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企業(yè)名錄檔案數(shù)字化

時(shí)間:2023-01-20 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

企業(yè)名錄檔案數(shù)字化

我的回答是,一是人事管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺后,HR對每名員工都有畫像。同時(shí),檔案數(shù)據(jù)庫也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展,企業(yè)文化,都有跡可循,加強(qiáng)員工企業(yè)歸屬感。
二是財(cái)務(wù)管理,企業(yè)報(bào)銷、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化,可大幅壓縮保管成本,減少發(fā)票票據(jù)物流費(fèi)用,節(jié)約財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員時(shí)間成本,電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時(shí),方便開展財(cái)務(wù)分析,提高企業(yè)運(yùn)行效率。
三是產(chǎn)品管理,對企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進(jìn)貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長檔案”,再到售后反饋的“終身檔案”,讓客戶全面掌握產(chǎn)品生命周期,從而不斷提高客戶滿意度和產(chǎn)品競爭力。
四是決策管理,幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后,所有檔案數(shù)據(jù)可具備實(shí)時(shí)性、全面性、直觀性,能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如,疫情期間,許多企業(yè)和政府部門依托大數(shù)據(jù),確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定,讓工作流水線不脫節(jié),人們生活有保障,切實(shí)為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。
綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率,更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組,從而實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級和價(jià)值創(chuàng)造,業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的?

所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
  紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
  數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理,建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等),通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通,用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率,降低檔案利用成本
  數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后,社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全
  由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且利用仍需到庫房,管理成本高,檔案易受損,如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),降低了庫存檔案的老化速度,解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾,從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù),確保檔案實(shí)體安全。
3)陽光政務(wù)提升形象
  庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀,又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要,也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后,不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化,檔案利用效率大大提高,檔案發(fā)揮的作用顯著,還可以大大提升單位形象,符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

檔案數(shù)字化的意義和作用?

企業(yè)名錄檔案數(shù)字化

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄,是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大,下屬單位較多且層次復(fù)雜,各下屬單位分散等特點(diǎn)。對于集團(tuán)企業(yè),實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用,分級管理,構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館,是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,通過局域網(wǎng),政務(wù)網(wǎng),互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索,閱讀電子檔案,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

一、節(jié)省存儲空間,改善辦公環(huán)境

企業(yè)名錄檔案數(shù)字化

以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜,大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找,不僅費(fèi)勁,還會污染辦公環(huán)境,特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體,是否患有咳嗽和打噴嚏?

而使用電子檔案,節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲紙張所需的空間,對資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔,這樣將大大提高工作的時(shí)效性,并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是,可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間!

二、隨時(shí)查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案,只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件,用戶就可以訪問桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí),支持全文搜索,不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可,搜索數(shù)百萬個(gè)文件,只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權(quán)限將始終可用

電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過,放在員工桌面上的文件,經(jīng)常會因?yàn)閱T工生病或休年假,他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

而利用電子檔案,不管員工如何變動(dòng),都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?,他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理,確保電子檔案始終可用。

四、實(shí)現(xiàn)信息共享,集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中,各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的,就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島,無法進(jìn)行統(tǒng)一管理,有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。

而通過電子檔案,可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來,集中管理,形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺,實(shí)現(xiàn)信息共享。

綜上所述,以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用,相信有使用電子檔案的企業(yè),自然能明白其中的作用及好處。但是,仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng),雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”,但是隨著社會的發(fā)展,企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢才好。

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