仍然采用人工管理方式，使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學、對失效檔案管理滯后等問題。

　　如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷

　　隨著計算機網(wǎng)絡技術和條形碼技術的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術條件下，把RFID技術和數(shù)字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現(xiàn)一種科學高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設新模式已經(jīng)成為可能。

　　RFID檔案管理運用

　　RFID檔案管理系統(tǒng),是通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。

　　基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括：集成RFID功能的RFID標簽、通道門、手持終端、發(fā)卡器等設備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。

　　RFID讀寫設備的作用是負責將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數(shù)據(jù)庫;RFID手持終端是管理員進行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導入至中心數(shù)據(jù)庫，進而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設置館員權限卡功能。

　?。?)人員管理：對于館內工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，RFID門禁卡采用內嵌RFID標簽的卡片，可在其中的RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。

　?。?)信息采集：對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數(shù)量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。

　　（3）庫房檔案盤點時，館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點。達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現(xiàn)場核對，使用手持機修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。

　?。?）定位：利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案rfid標簽，然后掃描貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。

　?。?）借閱利用：當外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時，我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。庫管員或者服務大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個桌面式RFID閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經(jīng)過才不會報警。

　?。?）歸檔：歸還時的工作流程一樣，需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。

　?。?）安全管理：在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經(jīng)過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監(jiān)控的目的。

　　依靠RFID技術的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準確性也有了質的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務。

　　智能檔案管理系統(tǒng)的應用是RFID多項技術的綜合應用，應用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術在檔案館中的應用價值發(fā)揮到了最大，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。