檔案整理企業(yè)

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。

為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書(shū)檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。

   第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。

劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

   永久（Y）：

   1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類(lèi)文件。

   2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。

   3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。

   4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。

   定期30年（D30）：

   1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

   2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

   定期10年（D10）：

   1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

   2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

   簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。

   第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。

   第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。

   行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書(shū)工作；事務(wù)：后勤保障一類(lèi)；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

   業(yè)務(wù)管理類(lèi)：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。

   第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。

   第五步 編目：按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。

   第六步 填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

企業(yè)如何做好檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，真實(shí)地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程。借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過(guò)去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來(lái)。因此，企業(yè)做好檔案管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。

1、建立健全檔案管理制度。

按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。

我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來(lái)常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案：工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3、提高檔案管理水平，強(qiáng)化服務(wù)。

要進(jìn)一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門(mén)類(lèi)齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門(mén)主要職能活動(dòng)的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動(dòng)的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門(mén)歸檔，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進(jìn)行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評(píng)為省級(jí)先進(jìn)檔案室，但我們并沒(méi)有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。

針對(duì)我公司在檔案利用開(kāi)發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認(rèn)識(shí)入手，進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》、《國(guó)有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多次召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議討論檔案管理工作，及時(shí)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。

4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。

企業(yè)管理檔案存在的問(wèn)題：

4.1　企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，甚至有部分干部還認(rèn)為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

4.2　檔案工作缺乏制度化的管理程序

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：

一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;

二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;

三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。

四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

4.3　缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。

造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：

一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少;

二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。

三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

5、檔案工作存在問(wèn)題的解決對(duì)策

檔案室雖然是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，通過(guò)加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

檔案管理作為工作中的一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績(jī)。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。

6、檔案工作必須進(jìn)行系統(tǒng)管理

6.1　抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個(gè)統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、辦公室主任任副組長(zhǎng)、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門(mén)間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;

二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)省市和上級(jí)檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);

三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門(mén)做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

6.2　檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。

為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過(guò)問(wèn)檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今公自動(dòng)化、社會(huì)信息化發(fā)展的新趨勢(shì)，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí).際的工作計(jì)劃。

6.3　加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，按時(shí)完成上級(jí)部門(mén)下發(fā)文件的歸檔工作。

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開(kāi)展提供可靠的保障。

檔案貴在利用，重在管理，對(duì)每年上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的文件按規(guī)定進(jìn)行歸檔、立卷，按時(shí)完成。

6.4　加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專(zhuān)職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門(mén)選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。

6.5　搞好檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案資源的充分利用

運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門(mén)提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來(lái)越無(wú)法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階。

怎么做好企業(yè)檔案管理

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第一，領(lǐng)導(dǎo)重視是根本

目前，我們企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的發(fā)展水平普遍偏低，這與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠有很大的關(guān)系。

檔案是一種歷史文化遺產(chǎn)，是一種無(wú)形資產(chǎn)，它不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，因此，領(lǐng)導(dǎo)常常忽略了企業(yè)檔案的建設(shè)，認(rèn)為只要將文件收好不丟失，保證用的時(shí)候能夠查到就行，殊不知這種想法是有失偏見(jiàn)的。

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案室中檔案的價(jià)值有清楚的認(rèn)識(shí)，知道這些檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮的作用，比如：工作中的參考、備查、憑證等諸多文件資料與對(duì)企業(yè)發(fā)展的實(shí)質(zhì)性影響。

其次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)檔案室的投入，對(duì)檔案室的庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備完善、人才引進(jìn)都要給予政策傾斜和財(cái)力保障。

再次，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案的服務(wù)性。將檔案的合理利用與檔案的安全保密有機(jī)結(jié)合，使檔案建設(shè)向良性循環(huán)邁進(jìn)。

第二，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)

企業(yè)檔案對(duì)硬件設(shè)施的投入相對(duì)較少，甚至檔案室與圖書(shū)室達(dá)不到二分開(kāi)的標(biāo)準(zhǔn)，一些檔案整理的不規(guī)范，缺少必要的裝具，檔案信息化建設(shè)更是無(wú)從談起。

由此可見(jiàn)，完善的硬件設(shè)施管理是企業(yè)檔案服務(wù)職能提升的基礎(chǔ)，是做好檔案對(duì)生產(chǎn)一線服務(wù)的保障，檔案室只有規(guī)范硬件措施的配置規(guī)模、裝具數(shù)量、計(jì)算機(jī)配套設(shè)置等基本內(nèi)容，其服務(wù)才能順利的實(shí)現(xiàn)，只有最基本的硬件設(shè)施得到保證，企業(yè)檔案才有一個(gè)良好的生存環(huán)境，才能通過(guò)更為優(yōu)質(zhì)的工作為企業(yè)利用者提供服務(wù)。

第三，完善管理是源泉

在新的形勢(shì)下，企業(yè)檔案要不斷開(kāi)拓進(jìn)取，緊緊跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，突出重點(diǎn)，做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里，切實(shí)為生產(chǎn)一線服務(wù)。檔案室建設(shè)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

一是加大對(duì)本企業(yè)現(xiàn)有檔案的收集力度，擴(kuò)大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。

此項(xiàng)工作是檔案工作的重要組成部分，是為企業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。

在工作中，要學(xué)會(huì)抓重點(diǎn)，注意收集和保管專(zhuān)業(yè)的、學(xué)術(shù)的與企業(yè)工作密切相關(guān)的資料。

二是加大現(xiàn)有檔案成果的轉(zhuǎn)化。檔案中蘊(yùn)藏著大量的有價(jià)值的信息，如何對(duì)檔案室的'檔案資源進(jìn)行整合，使死信息轉(zhuǎn)化為活成果，向利用者提供滿意的信息服務(wù)，也是完善建設(shè)的關(guān)鍵所在。

第四，開(kāi)發(fā)利用是關(guān)鍵

收集來(lái)的材料往往是零散的、無(wú)序的，不利于檔案的開(kāi)發(fā)和利用，檔案工作就要從廣泛的信息中選出有保存價(jià)值的信息，依據(jù)一定的原則方法，進(jìn)行了科學(xué)的分類(lèi)、系統(tǒng)的組合排列，以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律，使其有序化，成為有價(jià)值信息，經(jīng)過(guò)鑒定，用科學(xué)的方法加以妥善保管，為檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用提供可靠的保證。

檔案信息資源要通過(guò)利用才能實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值。信息資源在利用同時(shí)，我們必須注意保持檔案資源的完整與安全，避免流失。

因此，要建立健全檔案管理制度，如檔案員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、利用保管制度、檔案銷(xiāo)毀制度、檔案保密制度等來(lái)加強(qiáng)檔案管理。

同時(shí)制訂科學(xué)的檢索體系，可以加快檔案的查找速度和準(zhǔn)確度，為企業(yè)利用提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用、配套的檢索工具，為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供必要的條件。

第五，高新技術(shù)是支撐

企業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)管理大多采用手工操作方式，存在著查詢效率低、查詢頻繁、勞動(dòng)強(qiáng)度大、紙質(zhì)檔案存放占用空間大、管理困難等問(wèn)題。

如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及深入到各個(gè)單位，根據(jù)查閱檔案的管理制度，在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)一個(gè)查閱流程環(huán)節(jié)，根據(jù)流程最終實(shí)現(xiàn)查閱目的。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可以避免手工檢索的繁瑣，并根據(jù)查檔者的權(quán)限提供相應(yīng)的檔案，同時(shí)也防止失泄密的發(fā)生。這樣不僅方便內(nèi)部查詢，也更好的提高了辦公效率。

第六，服務(wù)觀念是宗旨

檔案人員服務(wù)意識(shí)的淡薄嚴(yán)重影響了檔案資料信息的綜合利用，阻礙了社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化價(jià)值及開(kāi)發(fā)人力資源價(jià)值的充分實(shí)現(xiàn)。

長(zhǎng)期以來(lái)企業(yè)單位檔案重保密、輕利用現(xiàn)象嚴(yán)重，未能處理好保密與利用的關(guān)系，檔案室成為純粹的保密室。

在相當(dāng)程度上影響了檔案信息的利用。

作為檔案人員要想做好服務(wù)，首先應(yīng)該讓人們了解檔案室的庫(kù)藏情況，這是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的首要前提。

由于檔案工作人員對(duì)自身形成的檔案比較了解，在工作中遇到問(wèn)題很自然地都會(huì)想到借助于檔案來(lái)解決;

其次是主動(dòng)服務(wù)，即工作者在熟悉庫(kù)藏檔案、掌握檔案利用工作規(guī)律的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)各類(lèi)用戶的利用趨勢(shì)，主動(dòng)提供檔案服務(wù);

最后樹(shù)立超前服務(wù)意識(shí)，多渠道、多形式地開(kāi)發(fā)檔案信息，將封閉式服務(wù)變?yōu)殚_(kāi)放式服務(wù)，將檔案編研與系統(tǒng)提供結(jié)合起來(lái)，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力將檔案工作的成果與企業(yè)信息化建設(shè)結(jié)合起來(lái)。依托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)有平臺(tái)，最大限度地滿足以及利用者對(duì)檔案信息的需求。

第七，人員素質(zhì)是保障

有些人認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，只需要在實(shí)際工作中摸索、掌握其原則和方法就行，很少有人專(zhuān)門(mén)注意對(duì)檔案工作的管理知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與以應(yīng)用。事實(shí)上檔案工作的實(shí)踐性固然很強(qiáng)，但檔案工作的專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)，它要求檔案人員必須具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，包括履行專(zhuān)業(yè)職責(zé)的能力、學(xué)歷和資歷等。

隨著信息技術(shù)的推進(jìn)，在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中，檔案人員不僅是信息庫(kù)的建造者和維護(hù)者，更應(yīng)該是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶。

要達(dá)到這一目標(biāo)，必須盡快培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又熟知計(jì)算機(jī)管理的軟硬件、網(wǎng)絡(luò)、安全防范等技術(shù)的復(fù)合型人才，使其能夠參與檔案信息化建設(shè)的全過(guò)程，能夠了解和把握運(yùn)行過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種技術(shù)問(wèn)題，為信息化進(jìn)程儲(chǔ)備好高素質(zhì)的人才。

企業(yè)檔案管理的有效措施

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專(zhuān)業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

一、企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的位置

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的可以對(duì)本企業(yè)形成有益的推動(dòng)的和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的包括文字、圖像、影音等各種不同的相關(guān)的歷史記錄。

企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的作用為：

1.企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)管理檔案提供的歷史檔案進(jìn)行企業(yè)新科技的發(fā)展;

2.企業(yè)檔案中存在各種有關(guān)企業(yè)發(fā)展的科技檔案，都可以做為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的知識(shí)動(dòng)力;

3.企業(yè)檔案可以完美的表達(dá)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益;

4.企業(yè)檔案能夠?qū)⑵髽I(yè)文化完美的表達(dá)出來(lái)。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管管理工作不夠重視

大部分的企業(yè)檔案管理工作并不是為了企業(yè)自身的管理提高而進(jìn)行必要性工作，一方面企業(yè)是應(yīng)付上級(jí)檢查做的一種無(wú)耐之舉，另一方面企業(yè)的一些無(wú)關(guān)緊要的文檔也有一個(gè)“安身之處”。所以，很多檔案歸檔后再被利用的機(jī)率很小，這也可以看出企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作并不重視。

因此，企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作不會(huì)投入過(guò)多的經(jīng)費(fèi)。

因?yàn)樵诂F(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)引導(dǎo)下，企業(yè)非常重視生產(chǎn)和企業(yè)形象的投入，但是對(duì)企業(yè)檔案管理辦公建設(shè)卻很少有更多的投入，有的企業(yè)甚至檔案室建設(shè)得很粗糙，與國(guó)家規(guī)定的檔案管理基本建設(shè)要求都達(dá)不到。

(二)企業(yè)檔案管理沒(méi)有形成健全的制度

很多企業(yè)雖然建立了企業(yè)檔案管理室，同時(shí)也對(duì)檔案的收集做了相關(guān)制度的規(guī)定，但是制度中往往會(huì)出現(xiàn)漏洞，造成企業(yè)檔案收集不及時(shí)，整理出的檔案不健全，因?yàn)橛涗洸蝗恍┙璩龅臋n案無(wú)法收回，或有一些檔案記錄被修改等現(xiàn)象。

(三)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員不健全

大多數(shù)企業(yè)為了節(jié)省開(kāi)支，由文秘人員兼任，而文秘工作人員由于工作項(xiàng)目較多，對(duì)這攤活無(wú)法及時(shí)有效的把握，使企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞的現(xiàn)象并不少見(jiàn)。

有的企業(yè)雖然有專(zhuān)業(yè)的企業(yè)檔案管理人員，但是企業(yè)很少進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺少專(zhuān)業(yè)性和知識(shí)性，導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)水平下降。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的建議

檔案信息量龐大，資源豐富，但是這種資源更多的是企業(yè)的原生資源，如果不加以科學(xué)的歸類(lèi)，則是一堆無(wú)法利用的零散資料。

所以企業(yè)檔案管理需要將日常工作中的各類(lèi)文件資料進(jìn)行積累和歸類(lèi)，按照科學(xué)的方法進(jìn)行整理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要的門(mén)類(lèi)要求進(jìn)行各種分類(lèi)，進(jìn)而使企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中提供有效的檔案。

(一)企業(yè)要提高對(duì)企業(yè)檔案管理的重視度

對(duì)企業(yè)檔案管理的重視首先要表現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)身上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)企業(yè)檔案管理室的重要性有充分的認(rèn)識(shí)。完善規(guī)章制度，具體落實(shí)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員的使命感。

要求企業(yè)檔案管理的工作和思想認(rèn)識(shí)都要與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代的發(fā)展保持一致。以科學(xué)發(fā)展觀武裝自己。

在工作中，利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)完成企業(yè)檔案管理工作。通過(guò)企業(yè)上下一心的努力，將企業(yè)檔案管理室建設(shè)成一個(gè)信息資源健全，設(shè)備先進(jìn)的檔案管理體系。

(二)規(guī)范企業(yè)檔案管理體制

首先要設(shè)立專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員，在企業(yè)檔案管理工作人員的協(xié)調(diào)下完善和健全企業(yè)的檔案管理，使檔案管理有一個(gè)健全的組織保障;

其次是企業(yè)檔案管理必須跟著企業(yè)的步伐前進(jìn)，即年初預(yù)計(jì)，年底總結(jié)，平時(shí)還要不定時(shí)進(jìn)行檢查指導(dǎo)工作，不能成為應(yīng)付上級(jí)而做的.樣子貨。

最后是依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況對(duì)企業(yè)檔案管理室制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制和考核制度，制定目標(biāo)責(zé)任制，將能否科學(xué)合理的收錄檔案和是否能將檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整合與分離都納入崗位責(zé)任制中去，利用獎(jiǎng)罰制度提高企業(yè)檔案管理工作人員的工作積極性。

(三)提高企業(yè)檔案管理人員自身的素質(zhì)

首先要提高企業(yè)檔案管理的職業(yè)道德素質(zhì)，具體的來(lái)說(shuō)，應(yīng)該是企業(yè)檔案管理人員必須根據(jù)事實(shí)進(jìn)行歸檔，不能按照個(gè)人喜好或個(gè)人恩怨行事，這是對(duì)檔案和企業(yè)歷史的尊重;

其次，要保證檔案應(yīng)有的安全，對(duì)檔案保密是企業(yè)檔案管理工作人員必須具備的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，所有這些都需要企業(yè)檔案管理人員具有很好的專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)，所以必須以培訓(xùn)或?qū)W習(xí)的方式提高企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使他們了解檔案工作的基本方法和規(guī)律。

最后，企業(yè)檔案管理人員要有創(chuàng)新意識(shí)，在基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)的前提下不斷加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的知識(shí)，不斷認(rèn)識(shí)新事物，研究新方法，用新的思路來(lái)解決工作中遇到的問(wèn)題，進(jìn)一上不提高企業(yè)檔案管理的工作水平。

四、結(jié)論

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理不可或缺的一部分，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可可以根據(jù)企業(yè)檔案管理工作了解企業(yè)的各項(xiàng)工作狀況，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展不如意的情況，還可以適時(shí)調(diào)整管理策略，這可以成為企業(yè)發(fā)展的一個(gè)有力的支持;

另外，作為企業(yè)有力的大后方，可以為社會(huì)提供企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)和社會(huì)各界溝通作為有力的依據(jù)。企業(yè)檔案管理與企業(yè)的發(fā)展密不可分，它可以為企業(yè)提向經(jīng)營(yíng)效率和轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略提供有力的保證。所以為提高企業(yè)在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)能力，還需要不斷提高企業(yè)檔案管理工作。

單位檔案怎么整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。

通過(guò)檔案名稱及編號(hào)整理　　

1、檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。

3、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，即將所有分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

5、檔案分類(lèi)各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

檔號(hào)編定整理方法：

1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類(lèi)編號(hào)表”，查明該案件所屬類(lèi)別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。

2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。

3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主 要類(lèi)別，編列檔號(hào)。

4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂則填寫(xiě)于右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　

　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

4、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

如何做好企業(yè)檔案管理工作

檔案管理是企業(yè)管理的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效益率的必要條件，科學(xué)規(guī)范的管理檔案水平，是衡量企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志。下面是我為大家?guī)?lái)的關(guān)于如何做好企業(yè)檔案管理工作的知識(shí)，歡迎閱讀。

一、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

檔案管理工作做好了，一方面可以為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù);另一方面有利于社會(huì)各方面了解和準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，除做好人才的培養(yǎng)引進(jìn)、注重發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)的軟實(shí)力。而做好檔案管理工作，是提升企業(yè)管理水平，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的有效手段。

只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展現(xiàn)狀和經(jīng)營(yíng)成果，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的發(fā)展和未來(lái)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。

因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

一是重視程度不夠。一些企業(yè)的管理者對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，部分檔案管理人缺乏高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神和系統(tǒng)扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，還沒(méi)有形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。

二是管理手段落后。目前，一般檔案管理都采用一臺(tái)微機(jī)、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落后，檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。

造成檔案管理技術(shù)落后的主要原因有以下幾點(diǎn)：

一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，投入不足;

二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用;

三是管理不規(guī)范，有的雖有微機(jī)和檔案管理軟件，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。

三是管理不規(guī)范。企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：

一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，各部門(mén)檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;

二是檔案整理不規(guī)范。有的企業(yè)發(fā)展較快，檔案管理人員調(diào)整頻繁，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的'沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，間隔時(shí)間太長(zhǎng)，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;

三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業(yè)單位，檔案室作為一獨(dú)立科室，在行政上無(wú)法對(duì)其他科室、部門(mén)進(jìn)行管理，涉及檔案管理、移交時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在有些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。

四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還，有遺失現(xiàn)象。

五是缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)的督促下開(kāi)展的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，在短時(shí)間促進(jìn)了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。

但達(dá)標(biāo)過(guò)后，就出現(xiàn)后勁不足，沒(méi)有建立長(zhǎng)效機(jī)制。再由于部分干部對(duì)檔案管理的重視程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識(shí)不足，甚至有的認(rèn)為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

三、以規(guī)范化為抓手提升企業(yè)檔案管理水平

檔案工作規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。要不斷創(chuàng)新理念，完善制度，在抓好硬件建設(shè)的同時(shí)，做實(shí)做好基礎(chǔ)性工作，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。

(一)公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化，因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理打下牢固的基礎(chǔ)。

首先公文用紙質(zhì)量要好，紙張尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式盡量統(tǒng)一，便于立卷裝訂。

二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。

三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

(二)實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問(wèn)題。

檔案工作規(guī)范化的根本目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的一個(gè)重要原則。

它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：

一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂；

二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度，提高檔案利用的效率。

三是在堅(jiān)持“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(三)提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的可靠保證。

實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價(jià)值，而立卷的方法與案卷裝訂質(zhì)量則可能決定和影響著檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類(lèi)和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

(四)創(chuàng)新檔案管理模式是檔案工作規(guī)范化的發(fā)展趨勢(shì)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案本身也不斷發(fā)生變化，依賴電腦識(shí)別的電子檔案越來(lái)越多。

傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學(xué)化水平低下、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，硬件設(shè)備和技術(shù)落后、基礎(chǔ)工作差等問(wèn)題，各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長(zhǎng)、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。

為此新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)當(dāng)前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要在管理手段，管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。