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檔案是一個單位重要的價值資料,科學、規(guī)范管理尤為重要。一般來說,檔案歸檔后要加強檔案庫房安全管理要求,確保檔案安全;并有相應的保管要求。
檔案庫房安全管理要求
?。ㄒ唬?a href="http://www.cytv37.com/tags/118.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案庫房建設參照執(zhí)行《檔案館建筑設計規(guī)范》,達到防盜、防水、防火、防潮、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密等“十防”要求,配備必要的設備,滿足保管檔案的需要。
?。ǘn案庫房實行專人負責制,非工作人員不得擅自入內。外單位參觀庫房,必須經檔案部門負責人同意,檔案管理人員陪同方可入內。門鎖的鑰匙實行兩套制,除管理人員配備外,檔案部門集中存放一套,以備發(fā)生緊急情況時使用。
(三)庫區(qū)必須配備符合檔案要求的消防器材,并按設備管理要求定期檢查、校驗、更換。定期檢查電源線路和設備狀況,不得將易燃易爆和其它非檔案物品帶入庫內。
?。ㄋ模n案庫房的溫濕度應控制在14—24℃,日變化幅度不超過±2℃;相對濕度應控制在45—60%,日變化幅度不超過5%。庫房應當使用照明度不超過100勒克斯的白熾燈或其它有防紫外線裝置的照明燈具做人工光源,外門窗必須有窗簾、遮板等遮陽措施。
?。ㄎ澹┌磿r更換藥品,防止蟲霉滋生。定期清理,并做好庫區(qū)周圍環(huán)境的衛(wèi)生工作。
?。﹪栏駡?zhí)行檔案進出庫房的登記制度,建立健全出、入庫臺賬。庫房管理人員發(fā)生變動時,應認真進行交接。
?。ㄆ撸n案庫房管理人員應忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識,熟悉庫藏,熱情服務,每周末檢查利用臺帳,對到期未還檔案及時催還,發(fā)現問題按預案處置。每月對檔案利用情況進行一次統(tǒng)計,每年進行一次利用分析。
檔案保管
檔案保管工作是檔案工作的重要內容,應遵循“以防為主,防治結合;加強重點,照顧一般;自力更生,勤儉節(jié)約;立足長遠,保證當前”的原則。
?。ㄒ唬n案保管應達到“四不”要求,即不散(不使檔案分散)、不亂(不使檔案互相混亂)、不丟(檔案不丟失不泄密)、不壞(不使檔案遭到破壞)。
?。ǘn案保管應有適宜的庫房和符合標準的裝具。檔案包裝材料實行統(tǒng)一管理,由公司檔案部門統(tǒng)一訂制。
?。ㄈ旆抗芾砣藛T對接收的檔案必須認真檢查驗收。接收的案卷應經過除塵并填寫檔案入庫登記簿后,方能入庫。
?。ㄋ模┚哂胁煌d體形態(tài)和保管要求的檔案應分庫存放,在不同歷史時期按不同編號辦法整理的檔案可以在同一庫房內分區(qū)存放,但上架時必須從左至右、自上而下排列,大類不得混排,以便于管理和查找利用。不同載體的檔案應采取不同的保管方法。
?。ㄎ澹φ洳貦n案和保密檔案應有重點保護措施,最大限度延長其壽命,維護其安全。
(六)庫存檔案應定期進行消毒殺菌和清理鑒定。采取定期檢查(每半年一次)和隨時抽查相結合的方法,掌握庫存檔案的保管狀況,發(fā)現問題及時報告處理,并做好記錄。
?。ㄆ撸┙⒔∪诰恚磿r記錄庫存檔案的保管、變動、檢查、鑒定銷毀等情況。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是機要重地,非檔案工作人員未經許可不得進入。
2、檔案庫房貫徹“以防為主,防治結合”的方針,在現有條件下,采取措施做好庫內空氣溫濕度控制。
3、檔案庫房內配備自動溫濕度計,每天進行觀察和登記,針對溫濕度變化情況,采取調解措施。
4、庫房內外經常保持清潔衛(wèi)生,防止灰塵、微生物及有害氣體對檔案的破壞,做好檔案入庫前的消毒工作,定期向檔案箱內放驅蟲藥。
5、庫房禁止吸煙,禁止使用電器及存放易燃易爆物品。
6、庫房照明燈要與檔案箱柜保持50厘米距離,照明燈不用時要及時切斷電源。檔案庫房內要配備適當的消防器材,并做到定期檢查、更換,經濟保持良好狀態(tài)。
7、庫房檔案箱柜要排列整齊、規(guī)范,符合規(guī)定要求,要設置指引卡和存放地點示意圖,加強檔案工作的條理性、科學性。
8、庫房要確定專人管理,管理人員要努力熟悉館藏,不斷提高檢索的查全率和準確率。
檔案保管工作的要求
檔案保管工作,顧名思義,就是將檔案等信息用科學有效的方式保管起來,而檔案保管工作的要求,也是完成工作任務的指導與保障。
在具體工作中,要求大致形成了“三結合,一區(qū)分”具體指以下方面:
?。ㄒ唬┓?、治結合
檔案是人類社會文化遺產的重要組成部分,保管好檔案是延續(xù)人類文明的重要工作,而“防”與“治”也是檔案保管工作中很直接的兩種要求。
減少檔案受到的損壞、降低保管工作的所需成本是檔案人員的首要責任。
其中“防”是指確保檔案安全的基本要求,一般防火、防水、防潮、防蟲等等都是防護的工作內容。
而“治”就相對麻煩一些,但也是恢復檔案原貌、延長檔案壽命的有效措施。
同樣也是一種不得已的辦法,通過先進的技術來將一些受損的檔案恢復,這也是一種彌補性的措施,而有些檔案是無法恢復的。
比如說大量的電子文件,所以在保管工作當中,還是要以“防”為主。
(二)單一管控與全面監(jiān)控結合
現在檔案是一種不斷增加的趨勢,而現在的檔案數量也不是小數,總量龐大的檔案與有限的人力物力形成了工作中主要的矛盾。
為了實現資源的合理利用,就要采取單一針對于全面監(jiān)控的結合方式。
不僅要明確任務的總體指標,認清工作任務,還要確定每項工作的優(yōu)先級,確定不同時期要解決的不同事情,顧全整體工作的進展。
?。ㄈ┕芾砼c技術結合
檔案管理工作想要有秩序地開展下去,科學管理與技術是缺一不可的,二者可以從不同的層面上維護檔案的安全與完整,并且二者在面對不同的風險時,起到的作用也大不相同。
比如,由于人為的因素對檔案進行破壞的時候,就需要嚴格的管理制度來約束它。
單純的靠技術是實現不了的。而在面對一些不可控的因素時,一定要用先進的技術來應對。
?。ㄋ模┎煌瑱n案,區(qū)分對待
在檔案保管中,不能采取“一刀切”的方式來保管所有類型的檔案。為了實現對檔案的合理保管,對于不同價值的檔案時,采取的方法是不一樣的,需要區(qū)別對待。
而在保管工作中,不同的檔案是以檔案價值、保管期限以及檔案的載體來區(qū)分的,所以對于不同的檔案,要區(qū)分保管的方式。
說了這些,但也還不是檔案保管工作的全部要求,這么長時間下所產生的一套要求,更不是三言兩語能說得清楚的,但是以上的這些要求也是相對很重要的。
如果大家覺得這些要求難以理解,那么不妨用一下新型的方法。
這個方法就是使用“檔案管理系統(tǒng)”,這是現時代新型的檔案管理手段,里面也融合了很多檔案管理的方法。