檔案數(shù)字化驗收與移交。要經(jīng)過專門的驗收組對紙質檔案數(shù)字化成果進行驗收，收的內容包括紙質檔案數(shù)字化成果（數(shù)字圖像、檔案目錄、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

　　參與驗收工作人員認真仔細對比核實各種數(shù)據(jù)錄入的準確性、規(guī)范性和完整性，縣檔案局參與驗收領導從專業(yè)的角度提出了精確指導，并要檔案人員，要以對歷史負責、為現(xiàn)實服務的高度責任感，持續(xù)抓好本單位的檔案數(shù)字化工作。

　　檔案數(shù)字化驗收方案

　　一、標準依據(jù)

　　1、《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31-2017)

　　（1）驗收方式

　　1.1.1建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質檔案數(shù)字化成果進行驗收。

　　1.1.2應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數(shù)字化成果進行驗收檢驗。

　　（2）驗收內容

　　1.2.1包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

　　1.2.2應對目錄數(shù)據(jù)驗收，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。

　　1.2.3應對元數(shù)據(jù)進行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　1.2.4應對數(shù)字圖像進行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。

　　1.2.5應對數(shù)據(jù)掛接進行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等。

　　1.2.6應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1.2.7應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

　?。?）驗收指標

　　能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。

　?。?）驗收結論

　　1.4.1每批紙質檔案數(shù)字化成果質量檢驗達到本標準2和3的要求，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。

　　1.4.2驗收完成后須經(jīng)驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，必須經(jīng)相關領導審核、簽字后方有效。

　　2、《檔案服務外包工作規(guī)范》(DA/T 68-2020)

　　（1）發(fā)包方工作規(guī)范

　　2.1.1數(shù)據(jù)檢驗

　　一般應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗,檢驗合格率應為100%。對于無法使用計算機自動檢驗的項目,可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗,抽檢率不得低于5%。對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)據(jù)內容對應的準確性,抽檢合格率應為100%,其他內容的抽檢合格率應不低于95%。抽檢合格才能通過項目驗收,抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。

　　發(fā)包方應要求承包方將檔案數(shù)字化加工成果相關的各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交給發(fā)包方。

　　2.1.2安全確認

　　發(fā)包方應對承包方交付的檔案數(shù)字化加工的各種存儲介質、視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄、工作人員變更記錄等進行安全檢查。

　　發(fā)包方應對承包方自帶的各種硬件設備和軟件系統(tǒng)進行檢查,以確保其無信息留存。凡存有信息的,在檔案數(shù)字化外包服務驗收后,須作清除信息的安全處理。發(fā)包方應將承包方自帶設備的硬盤予以拆除,并將其與數(shù)字化加工過程中使用過的其他移動存儲介質一并予以接收。

　　2.1.3驗收總結

　　發(fā)包方應對檔案數(shù)字化外包項目進行項目驗收,對不符合法規(guī)、標準、合同的交付成果,應要求承包方限期整改。

　　經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗、安全確認、驗收評估之后,發(fā)包方應與承包方辦理檔案、數(shù)據(jù)、硬件設備、軟件系統(tǒng)及其他相關記錄的交接手續(xù)。

　　發(fā)包方應將檔案數(shù)字化服務外包工作中形成的重要文件歸檔保存,并總結經(jīng)驗,持續(xù)改進。

　?。?）承包方工作規(guī)范

　　2.2.1流程與作業(yè)管理

　　2.2.1.1承包方應按照DA/T31的規(guī)定設計檔案數(shù)字化流程，主要包括:檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案入庫等。每一環(huán)節(jié)均應填表記錄。

　　2.2.1.2承包方應防止工作人員在檔案數(shù)字化過程中，尤其是對檔案進行拆卷、預整理、復卷等過程中損壞檔案載體，篡改檔案內容。

　　2.2.1.3承包方應根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數(shù)字化，防止因不當掃描儀器和方法損害檔案。

　　2.2.1.4檔案數(shù)字化加工的具體操作方法和質量要求應符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62的相關規(guī)定。

　　2.2.2成果管理

　　2.2.2.1對于尚未移交發(fā)包方的檔案數(shù)字化成果，承包方應做好備份管理，以免數(shù)據(jù)丟失。

　　2.2.2.2承包方應將經(jīng)數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果，包括檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等，以及使用的各種存儲介質，及時移交發(fā)包方，并履行書面交接手續(xù)。

　　2.2.2.3承包方應將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告，以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份，其中一份提交發(fā)包方。

　　二、數(shù)字化成果移交條件及要求

　　根據(jù)紙質檔案數(shù)字化加工合同的規(guī)定，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)經(jīng)檢查通過，檔案數(shù)字化加工機構應及時對驗收合格數(shù)據(jù)進行備份，并按照要求準備好所有工作文件，形成檔案數(shù)字化成果，即可進入檔案數(shù)字化成果驗收移交環(huán)節(jié)。

　　檔案數(shù)字化成果移交須按照以下文件要求進行：

　　《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T 18894-2016；

　　《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T 31—2017；

　　《檔案服務外包工作規(guī)范》DA/T 68—2020

　　《國家檔案局關于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號）；

　　《國家檔案局辦公室關于印發(fā)〈檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范〉的通知》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）；

　　《安徽省歸檔電子文件移交與接收暫行辦法》（皖電聯(lián)發(fā)〔2014〕1號）

　　檔案數(shù)字化加工合同。

　　三、數(shù)字化成果驗收移交內容

　　紙質檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

　　1、檔案數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)

　?。?）檔案目錄數(shù)據(jù)：XML/Execl格式的案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)。

　　（2）檔案原文數(shù)據(jù)：未經(jīng)圖像處理的單頁JPEG/TIFF格式的圖像數(shù)據(jù)（原圖），經(jīng)圖像處理的單頁JPEG/TIFF格式的圖像數(shù)據(jù)（修圖），JPEG/TIFF格式轉化的以件為單位多頁PDF格式圖像數(shù)據(jù)（利用圖）。

　?。?）存儲磁盤：移交數(shù)據(jù)包括多頁PDF格式、修圖圖像JPEG/TIFF格式、原圖圖像JPEG/TIFF格式各兩套存儲磁盤。推薦使用硬磁盤，所移交的硬盤應規(guī)格統(tǒng)一，并選用主流品牌，如西部數(shù)據(jù)、希捷等。

　　2、數(shù)字化工作中形成的文件

　　包括檔案數(shù)字化加工合同、管理人員任命書、工作人員保密協(xié)議和證件復印件、檔案數(shù)字化工作方案、檔案數(shù)字化審批單、檔案出入庫交接單、檔案數(shù)字化工作流程單、檔案數(shù)字化工作質量檢查表、檔案數(shù)字化工作驗收表、檔案數(shù)字化成果移交清單、數(shù)字化成果驗收會議材料，及其他有價值的工作文件。

　　有監(jiān)理單位的還應包括檔案數(shù)字化監(jiān)理合同、檔案數(shù)字化服務監(jiān)理通知單、檔案數(shù)字化服務監(jiān)理通知回復單、監(jiān)理結果抽樣檢查情況函。所有文件均需按照要求進行規(guī)范整理，移交進館。

　　四、數(shù)字化成果驗收移交程序及要求

　　1、提出驗收移交申請

　　檔案服務機構對備份后的數(shù)據(jù)、存儲介質及工作文件進行檢查合格后，向數(shù)字化工作領導小組提出數(shù)字化成果驗收移交書面申請，并報送檔案數(shù)字化成果移交情況登記表等相關資料。

　　2、成果驗收程序及要求

　　數(shù)字化成果驗收分為分項驗收和會議總驗收兩個部分，各分項驗收由責任科室承擔，分為數(shù)據(jù)及載體驗收、數(shù)字化工作文件驗收、安全保密等，各分項驗收完成后才可以提交會議總驗收。

　　主管責任科室收到檔案數(shù)字化加工機構成果驗收移交申請后，進行材料審核，符合移交條件的，經(jīng)分管館長批準同意后，提交數(shù)字化領導小組，開展數(shù)字化成果分項驗收并確定會議總驗收時間，協(xié)調數(shù)字化成果驗收移交工作。

　?。?）數(shù)字化成果分項驗收。包括數(shù)據(jù)及載體分項驗收、數(shù)字化工作文件分項驗收、安全保密分項驗收。

　　<1>數(shù)據(jù)及載體分項驗收

　　數(shù)據(jù)質量檢查，包括：

　?、賹δ夸洈?shù)據(jù)進行驗收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等；

　?、趯υ獢?shù)據(jù)進行驗收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等；

　?、蹖?shù)字圖像進行驗收，主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等；

　?、軐?shù)據(jù)掛接進行驗收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等；

　?、輧商讉浞輸?shù)據(jù)的一致性。

　　數(shù)字化工作文件分項驗收，對數(shù)字化成果備份介質和數(shù)字化過程及移交形成的材料進行驗收，主要包括載體目錄、檔號、封面檢索項、載體盒標識等是否規(guī)范等，確保數(shù)字化工作文件的準確性、完整性和規(guī)范性。

　　安全保密分項驗收，按照《國家檔案局辦公室關于印發(fā)〈檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范〉的通知》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）要求，對數(shù)字化保密協(xié)議簽訂和設施設備移交、移交的數(shù)字化加工的載體、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進行安全保密專項檢查。

　　未進行安全保密專項檢查或檢查不合格的，不得進行項目檢驗移交。

　　在檔案數(shù)字化成果移交及加工項目完成后，檔案服務機構應會責任科室拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質，將數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質整理編號及基本情況說明、移交清單進行移交，辦理相關移交手續(xù)。

　　同時，組織專業(yè)人員對檔案服務機構所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

　　移交載體的存儲格式及相關內容檢驗，包括載體的可用性、有無病毒等，以確保數(shù)字化成果的完整性、準確性、可用性和安全性。

　　(2).會議總驗收

　　在各分項驗收合格的基礎上，數(shù)字化工作領導小組組織會議總驗收，檔案數(shù)字化加工機構和檔案數(shù)字化監(jiān)理機構參加。

　　檔案數(shù)字化成果會議總驗收聽取檔案數(shù)字化加工機構報告項目實施及數(shù)字化成果自檢情況、檔案數(shù)字化監(jiān)理機構項目監(jiān)理情況、各分項驗收組報告分項驗收情況及結論意見，數(shù)字化工作領導小組采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式現(xiàn)場抽檢和測試，對檔案數(shù)字化成果情況進行全面評價，給出驗收意見并簽字確認。

　　能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。

　　3、數(shù)字化成果移交程序及要求

　　檔案數(shù)字化加工機構移交數(shù)字化成果，在數(shù)字化成果會議總驗收完成后即進行。

　?。?）檔案數(shù)字化加工機構移交檢驗合格的用于異地備份的一套硬盤及相關工作文件；

　?。?）檔案數(shù)字化加工機構移交驗收合格的用于封存保管的一套硬盤以及相關工作文件；

　?。?）檔案數(shù)字化加工機構在線或通過其他方式移交驗收合格的全文及目錄數(shù)據(jù)。

　　各方移交時需填寫《檔案數(shù)字化成果移交單》，辦理相關移交手續(xù)。

　　用于異地備份的硬盤，由責任科室組織送至異地備份單位進行異地備份，相關工作文件按照要求進行歸檔。