個人人事檔案的重要性

　　人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

　　目前出境、計(jì)算工齡、工作流動、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學(xué)等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。有些畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現(xiàn)自己無法按期轉(zhuǎn)正定級、申請職稱，在辦理養(yǎng)老保險手續(xù)時也遇到麻煩，經(jīng)咨詢才知道是因?yàn)樽约捍髮W(xué)畢業(yè)時疏忽了檔案的存放問題，追悔莫及。

　　“棄檔”現(xiàn)象有來由

　　現(xiàn)今，“棄檔”現(xiàn)象屢見不鮮，究其原因可歸結(jié)為四個方面：

　　一是高校畢業(yè)生對于人事檔案的性質(zhì)、地位、作用認(rèn)識模糊，檔案觀念淡薄，自動放棄檔案，使檔案遭遇冷落;

　　二是一些部門檔案管理不規(guī)范、用人單位不重視檔案等因素，使得很大一部分畢業(yè)生覺得保管檔案“沒有價值”，認(rèn)為檔案與當(dāng)前利益沒有太多關(guān)系，相反個人還要為存檔案支付一定的費(fèi)用，是一種負(fù)擔(dān);

　　三是很多畢業(yè)生為獲取就業(yè)機(jī)會，往往先就業(yè)再擇業(yè)，而繁瑣的人事檔案調(diào)動程序及檔案對工作調(diào)動的限制，阻礙其擇業(yè)自由，于是就放棄個人檔案或?qū)n案隨身攜帶;

　　四是不少高校畢業(yè)生對檔案抱有“患得患失”的心態(tài)，有時干脆“先保再棄”，在辦理就業(yè)報到手續(xù)時先讓檔案有個“家”，然后就不聞不問，用時再考慮補(bǔ)交費(fèi)用，如果用不著就不再搭理了。

　　強(qiáng)化檔案意識是關(guān)鍵

　　專家指出，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才的流動以及信息的溝通，尤其是用人觀念上的轉(zhuǎn)變，使得過去以單位來確定人們身份，慢慢轉(zhuǎn)向?qū)ζ渖鐣r值的認(rèn)可，人的身份由單位人轉(zhuǎn)向社會人。從某些方面來說檔案的作用在現(xiàn)代社會中有不斷弱化的趨勢，但這絕不意味著檔案無用。

　　應(yīng)當(dāng)指出，弱化的只是檔案的形式，即“袋裝檔案”，而強(qiáng)化的應(yīng)是檔案的資源和信息性質(zhì)。尤其對有較高學(xué)歷的年輕人，更不應(yīng)該淡化自己的檔案意識。在此提醒廣大高校畢業(yè)生，在忙著找工作的同時，應(yīng)及時把檔案轉(zhuǎn)入政府所屬人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)保存，確保自身的合法權(quán)益和應(yīng)有的社會、政治待遇得到保障。

　　什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內(nèi)容?

　　人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。

　　人事檔案能發(fā)揮哪些作用?

　　人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實(shí)個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續(xù)、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關(guān)材料等。

　　人事檔案管理的重要性。

　　談人事檔案管理工作的重要性在人們的工作生活中，檔案的確扮演著重要的角色。它可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄?，F(xiàn)在很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，要不要都可以。而在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認(rèn)定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

　　一、檔案管理的意義和任務(wù)

　　1、檔案管理工作的意義

　　檔案的存在是一種社會現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而也要看到：隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。

　　對于不斷形成和增加的檔案，通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，則通過加強(qiáng)檔案的保管工作來解決。目前在檔案保管工作中的許多問題急待解決。比如：紙張老化、字跡褪色模糊，有相當(dāng)數(shù)量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，到了不能再用的程序。檔案蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，需要復(fù)制的檔案數(shù)量大，復(fù)制檔案的手段也比較落后。

　　總之檔案工作的實(shí)踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護(hù)集體和個人歷史真實(shí)面貌服務(wù)；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè)，都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。

　　2、檔案管理工作的任務(wù)

　　維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案管理工作中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案管理工作這個環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來講，檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不得因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案管理工作也應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。

　　檔案管理工作的具體任務(wù)是：

　?。?）防治檔案的損壞

　　要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取專門的有的放矢技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。

　?。?）延長檔案的壽命

　　檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。

　?。?）維護(hù)檔案的安全

　　維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去；另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，要在整個政治斗爭范圍內(nèi)，不致因?yàn)楸９艿牟划?dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。

　　3、檔案管理工作的基本要求

　?。?）以防為主、防治結(jié)合

　　（2）加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

　?。?）自力更生、勤儉節(jié)約

　?。?）立足長遠(yuǎn)、保證當(dāng)前

　　二、職工檔案管理中存在的主要問題

　　職工檔案是對一個職工個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄,是職工享受各種社會待遇的憑據(jù),解決勞動糾紛的依據(jù).它關(guān)系到職工的切身利益,是職工接續(xù)保險、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù).隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和社會的發(fā)展,原有的企業(yè)職工檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展和新型勞動力市場的需求,在工作中遇到了很多問題。

　　1、現(xiàn)行企事業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。現(xiàn)在企事業(yè)職工檔案沒有統(tǒng)一管理，企事業(yè)主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企事業(yè)單位也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖于企事業(yè)單位實(shí)行的全員勞動合同制，給企事業(yè)單位的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個人利益，促進(jìn)勞動力合理有序流動，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動力市場。

　　部分國有企業(yè)改制為私有企業(yè)，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調(diào)動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里，有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個人利益。

　　2、企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致,工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè),尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用處,不給新招用的職工建立檔案,甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

　　3、檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)企事業(yè)單位對職工檔案管理工作發(fā)展。

　　三、加強(qiáng)職工檔案管理的對策以及方法

　　職工檔案主要包括學(xué)歷材料（畢業(yè)生登記表、學(xué)歷證明等）、工人錄用材料（包括招工、子女補(bǔ)充、工人轉(zhuǎn)正定級等）、入黨入團(tuán)材料(包括入黨入團(tuán)的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料等)、工資表、獎勵呈報審批表、處分決定及解除決定、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的審批材料、勞動合同、調(diào)動轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休（退職）審批表等。然而，由于種種原因，現(xiàn)行的檔案管理制度已經(jīng)落后于時代，因此提高和改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理制度迫在眉睫。

　?。?）是建立與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。勞動保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等。

　　（2）是各級勞動保障行政部門要高度重視企業(yè)職工檔案管理。制定規(guī)范有效的管理制度,加強(qiáng)促,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。針對目前企業(yè)職工檔案管理存在的諸多問題,在規(guī)定時期內(nèi)對所有企業(yè)職工檔案進(jìn)行全面的清理、規(guī)范,確保職工檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。

　　（3）是使企業(yè)職工檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。對職工檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。有條件的地區(qū)要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),逐步建立職工個人檔案與養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系,通過科學(xué)的管理,為企業(yè)提供便利的服務(wù),有效地保障職工和企業(yè)利益,充分發(fā)揮勞動保障部門的服務(wù)職能,提高辦事效率,使檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化。實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，因此，我們要促使職工檔案更加規(guī)范和完整，要注意以下幾點(diǎn)：

　　（1）是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

　　（2）是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

　　（3）是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

　　四、職工檔案管理的發(fā)展趨勢

　　在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點(diǎn)的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走，那么，既便是這個人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運(yùn)行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

　　市場經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質(zhì)。

　　從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位職工檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務(wù)。

　　人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

　　人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段。市場經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。

　　這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會各種機(jī)構(gòu)和人員利用，宜采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。（來源：舟山人才網(wǎng)）

　　高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策

　　高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅掌握著人才的全部信息和各種情況，同時對人才的使用狀況及流動狀況也了如指掌。高等學(xué)校發(fā)揮人才作用，合理安排使用人才，無論如何都離不開人事檔案。下面是我為大家搜集整理出來的有關(guān)于高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策，歡迎閱讀!

　　(二)人事檔案管理的意義。

　　在中國，人事檔案對人才使用、開發(fā)、管理及流動都具有極大的作用。例如：某人想調(diào)整自己的工作，調(diào)到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調(diào)到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉(zhuǎn)出，即使此人離開原工作單位，到新工作單位工作，在沒有人事檔案的情況下，當(dāng)事人會遇到很多與人事檔案有關(guān)的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會化開放式管理模式，所有的人都是社會人，而不是受某個單位限制的單位人，個人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，上述案例不復(fù)存在，人才流動更加便利快捷，人才會釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個固定單位的更大作用。

　　因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務(wù)社會化的背景下，建立高等學(xué)校人事檔案與社會人才管理機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的互連互動、信息互享，帶動全社會對人才信息的公開化，讓不僅是所在學(xué)校了解和掌握人才信息，整個社會也能了解和掌握人才的真實(shí)狀況，使人才不僅在本學(xué)校發(fā)揮作用，在社會上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設(shè)中國特色的社會主義社會服務(wù)。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開發(fā)和最大限度地使用人才。

　　(三)人事檔案社會價值。

　　高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、社會化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學(xué)校、社會組織或機(jī)構(gòu)了解人才、選擇人才、使用人才，為各個高等學(xué)校、社會組織、社會機(jī)構(gòu)及全社會服務(wù)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內(nèi)部，嚴(yán)重制約了人事檔案的使用價值和利用率。同時也制約了人才的使用、流動及服務(wù)社會的作用。高等學(xué)校人事檔案管理改革是時代賦予高等學(xué)校的歷史使命，高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、電子化、社會化，是全面深化改革的要求，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)的要求，也是對高等學(xué)校人事檔案管理模式進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟(jì)化改革的要求。

　　在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個單位內(nèi)部人事部門進(jìn)行嚴(yán)密的管理。當(dāng)今是改革開放的時代，人才的社會性要求越來越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行管理，不進(jìn)行與時代相適應(yīng)的改革，就不能夠適應(yīng)社會的發(fā)展需求，就不能與時俱進(jìn)，從而嚴(yán)重影響和制約了人才的開發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會化服務(wù)。同時也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟(jì)化、科技化、市場化社會的要求。高等學(xué)校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學(xué)校人事檔案管理利用的高效化、社會化及人才的社會流動化，最大限度地提高高等學(xué)校人事檔案的社會利用價值。

　　(一)加強(qiáng)對高等學(xué)校人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查力度。

　　高等學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，且對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題給予及時地解決。高等學(xué)校的人事檔案，在人才流動、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對應(yīng)的人事檔案管理工作及制度也會隨之相應(yīng)地改革、發(fā)展、完善。

　　改革高等學(xué)校人事檔案管理工作及制度是時代對高等學(xué)校提出的要求，是全面深化改革對高等學(xué)校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動，發(fā)揮人才最大的社會價值與經(jīng)濟(jì)價值對高等學(xué)校提出的要求。因此，我們的高等學(xué)校一定要在全面深化改革的新的歷史時期加大力度管理好高等學(xué)校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實(shí)性作用、歷史性作用及全貌性作用。

　　整理人事檔案的重要性

　　(二)便于人才流動、給人才流動創(chuàng)造便捷、高效的服務(wù)。

　　傳統(tǒng)觀念對人事檔案的認(rèn)識是，人事檔案只是管理、不要出任何問題(諸如：丟失、損毀等)，對于利用、發(fā)揮其使用價值卻一直認(rèn)識不夠，沒有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解和認(rèn)可等方面的重要作用。

　　在現(xiàn)代化的信息社會里，宣傳(即：信息的公開和傳播)是現(xiàn)代社會的重要特征，人才的特長是通過可公開的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個人才的作用，是對國家、社會及單位的重要貢獻(xiàn)，也是對我國社會主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質(zhì)豐富的國際化社會的重要貢獻(xiàn)。創(chuàng)造合理高效、便于流動、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國高等學(xué)校當(dāng)前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務(wù)。

　　高等學(xué)校人才的社會流動，推動高等學(xué)校之間的競爭、發(fā)展及進(jìn)步。高等學(xué)校人才的校內(nèi)流動，促進(jìn)校內(nèi)各院系的競爭、發(fā)展及最大限度地為國家和社會服務(wù)。因此，高等學(xué)校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)及各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的重要任務(wù)。

　　(三)改進(jìn)傳統(tǒng)觀念，充實(shí)更新檔案內(nèi)容。

　　傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容是政治面貌、年度總結(jié)、職稱評定、表彰獎懲等，但是，作為一個高等學(xué)校卻恰恰忽略了專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)的.業(yè)務(wù)檔案。對于行政管理人員來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理對于人員的流動、變遷、使用還能應(yīng)付，但是，對于專業(yè)技術(shù)人員來說，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對專業(yè)技術(shù)人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術(shù)人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國家、社會及專業(yè)技術(shù)人才所在的高等學(xué)校。

　　高等學(xué)校的作用很多，但其中之一是提供社會服務(wù)，高等學(xué)校的管理人員是給專業(yè)技術(shù)人員提供服務(wù)平臺，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長，作出貢獻(xiàn)，來影響和提升學(xué)校的聲譽(yù)、地位、知名度等，給學(xué)校帶來價值和利益。因此一個高等學(xué)校的社會聲譽(yù)、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，就要充分做好高等學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。

　　(四)加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

　　人事檔案是人才的信息資源庫，有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)施設(shè)備應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務(wù)。高等學(xué)校在人事檔案管理改革過程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準(zhǔn)確、及時地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實(shí)、高效、便捷的人才信息服務(wù)。

　　現(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實(shí)這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，還要組織和培訓(xùn)好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使其為高等學(xué)校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。另外，在加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時，還要注意保存好紙制人事檔案，因?yàn)閿?shù)字化檔案的原始性和真實(shí)性較難鑒別。還有，不向外公開的、有密級的人事檔案也以紙制檔案保存為宜。

　　可向外公開的人事檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會服務(wù)，省時省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費(fèi)和人力。人才的利用方和查閱方可以通過已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對人才資源進(jìn)行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費(fèi)，把人才充分和有效地利用好，使其為國家和社會做出貢獻(xiàn)。

　　(五)促進(jìn)人事檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

　　人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅可以使人事檔案管理人員按國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動、參閱、保密等多個環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務(wù)。高等學(xué)校是人才高度集中，人員多、流動頻繁的單位，實(shí)行人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，既可以省時省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費(fèi)和開支，還可以給利用者提供便于查閱、省時省力的便捷服務(wù)。

　　所謂標(biāo)準(zhǔn)化，就是國家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，如高等學(xué)校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內(nèi)容(工作總結(jié)、表彰獎勵、工資收入、職務(wù)變動等)，還應(yīng)該給專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)增加能反映其教學(xué)能力、科研能力、學(xué)術(shù)及專業(yè)水平等項(xiàng)內(nèi)容。即對于高等學(xué)校的專業(yè)技術(shù)人員，在檔案中能反映如下方面：

　　一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。

　　二是能反映出貢獻(xiàn)度大小及工資收入。

　　三是能反映出業(yè)務(wù)能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學(xué)校的主流群體，高等學(xué)校賴以生存的支柱，給高等學(xué)校帶來聲譽(yù)、地位及知名度的專業(yè)技術(shù)人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

　　高等學(xué)校人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理也是人事檔案管理制度改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務(wù)。

　　人事檔案重要嗎？

　　人事檔案是非常重要的，具有法律效應(yīng)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，最好還是拿走。

　　中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。

　　合同未到期可以依法提前30天寫辭職報告來向用人單位解除動合同，雙方協(xié)商一致解除合同即可。

　　辭職信是辭職者在辭去職務(wù)時的一個必要程序，通常由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)語、署名與日期五部分構(gòu)成。

　　記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。

　　檔案丟失需進(jìn)行補(bǔ)檔，也就是說，持有者需回到小學(xué)、初中、高中、大學(xué)及原工作單位，補(bǔ)齊相關(guān)證明材料，因?yàn)闄n案未歸檔會影響到入黨、升學(xué)等，影響自己評定職稱、考研政審、勞動保險及日后的離退休手續(xù)辦理，也會影響到自己出國留學(xué)。如果有考公務(wù)員的意向，檔案必須保管好。