企業(yè)數(shù)字化檔案

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

一、節(jié)省存儲空間，改善辦公環(huán)境

以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找，不僅費(fèi)勁，還會污染辦公環(huán)境，特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？

而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔，這樣將大大提高工作的時(shí)效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！

二、隨時(shí)查找和檢索任何文件

使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí)，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬個(gè)文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

三、使用權(quán)限將始終可用

電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經(jīng)歷過，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會因?yàn)閱T工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。

而利用電子檔案，不管員工如何變動(dòng)，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?，他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

四、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。

而通過電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享。

綜上所述，以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢才好。

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容

檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容
檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：
一、提高經(jīng)濟(jì)效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
二、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

試論企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策

企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問題
檔案管理的信息化意識不足
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡單的工作,需要大量的時(shí)間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。
檔案管理信息載體的破損
在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問題。
標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善
檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

檔案數(shù)字化是什么意思?

檔案數(shù)字化副本概念
檔案數(shù)字化副本的概念，就是檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后形成的電子副本，比如說你現(xiàn)在有一份90年的會議紀(jì)要，現(xiàn)在你掃描形成一張圖片，這個(gè)圖片就是數(shù)字化副本。
什么是檔案數(shù)字化 有什么用處？？？？
檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：

一、提高經(jīng)濟(jì)效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化 電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
什么是檔案數(shù)字化?
簡單的說就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。具體的架構(gòu)各有不同。
檔案數(shù)字化人員和檔案管理員有什么區(qū)別
檔案地址改變不影響研究生報(bào)名。

1、調(diào)檔工作會在確認(rèn)被錄取之后才進(jìn)行，報(bào)名時(shí)不需要考慮檔案的問題。

2、被錄取之后及時(shí)跟錄取院校的研究生院（或研究生部）聯(lián)系修改檔案所在地址就可以了。

3、考研現(xiàn)場確認(rèn)的時(shí)候還可以修改報(bào)名信息，檔案地址發(fā)生改變的話可以進(jìn)行更改。

4、被錄取后會拿到學(xué)校研招辦出具的調(diào)檔函，也有個(gè)別院校是通過直接郵寄給檔案所在地的方式調(diào)檔的。

5、檔案可以按照規(guī)定放在人才市場，考研填寫檔案存放單位時(shí)填上相應(yīng)的人才市場，最后復(fù)試通過后調(diào)檔函就到這個(gè)人才市場取檔案。
檔案數(shù)字化的介紹
檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。
檔案數(shù)字化的內(nèi)容
檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化采集：從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
檔案數(shù)字化招聘是干什么的？
檔案數(shù)字化工作具體工作就是：掃描人員把紙質(zhì)檔案用描描儀掃了，存成電子版。然后有圖像處理人員把四邊及文檔區(qū)有污點(diǎn)的地方去除干凈，再有檔案信息錄入人員把案卷或卷內(nèi)信息錄入一個(gè)檔案管理軟件里，最后一項(xiàng)是質(zhì)檢人員的工作，就是將幾個(gè)環(huán)節(jié)來個(gè)總的質(zhì)檢。如果檔案原頁數(shù)發(fā)生改變時(shí)，由編頁人員重新進(jìn)行編號，總之工作流程可根據(jù)實(shí)際檔案情況來定。檔案數(shù)字化的工作環(huán)節(jié)和基本情況也就是這些，如果還有不清楚的地方請?zhí)岢觯Ｍ軒偷侥恪?br> 什么叫檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包
檔案數(shù)字化加工，說白了就是把紙質(zhì)的檔案全都用一套軟件錄入到電腦系統(tǒng)里；服務(wù)外包，說白了就是自己不做，給外面的公司或者人來做這個(gè)事。
檔案數(shù)字化管理有什么優(yōu)勢
方便快捷啊，根據(jù)清大思創(chuàng)的公司網(wǎng)站顯示：隨著全國文化信息資源共享工程與中國數(shù)字圖書館工程的起動(dòng)，信息化已成為國際潮流，信息資源建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。信息資源建設(shè)的重點(diǎn)是電子文獻(xiàn)、各類數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)資源、電子報(bào)紙、電子圖書等新型數(shù)字化信息資源的建設(shè)；最終將其應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫存儲，通過 CD-ROM、Internet網(wǎng)進(jìn)行出版或上傳數(shù)字圖書館供用戶使用。
檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

1、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

檔案數(shù)字化的意義和作用？

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大，下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用，分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，通過局域網(wǎng)，政務(wù)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，閱讀電子檔案，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。