數(shù)據(jù)檔案整理

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　檔案整理的意義

　　檔案是人們社會實踐的真實記錄，也是黨和國家進行經(jīng)濟建設，開展政治文明、物質(zhì)文明、精神文明建設，發(fā)展科學文化技術的必要條件。下面是挑選較好的檔案整理的意義范文，供大家參考閱讀。

　　歷史記錄功能

　　檔案是人類社會實踐活動的記憶和伴生物，是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄，在人類歷史文化的載錄、積累、保護和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例，中華民族是由56個民族構成的，各民族在其社會歷史發(fā)展過程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富，在物質(zhì)文化上表現(xiàn)為從事經(jīng)濟、生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的物質(zhì)文明的總和，包括生產(chǎn)、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個領域;在精神文化方面表現(xiàn)為在社會活動過程中所形成的價值觀念、審美情趣、思維方式等，包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。

　　各民族產(chǎn)生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過檔案文獻世代相傳，在歷史的積累、保護和傳承過程中，匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產(chǎn)。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在，才能使中華民族歷史進程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存?，F(xiàn)今，檔案文獻在承載保護科技成果、社會信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用，是載錄人類發(fā)展歷史，保護、繼承與弘揚優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。

　　科學管理功能

　　管理是運用組織、計劃、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等方式和手段，充分利用現(xiàn)有的人力、物力和財力，使之發(fā)揮最大效率，以達到既定目標的一系列職能活動的總稱。管理是提高行政效率和促進經(jīng)濟建設發(fā)展的重要因素，而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動的真實記錄對現(xiàn)實的管理工作起著依據(jù)和借鑒方面的重要作用。

　　如在國家機構的行政管理活動中，檔案文件記錄了各級機關、單位行使行政職權的法律依據(jù)，處理行政事務的過程、結果以及管理活動的經(jīng)驗，是任何國家機構、機關單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據(jù)。

　　因此，各級國家機構都建立有健全的檔案部門，以翔實的檔案文件為各級政府了解與掌握實際情況，有效地實行職能管理活動提供檔案信息利用服務。

　　生產(chǎn)建設功能

　　一切生產(chǎn)建設活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的科技生產(chǎn)活動的記錄與實踐經(jīng)驗，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的參考和憑據(jù)，而且生產(chǎn)技術越復雜，現(xiàn)代化程度越高，其生產(chǎn)、建設活動越離不開檔案。不論是工廠礦山設計、水利水電工程設計、交通運輸工程設計，還是民用建筑設計，豐富翔實的基建檔案都是完成新：工程項目設計，進行設計創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。

　　文化建設功能

　　檔案的.文化建設功能是指在社會物質(zhì)文明和精神文明建設中，以檔案信息服務的方式，參與經(jīng)濟和文化建設活動，從而推動經(jīng)濟發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。以精神文化建設為例，檔案的精神文化建設功能就是以豐富翔實的檔案資源為依據(jù)，發(fā)展科學教育、文學藝術、新聞出版、廣播電視、衛(wèi)生體育等各項事業(yè)，開展宣傳教育活動，提高國民科學素質(zhì)以及人們的思想、政治、道德水平。

　　科學研究功能

　　為適應經(jīng)濟的發(fā)展和科學研究的需要，國家檔案管理部門做了大量有效的檔案信息開發(fā)利用工作，據(jù)統(tǒng)計，在提供檔案查找服務方面，全國各級各類檔案館(室)接待檔案利用者共1000多萬人次，提供利用檔案資料5000多萬卷、冊。這些行之有效的服務工作為科研活動提供了大量原始的檔案信息資源，促進了國家科學研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

　　1、準確反映企業(yè)的成長歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　數(shù)據(jù)檔案整理

　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。

　　做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結，企業(yè)文化就豐富起來了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長的斷代史

　　很多企業(yè)員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應該定期移交檔案管理部門。

　　離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應該成為員工成長的斷代史。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中應整理哪些工作

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　?、倌夸洈?shù)據(jù)準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　　②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　　④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。

　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　如何整理建立電子檔案并歸類

　　可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標準。

　　檔案整理的方法：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。

　　1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編

　　目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，

　　對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

　　3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮

　　和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

　　5）以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

　?。?）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

　?。?）各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　?。?）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　?。?）會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　如何做好檔案管理

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)：為了滿足各行業(yè)需要，實現(xiàn)實體與電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　會博通專門研發(fā)一套既符合國家檔案管理標準，又能獨立自定義，配置專屬于企業(yè)的檔案管理架構。

　　會博通檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案全生命周期管理

　　數(shù)據(jù)檔案整理

　　提供檔案采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案業(yè)務的全面標準化、流程化

　　為檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務，提供可由企業(yè)自由定義的標準化管理流程，實現(xiàn)檔案業(yè)務的流程化管理。

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供可私有化部署的統(tǒng)一歸檔平臺

　　OA、ERP等企業(yè)私有系統(tǒng)或釘釘、云之家、企業(yè)微信等公有云辦公軟件往往存在經(jīng)營成果難以沉淀的問題，無法妥善保存審批過的方案、合同等資料，不利于企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

　　會博通綜合檔案管理系統(tǒng)四大安全策略為企業(yè)核心檔案保駕護航

　　企業(yè)可根據(jù)安全管理要求，個性化安全策略，讓企業(yè)的核心檔案得以安全地傳播與利用。

　　檔案管理的經(jīng)驗和方法

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　如何在excel2007上整理檔案

　　首先我們看到以下表格中的信息，我們按照這個表格為例。

　　如下表中所示，已經(jīng)有了身份證號碼，那么出生日期是不需要再一條一條輸入的，可以用公式完成，因為我們知道身份證號碼里面包含了出生日期。

　　比如D3單元格中應該填入的公式是=CONCATENATE(MID(C3,7,4),“年”，MID(C3,11,2)，“月”，MID(C3,13,2)，“日”）。

　　CONCATENATE函數(shù)的作用是將兩個或多個文本字符串合并為一個文本字符串。MID函數(shù)的作用是返回文本字符串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符。于是，就從身份證中取得了生日日期并且連接成日期格式的字符串。

　　同樣道理，工齡和年齡也可以有公式計算得出。由于知道了出生日期和工作時間，所以將當前年份減去工作時間的年份就是工齡，而當前年份減去出生日期的年份就是年齡。對表格進行自動篩選，就可以進行簡單的統(tǒng)計分析了。

　　接下來，就是員工信息查詢表。選擇員工編號可以查到對應的員工信息。這里的員工編號就是檔案管理表中的員工編號，因此，這里用數(shù)據(jù)有效性來做。

　　選中C2單元格，選擇”數(shù)據(jù)“標簽下的”數(shù)據(jù)有效性“，”允許“選擇”序列“，”來源“輸入”=檔案管理表！A3：A2“，然后單擊確定。

　　接下來就是根據(jù)”員工編號“查詢員工信息。比如姓名，A4單元格中輸入公式=VLOOKUP(C2，檔案管理表！$A$3：$H$20,2)

　　VLOOKUP函數(shù)的作用是在表格數(shù)組的首列查找指定的值，并由此返回表格數(shù)組當前行中其他的值。

　　這里第一個參數(shù)是指C2為條件單元格，第二個參數(shù)是指從檔案管理表的$A$3：$H$20范圍內(nèi)查找，第三個參數(shù)是指在這個單元格區(qū)域中的第二列數(shù)值。

　　同樣的方法可以將其他信息一一查出。

　　怎樣做好檔案管理？

　　一、檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準確無誤。

　　二、對企業(yè)的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

　　三、企業(yè)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照企業(yè)有關保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。

　　五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計

　　六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領導批準，否則不準摘抄、復印。

　　九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

　　十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領導人批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。

　　十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關領導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

　　十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。

　　十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

　　十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

　　十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

　　十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

　　十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

　　拓展資料：

　　檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

　　由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。