檔案室檔案存放示意圖

檔案排列存放方法

檔案的存放是十分重要的，下面我為大家整理了關(guān)于檔案排列的存放方法，希望對(duì)大家有所幫助。

(一)檔案裝具的排放要求

1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊劃一。

2.避光通風(fēng)。有窗庫(kù)房，檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直，以避免陽(yáng)光直射;無(wú)窗庫(kù)房，檔案裝具縱橫均可，但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過(guò)道寬度一般1 米至1.2 米，一般過(guò)道寬度0.8 米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的管理和迅速存取，所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(hào)(排號(hào))、欄架號(hào)、格層號(hào)(箱號(hào))，其號(hào)碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)原則是：自檔案庫(kù)(室)門口起從左至右編箱、架、柜號(hào)，每個(gè)架(柜)的欄也從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)(如果沒(méi)有欄，則自上而下編格號(hào))。

(二)檔案排列方法

檔案一般是按全宗進(jìn)行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號(hào)排列，這種方法對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

對(duì)于特殊載體的'檔案，可根據(jù)檔案制成材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫(kù)存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說(shuō)明中有所交待，并在全宗末尾放置參見(jiàn)卡片，指明存放地點(diǎn)，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

(三)檔案存放方式

存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

1.豎放保管

豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊(cè))、盒裝檔案和照片檔案，一般應(yīng)采用豎放方式。

2.平放保管

平放雖然取放不太方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過(guò)的，經(jīng)過(guò)曬圖機(jī)的高溫影響，其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長(zhǎng)其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)準(zhǔn)確、清晰，應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴(yán)禁折疊，因?yàn)檎郫B會(huì)使底圖出現(xiàn)折痕，影響其壽命。

3.卷放保管

卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

4.折疊保管

折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂)，放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。 例如藍(lán)圖，藍(lán)圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張，機(jī)械強(qiáng)度較好，可以折疊保管。 藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系，每個(gè)卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時(shí)不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

檔案一般存放在哪里

1、畢業(yè)后檔案存放學(xué)校
如果畢業(yè)后沒(méi)有及時(shí)找到合適工作（或考研），可以到學(xué)校申請(qǐng)暫緩就業(yè)。
注意：存放期限一般為兩年，如果你在兩年內(nèi)找到工作了，一定要及時(shí)回校辦理檔案轉(zhuǎn)移，到學(xué)校將戶籍和檔案遷至工作單位所在地或單位所在地的人才市場(chǎng)。因?yàn)?，兩年過(guò)后，學(xué)校就會(huì)打回原籍，很可能造成檔案丟失；
2、畢業(yè)后檔案存放人才市場(chǎng)
可以去學(xué)?；騿挝凰诘氐娜瞬攀袌?chǎng)進(jìn)行檔案掛靠。從存放在人才市場(chǎng)之日開(kāi)始，就可以算我們的工齡了。就算以后到別的地方發(fā)展，也可以通過(guò)發(fā)調(diào)檔函，很方便的轉(zhuǎn)到新就業(yè)地人才市場(chǎng)。

個(gè)人檔案存放在哪里

一、畢業(yè)后檔案一般存放在哪里

1、畢業(yè)后檔案一般存放的地方如下

（1）學(xué)校，畢業(yè)就業(yè)后在學(xué)校任職的，檔案還可放在學(xué)校，不過(guò)檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化為人事檔案；

（2）就業(yè)單位，畢業(yè)就業(yè)后落實(shí)單位是國(guó)企、央企、事業(yè)單位等，檔案肯定是存在就業(yè)單位保管的；

（3）戶籍地人才市場(chǎng)，畢業(yè)就業(yè)后落實(shí)單位是私企，或是干個(gè)體經(jīng)營(yíng)戶，檔案會(huì)存放在戶籍地人才市場(chǎng)進(jìn)行保管。

2、法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》第四條

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

二、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案的流程是什么

1、需要回到畢業(yè)學(xué)校，找檔案管理部門的老師，咨詢，并申請(qǐng)相關(guān)證明；

2、到學(xué)籍檔案部門提交補(bǔ)辦學(xué)籍檔案材拍薯料的申請(qǐng)書，根據(jù)學(xué)校的要求和規(guī)定來(lái)填寫補(bǔ)辦唯賀坦申請(qǐng)書；

3、準(zhǔn)備好補(bǔ)辦學(xué)籍檔案指桐所需要的所有材料，然后全部帶到相關(guān)部門申請(qǐng)辦理；

4、補(bǔ)辦部門的人核實(shí)了身份信息和上交的材料之后，會(huì)重新打印一份檔案資料；

5、學(xué)校的檔案管理部門或者市教育局的檔案管理部門，會(huì)將補(bǔ)辦好的檔案重新進(jìn)行審核一遍，審核沒(méi)有問(wèn)題的話，會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一的蓋章封存。

機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)檔案管理的具體內(nèi)容包括哪幾個(gè)方面？

機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)檔案管理的具體內(nèi)容包括:（1）起草并監(jiān)督執(zhí)行本單位的檔案工作的計(jì)劃和規(guī)章制度；（2）負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)或單位的檔案工作進(jìn)行具體業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；（3）對(duì)本機(jī)關(guān)文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；（4）組織開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、咨詢、協(xié)作交流、檢查評(píng)比及目標(biāo)管理等活動(dòng)；（5）本機(jī)關(guān)檔案的管理。包括機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、移交、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。

檔案一般存放在哪里

法律分析：檔案一般可以存放在三個(gè)地方：一、就業(yè)單位?？梢詥?wèn)一下工作的單位是否可以接受的檔案，如果可以就把自己的檔案和戶口轉(zhuǎn)到接收單位即可。二、戶籍所在地的人才交流中心管理。人才交流中心接收畢業(yè)生個(gè)人檔案需要持有學(xué)校和教育部門發(fā)放的報(bào)到證到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行膱?bào)到并存放個(gè)人檔案。三、存放在學(xué)校替畢業(yè)生保管。但是學(xué)校保管的檔案是有時(shí)間限制的，一般是畢業(yè)后的兩年以內(nèi)，也就是說(shuō)學(xué)校為保管兩年的檔案，如果還是沒(méi)有找到接收的個(gè)人檔案的地點(diǎn)就要被打回原籍了。

法律依據(jù)：《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》 第四條 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu))，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案;嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。第五條 跨地區(qū)流動(dòng)的流動(dòng)人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。第六條 尚未建立人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū)，流動(dòng)人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。

紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存

紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存

目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來(lái)有我為大家整理出紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存。希望大家喜歡！

紙質(zhì)檔案怎樣長(zhǎng)久保存

一、知識(shí)背景

重視紙質(zhì)文檔的保存工作是檔案工作人員必須要注意和認(rèn)真對(duì)待的重要問(wèn)題。由于歷史的原因，當(dāng)前主要的檔案資料都是采用紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行保存，特別是一些機(jī)密性較高的文件，大多采用紙質(zhì)文件存檔，這樣就為保存紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案提出了較高的要求。

二、古代方法

為了能讓紙張能保存較長(zhǎng)時(shí)間，在造紙時(shí)，會(huì)采用石灰和石棉等含堿性較強(qiáng)的天然材料，因?yàn)樵谌蘸蟮谋４嬷?，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長(zhǎng)久保存。

三、現(xiàn)代存放

國(guó)家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》做了明確界定：檔案庫(kù)房（含膠片室、磁帶室）的溫度應(yīng)控制在14～24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)2℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)5%。由此可見(jiàn)檔案庫(kù)房存儲(chǔ)條件的嚴(yán)苛，這樣才能有效保存紙質(zhì)檔案。

四、避免酸性環(huán)境的生成

酸性環(huán)境的形成主要有兩條途徑：

1、造紙過(guò)程中殘留的酸；

2、當(dāng)紙張濕度過(guò)大時(shí)吸收空氣中的酸性氣體，使紙張PH值變小。

五、防治光化學(xué)反應(yīng)發(fā)生

最好將檔案庫(kù)房建在環(huán)廊內(nèi)，不但避免陽(yáng)光照射，而且可減少空氣中有害氣體的侵入。

六、控制庫(kù)房溫度

溫度升高，物質(zhì)分子獲得熱能，分子運(yùn)動(dòng)加快，動(dòng)能增大，活化分子數(shù)量增多，化學(xué)反應(yīng)也會(huì)加快。平時(shí)幾乎不進(jìn)行的纖維素有關(guān)反應(yīng)也會(huì)發(fā)生，紙質(zhì)老化速度就會(huì)加快。當(dāng)溫度過(guò)高時(shí)，紙質(zhì)會(huì)失去水份而變硬變脆。溫度繼續(xù)升高就會(huì)使纖維素脫水、炭化直至燃燒。因此，檔案庫(kù)房一定要控制溫度，不可過(guò)高也不可過(guò)低，最好控制在14—24℃之間。

七、控制庫(kù)房濕度

空氣中濕度大，紙張含水量就大，酸性物質(zhì)對(duì)紙張中纖維素破壞作用就大，這就是相對(duì)濕度越高，紙張白度呈直線下降的原因。當(dāng)相對(duì)濕度超過(guò)85%時(shí)，紙張物理強(qiáng)度損失30%以上，彈性完全失去，曬干后也不能恢復(fù)原來(lái)的狀態(tài)。另外，相對(duì)濕度若低于25%以下，紙張又會(huì)因干燥失去水分而發(fā)硬變脆，彈性、耐折度減弱而易破損。因此，檔案庫(kù)房的濕度非常重要，一定要盡量保持穩(wěn)定，最好控制在45%—60%。

八、除塵殺菌

灰塵是細(xì)菌、霉菌的攜帶者，本身也會(huì)對(duì)紙張產(chǎn)生磨損、腐蝕等破壞作用，因此在檔案入庫(kù)前就要進(jìn)行除塵、殺菌。入庫(kù)后要嚴(yán)格控制溫濕度，因?yàn)楦邷馗邼袷羌?xì)菌、霉菌繁殖的必要條件。

拓展閱讀：聲像檔案的保存與利用

聲像檔案是以照片、影片、錄音帶、光盤及硬盤等不同載體來(lái)對(duì)聲音和圖像進(jìn)行保存，并能夠再現(xiàn)，同時(shí)也可以輔以文字的具有保存價(jià)值的歷史記錄。其種類較為豐富，在保存和利用過(guò)程中需要采取必要的措施確保其功能性，實(shí)現(xiàn)其實(shí)現(xiàn)更好的查詢和檢索能力。

一、確保錄制質(zhì)量和格式的規(guī)范性

對(duì)于聲像檔案的質(zhì)量的保證，則需要從源頭上進(jìn)行干擾，這才能起到根本性的效果。所以作為檔案部門，則需要有取主動(dòng)干擾的措施，通過(guò)對(duì)音視頻文件攝錄標(biāo)準(zhǔn)、攝錄器材和存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇、攝錄人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)等源頭上來(lái)對(duì)音視頻文件的錄制質(zhì)量和錄制格式的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行有效的控制，為聲像檔案的歸檔案保存和利用奠定良好的基礎(chǔ)。

二、強(qiáng)化對(duì)歸檔聲像文件的接收、校驗(yàn)和保存

（一）堅(jiān)持歸檔聲像文件入庫(kù)格式的規(guī)范化、入庫(kù)內(nèi)容的選擇性

（1）對(duì)擬歸檔聲像文件的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格挑選

作為聲像檔案其一定要具有長(zhǎng)期、持久保存的意義，所以對(duì)需要擬歸檔的聲像文件的內(nèi)容要進(jìn)行評(píng)估，對(duì)其是否具有持久價(jià)值和檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)擬歸檔文件進(jìn)行挑選。

（2）把好對(duì)擬歸檔聲像文件格式的`校驗(yàn)關(guān)

對(duì)于需要長(zhǎng)期和永久保存的聲像檔案，理論上需要按照未壓縮或是無(wú)損壓縮的格式來(lái)進(jìn)行保存，但在實(shí)際聲像檔案形成過(guò)程中，存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)載體在滿足國(guó)家相關(guān)參數(shù)要求下，則需要在保證視聽(tīng)質(zhì)量的同時(shí)，確保做到存儲(chǔ)空間的最小化。

（3）把好對(duì)擬歸檔聲像文件所確定的密級(jí)、保存要求與保管期限的鑒定關(guān)

對(duì)擬歸檔的聲像則需要根據(jù)同類內(nèi)容的紙質(zhì)檔案管理規(guī)定對(duì)其密級(jí)和保存期限進(jìn)行確定，但不管是需要長(zhǎng)期還是永久保存的聲像檔案，其存儲(chǔ)的介質(zhì)即使在符合條件的要求下進(jìn)行存儲(chǔ)，但由于其自身物理和化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定性較差，所以想要長(zhǎng)期安全存放具有一定的難度，對(duì)聲像檔案所記載的信息進(jìn)行到更新或是遷移具有必要性。

（二）根據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)和讀取方式的特殊性，對(duì)聲像檔案采取相應(yīng)的安全措施

（1）做好提前備份工作

對(duì)于聲像檔案為了確保其安全性，則需要提前做好備份。利用耐久材質(zhì)的備份介質(zhì)，使用標(biāo)準(zhǔn)的軟件和文件格式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，減少存儲(chǔ)和利用過(guò)程中導(dǎo)致聲像檔案出現(xiàn)損壞的情況發(fā)生。對(duì)于備份的聲像檔案要減少數(shù)據(jù)遷移的頻率，從而避免由于數(shù)據(jù)丟失而導(dǎo)致的損失發(fā)生。對(duì)于備份檔案的保存以遠(yuǎn)距離異地存儲(chǔ)為宜，這樣不僅可以有效的避免由于污跡、霉變和介質(zhì)層間開(kāi)裂等原因所導(dǎo)致的聲像檔案無(wú)法讀取的情況發(fā)生，同時(shí)在一些自然災(zāi)害和人為損壞發(fā)生時(shí)，避免聲像檔案的安全受到威脅。

（2）對(duì)歸檔的聲像檔案要定期檢查

單位和保管部門每年均應(yīng)對(duì)聲像文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。由于聲像檔案一般都是脫機(jī)保存在唱片、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性。如不兼容，必須保存原播放設(shè)備及播放軟件，同時(shí)注意做好聲像檔案的載體轉(zhuǎn)換工作。

（3）對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)要適時(shí)更新

通過(guò)將聲像檔案的內(nèi)容信息從原存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)換到新的或穩(wěn)定性更高的同類載體上，是避免因存儲(chǔ)載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲(chǔ)載體質(zhì)量、加大更新的時(shí)間跨度、將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)等方式，都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法。

（4）對(duì)存儲(chǔ)信息要適時(shí)遷移

近年來(lái)，開(kāi)盤錄音、盒式錄音等模擬錄音方式逐漸被數(shù)字錄音方式取代，磁帶錄音機(jī)的市場(chǎng)份額急劇下降，無(wú)論是生產(chǎn)廠家還是維修單位都迅速減少，適時(shí)采取數(shù)字錄音方式按照最新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)錄備份，并實(shí)現(xiàn)規(guī)模化集中儲(chǔ)存和備份，可以為將來(lái)的進(jìn)一步轉(zhuǎn)換升級(jí)創(chuàng)造更加便利的條件。

三、確保讀取方式的最優(yōu)選擇與最佳效果

（一）提高讀取方式的安全性

提高錄音錄像檔案讀取方式的安全性，就是要提高錄音錄像檔案存儲(chǔ)信息的安全性、閱讀工具的安全性和存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性。確保錄音錄像檔案存儲(chǔ)信息的安全，主要是防止錄音錄像檔案存儲(chǔ)內(nèi)容被改動(dòng)，歸檔后的聲像文件應(yīng)當(dāng)被設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。確保錄音錄像檔案閱讀工具的安全，主要是指防止遭受計(jì)算機(jī)病毒的侵害。確保錄音錄像檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，主要是指防止存儲(chǔ)介質(zhì)在借閱過(guò)程中被損壞，供查閱使用的電子文件在利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件。

（二）提高內(nèi)容檢索的便捷性

盡管目前并不要求建立與音頻、視頻聲像檔案所錄制的語(yǔ)言信息相對(duì)應(yīng)的文字文本，然而隨著錄音錄像檔案中語(yǔ)言類音頻、視頻文件總數(shù)的不斷增加，從海量的庫(kù)存中快速檢索特定語(yǔ)言信息的難度越來(lái)越大。如果建立聲像檔案信息檢索系統(tǒng)，將與特定錄音錄像檔案相對(duì)應(yīng)的，對(duì)于克服錄音錄像檔案不能像電子文本那樣進(jìn)行海量搜索的缺點(diǎn)，提高對(duì)關(guān)鍵信息的查找能力是非常有價(jià)值的。

四、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，語(yǔ)音識(shí)別和人像識(shí)別技術(shù)開(kāi)始在聲像檔案信息檢索中開(kāi)始應(yīng)用，這不僅有利于提高聲像檔案信息查詢的準(zhǔn)確性和便捷性，而且也是對(duì)聲像檔案內(nèi)容快速檢索能力得以實(shí)現(xiàn)的重要突破，必將推動(dòng)聲像檔案得到健康的發(fā)展。

談實(shí)物檔案如何整理

[摘要]各單位在工作中都會(huì)形成一些具有保存價(jià)值的實(shí)物，如獎(jiǎng)狀等榮譽(yù)性實(shí)物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優(yōu)產(chǎn)品實(shí)物等。要使這些實(shí)物發(fā)揮更大作用，就必須對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)單位；實(shí)物檔案；整理

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類

分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問(wèn)題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物；贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。