檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題及對(duì)策：在現(xiàn)在檔案管理中，數(shù)字化管理模式成為檔案管理的主流，數(shù)字化管理模式順應(yīng)了當(dāng)前數(shù)字化信息的時(shí)代，數(shù)字化管理是指將各類(lèi)檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行入檔、管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)說(shuō)，數(shù)字化管理已是大勢(shì)所趨，大大提高了工作效率。

　　單位檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

　　首先，簡(jiǎn)化了工作流程。傳統(tǒng)檔案管理是人工整理、登記，耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力，并且出錯(cuò)率比較高?，F(xiàn)在采用數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了工作流程，數(shù)字化檔案管理是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。

　　數(shù)字化的存儲(chǔ)模式能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)利用、有效共享，對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數(shù)字化的檔案管理模式可以隨時(shí)修改，隨時(shí)調(diào)動(dòng)，既方便又迅速。

　　其次，數(shù)字化管理靈活，直觀性強(qiáng)。在單位中如果想要查詢(xún)檔案的借記情況，在計(jì)算機(jī)上直接輸入借記人的信息就可以查閱，管理人員可以及時(shí)地查到相應(yīng)的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時(shí)間，而且提高了檢索的準(zhǔn)確率。在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關(guān)信息，這對(duì)檔案原件來(lái)說(shuō)是極大的保護(hù)，可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的存放時(shí)間。

　　在檔案的錄入及整理上，數(shù)字化技術(shù)有著人工檔案管理沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)，可以減少出錯(cuò)率，提高檔案的利用率。

　　實(shí)施數(shù)字化模式后，統(tǒng)計(jì)工作變得輕松、高效。單位檔案管理是單位里比較棘手的問(wèn)題，現(xiàn)在數(shù)字化的檔案管理模式，極大地簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)檔案工作模式，有效提高了工作效率，對(duì)單位整體的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。因此，針對(duì)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題，采取對(duì)應(yīng)的策略具有重要意義。

　　單位檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題

　　1.單位認(rèn)識(shí)不足

　　現(xiàn)在很多單位對(duì)檔案管理并沒(méi)有投入較大的關(guān)注度，對(duì)單位的發(fā)展形式的認(rèn)識(shí)也不到位，所以大多數(shù)單位對(duì)于檔案的管理知識(shí)在于初步階段，并沒(méi)有形成規(guī)范的數(shù)字化體系。單位普遍認(rèn)為檔案管理并沒(méi)有什么實(shí)際的意義，他們認(rèn)為檔案管理的好壞跟醫(yī)療水平?jīng)]有太大的關(guān)系，所以在檔案管理上并沒(méi)有太大的投資。

　　2.專(zhuān)業(yè)人員缺乏

　　雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，但是在醫(yī)療方面并沒(méi)有在相應(yīng)的技術(shù)上有過(guò)硬的要求，單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平明顯不高，而且單位檔案管理處多是年紀(jì)較大的或是轉(zhuǎn)崗的人員，他們只會(huì)基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，再加上單位對(duì)檔案管理的不重視，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用則可想而知，缺乏專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人員的現(xiàn)象較為普遍。

　　3.基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)

　　單位檔案想要數(shù)字化模式必須要有先進(jìn)的、齊備的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施，這是檔案管理數(shù)字化模式必不可少的基本條件，目前很少有單位在數(shù)字化建設(shè)中配套設(shè)施齊全。建設(shè)設(shè)施速度緩慢，技術(shù)力量、技術(shù)基礎(chǔ)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面較為薄弱是檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中一個(gè)較難的關(guān)卡。

　　4.數(shù)字技術(shù)存在安全隱患

　　由于數(shù)字化技術(shù)不受實(shí)踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問(wèn)題。雖然數(shù)字化技術(shù)比較方便，但是其存在的問(wèn)題是不容忽視的，在國(guó)家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實(shí)把關(guān)環(huán)節(jié)，建立網(wǎng)關(guān)、防火墻、安裝防病毒軟件等來(lái)維護(hù)電子檔案，保證數(shù)字化信息的安全。

　　數(shù)字化管理模式的策略

　　1.培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化人才

　　人才培養(yǎng)是數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，現(xiàn)在單位醫(yī)護(hù)人員中，低學(xué)歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，所以要想發(fā)展數(shù)字化管理模式，首要任務(wù)是培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)性人才，包括專(zhuān)業(yè)人員、管理人員以及后續(xù)儲(chǔ)備人員。

　　要深刻認(rèn)識(shí)到自己人力資源缺乏，首先在現(xiàn)有的人員中進(jìn)行信息素質(zhì)培養(yǎng)，有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)，使之緊跟信息時(shí)代的步伐，數(shù)字時(shí)代的單位檔案管理人員既要有扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案知識(shí)，又要具備一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，同時(shí)與管理人員進(jìn)行有效的溝通，化解心理障礙。

　　2.提高思想認(rèn)識(shí)

　　單位要摒棄檔案管理與醫(yī)療水平無(wú)關(guān)就不重視的想法，檔案管理作為單位的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。單位應(yīng)將檔案管理列入單位工作的日程，對(duì)檔案管理工作者增加保障力度，根據(jù)規(guī)定安排合理規(guī)范的檔案管理工作室。

　　單位可以建立自己的局域網(wǎng)絡(luò)，這為信息資源共享提供了有利契機(jī)，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案工作人員隨時(shí)提供信息查詢(xún)的通道，提高檔案利用水平，通過(guò)系統(tǒng)化聯(lián)網(wǎng)，提供信息在線檢索和閱檔服務(wù)，為檔案工作人員提供便利。

　　3.加強(qiáng)硬件設(shè)施

　　保障信息安全要實(shí)施數(shù)字化檔案管理模式，對(duì)單位的硬件設(shè)施也有較高的要求，硬件靠譜，數(shù)字化發(fā)展才能有序進(jìn)行。單位要建立一整套完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)，這樣才可以為單位數(shù)字化建設(shè)留下發(fā)展的空間。

　　內(nèi)部設(shè)施完善后還需要外部的配合，包括打印設(shè)備、掃描設(shè)備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，使得以數(shù)字為載體的信息安全性較低，由于不受時(shí)間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時(shí)間和空間的變化下，數(shù)字化的信息內(nèi)容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問(wèn)題。

　　加強(qiáng)硬件設(shè)施還可以保障信息的安全性。有必要建立單位數(shù)字化檔案信息的安全保障系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案的安全和完整，應(yīng)采用相應(yīng)的信息安全技術(shù)，在技術(shù)上應(yīng)加強(qiáng)防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)等。要加強(qiáng)對(duì)檔案中價(jià)值較大的文件的保護(hù)，價(jià)值較大、保密性強(qiáng)的文件容易遭到黑客的侵襲，單位有必要最大限度的加強(qiáng)防范。

　　現(xiàn)在大型單位的檔案數(shù)字化管理模式還是比較廣泛的，數(shù)字化建設(shè)為檔案的管理開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造了空前有利的條件，使得檔案在單位中的價(jià)值得以體現(xiàn)，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)單位檔案數(shù)字化管理模式是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，符合單位現(xiàn)代化管理的發(fā)展，是新時(shí)代檔案管理的必由之路，現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的發(fā)展是代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作模式必然趨勢(shì)，這樣才能夠促進(jìn)單位快速全面的發(fā)展。

　　檔案數(shù)字化意見(jiàn)建議

　　主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書(shū)資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。

　　檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專(zhuān)業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數(shù)字化的專(zhuān)業(yè)人員。

　　檔案數(shù)字化，就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來(lái)管理各類(lèi)檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。

　　具體工作要求：

　　1、檔案資料、圖紙的掃描及后期整理。

　　2、檔案資料錄入、校驗(yàn)和數(shù)據(jù)掛接。

　　3、對(duì)掃描后的數(shù)據(jù)按照應(yīng)用要求進(jìn)行整理。

　　4、數(shù)字化加工過(guò)程管理工作。

　　5、相關(guān)文件、檔案拆解、掃描、編輯、裝訂、錄入等工作。

　　6、了解掃描加工流程，相關(guān)軟硬件。

　　擴(kuò)展資料：

　　傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：

　　1、提高經(jīng)濟(jì)效益

　　過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　2、提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　3、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

　　將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。