檔案整理裝訂

根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，干部檔案鑒定、分類、整理后要打孔裝訂成卷。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實(shí)際工作中存在許多弊端： 一是對(duì)檔案的損害。現(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具，須用打孔機(jī)打上三個(gè)0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來(lái)，多次整理、多次裝訂，左側(cè)已是千瘡百孔，再加上年代久遠(yuǎn)的紙張薄軟，許多已必須經(jīng)過(guò)修補(bǔ)才能裝訂。 二是不方便檔案的整理。干部檔案，不同于文書(shū)檔案，立卷后基本固定不動(dòng)。干部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動(dòng)、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生，每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類別、相應(yīng)的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。 三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國(guó)培訓(xùn)、離退休辦理、職稱評(píng)定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時(shí)需要提供復(fù)印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復(fù)制，再裝訂起來(lái)。 四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動(dòng)化的推廣，信息化進(jìn)程的推進(jìn)，干部人事檔案信息化管理勢(shì)在必行，在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機(jī)制在逐步建立和完善，干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù)，而裝訂成卷無(wú)疑不便于掃描等技術(shù)處理。 五是不利于檔案的安全保密。對(duì)于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料，由于裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。 六是文書(shū)檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。從2000年開(kāi)始，對(duì)文書(shū)立卷的方法進(jìn)行了改革，簡(jiǎn)化整理，深化檢索，實(shí)行單份文件裝訂，簡(jiǎn)單分類，劃分保管期限，裝盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。 干部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對(duì)固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時(shí)、省力。

案卷裝訂方法

案卷裝訂多采用三孔雙線法，具體步驟如下：

1、在檔案左側(cè)適當(dāng)位置打三個(gè)孔，如圖所示：

2、剪一根適當(dāng)長(zhǎng)度的裝訂線，再將其對(duì)折成雙股，從檔案正面穿過(guò)至背面形成活口，具體如圖所示：

3、將雙線兩端分別從檔案正面兩頭孔穿過(guò)，形成W狀，如圖：

檔案的幾種裝訂方法

檔案的裝訂方法主要是基于文案檔案管理的“重管理輕利用”的特點(diǎn),采取以卷為單位將文件合訂于硬卷皮中的檔案裝訂辦法。這種文獻(xiàn)檔案的裝訂方法,主要是結(jié)合當(dāng)時(shí)的時(shí)代特殊背景

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT(mén)質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng)，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。

3、全過(guò)程整理

檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過(guò)程

1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

2、折疊來(lái)源原則：把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實(shí)體分類：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

會(huì)計(jì)檔案應(yīng)如何分類、整理、裝訂？

賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理歸入會(huì)計(jì)檔案保管。歸檔前應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：

（l）賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)賬戶是否相符，賬頁(yè)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后，按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁(yè)順序裝訂。

（2）活頁(yè)賬簿裝訂要求。將賬頁(yè)填寫(xiě)齊全，去除空白頁(yè)和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁(yè)裝訂在一起；在裝訂賬頁(yè)的封面上填寫(xiě)好賬簿的種類，編好卷號(hào)，由會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。

（3）賬簿裝訂后的其他要求。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象；會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋印章；封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，編號(hào)要一年一編，編號(hào)順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細(xì)賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進(jìn)行保管。