河南數(shù)字化檔案

任何一個有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應(yīng)及時向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁面修整：破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。
⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

河南繕文檔案管理有限公司是做什么的？

河南繕文檔案管理有限公司于2017-06-08成立。法定代表人周志龍,公司下設(shè)檔案部、業(yè)務(wù)部、網(wǎng)絡(luò)部、保密部、法律部、公共部等部門。經(jīng)營范圍包括：檔案管理、咨詢服務(wù)；企業(yè)檔案代整理；檔案存儲、保管、檢索、銷毀；電子數(shù)據(jù)處理服務(wù)；軟件的設(shè)計、制作、技術(shù)開發(fā)銷售；企業(yè)管理咨詢；會展服務(wù)；包裝材料銷售等。

基層單位地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的思考

謝麗華1程永平2

（1. 廣東省有色金屬地質(zhì)局；2. 河南省地礦局第二地質(zhì)勘查院）

摘 要 隨著計算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化技術(shù)也應(yīng)運而生并推廣運用，它的出現(xiàn)對信息化檔案管理工作帶來新的深遠(yuǎn)影響。在這種情形下，本文主要對基層單位地質(zhì)檔案資料數(shù)字化工作的有關(guān)問題進(jìn)行分析與討論。

關(guān)鍵詞 地質(zhì)檔案資料 數(shù)字化 管理 基層單位

地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)工作成果的集中體現(xiàn)，包括成果資料、水文資料、樣品分析資料、鉆探資料、測量資料、設(shè)計和科研資料等一系列地質(zhì)工作必備的科學(xué)依據(jù)性地質(zhì)檔案資料。它是地質(zhì)工作活動中的真實記錄，記載了地質(zhì)工作者從事地質(zhì)勘查工作的智慧結(jié)晶，體現(xiàn)了地質(zhì)工作者的勞動價值。

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)是地質(zhì)工作現(xiàn)代化管理的必然趨勢。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以地質(zhì)檔案資料為主要收藏載體的傳統(tǒng)紙質(zhì)地質(zhì)檔案資料已難以適應(yīng)當(dāng)今信息時代的要求，地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)已成為基層單位檔案室信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和發(fā)展方向。作為基層單位的檔案室，如何有計劃地開展地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源共享，無疑具有重要的現(xiàn)實意義。

1 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的概念及特點

1.1 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的概念

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化是以數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，以計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托。實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸、應(yīng)用，使得地質(zhì)檔案資料真正得到充分利用和資源共享。

1.2 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的特點

一是利用計算機(jī)技術(shù)將各種地質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲，改變過去單一文字檔案的形式；

二是數(shù)字化檔案的生成、轉(zhuǎn)化與使用，都離不開專用設(shè)備（如掃描儀、專用服務(wù)器等）；

三是存儲突破了空間上的限制，克服了紙質(zhì)檔案保存難的弱點；

四是檔案信息資源共享性。通過數(shù)字化處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，讓廣大的用戶可以共享地質(zhì)檔案資料。

2 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的現(xiàn)狀

廣東省有色局自 1956 年至今，通過廣大地質(zhì)科技工作者的辛勤勞動，積累了豐富的地質(zhì)檔案資料。目前，局屬基層單位檔案室保存的地質(zhì)檔案信息形式主要以紙質(zhì)載體形式存在。這些地質(zhì)檔案資料大多數(shù)是 20 世紀(jì) 60 ～ 70 年代，甚至有的還是 50 年代形成的，大多數(shù)地質(zhì)檔案資料為紙質(zhì)藍(lán)圖和鉛字打印文稿，隨著時間的流逝，藍(lán)圖正在逐漸褪色，字跡正在消失，鉛字打印文稿的紙張更是在逐步老化，甚至有些資料已無法利用。地質(zhì)檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值已難以得到充分的體現(xiàn)，更難以適應(yīng)現(xiàn)代信息社會化的形勢要求。

（1）基層單位檔案部門硬件配備總體滯后，達(dá)不到檔案數(shù)字化要求。數(shù)字化工作是需要借助大量的硬件設(shè)備才能完成的。目前，我局基層單位雖然為檔案管理部門配備了計算機(jī)設(shè)備，但大多為其他部門淘汰的配置低、陳舊的設(shè)備，同時也缺乏數(shù)字化所必備的高分辨率掃描儀、專用的服務(wù)器等。

（2）地質(zhì)檔案管理軟件版本、功能不統(tǒng)一，使用混亂，直接導(dǎo)致檔案錄入、查詢的不方便，同時也極容易產(chǎn)生誤差，給檔案管理人員和查閱檔案的用戶帶來諸多不便。

（3）數(shù)字化程度不高。雖然我局大部分單位的地質(zhì)檔案資料都利用計算機(jī)管理，但都只是目錄級的錄入管理，其文字報告、圖表等并沒有進(jìn)行數(shù)字化處理，仍以紙質(zhì)形式進(jìn)行管理與利用，沒有真正實現(xiàn)地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。

（4）檔案人員素質(zhì)總體不高，不能完全達(dá)到檔案數(shù)字化工作技能要求。目前，我局基層單位檔案人員的知識結(jié)構(gòu)比較單一，工作熱情不夠，工作效率也不高。因此，地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)中，綜合性人才的缺乏是制約著數(shù)字化成效的關(guān)鍵問題。

3 實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的優(yōu)勢

針對基層單位地質(zhì)檔案資料數(shù)字化的現(xiàn)狀，實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料數(shù)字化可有效解決地質(zhì)檔案資料管理面臨的一些問題。

3.1 地質(zhì)檔案資料利用

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的目的就是要方便快捷地為廣大用戶利用信息，提高信息利用率。進(jìn)行數(shù)字化后地質(zhì)檔案資料信息的利用工作可以改變煩瑣的手工操作查閱，有效地保護(hù)地質(zhì)檔案資料的原件不受到磨損和破壞。同時專業(yè)技術(shù)人員可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽、獲取所需的地質(zhì)檔案資料目錄，然后直接到檔案室調(diào)閱。檔案室還可直接為查閱者提供電子文檔復(fù)制服務(wù)。這樣既可節(jié)約時間，又能縮短成果編制時間，起到了事半功倍的效果。這是電子文檔易轉(zhuǎn)移、低成本的具體運用，提高了辦事效率。

3.2 地質(zhì)檔案資料存儲空間

由于紙質(zhì)地質(zhì)檔案資料數(shù)量的快速增長，大部分的檔案室基于歷史的原因，庫房面積小，遠(yuǎn)不能滿足日益增長的地質(zhì)檔案資料的存放要求，致使檔案室?guī)旆繅毫υ龃?，將地質(zhì)檔案資料信息數(shù)字化后，將地質(zhì)檔案資料存儲在硬盤、光盤等介質(zhì)上，可大大減輕庫房的壓力，降低管理成本。

4 地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)中的幾點思考

4.1 確保地質(zhì)檔案資料信息的保密

地質(zhì)檔案資料管理工作是地質(zhì)工作中的一項重要組成部分，它同時具有地質(zhì)專業(yè)性和資料秘密性兩種特性。在進(jìn)行數(shù)字化處理工作時，要注意防止地質(zhì)檔案資料的泄密。對外聘人員應(yīng)該簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ軈f(xié)議，同時應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督數(shù)字化處理整個過程的工作機(jī)構(gòu)，切實防止外聘人員在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程中，造成涉密地質(zhì)檔案資料的泄密事件發(fā)生。

4.2 紙質(zhì)地質(zhì)檔案資料原件的安全保護(hù)

地質(zhì)檔案資料的唯一性、原始性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，同時地質(zhì)檔案資料還具有不可再生和不可替代性。因此保護(hù)地質(zhì)檔案資料原件安全和可用性是地質(zhì)檔案工作的重要內(nèi)容之一。在進(jìn)行數(shù)字化加工過程中，常會發(fā)現(xiàn)有的檔案材料由于形成的年代不同，原件在紙色、墨跡、印章等方面所存在的瑕疵，為有效地保護(hù)它的原始性和真實性，不能對檔案材料的實體內(nèi)容進(jìn)行擅自修改，要確保被數(shù)字化的每份地質(zhì)檔案資料的內(nèi)容完整和保持原貌。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，主要是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，因此網(wǎng)絡(luò)的安全性、數(shù)據(jù)的安全性是一個重要的問題，必須設(shè)定安全的使用權(quán)限，以保證電子數(shù)據(jù)不被錯誤修改、刪除，同時派專人作好數(shù)據(jù)的備份工作，以保證檔案室提供給用戶的數(shù)據(jù)具有安全性、可靠性。

4.3 加大地質(zhì)檔案資料數(shù)字化軟硬件的投入

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化首先是檔案硬件的現(xiàn)代化。檔案數(shù)字化離不開高技術(shù)來支撐。各基層單位要根據(jù)實際需要，為各自檔案室配備計算機(jī)、掃描儀等基本設(shè)備，并隨著需求發(fā)展不斷進(jìn)行升級完善。同時還應(yīng)建立專門的檔案管理服務(wù)器。組織開發(fā)或者購置數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，以滿足檔案利用者和檔案管理者需求為目標(biāo)，實現(xiàn)從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化。

4.4 檔案管理人才的培養(yǎng)

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作，人才的培養(yǎng)是保證地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)取得成效并持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。要把加快檔案管理人員培養(yǎng)教育工作，作為一項長期的、重要的任務(wù)來抓。因此，各基層單位必須重視地質(zhì)檔案人員的培養(yǎng)，不僅需要培養(yǎng)檔案專業(yè)知識的人才，也需要懂管理有創(chuàng)造力的管理人才，而且更需要培養(yǎng)有較先進(jìn)信息處理技術(shù)的人才，以利于更好地開展地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)和利用工作。

4.5 基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)量力而行

基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)是社會信息化工程的有機(jī)組成部分，基層單位的地質(zhì)檔案資料數(shù)字化必須因“需”制宜、科學(xué)規(guī)劃、逐步推進(jìn)。從地質(zhì)檔案資料專業(yè)性、特殊性及用戶需求個性等因素出發(fā)，地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)在網(wǎng)絡(luò)信息資源中發(fā)揮最大化的效能，實現(xiàn)真正意義上的地質(zhì)檔案信息資源共享，提升地質(zhì)檔案資料的社會價值。

5 結(jié)語

地質(zhì)檔案資料數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，基層單位檔案室只有實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案部門從封閉中走向開放，更好地發(fā)揮地質(zhì)檔案信息的增值作用，使地質(zhì)檔案資料的使用價值能夠更好地服務(wù)于社會。