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干部人事檔案整理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠,這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進(jìn)一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入,安排專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案的整理和保存,提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個(gè)明確的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進(jìn)行檔案的管理工作,這就使工作做到了有理可循,在出現(xiàn)問題時(shí)也能夠及時(shí)補(bǔ)救,及時(shí)補(bǔ)種,從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質(zhì)
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì),對線管人員進(jìn)行培訓(xùn),促使讓他們完全具備管理檔案的能力,使檔案的管理做到專業(yè)化。運(yùn)用新型的管理方法,摒除舊有管理中存在的過時(shí)的、不實(shí)用的東西。緊跟時(shí)代潮流發(fā)展的腳步,運(yùn)用科學(xué)的管理方法進(jìn)行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用,充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實(shí)有價(jià)值。
5.利用科學(xué)的管理方法
由于時(shí)代的進(jìn)步現(xiàn)代的管理方法開始升級,計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步有利于管理系統(tǒng)的升級。運(yùn)用科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理,利用新型的管理系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的管理。提高管理效率,使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準(zhǔn)確、高效。
人事檔案整理步驟
人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
第一步:分類
按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。
第一類:履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級黨委委員(候補(bǔ)委員)簡歷,人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。
第二類:自傳材料;報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類,如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。
第三類:考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料。這一類主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門通過各種途徑,對干部德能勤績廉進(jìn)行考察和評價(jià)的材料。歸入本類的材料,必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況,具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意,根據(jù)利用工作實(shí)際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。
第四類:學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意,過去學(xué)生登記表歸第一類,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類,此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。
第五類:政審材料;更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的,此次調(diào)整到了第五類;“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。
第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意,此類包括民主黨派的入黨材料。
第七類:表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類主要包括對干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類,此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。
第八類:涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。
第九類:招錄、聘用材料;任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議,人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議;民主黨派代表會(huì)議形成的材料。注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。
第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料。第十類包括錄用體檢表,反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單,干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。
檔案材料的分類有兩點(diǎn)說明:(一)第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多,都處于動(dòng)態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級分類法,即對這兩類中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類,具體來說:
第四類材料二級分類分為:
1、學(xué)歷學(xué)位材料;
2、職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;
3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;
4、培訓(xùn)材料等。
第九類材料二級分類分為:
1、工資材料;
2、任免材料;
3、出國(境)材料;
4、參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。
今后,報(bào)送的新任市管干部檔案,第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級分類。
(二)內(nèi)容交叉材料的分類
1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。
2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第四類。
3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。
4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。
5、中央和地方各級黨委委員(候補(bǔ)委員)簡歷,人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。
第二步,排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。
具體方法有:按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。
第四類、第九類材料排序時(shí),在采用二級分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。
2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。
其中,第五類和第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等。
第六類材料,入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為,凡有圖文的頁面,每面作為一頁,有封面的材料從封面開始編寫??瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁數(shù);復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數(shù)。
第三步,編目
修訂后的目錄與舊目錄的不同:
一是“類號”改為“序號”;
二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”;
三是刪除“份數(shù)”欄。
編目的具體要求是:
1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目,做到目錄清楚,填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書寫材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。
2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。
3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至“十”,二級分類的類號用(一)至(四),序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長,可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。
5、“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料,一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料,采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。
6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。
干部人事檔案整理工作
7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進(jìn)行簡要說明,如附有考察材料的干部任免審批表,復(fù)制件等。
8、每類目錄之后須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。
特別是第三、四、九類等,不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行,小類空三行。
第四步:技術(shù)加工
技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。
1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。
2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護(hù)檔案原貌,簡化整理的目的出發(fā),不要對檔案材料進(jìn)行過度裁剪。
3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱,裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無法裝訂,應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。
4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。
5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
第五步:裝訂
檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。
分卷裝訂時(shí),必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求,報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等;書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。
檔案管理的方法和技巧
(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識,堅(jiān)持依法治檔,確保“集中統(tǒng)一管理”。
“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn),對部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識,培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。
(二)要求無紙化辦公,每個(gè)崗位都形成電子文檔。
這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。
(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。
為了規(guī)范檔案工作,必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)??傊?,企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識,敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。
(四)服務(wù)創(chuàng)新
在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先,要對信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中,大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。
因此,有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。其次,還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù),在對用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。
檔案管理的方法和技巧
一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益
(一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。
隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù),逐步走出去開辟市場,完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場競爭,承建一級路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動(dòng)請教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。
(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。
在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后,就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會(huì)下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。
在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。
無論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢,企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。
企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。
從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。
(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā),回顧多年來的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。
目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法,制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
人事檔案整理實(shí)施方案
第一章總則
第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)我縣人事檔案管理,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人力資源社會(huì)化服務(wù)體系,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合我縣實(shí)際,制定本辦法。
第二條本辦法所管人事檔案范圍是:
(一)按照干部管理權(quán)限,政府系統(tǒng)機(jī)關(guān)及所屬的事業(yè)單位、直屬事業(yè)單位(教育、衛(wèi)生系統(tǒng)除外)的正式干部職工;
(二)各類縣屬國有、集體企業(yè)和民營企業(yè)、私營企業(yè)、民營非企業(yè)等非國有單位干部職工;
(三)辭職或被辭退、解除勞動(dòng)合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關(guān)系的國家公務(wù)員,企業(yè)、事業(yè)單位干部職工;
(四)未落實(shí)工作單位的各類畢業(yè)生;
(五)實(shí)行人事代理的單位干部職工、各類畢業(yè)生;
(六)自費(fèi)出國、出境的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員;
(七)合資、三資企業(yè)的中方雇員;
(八)其他社會(huì)人才。
第三條人事檔案管理遵循"集中統(tǒng)一,歸口管理"的原則,接受同級黨委組織部門和政府人事行政部門的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第二章人事檔案管理機(jī)構(gòu)
第四條縣人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理科室是縣政府系統(tǒng)人事檔案管理機(jī)構(gòu),按管理權(quán)限負(fù)責(zé)縣政府系統(tǒng)人事檔案管理工作。
干部人事檔案整理工作
(一)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位的干部職工和離退休人員的人事檔案資料的收集、整理,人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;
(二)人事檔案管理部門受用人單位和個(gè)人委托,可以管理全縣范圍內(nèi)干部職工人事檔案;
(三)嚴(yán)禁其他未經(jīng)授權(quán)的任何單位(包括其他行業(yè)主管部門、企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案,嚴(yán)禁個(gè)人保管他人和本人人事檔案;
(四)凡不具備人事檔案管理權(quán)限,擅自管理社會(huì)人才人事檔案的單位或個(gè)人,必須在本辦法施行后三個(gè)月之內(nèi)向人事檔案管理部門移交人事檔案。
第五條人事檔案管理部門按照《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》之規(guī)定,認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,認(rèn)真做好與人事檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)人事代理等社會(huì)化服務(wù)工作。人事代理社會(huì)化服務(wù)內(nèi)容有:
(一)按國家規(guī)定核定存檔人員的連續(xù)工齡,調(diào)整記載檔案工資;
(二)負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)人員職稱資格認(rèn)定,辦理職稱考評的有關(guān)手續(xù);
(三)辦理因公或因私出國、出境政審及相關(guān)手續(xù);
(四)負(fù)責(zé)為辦理人及代理人員出具有關(guān)婚育證明;
(五)按黨章、團(tuán)章有關(guān)規(guī)定接轉(zhuǎn)黨、團(tuán)組織關(guān)系;
(六)負(fù)責(zé)人才引進(jìn)工作,辦理人才集體戶口掛靠手續(xù);
(七)辦理實(shí)行人事代理的各類應(yīng)往屆畢業(yè)生的聘用合同備案管理手續(xù);
(八)為參加工作滿一年的各類大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù);
(九)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續(xù);
(十)辦理確因人才流動(dòng)等原因失去原有身份的身份認(rèn)定手續(xù);
(十一)代辦社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)及其他保險(xiǎn);
(十二)協(xié)助辦理與人事檔案管理相關(guān)的其它服務(wù)事宜。
第三章人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第六條人事檔案管理部門在收到檔案后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查,若發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不整齊或不完整、不清楚,應(yīng)要求原管理單位補(bǔ)齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個(gè)月未退回者轉(zhuǎn)出單位應(yīng)去函催問,以防丟失。
第七條人事檔案轉(zhuǎn)遞,應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的"檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的項(xiàng)目詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封。
第四章人事檔案的收集、整理和利用
第八條人事檔案材料包括如下內(nèi)容:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)成績表和評審表、考績、審批材料);
(五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時(shí)間等問題的審查材料);
(六)參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;
(七)獎(jiǎng)勵(lì)材料(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì),英雄模范先進(jìn)事跡);
(八)處分材料(包括復(fù)查材料,免于處分的處理意見);
(九)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會(huì)代表登記表等材料;
(十)其他可供參考的材料。
第九條人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)與各單位的聯(lián)系,認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作。
(一)要經(jīng)常收集各單位在職務(wù)晉升、流動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績的材料,充實(shí)檔案內(nèi)容;
(二)可根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料的情況,有計(jì)劃地布置填寫干部職工履歷表,作鑒定、寫自傳等,并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)人事檔案;
(三)有關(guān)用人單位和部門要建立主動(dòng)向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作制度,確定專人報(bào)送,及時(shí)將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;
(四)收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入人事檔案;
(五)復(fù)印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報(bào)請主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn);
(六)屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料,均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷;
(七)人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格(19cm×26cm)的辦公用紙,使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫;
(八)在整理人事檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會(huì)人才人事檔案材料。
如何做好干部人事檔案材料收集與整理工作
干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn),采取措施,立足實(shí)際,切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量,才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范,將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此,做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動(dòng)收集。目前,有些檔案材料形成部門和個(gè)人的檔案意識淡薄,材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有,不及時(shí)移交管檔部門。因此,作為管檔部門要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息,應(yīng)主動(dòng)深入材料形成部門收集歸檔,不能被動(dòng)等待,避免材料形成時(shí)間過長未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員,再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類,擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如:三類考核材料,四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料,五類政審材料,六類加入黨團(tuán)組織材料,九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動(dòng)錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料,及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系,盡快收集歸檔,以防止散落在部門或個(gè)人手中,從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息,隨時(shí)掌握所有人員的變化情況,工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如:學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息,廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員,要認(rèn)真審查檔案材料,發(fā)現(xiàn)缺漏的材料,要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系,盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔,避免時(shí)間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的,一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的,應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系,盡量避免長時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù),導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅(jiān)決反對,以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工,分類準(zhǔn)確,編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊,對過長或過寬的材料,在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下,對其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右,避免裁到內(nèi)容,如內(nèi)容太多會(huì)被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上,做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料,要進(jìn)行加邊或包邊,加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊,高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工,嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān),通過整理,使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄,錄入計(jì)算機(jī)。對于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料,如年度考核表、工資晉升表,可進(jìn)行集中整理,而對于年中不定期產(chǎn)生的材料,可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式,及時(shí)裝入檔案,以避免材料的丟失,確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出:檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng),用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作,起好黨員模范先鋒帶頭作用,永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求:檔案人員具有中專(高中)以上學(xué)歷,熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作,要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù),這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力,才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系,開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作,都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力,并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識,把當(dāng)前檔案工作局面變被動(dòng)為主動(dòng),保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力,掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守,一絲不茍,樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德,嚴(yán)于律己,認(rèn)真負(fù)責(zé),堅(jiān)持原則,做到不該說的堅(jiān)決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新,結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施,以便更好地為人事干部工作服務(wù)。
人事檔案怎么整理
人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
一、人事檔案怎么整理
一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案,那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案,下面我們做簡單介紹。
二、步驟
1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)公司要求不同,這里就不再贅述。
2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料
3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。
4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。
5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。
6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。
7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專人管理。
三、資料整理
1、第一步,確定文件檔案的分類
大面上劃分為兩塊,也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類,員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分,分為兩級,在實(shí)際操作中,要第二級文件要按照后勤和車間進(jìn)行分開保存。分開的.原因在于:車間人員流動(dòng)大,離職人員資料更新較快;同樣的,面試時(shí)以群面居多,面試資料無法細(xì)分到人。如果之后有新的類型文件,則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。
2、第二步,定出文件存放規(guī)格
?。?)本年度文件,以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存;
(2)往年文件,以牛皮紙袋進(jìn)行保存;
?。?)文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的,則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分;
?。?)因無保密制度,文件不進(jìn)行加密管理,之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。
第三步,臺帳
我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的,但隨著檔案越來越多,導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好,那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應(yīng)運(yùn)而出了。
干部人事檔案整理工作有哪些要求?
為了實(shí)現(xiàn)干部人事檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,中央組織部根據(jù)《干部檔案工作條例》及有關(guān)規(guī)定,專門制定了《干部檔案整理工作細(xì)則》。根據(jù)細(xì)則的要求,整理工作必須做到:認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理,使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。
如何做好人事檔案管理
導(dǎo)語:在人們的工作生活中,檔案扮演著重要角色,但很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用,出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象,影響了檔案管理工作。對于,如何做好人事檔案管理工作,我為大家整理以下經(jīng)驗(yàn)和方法。
一、人事檔案管理中存在的主要問題
1、人事檔案管理重視程度不夠
相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫,保管的事務(wù)性工作,不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此,忽視了人事檔案管理工作,最終形成“說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài),難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。
2、人事檔案管理工作缺乏力度
一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,建立了制度執(zhí)行不嚴(yán),收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認(rèn)識不夠等原因,檔案材料沒有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔,造成檔案材料內(nèi)容不完整。
二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的,一些鑒定、考核和評價(jià)材料大都是套話,內(nèi)容形式相同,不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。部分檔案材料還存在:填寫格式不規(guī)范,填寫內(nèi)容前后不一,記載不實(shí),審核不準(zhǔn),不利于檔案的保存和利用,使檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性功能趨于弱化。
三是人事檔案用紙規(guī)格不一,紙張不符合要求,在立卷歸檔進(jìn)行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時(shí),使人事檔案卷很不美觀。
3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟
由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組,人員競聘上崗等原因,原有的人事檔案管理人員難免崗位變動(dòng),接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護(hù)、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒,沒有及時(shí)整理歸檔,嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動(dòng)外部環(huán)境的寬松,人才流動(dòng)靈活,各類人才跳槽頻繁,造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。
4、檔案室設(shè)備配備不齊全
大多采取“因陋就簡”,“因地制宜”的原則,融辦公室、閱檔、倉庫為一間,既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施,也無其他硬軟件設(shè)施,防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。
5、檔案管理手段落后
目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作,既使利用計(jì)算機(jī)管理,僅限于把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī),資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣延用手工操作,無紙質(zhì)閱檔基本沒有實(shí)施。由于反復(fù)調(diào)用原件,造成紙張發(fā)黃變脆,字跡褪色,直接影響到檔案的完整與安全,這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。
二、做好人事檔案管理的對策
1、重視人事檔案管理工作
單位要將人事檔案納入議事日程,定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
2、提高人事檔案管理工作水平
一是進(jìn)一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理制度,做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”,即:無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查,非利用單位范圍不查,非正式黨員不查,本人及親屬的檔案不查,審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借,非特殊需要不借,手續(xù)不全不借,本人及親屬檔案不借;個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn),沒有調(diào)動(dòng)通知不轉(zhuǎn),接收單位不明不轉(zhuǎn)。
特別是人才流動(dòng)后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理,該轉(zhuǎn)遞的及時(shí)轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度,對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進(jìn)一步的.嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。完善人事檔案整理工作細(xì)則,使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。
二是把好“入門關(guān)”,對人事檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理,通過書面方式,聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理,盡量減少避免歷史遺留問題的影響,保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。
三是把好“更新關(guān)”,檔案人員要主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系、索要,做到收集整理經(jīng)?;?,不拖延,不積壓,確保人事檔案材料完備,與實(shí)際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序,做到規(guī)格統(tǒng)一。
3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
選擇政治上可靠,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作,教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性,增強(qiáng)責(zé)任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識,讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù),提高檔案管理的技術(shù)水平,檔案員要勤奮學(xué)習(xí),提高自身素質(zhì)與政治覺悟,踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作,為檔案事業(yè)建功立業(yè)。
4、更新檔案管理設(shè)施
配備堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜,庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開,要加大資金投入,配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。
5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)
對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí),可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,對不屬于保密范圍的檔案信息實(shí)現(xiàn)有效共享。
綜上所述,人事檔案管理工作不僅要從制度上更新,還要從觀念上更新,積極采取有效措施,探索檔案現(xiàn)代管理模式,走出目前人事檔案存在的困境,做到解放思想,凝聚力量,更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。
干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循的原則
法律分析:干部人事檔案管理工作的基本原則是:根據(jù)干部管理權(quán)限和范圍,實(shí)行集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)管理干部檔案,維護(hù)干部人事檔案的完整與安全,保證利用。包括以下三個(gè)內(nèi)容:
一是按照干部管理范圍,集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)管理干部檔案。這是干部人事檔案管理工作的組織原則,是黨管干部的原則在干部人事檔案管理工作中的具體體現(xiàn)。
二是維護(hù)干部人事檔案的完整與安全。三是積極為干部工作服務(wù)。
法律依據(jù):《干部人事檔案工作條例》第五條干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循下列原則:
?。ㄒ唬h管干部、黨管人才;
?。ǘ┮酪?guī)依法、全面從嚴(yán);
?。ㄈ┓旨壺?fù)責(zé)、集中管理;
?。ㄋ模┱鎸?shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范;
(五)方便利用、安全保密。
如何加強(qiáng)干部檔案管理
有的地方干部人事檔案工作中還存在著管理不嚴(yán)密,執(zhí)行規(guī)章制度不嚴(yán)格的問題,有的地方甚至出現(xiàn)了偽造檔案材料、涂改檔案內(nèi)容等情況。如何進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理工作,防止和杜絕上述問題的發(fā)生,中組部又做了哪些要求呢?
一、上報(bào)擬提拔干部材料時(shí)
要認(rèn)真按照《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》的規(guī)定,將干部人事檔案連同其它有關(guān)材料一并上報(bào)。上報(bào)的干部人事檔案要嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求進(jìn)行整理,要認(rèn)真查閱審核干部人事檔案。
二、干部交流等工作中
需要轉(zhuǎn)遞的檔案,必須完整齊全地轉(zhuǎn)出,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。凡是干部人事檔案材料不齊全或不清楚的,要待補(bǔ)齊或弄清楚后,再辦理有關(guān)手續(xù)。
三、收集檔案材料時(shí)
要按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求,認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格審查,防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入檔案。對偽造檔案材料,涂改檔案內(nèi)容的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),要予以清除,并根據(jù)情節(jié)輕重,對當(dāng)事人給予黨紀(jì)政紀(jì)處分,構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責(zé)任。
四、轉(zhuǎn)遞干部檔案中
要通過機(jī)要交通或派專人送取,嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對個(gè)人攜帶檔案的,檔案管理部門應(yīng)拒絕接收。對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換檔案材料等問題的,要追究當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。
五、干部人事檔案制度建設(shè)中
要在建立健全各項(xiàng)工作制度的基礎(chǔ)上,教育和要求干部人事檔案工作人員,忠于職守,堅(jiān)持原則,防止和抵制利用干部人事檔案謀取個(gè)人私利的不正之風(fēng)。同時(shí)要經(jīng)常對各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
干部檔案記錄管理工作遵循哪些原則?
干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循下列五大原則:黨管干部、黨管人才的原則;依規(guī)依法、全面從嚴(yán)的原則;分級負(fù)責(zé)、集中管理的原則;真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范的原則;以及方便利用、安全保密的原則。
【法律依據(jù)】
《干部人事檔案工作條例》第五條
干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循下列原則:
?。ㄒ唬h管干部、黨管人才;
?。ǘ┮酪?guī)依法、全面從嚴(yán);
(三)分級負(fù)責(zé)、集中管理;
?。ㄋ模┱鎸?shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范;
?。ㄎ澹┓奖憷?、安全保密。
第六條
本條例適用于黨政領(lǐng)導(dǎo)干部、機(jī)關(guān)公務(wù)員、參照公務(wù)員法管理的機(jī)關(guān)(單位)工作人員(工勤人員除外),國有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。
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