員工人事檔案整理公司

　　人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

　　建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

　?。?）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：

　　首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；

　　其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；

　　再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；

　　最后，將新材料放入檔案。

　?。?）檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

　　檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

　?。?）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷(xiāo)；填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

　?。?）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對(duì)于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫(kù)房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。

　?。?）統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的'內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴(kuò)展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件。

　　3、員工各類(lèi)證件。

　　這一類(lèi)檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買(mǎi)住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開(kāi)始入職沒(méi)有簽署）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

　　5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

　　8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

　　企業(yè)人事檔案如何管理

　　人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計(jì)劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

　　第一條管理部門(mén)

　　1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門(mén)，設(shè)置檔案專(zhuān)管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。

　　2、文書(shū)結(jié)案后，原稿由檔案專(zhuān)管人員歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門(mén)主管同意后妥為保存，客戶服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點(diǎn)收

　　文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：

　　1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

　　2、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門(mén)主管及檔案專(zhuān)管的'簽認(rèn)。

　　3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。

　　4、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

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　　第三條文件整理

　　1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　一、公司檔案管理

　　1、各部門(mén)將本部門(mén)資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

　　2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類(lèi)裝訂成冊(cè)歸檔。

　　3、公司人員查閱、借出資料由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)，但查閱、借出合同類(lèi)檔案由本部門(mén)經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

　　4、使用公章，由本部門(mén)經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章，由本部門(mén)經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)，本部門(mén)經(jīng)理攜章隨同。

　　5、薪資福利類(lèi)保密文件由招聘社保專(zhuān)員建檔保存。

　　二、人事檔案管理

　　1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開(kāi)出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

　　2、持已解除的勞動(dòng)合同書(shū)、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

　　三、員工檔案管理

　　1、招聘專(zhuān)員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

　　2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》等有關(guān)個(gè)人的資料一并放入公司員工檔案。

　　3、所有的培訓(xùn)評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、異動(dòng)記錄將存入員工檔案。

　　4、離職員工檔案，公司保留一年。

　　人力資源部王經(jīng)理應(yīng)上海某小額貸款公司的聘請(qǐng)入職，組建人力資源部。入職后，王經(jīng)理和總經(jīng)理，公司高管，各部門(mén)經(jīng)理溝通了解目前的人力資源狀況，掌握了公司的組織架構(gòu)，崗位設(shè)置，核心骨干員工等相關(guān)信息。

　　為了更好的了解部門(mén)人員的配備情況，王經(jīng)理開(kāi)始了人事檔案的清理工作。經(jīng)過(guò)對(duì)內(nèi)部清理，王經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，公司檔案管理問(wèn)題很多，有的員工沒(méi)有檔案，有的員工檔案不全，還有的員工檔案信息沒(méi)有更新。請(qǐng)結(jié)合本案例分析，企業(yè)如何規(guī)范員工人事檔案管理?

　　案例解析

　　人事檔案管理，是指企業(yè)在員工招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文檔性材料。在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

　　案例解析：?jiǎn)T工檔案管理是指對(duì)在職員工的入職信息，員工簡(jiǎn)歷，勞動(dòng)合同，薪酬調(diào)整，異動(dòng)等資料管理的統(tǒng)稱。人事檔案管理的內(nèi)容，包括：

　　1、勞動(dòng)合同。主要是勞動(dòng)合同，競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議，保密協(xié)議等。

　　2、履歷材料。是指?jìng)€(gè)人經(jīng)歷和基本情況，包括：個(gè)人簡(jiǎn)歷表、履歷表、員工登記表等。

　　3、培訓(xùn)材料。內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、專(zhuān)項(xiàng)研討會(huì)等。

　　4、崗位技能和學(xué)歷材料。包括：評(píng)定專(zhuān)業(yè)技能的考績(jī)，學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)。

　　5、異動(dòng)資料。包括，員工入職，員工離職，員工晉升，薪酬變更等資料。另外，由于員工檔案記錄員工個(gè)人在職信息，應(yīng)該進(jìn)行保密管理，主管領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱應(yīng)該授權(quán)處理。此外，員工檔案信息要注意信息變動(dòng)后的更新。

　　企業(yè)人事檔案如何建立與管理

　　企業(yè)人事檔案

　　建立

　　人事檔案是企業(yè)人事管理活動(dòng)中形成的,以個(gè)人為單位組合起來(lái),以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。

　　人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史,員工在工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)提升、思想品德、業(yè)務(wù)才能所作的鑒定和評(píng)價(jià)材料;學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國(guó)共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;各種獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料;錄用、仸免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、復(fù)員退伍、保險(xiǎn)福利待遇等材料)等十多項(xiàng)內(nèi)容。

　　就企業(yè)而言,準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。

　　是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用,保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施,特別是對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。

　　就人力資源部門(mén)而言,認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。

　　就企業(yè)員工個(gè)人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

　　它真實(shí)記錄著每個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過(guò)失。是評(píng)價(jià)一個(gè)人供最基本、最權(quán)威的證明材料,,具有法律效用,實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)統(tǒng)籌之后,參加養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌還須通過(guò)人事檔案管理中記載的工齡來(lái)確認(rèn),因此,人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期,無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。

　　目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問(wèn)題,主要表現(xiàn)在:隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對(duì)減少,原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時(shí)遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動(dòng)頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”,特別是私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無(wú)所謂的態(tài)度,根本就沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門(mén)。對(duì)人事檔案管理的要求有所松動(dòng)。

　　有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門(mén),但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門(mén),這些部門(mén)不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度

　　公司檔案管理辦法

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

　　5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　員工人事檔案整理公司

　　1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。

　　2、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　3、做好檔案室所藏檔案種類(lèi)、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。

　　4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。

　　5、有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作,按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　擴(kuò)展資料：

　　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。

　　4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。

　　11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　歸檔時(shí)間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門(mén)歸檔。

　　2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門(mén)歸檔。

　　檔案分類(lèi)

　　1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)方法。

　　2、分類(lèi)編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類(lèi)中統(tǒng)一編號(hào)。

　　4、常用的分類(lèi)方法有：

　?。?）按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi)；

　?。?）按設(shè)備型號(hào)分類(lèi)；

　?。?）按科研課題分類(lèi)；

　　（4）按工程項(xiàng)目分類(lèi)；

　?。?）按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)；

　　（6）按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)；

　?。?）按時(shí)間分類(lèi)。

　　企業(yè)應(yīng)如何管理員工檔案？

　　員工檔案管理是企業(yè)人力資源管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。每個(gè)員工都有一份完善的人事檔案，通過(guò)查閱檔案，可以對(duì)員工的一些個(gè)人信息有比較清楚的了解。

　　但是，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，員工放棄檔案，或者單位對(duì)“棄檔”、“死檔”不聞不問(wèn)，以及企業(yè)人力資源部門(mén)不重視檔案管理，勞動(dòng)合同解除后用人單位扣留勞動(dòng)者檔案，已成為目前比較普遍的現(xiàn)象。企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善員工檔案管理制度，在管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵守法律規(guī)定。

　　企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則現(xiàn)行的人事檔案管理政策是由中共中央組織部、國(guó)家人事部發(fā)布的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)。根據(jù)該《規(guī)定》，企業(yè)在員工檔案管理工作中應(yīng)遵循以下原則：集中統(tǒng)一、歸口管理的原則?！兑?guī)定》第三條規(guī)定：“流動(dòng)人員人事檔案管理遵循‘集中統(tǒng)一、歸口管理’的原則，接受同級(jí)黨委組織部門(mén)、政府人事行政部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)?！蓖瑫r(shí)，《規(guī)定》明確：“流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門(mén)和政府人事行政部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。

　　其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案；嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案?！敝砸獔?jiān)持這個(gè)原則，因?yàn)椋?/p>

　　第一。統(tǒng)一管理檔案有利于國(guó)家統(tǒng)一掌握各類(lèi)人才的總量、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、分布情況，從而制定科學(xué)的培養(yǎng)、吸引、使用、規(guī)劃人才的宏觀調(diào)控政策。

　　第二，只有堅(jiān)持統(tǒng)一管理，才能維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，在單位用人時(shí)能起到依據(jù)作用。安全、保密的原則。人事檔案工作既是一項(xiàng)服務(wù)性工作，又是一項(xiàng)機(jī)要性工作。

　　人事檔案要為人才的求職擇業(yè)、享受有關(guān)待遇、參與社會(huì)活動(dòng)等提供服務(wù)，要為用人單位選人用人提供服務(wù)，如果沒(méi)有服務(wù)性，人事檔案工作就毫無(wú)意義。

　　但人事檔案工作不同于一般的服務(wù)工作，它是一項(xiàng)保密性工作，人事檔案工作機(jī)構(gòu)屬于機(jī)要部門(mén)，人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分強(qiáng)調(diào)安全。公共服務(wù)的原則。在組織人事部門(mén)成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門(mén)集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)。

　　為了方便工作，經(jīng)批準(zhǔn)，一些干部人事機(jī)構(gòu)健全的大型國(guó)有企事業(yè)單位可以管理屬于本單位管理的人員的檔案，一定層次領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案仍然要由黨委組織部門(mén)或政府人事部門(mén)管理。

　　出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類(lèi)比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變?nèi)耸聶n案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。

　　非公企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)人事檔案管理的意識(shí)企業(yè)人事檔案是企業(yè)歷史地、全面地考察、了解、管理、使用員工的一個(gè)重要依據(jù)。近幾年來(lái)，隨著我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，非公有企業(yè)迅速發(fā)展。由于企業(yè)性質(zhì)、管理模式的不同，非公有企業(yè)人事檔案管理中的矛盾和問(wèn)題也越來(lái)越突出，表現(xiàn)在：企業(yè)管理者檔案意識(shí)薄弱。

　　由于企業(yè)與員工是“雇用”關(guān)系，員工的人事檔案管理在企業(yè)管理中不受重視，往往是人員不到位、硬件設(shè)施不到位、管理制度不到位。企業(yè)管理者只重視人才的接納，而忽視檔案的接收，造成“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象。

　　檔案管理面臨責(zé)任落實(shí)難、材料收集難、管理規(guī)范難的情況。具體表現(xiàn)在非公有企業(yè)在勞動(dòng)用工上，無(wú)暇顧及檔案工作，缺乏一套適應(yīng)非公有企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度。事實(shí)上，非公有企業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應(yīng)和其他工作一樣得到企業(yè)的重視和加強(qiáng)，為此，建議非公有企業(yè)應(yīng)注重以下幾個(gè)方面：深化認(rèn)識(shí)，企業(yè)的人力資源部門(mén)應(yīng)切實(shí)把企業(yè)人事檔案管理工作擺上重要位置。

　　企業(yè)人事檔案管理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，將越來(lái)越顯示出它的重要地位和作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，最終還是人才的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)管理者，應(yīng)自覺(jué)提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管檔意識(shí)，把人事檔案管理工作作為企業(yè)重要的基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，建立健全制度，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性。

　　針對(duì)非公有企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)，建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，確保檔案材料信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。使人事檔案不僅反映一個(gè)人的歷史和過(guò)去，而且更應(yīng)客觀、及時(shí)地反映現(xiàn)實(shí)情況，配合企業(yè)的“識(shí)人”、“用人”。

　　一個(gè)企業(yè)在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，能否構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有效地開(kāi)發(fā)利用信息資源，從一定程度上講，決定著其競(jìng)爭(zhēng)的成敗。人才乃企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)之本。因此，要重視運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備手段，對(duì)人事檔案進(jìn)行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，從而為企業(yè)決策者提供必要的、充分的、準(zhǔn)確的個(gè)人信息資料，確保企業(yè)更合理地開(kāi)發(fā)使用人才，最大限度地發(fā)揮人才的潛能。

　　公司的人事檔案應(yīng)該包含哪些內(nèi)容？

　　公司的人事檔案應(yīng)該包含身份證復(fù)印件、證書(shū)復(fù)印件、近期免冠1寸彩照兩張、工作申請(qǐng)表聘用崗位有要求的，應(yīng)有崗位要求規(guī)定項(xiàng)目的縣區(qū)級(jí)以上醫(yī)院體驗(yàn)報(bào)告、勞動(dòng)合同正本一份、轉(zhuǎn)正審批表。

　　企業(yè)人事檔案應(yīng)包括的資料：

　　一、必須的資料

　　1、身份證復(fù)印件①原件應(yīng)審驗(yàn)，②二代身份證應(yīng)正反面都復(fù)印在同一張A4紙上，③新進(jìn)員工應(yīng)在復(fù)印件空白處標(biāo)注“此為本人真實(shí)身份證之復(fù)印件”，并簽字確認(rèn)。

　　2、證書(shū)復(fù)印件①原件應(yīng)審驗(yàn)，②證書(shū)包括職稱書(shū)、學(xué)位證。

　　3、管理及技術(shù)崗位的員工，應(yīng)有其原工作單位出具的解除或終止勞動(dòng)關(guān)系證明。

　　4、近期免冠1寸彩照兩張。

　　5、工作申請(qǐng)表（包括附帶的個(gè)人簡(jiǎn)歷）

　　6、聘用崗位有要求的，應(yīng)有崗位要求規(guī)定項(xiàng)目的縣區(qū)級(jí)以上醫(yī)院體驗(yàn)報(bào)告

　　7、從事保衛(wèi)等重要崗位的，應(yīng)有相關(guān)部門(mén)開(kāi)具的“無(wú)犯罪記錄證明”

　　8、法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應(yīng)有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件（原件應(yīng)審驗(yàn)）

　　9、勞動(dòng)合同正本一份

　　10、轉(zhuǎn)正審批表

　　二、補(bǔ)充的資料

　　1、面試記錄表、筆試考卷記錄

　　2、職稱證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)證復(fù)印件（原件應(yīng)審驗(yàn)）

　　3、保密及競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議正本

　　4、人事任免通知（指人力資源部門(mén)發(fā)出的人事任免文件復(fù)印件）

　　5、員工崗位變動(dòng)資料

　　6、員工考核考察資料（包括月度考核、年度考核、晉升考察等資料）

　　7、員工獎(jiǎng)勵(lì)或處罰資料

　　8、員工薪資變動(dòng)資料

　　9、員工社保手冊(cè)原件（沒(méi)有原件的應(yīng)保存復(fù)印件）

　　10、員工離職審批表及移交記錄

　　11、終止勞動(dòng)關(guān)系通知書(shū)員工簽收回執(zhí)

　　三、檔案保管

　　1、人事檔案保管應(yīng)由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

　　2、離職員工檔案另存整理，檔案應(yīng)至少保留兩年備查。

　　3、屬于辭退、開(kāi)除、自動(dòng)離職的員工，其檔案（應(yīng)注意考勤、獎(jiǎng)懲、考核、情況說(shuō)明等資料）應(yīng)特別審查后專(zhuān)項(xiàng)保存。