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企業(yè)檔案信息化

時間:2023-01-20 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

企業(yè)檔案信息化

從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說,企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)。
一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標
檔案信息是企業(yè)原生信息源,隨著經(jīng)濟發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來;而計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎(chǔ)上,檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù),在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù),是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標。
二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的前提
為實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標,應(yīng)建設(shè)一個檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系,形成涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在信息采集方面,該系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)完整性、準確性、適應(yīng)性等標準及時對系統(tǒng)自動采集到的信息進行鑒別和篩選,將其中應(yīng)作為檔案永久保存的部分,交由檔案信息化系統(tǒng)自動批量地提取檔案著錄項,標引出分類號和主題詞,并將文件保存在相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中,至此一份電子檔案正式形成。
三、準確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的基礎(chǔ) 未經(jīng)加工處理的檔案信息,要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用,要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知,在真正意義上實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)的功能更是無從談起。因此,只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā),針對一定題目,對分散無序的信息進行加工,使之有序化系統(tǒng)化,才能實現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標。
這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統(tǒng)自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時,已依據(jù)信息的完整性、準確性、適用性進行了篩選;但這種篩選是針對單個的、具體業(yè)務(wù)活動而言的;而針對檔案數(shù)據(jù)庫整體內(nèi)容考察,就會發(fā)現(xiàn)很多信息在內(nèi)容或結(jié)構(gòu)上還處于無序狀態(tài),給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理,以提高信息密度和傳遞速度,為企業(yè)經(jīng)濟技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。
四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標實現(xiàn)的關(guān)鍵
在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中,全面系統(tǒng)采集有效信息,并對其進行必要加工,主要是為實現(xiàn)信息的有序化存貯;換而言之,是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標做好準備工作。至于系統(tǒng)目標的實現(xiàn)關(guān)鍵還在于:以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務(wù)
現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例,檔案部門可在局域網(wǎng)上設(shè)立檔案信息網(wǎng)站,并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng),完成檔案的查閱。對于外部用戶,可引導(dǎo)其瀏覽本站點信息,并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證,以期擴大企業(yè)社會的影響和提高企業(yè)知名度。對于內(nèi)部用戶,根據(jù)用戶權(quán)限,以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息,滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求,為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎(chǔ)條件,充分實現(xiàn)檔案信息共享,并對整個企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部對信息的準確加工和處理,檔案部門根據(jù)借閱者權(quán)限在網(wǎng)上為其提供實時借閱服務(wù),應(yīng)是十分準確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱,一是活躍了整個檔案工作;二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)中的作用,促進了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、科學(xué)研究活動、基本建設(shè)活動的發(fā)展;三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識會不斷增強,檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成。因此,在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。

摘要: 檔案管理是在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中對各項業(yè)務(wù)活動的記載,其中涵蓋大量的珍貴資料,能夠清晰的反應(yīng)出企業(yè)的發(fā)展過程。通過對檔案信息資源的開發(fā)利用,能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)做出清晰的預(yù)測,從而為企業(yè)制定經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下,企業(yè)檔案管理應(yīng)該及時創(chuàng)新管理理念和管理模式,采用信息化管理的模式,以提高檔案管理水平,進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

關(guān)鍵詞: 檔案管理;信息化;建設(shè)途徑

在社會快速發(fā)展的形勢下,信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個領(lǐng)域中,為了適應(yīng)時代的發(fā)展需求,檔案管理應(yīng)該逐步實現(xiàn)信息化建設(shè),以更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè),是在企業(yè)檔案管理工作中充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),工作流程更加順暢、信息存儲更加方便、信息傳輸更加快捷,同時更有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過檔案管理信息化建設(shè),能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各項業(yè)務(wù)進行更加透徹的分析,并且對企業(yè)的未來發(fā)展方向做出科學(xué)的預(yù)測,對于企業(yè)制定經(jīng)營決策具有重要的意義。

企業(yè)檔案信息化

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理信息化建設(shè)工作是對檔案管理工作的一種創(chuàng)新和變革,所以在前期開展的過程中會面臨很多的困難,需要在實踐中不斷的改進和完善。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由人工完成的,而在實行信息化建設(shè)之后,所有的流程都需要通過計算機信息技術(shù)來實施,所以首先在工作習(xí)慣和思想觀念上就存在一定的難度,有些檔案管理人員在檔案管理方面的專業(yè)水平較高,但是對于檔案管理信息化建設(shè)中使用的`操作軟件不夠熟練,所以還需要一個適應(yīng)的過程,在前期的進展會比較緩慢。由于每個企業(yè)的業(yè)務(wù)開展情況不同,所以在檔案管理信息化建設(shè)中所應(yīng)用的操作軟件也具有一定的差異性。而由于我國在檔案管理信息化建設(shè)方面還處于起步階段,各方面的體系建設(shè)還不夠完善,所開發(fā)的軟件系統(tǒng)比較單一,而企業(yè)又缺乏相應(yīng)的人力和資金去自主開發(fā)適用于自己企業(yè)的檔案管理軟件,所以在實際應(yīng)用的過程中,無法根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求靈活處理。而在內(nèi)部的體系建設(shè)方面也不夠健全,檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范圍較小,沒有在企業(yè)內(nèi)部形成完成的網(wǎng)絡(luò)體系,所以為檔案信息資源的收集和信息傳遞等工作帶來了難度,阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進程。這些問題都是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中可能會面臨的,所以需要不斷的努力,克服各種困難,推進檔案管理信息化建設(shè)工作的高效開展。

2企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源,在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中具有特殊的地位和作用,所以必須高度重視,加大投入,加快推進檔案信息資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè),進一步提高檔案信息化水平,為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量,必須加快信息化建設(shè),減輕檔案人員重復(fù)進行的體力勞動,解放生產(chǎn)力,提高工作效率,將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價值,實現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

加強基礎(chǔ)工作,做好企業(yè)檔案的歸檔和管理工作。加強對企業(yè)核心信息資源檔案的收集與管理;加強對電子文件的歸檔和管理,防止電子信息的丟失,避免重復(fù)勞動;注重檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā),建立功能強大的信息管理系統(tǒng)和全文檔案信息資源庫。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗,與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連,建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng),構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報送及應(yīng)用平臺,推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作,要加快傳統(tǒng)載體檔案信息資源的數(shù)字化進程,擴大數(shù)字檔案信息資源總量。

企業(yè)檔案信息化

2.3加快檔案信息化標準規(guī)范的制定

標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是不可或缺的必要條件,是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前,有些標準還不明確,有的還沒有標準,因此,檔案行政管理部門要加快檔案信息化標準規(guī)范的制定,盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系。信息化建設(shè)是為了檔案信息資源的利用,但是數(shù)字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設(shè)備,因而對數(shù)字檔案信息的格式、標準、軟硬件環(huán)境等都有很高的要求。所有檔案信息文件的收集和傳遞都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)標準、規(guī)范、法規(guī),按照統(tǒng)一的規(guī)范標準,使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。使企業(yè)檔案信息化建設(shè)有法可依、有章可循,保證信息化的進行,以約束機制的建立促進動力機制的完善。

2.4加強信息化人才培養(yǎng)

檔案管理工作人員是推進檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要因素,一切工作的開展都需要檔案人員來完成,所以為了促進檔案管理信息化建設(shè)的順利開展,應(yīng)該加強對工作人員專業(yè)水平的提升。在信息化的工作模式下,工作人員不僅要具有扎實的檔案管理專業(yè)知識,而且還能夠熟練運用信息化操作軟件。所以要對檔案管理人員定期開展培訓(xùn),轉(zhuǎn)變其思想意識,認識到檔案信息化建設(shè)的重要性,從而積極的投入到專業(yè)知識和軟件操作的學(xué)習(xí)中來。檔案管理人員要熟練掌握檔案信息化運作過程中的每個環(huán)節(jié),在完成檔案管理的基本工作后,能夠投入一定的時間進行檔案信息資源的開發(fā)和利用,從而進一步挖掘檔案信息資源的潛在價值,為促進企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3結(jié)束語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢,也是提升檔案管理水平的重要途徑。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,還面臨諸多的困難,需要不斷的改進和完善。為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展,需要得到企業(yè)管理層的高度重視,加強對檔案管理人員在專業(yè)知識和信息化軟件操作方面的培訓(xùn),配置齊全的硬件設(shè)施,根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r,選擇適宜的操作軟件和應(yīng)用系統(tǒng),制定完善的規(guī)章管理制度,為檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻:

[1]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報,2014,8,1.

[2]段春雁.論新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)之我見[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,2,5.

[3]秦偉強.知識管理背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代商業(yè),2013,1,18.

中小企業(yè)是怎樣建設(shè)企業(yè)檔案信息化的?

要實現(xiàn)建設(shè)企業(yè)檔案信息化,OA、ERP是目前中小企業(yè)必須使用的兩大軟件,ERP涉及物流、生產(chǎn)、財務(wù)等企業(yè)數(shù)據(jù)的處理和分析,OA系統(tǒng)則用于無紙化辦公,是企業(yè)的工作審批和知識管理平臺。
  ERP在企業(yè)運用中包含分銷、制造、財務(wù)三大部分,涉及采購管理、倉庫管理、庫存控制、生產(chǎn)計劃、分銷計劃、車間控制、質(zhì)量管理、工資管理、人力資源等近三十個模塊;企業(yè)經(jīng)營管理也需要協(xié)同OA辦公系統(tǒng),
OA主要涉及公文管理、會議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)等模塊,對于企業(yè)的文件、檔案、資料、資產(chǎn)、用品等的管理也是必不可少的。
CC協(xié)同辦公系統(tǒng)是第三代全新即時協(xié)同工作平臺,應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部員工的電子化辦公協(xié)作平臺,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部工作和任務(wù)以及項目的溝通和管理,并以統(tǒng)計結(jié)果明確績效參考標準,提高企業(yè)內(nèi)部的運作效率和積極管理。以達到在合適的時間與合適的場所,將最合適的信息隨時隨地的傳達給最合適的人,以及極可能的幫助我們的企業(yè)處理任何事情都有章可循、有單可查、有據(jù)可依,并且對企業(yè)每個人每件事的處理過程進行跟蹤存留,能及時反饋結(jié)果狀況。

我國企業(yè)檔案信息化提升階段的三大發(fā)展主線是什么?

第一是:檔案全以電子件形式保存。2.檔案借閱和歸檔達到移動電子化。3.配合智能庫云達到檔案智能化。

企業(yè)檔案工作規(guī)范的信息化原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。 8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息,以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T18894第6章。8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB/T 17678.1和GB/T 18894。8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密,必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。8.2.6 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要,有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 31的要求,縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA/T 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。 8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見DA/T 32的附錄C,保管要求見GB/T 18894的9.4。8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標簽,電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套,一套封存保管,一套異地保管,一套提供利用。8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀,按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,其刪除和銷毀應(yīng)符合GB/T 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫,并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件,檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開,非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。 8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要,并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能,并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接,并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實施參見ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。

什么是檔案信息化系統(tǒng)

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

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