檔案數(shù)據(jù)整理

　　如何整理檔案資料

　　包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、、案卷封面編目、案卷目錄編制。

　　具體內(nèi)容：

　　(1)會計憑證類：反映資金牧付業(yè)務(wù)的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。

　　(2)財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度的出納報告、附注及文字說明，銀行存款對賬單應(yīng)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他出納報告。

　　(3)會計賬簿類：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細(xì)賬、輔助賬簿及其他備查薄[1]。

　　(4)其他類：作為收付依據(jù)的合同、協(xié)議及其他文件;按規(guī)定應(yīng)單獨存放保管的重要票證單據(jù)，如作廢的支票、作廢的發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票、作廢的收據(jù)存根聯(lián)與收據(jù);出納盤點表和出納考核報告等。

　　(5)檔案管理類：出納檔案移交清冊、出納檔案保管清冊以及出納檔案銷毀清冊。出納人員對檔案進行整理時，一般包括分類、裝訂和成冊三個步驟。

　　如何整理檔案

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

　　檔案整理分類規(guī)則：

　　在整理檔案分類的時候，我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進行相關(guān)目錄的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn)則進行檔案的管理、儲存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

　　在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同.雖然其種類與機密程度之間存在著些許的差異但是相對于檔案管理人員而言檔案管理是對檔案中的數(shù)據(jù)進行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對檔案進行分類、儲存、管理及銷毀,企業(yè)應(yīng)對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進而提高管理質(zhì)量。

　　檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實際情況來選擇整理分類。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。

　　以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

　　以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　怎樣整理檔案

　　1、系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　檔案數(shù)據(jù)整理

　　2、局部調(diào)整

　　對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。

　　3、全過程整理

　　檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　整理過程

　　1、折疊整理“”按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　2、折疊來源原則：把同一機構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

　　3、折疊檔案實體分類：根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。

　　4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。

　　5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。

　　6、折疊匯集全宗：由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。

　　檔案數(shù)據(jù)整理

　　7、折疊全宗群：由若干個具有時間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

　　8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

　　9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

　　10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

　　11、折疊檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

　　1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

　?、贇w檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

　?、跉w檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

　　2）歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定：

　?、俑鶕?jù)建設(shè)程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

　?、诳辈?、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

　　3）勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

　　建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

　　4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

　　5）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6）凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

　　工程管理文件資料分類：

　　1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

　　2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；

　　3）行政文件，歸綜合管理部；

　　4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

　　如何整理辦公室的檔案資料

　　一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。

　　1.紙質(zhì)文件資料。盡量別留，或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。

　　其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺，品類很多，需要可以私聊)和打孔機。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；

　　資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購平臺搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門別類放好，會非常整齊。

　　2.電子文檔。首先，名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時間地點的形式進行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個。并且定期做好備份和清理，置辦個上T的移動硬盤，也建立對應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。