監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　一、編制目的

　　本制度旨在規(guī)范監(jiān)理單位檔案資料管理，保障檔案資料的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性，為監(jiān)理單位的日常管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供可靠的依據(jù)。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于監(jiān)理單位的檔案資料管理。

　　三、檔案資料管理

　　1、編制規(guī)范

　?。?）檔案資料的編制、存儲(chǔ)、保管、使用、查閱、借閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀等應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　（2）檔案資料的編制應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，編碼標(biāo)準(zhǔn)化，內(nèi)容完整，格式統(tǒng)一，清晰明了，便于管理和查閱。

　?。?）檔案資料的存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以確保資料的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性。

　　2、整理規(guī)范

　　（1）檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)、編號(hào)和時(shí)間順序排列，以便于管理和查閱。

　　（2）檔案資料的保管應(yīng)采取合理的措施，以確保資料的安全。

　　3、使用規(guī)范

　?。?）檔案資料的使用應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行。

　　（2）檔案資料的查閱、借閱、復(fù)制應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。

　　（3）檔案資料的銷(xiāo)毀應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。

　　四、監(jiān)督檢查

　　1、監(jiān)督檢查應(yīng)定期進(jìn)行，以確保檔案資料的正確使用、完整性、真實(shí)性和及時(shí)性。

　　2、檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)記錄，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)。

　　3、對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正，以確保檔案資料的正確使用、完整性、真實(shí)性和及時(shí)性。

　　五、責(zé)任追究

　　1、監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)檔案資料的編制、存儲(chǔ)、保管、使用、查閱、借閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀等管理工作，并對(duì)檔案資料的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。

　　2、對(duì)違反本制度的行為，應(yīng)依照有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行追究。

　　求監(jiān)理資料管理制度及落實(shí)的措施？

　　《監(jiān)理資料管理制度》要點(diǎn)：

　　（一）、城建檔案管理規(guī)定

　　1、《統(tǒng)一用表》必須采用碳素黑色墨水填寫(xiě)或黑色碳素印墨打印，采用復(fù)寫(xiě)的應(yīng)使用單面碳素復(fù)寫(xiě)紙，填寫(xiě)或打印的首份用于上交城建檔案館；

　　2、簽署人簽名采用慣常筆跡親筆手簽。項(xiàng)目總監(jiān)或總監(jiān)代表和監(jiān)理工程師蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章，單位簽署欄應(yīng)采用單位注冊(cè)全稱(chēng)并加蓋公章；

　　（二）、收文程序

　　來(lái)文→簽收→登記→傳閱→承辦→收集→歸檔

　　1、參建單位所發(fā)文件由資料員統(tǒng)一簽收、登記；

　　2、按照文件規(guī)定的分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的文件登記在一張表上。

　?。ㄈ①Y料員務(wù)必將文件分以下五種情況及時(shí)處理

　　第一種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核返回的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→返回發(fā)文單位

　　第二種文件：業(yè)主或參建單位發(fā)給監(jiān)理方需由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）傳閱→項(xiàng)目總監(jiān)(總監(jiān)代表)批準(zhǔn)→轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位

　　第三種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方需簽核、蓋章返回的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核簽字、蓋執(zhí)業(yè)注冊(cè)章→蓋章→返回發(fā)文單位

　　第四種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理方只需簽核和歸檔的；

　　專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師（監(jiān)理員）批閱簽字→歸檔

　　第五種文件：各參建單位發(fā)給監(jiān)理的參考資料或回復(fù)函件。

　　專(zhuān)業(yè)簽閱→歸檔

　?。ㄋ模?、發(fā)文程序擬稿→審稿→簽發(fā)

　　1、會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）指定擬稿人；

　　2、監(jiān)理函件由提出發(fā)文的監(jiān)理人員擬稿；

　　3、根據(jù)授權(quán)，發(fā)文內(nèi)容必須通過(guò)項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）審核后才能定稿；

　　4、所發(fā)文件須經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)蓋章簽字后,方可發(fā)出；

　　5、轉(zhuǎn)發(fā)參建單位文件經(jīng)監(jiān)理工程師和總監(jiān)審閱后轉(zhuǎn)出。

　?。ㄎ澹?、收、發(fā)文登記

　　1、收文和發(fā)文分開(kāi)登記；

　　2、按資料分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起；

　　3、經(jīng)濟(jì)簽證獨(dú)立登記；

　　4、工程變更獨(dú)立登記（總監(jiān)登記）；

　　5、多個(gè)單位工程的項(xiàng)目、多個(gè)分段的市政工程，項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)實(shí)際情況制定收、發(fā)文登記和歸檔方案。

　　（六）、資料收集

　　資料收集范圍：政府部門(mén)、業(yè)主、各參建單位、設(shè)備材料供應(yīng)商、項(xiàng)目周邊情況資料、本以及監(jiān)理小組資料。

　?。ㄆ撸?、資料編號(hào)

　　1、城建檔案和統(tǒng)一規(guī)定資料編號(hào)為：A承建商類(lèi)、B監(jiān)理類(lèi)、C監(jiān)理內(nèi)部使用類(lèi)、D勘察設(shè)計(jì)類(lèi)、E業(yè)主類(lèi)；

　　2、各工程項(xiàng)目發(fā)文和收文統(tǒng)一編號(hào)如下：

　　（1）、發(fā)文編號(hào)：采用MMi-Ni-XX形式；

　　MM:表示工程項(xiàng)目名稱(chēng)漢語(yǔ)拼音的字頭。如“HW”表示“華為”,“i”表示棟號(hào)或區(qū)段號(hào)；

　　Ni:表示政府和統(tǒng)一管理的資料分類(lèi)號(hào)。如“B4”表示“開(kāi)工令”,“C2”表示“工程進(jìn)度跟蹤表”；

　　XX:表示流水號(hào)。如1，2，3，……N。

　　（2）、收文編號(hào)：按城建檔案規(guī)定的分類(lèi)，屬于同類(lèi)編號(hào)的登記在一起，然后按照收文順序編寫(xiě)流水號(hào)；

　　3、若項(xiàng)目有多個(gè)單位工程或區(qū)段，將資料按驗(yàn)收棟號(hào)或區(qū)段分開(kāi)后再編號(hào)。

　　（八）、資料歸檔

　　1、按A、B、C、D、E分五大類(lèi)分別歸檔；

　　2、每大類(lèi)采用統(tǒng)一制作的樣板文件夾按分類(lèi)編號(hào)分開(kāi)；

　　3、上交檔案館的資料由資料員協(xié)助工地資料員按照檔案館的要求整理、歸檔。

　　（九）、向移交資料

　　分類(lèi)→裝訂→上交

　　1、每月上交歸檔資料（見(jiàn)附表），按照城建檔案和的規(guī)定劃分為：A1-A18、A19-A26、B1-B14、B15-B27、C、D、E七大類(lèi)，分別裝訂成冊(cè)；

　　2、每月28日前須將本月資料整理好上交；

　　3、現(xiàn)場(chǎng)資料員向上交資料時(shí)，應(yīng)填好“資料目錄”表，并由交接人簽字。

　?。ㄊ⒈O(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)監(jiān)理臨時(shí)移交

　?。ㄊ唬?、向檔案館移交資料

　?。ㄊ?、資料借閱

　?。ㄊ?、資料信息化管理

　　通過(guò)計(jì)算機(jī)完成的資料都必須拷貝存盤(pán)，月底與資料一起上交。

　?。ㄊ模①Y料保管

　　1、資料員負(fù)責(zé)好資料的防盜、防腐、防丟、防潮工作；

　　2、監(jiān)理小組常用的資料，應(yīng)自留復(fù)印件或拷貝保存，以備查閱。

　　（十五）、失效資料處理

　　工程竣工后項(xiàng)目總監(jiān)（總監(jiān)代表）負(fù)責(zé)將剩余的資料上交。

　　（十六）、總監(jiān)、資料員的責(zé)任

　　總監(jiān)對(duì)監(jiān)理資料的管理負(fù)監(jiān)督和管理責(zé)任。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國(guó)家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對(duì)受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過(guò)程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱(chēng)。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶，也是我所對(duì)監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專(zhuān)業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對(duì)我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過(guò)程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過(guò)程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類(lèi)和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來(lái)表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類(lèi)，以區(qū)別于“圖書(shū)”“資料”；

　　第2位：填寫(xiě)字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類(lèi)，以數(shù)字來(lái)表示?！?”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗(yàn)收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類(lèi)，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)附錄A）的順序編號(hào)；如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類(lèi)，是小類(lèi)項(xiàng)下的分項(xiàng)，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫(xiě)，如不劃分屬類(lèi)時(shí)可分別填寫(xiě)“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號(hào)。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測(cè)設(shè)計(jì)文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；

　　6分包單位資格報(bào)審表；

　　7設(shè)計(jì)交底及圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計(jì)（方案）、專(zhuān)項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表；

　　9工程開(kāi)工/復(fù)工報(bào)審表、工程開(kāi)工/工程暫停令；

　　10測(cè)量核驗(yàn)資料；

　　11工程進(jìn)度計(jì)劃及控制資料；

　　12工程材料、購(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料；

　　13施工試驗(yàn)資料；

　　14設(shè)計(jì)變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗(yàn)收記錄；

　　16工程計(jì)量單和工程支付證書(shū)；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件；

　　18各種報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)（子分項(xiàng)）、分部（子分部）、單位工程的驗(yàn)收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見(jiàn)書(shū)；

　　24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等專(zhuān)題報(bào)告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個(gè)項(xiàng)目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級(jí)從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專(zhuān)人保管；監(jiān)理檔案的到期銷(xiāo)毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊(cè)，由指定人員見(jiàn)證銷(xiāo)毀。

　　第九條外單位來(lái)所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級(jí)的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時(shí)，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）

　　關(guān)于發(fā)布國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的通知

　　建標(biāo)[2002]8號(hào)

　　根據(jù)我部“關(guān)于印發(fā)《二000至二00一年度工程建設(shè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制訂、修訂計(jì)劃》的通知”（建標(biāo)[2001]87號(hào)）的要求，由建設(shè)部會(huì)同有關(guān)部門(mén)共同制訂的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，經(jīng)有關(guān)部門(mén)會(huì)審，批準(zhǔn)為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，編號(hào)為GB/T50328-2001，自2002年5月1日起施行。

　　本規(guī)范由建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，建設(shè)部城建檔案工作辦公室負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋?zhuān)ㄔO(shè)部標(biāo)準(zhǔn)定額研究所組織中國(guó)建筑工業(yè)出版社出版發(fā)行。

　　中華人民共和國(guó)建設(shè)部

　　2002年1月10日

　　前言

　　本規(guī)范是根據(jù)我部“關(guān)于印發(fā)《二000至二00一年度工程建設(shè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制訂、修訂計(jì)劃》的通知”（建標(biāo)[2001]87號(hào)）的要求，由建設(shè)部城建檔案工作辦公室會(huì)同有關(guān)城建檔案館共同編制而成的。

　　在編制過(guò)程中，規(guī)范編制組開(kāi)展了專(zhuān)題研究，進(jìn)行了比較廣泛的調(diào)查研究，總結(jié)了多年來(lái)建設(shè)工程文件歸檔整理工作的經(jīng)驗(yàn)，參考中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，并以多種方式廣泛征求了全國(guó)有關(guān)單位的意見(jiàn)，對(duì)主要問(wèn)題進(jìn)行了反復(fù)修改，最后經(jīng)審定定稿。

　　本規(guī)范主要規(guī)定的內(nèi)容有：工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求，工程文件的立卷，工程文件的歸檔，工程檔案的驗(yàn)收與移交。

　　本規(guī)范將來(lái)可能需要進(jìn)行局部修訂，有關(guān)局部修訂的信息和條文信息將刊登在《工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化》雜志上。

　　為了提高本規(guī)范質(zhì)量，請(qǐng)各單位在執(zhí)行本規(guī)范的過(guò)程中，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累資料，隨時(shí)將有關(guān)的意見(jiàn)和建議寄行為表現(xiàn)建設(shè)部城建檔案工作辦公室（地址：北京三里河路9號(hào)，郵編：100835），以供今后修訂時(shí)參考。

　　本規(guī)范主編單位：建設(shè)部城建檔案工作辦公室。

　　本規(guī)范參編單位：北京市城建檔案館、南京市城建檔案館、重慶市城建檔案館、廣州市城建檔案館。

　　本規(guī)范主要起草人：王淑珍、姜中橋、蘇文、周健民、周漢羽、蔡艷紅。

　　1總則

　　1.0.1為加強(qiáng)建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，建立完整、準(zhǔn)確的工程檔案，制定本規(guī)范。

　　1.0.2本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的歸檔整理以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收。專(zhuān)業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　1.0.3建設(shè)工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

　　說(shuō)明：1.0.3建設(shè)工程文件歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技術(shù)制圖復(fù)制的折疊方法》（GB/10609.3-89）等規(guī)范的規(guī)定。電子文件和聲像檔案的歸檔整理，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2術(shù)語(yǔ)

　　2.0.1建設(shè)工程項(xiàng)目（construction project）

　　經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)存聯(lián)系的工程所級(jí)成。

　　2.0.2單位工程（single project）

　　具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。

　　2.0.3分部工程（subproject）

　　單位工程中可以獨(dú)立組織施工的工程。

　　2.0.4建設(shè)工程文件（construction project document）

　　在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡(jiǎn)稱(chēng)為工程文件。

　　2.0.5工程準(zhǔn)備階段文件（seedtime document of a construction project）

　　開(kāi)程開(kāi)工以前，在立頂、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。

　　2.0.6監(jiān)理文件（project management document）

　　監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的文件。

　　2.0.7施工文件（constructing document）

　　施工單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的文件。

　　2.0.8竣工圖（as-build drawing）

　　工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。

　　2.0.9竣工驗(yàn)收文件（handing over document）

　　建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。

　　2.0.10建設(shè)工程檔案（project archive）

　　在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案。

　　2.0.11案卷（file）

　　由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　2.0.12立卷（filing）

　　按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門(mén)別類(lèi)的整理成案卷，亦稱(chēng)組卷。

　　2.0.13歸檔（putting into record）

　　文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　說(shuō)明：2.0.13對(duì)一個(gè)建設(shè)工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交；二是勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　3基本規(guī)定

　　3.0.1建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

　　3.0.2在工程文件與檔案的整理立卷、驗(yàn)收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：

　　1在工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；

　　2收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔；

　　3負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；

　　4收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；

　　5在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收；

　　6對(duì)列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　3.0.3勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

　　3.0.4建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，總包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交；各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件，并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。

　　3.0.5城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，須出具工程檔案認(rèn)可文件。

　　4工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求

　　4.1工程文件的歸檔范圍

　　4.1.1對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　說(shuō)明：4.1.1此條款為確定歸檔范圍的基本原則。

　　4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A的要求。

　　說(shuō)明：4.1.2對(duì)《建設(shè)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》中所列城建檔案館接收范圍，各城市可根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減。

　　4.2歸檔文件的質(zhì)量要求

　　4.2.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　4.2.2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　說(shuō)明：4.2.2監(jiān)理文件按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB503129－2000）編制；市政工程施工技術(shù)文件及其竣工接收文件在建設(shè)部印發(fā)的《市政工程施工技術(shù)資料管理規(guī)定》（城建[1994]469號(hào)）編制，建筑安裝工程施工技術(shù)文件及其竣工驗(yàn)收文件在建設(shè)部沒(méi)有作出規(guī)定以前，按各省有關(guān)規(guī)定編制?？⒐D的編制應(yīng)按國(guó)家建委1982年[建發(fā)施字50號(hào)]《關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》執(zhí)行。地下管線工程竣工圖的編制，應(yīng)按1995年中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《城市地下管線探測(cè)技術(shù)規(guī)程》（CJJ61－94）中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.3工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　4.2.4工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。

　　4.2.5工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm*210mm）。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　4.2.7工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。

　　4.2.8所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　1竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。

　　2竣工圖章示例如下（圖4.2.8）：

　　3竣工圖章尺寸為：50mm*80mm.

　　4竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。

　　4.2.9利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制峻工圖。

　　4.2.10不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm*210mm），圖標(biāo)欄露在外面。

　　5工程文件的立卷

　　5.1立卷的原則和方法

　　5.1.1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　說(shuō)明：5.1.1此條款為立卷的基本原則。

　　5.1.2一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。

　　5.1.3立卷可采用如下方法：

　　1工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；

　　2工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專(zhuān)業(yè)、形成單位等組卷；

　　3監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；

　　4施工文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷；

　　5峻工圖可按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷；

　　6竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專(zhuān)業(yè)等組卷。

　　5.1.4立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：

　　1案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm.

　　2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

　　5.2卷內(nèi)文件的排列

　　5.2.1文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。

　　5.2.2圖紙按專(zhuān)業(yè)排列，同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

　　5.2.3既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　5.3案卷的編目

　　5.3.1編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。

　　2頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。

　　3成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。

　　4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　5.3.2卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。

　　2序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

　　3責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，蓁用“等”代替。

　　4文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。

　　5文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱(chēng)。

　　6日期：填寫(xiě)文件形成的日期。

　　7頁(yè)次：填寫(xiě)文件在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。

　　8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。

　　5.3.3卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。

　　2卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類(lèi)文件頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。

　　3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。

　　說(shuō)明：5.3.3案卷備考表的說(shuō)明，主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況等。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫(xiě)說(shuō)明。

　　5.3.4案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。

　　2案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。

　　3檔號(hào)應(yīng)由分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫(xiě)。

　　4檔案館代號(hào)應(yīng)填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫(xiě)。

　　5案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　6編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責(zé)任者。

　　7起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

　　8保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類(lèi)文件的保管期限見(jiàn)附錄A。

　　永久是指工程檔案需永久保存。

　　長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　短期是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

　　9密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

　　說(shuō)明：5.3.4城建檔案館的分類(lèi)號(hào)依據(jù)建設(shè)部《城市建設(shè)分類(lèi)大綱》（建辦檔[1993]103號(hào)）編寫(xiě)，一般為大類(lèi)號(hào)加屬類(lèi)號(hào)。檔號(hào)按《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T 50323-2001）編寫(xiě)。

　　案卷題名中“工程名稱(chēng)”一般包括工程項(xiàng)目名稱(chēng)、單位工程名稱(chēng)。

　　編制單位：工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件的編制單位一般為建設(shè)單位；勘察、設(shè)計(jì)文件的編制單位一般為工程的勘察、設(shè)計(jì)單位；監(jiān)理文件的編制單位一般為監(jiān)理單位；施工文件的編制單位一般為施工單位。

　　5.3.5案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4案卷裝訂

　　5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4.2裝訂時(shí)必須剔除金屬物。

　　5.5卷盒、卷夾兩種形式。

　　5.5.1案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。

　　1卷盒的外表尺寸為310mm*220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。

　　2卷夾的外表尺寸為310mm*220mm，厚度一般為20-30mm。

　　3卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

　　5.5.2案卷脊背

　　案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。式樣宜符合附錄E。

　　6工程文件的歸檔

　　6.0.1歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。文件材料歸檔范圍詳見(jiàn)附錄A。文件材料的質(zhì)量符合4.2的要求。

　　2歸檔的文件必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

　　6.0.2歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

　　1根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

　　2勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

　　6.0.3勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

　　6.0.4工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套（原件）移交當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）。

　　6.0.5勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字，蓋章后方可交接。

　　6.0.6凡設(shè)計(jì)，施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本規(guī)定附錄A的要求單獨(dú)立卷歸檔。

　　7工程檔案的驗(yàn)收與移交

　　7.0.1列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。

　　7.0.2城建檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容：

　　1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；

　　2工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況；

　　3工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；

　　4竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；

　　5文件的形成，來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；

　　6文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

　　7.0.3列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，必須向城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　7.0.4停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。

　　7.0.5對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善原工程檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程檔案，并在工程驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案館（室）移交。

　　7.0.6建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

　　另《工程資料分類(lèi)表》接下頁(yè)——發(fā)給你"消息"里了————

　　工程資料管理制度：

　　1、工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　監(jiān)理單位檔案資料管理制度

　　2、為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專(zhuān)職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3、工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4、設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。

　　各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5、購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門(mén)統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷(xiāo)憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。

　　工程資料管理辦法：

　　工程資料管理辦法是為適應(yīng)集團(tuán)新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序，按照國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況而制定的，自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　工程資料管理制度_百度百科

　　對(duì)監(jiān)理資料的四個(gè)重要要求是

　　一、監(jiān)理資料的分類(lèi)

　　按施工階段監(jiān)理資料來(lái)源大致可以分為三大類(lèi)：

　　第一類(lèi)，即建設(shè)工程的基本文件。

　　第二類(lèi)，即施工單位報(bào)審的各類(lèi)報(bào)表及附件。

　　第三類(lèi)，即項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過(guò)程中完成的各種資料。

　　第一類(lèi)資料主要來(lái)源于建設(shè)單位。主要包括：各類(lèi)合同;勘察設(shè)計(jì)文件及圖紙等。這些資料主要是原件，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要及時(shí)收集并妥善保存.

　　第二類(lèi)主要來(lái)自施工單位報(bào)審的各類(lèi)報(bào)表及附件。主要包括：質(zhì)量、安全驗(yàn)收以及進(jìn)度、費(fèi)用審核表格。這些資料由施工單位提供，資料員要根據(jù)施工進(jìn)度督促監(jiān)理人員及時(shí)簽審歸檔。

　　第三類(lèi)主要是現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過(guò)程中完成的各種資料。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實(shí)測(cè)實(shí)量;會(huì)議紀(jì)要;監(jiān)理月報(bào);工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告;專(zhuān)題報(bào)告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié)等。此外，還有上級(jí)主管部門(mén)以及制度規(guī)定要求提供的一些臺(tái)帳等。這部分資料由項(xiàng)目部編寫(xiě)、紀(jì)錄、傳遞、整理歸檔。

　　二、監(jiān)理資料員基本要求

　　應(yīng)掌握以下的知識(shí)：

　　(1)了解建設(shè)工程的基本建設(shè)程序，加深對(duì)工程建設(shè)的理解，從而知道自己處理的是什么資料，有什么用處，資料之間有什么關(guān)系，以便清楚掌握資料管理工作。

　　(2)了解監(jiān)理檔案、施工技術(shù)檔案、基建檔案;掌握檔案分類(lèi)的基本方法;熟悉《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》關(guān)于工程文件的立卷、歸檔、驗(yàn)收與移交的規(guī)定及建設(shè)工程文件歸檔范圍，以便能指導(dǎo)施工承包單位的施工技術(shù)資料技術(shù)整理工作。

　　(3)掌握《建筑工程施工質(zhì)量統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》的基本內(nèi)容，理解工程驗(yàn)收的幾個(gè)驗(yàn)收層次的概念及其關(guān)系;掌握各個(gè)層次質(zhì)量驗(yàn)收地的合格條件;掌握分項(xiàng)、分部工程的劃分標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量驗(yàn)收的程序。

　　(4)了解與《統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》配套的專(zhuān)業(yè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范的有關(guān)內(nèi)容，材料、構(gòu)配件驗(yàn)收試驗(yàn)、工程檢測(cè)等的有關(guān)規(guī)定。

　　(5)掌握一定的文秘知識(shí)，具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關(guān)軟件;對(duì)信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。

　　三、監(jiān)理資料的管理要求

　　(一)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專(zhuān)人管理文件資料，做到“明確責(zé)任，專(zhuān)人負(fù)責(zé)”。

　　(二)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料。監(jiān)理人員應(yīng)及時(shí)分類(lèi)整理自己負(fù)責(zé)文件資料，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專(zhuān)人進(jìn)行管理，監(jiān)理文件資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整。

　　(三)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)收集歸檔的監(jiān)理文件資料應(yīng)為原件，若為復(fù)印件，應(yīng)加蓋報(bào)送單位印章，并由經(jīng)手人簽字，注明日期和原件存放處。

　　(四).監(jiān)理文件資料涉及的有關(guān)表格應(yīng)采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(五).項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件資料管理。

　　四、監(jiān)理資料的分冊(cè)管理依據(jù)

　　1、《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實(shí)用表式填報(bào)說(shuō)明及要點(diǎn)》把監(jiān)理資料按六冊(cè)分類(lèi)整理。

　　2、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

　　發(fā)布:2013年5月13日實(shí)施：2014年3月1日

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161--2014

　　發(fā)布:2014-06-25實(shí)施：2014-08-01

　　第一冊(cè)(共7項(xiàng)內(nèi)容)

　　1、委托監(jiān)理合同(實(shí)行監(jiān)理招標(biāo)的應(yīng)附監(jiān)理中標(biāo)通知書(shū));工程監(jiān)理單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件蓋監(jiān)理單位公章。

　　2、施工合同(含各類(lèi)合同，如分包合同等)

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理備案表

　　4、施工許可證

　　5、項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(shū)(A.0.1)及監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)理人員資格證書(shū)。證書(shū)復(fù)印件加蓋監(jiān)理單位公章。

　　6、合同爭(zhēng)議處理意見(jiàn)

　　7、合同變更資料

　　第二冊(cè)(共8項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、勘察設(shè)計(jì)文件

　　2、設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要

　　3、工程變更單(C.0.2)

　　4、工程開(kāi)工報(bào)審表(B.0.2)工程開(kāi)工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復(fù)工報(bào)審表(B.0.3)

　　5、施工組織設(shè)計(jì)/(專(zhuān)項(xiàng))施工方案報(bào)審表(B.0.1)

　　6、分包單位資格報(bào)審表(B.0.4)

　　7、施工機(jī)械和設(shè)施/計(jì)量設(shè)備報(bào)審表(B.0.8)

　　8、試驗(yàn)室報(bào)審表(B.0.6)

　　第三冊(cè)(共14項(xiàng)內(nèi)容)

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

　　3、監(jiān)理月報(bào)

　　4、單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)審單(B.0.12)

　　5、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告

　　6、監(jiān)理工作總結(jié)

　　7、第一次工地會(huì)議及第一次工地會(huì)議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會(huì)

　　8、工程質(zhì)量事故報(bào)告單

　　9、工程質(zhì)量事故處理方案報(bào)審

　　10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

　　11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　12、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　13、施工單位申請(qǐng)表

　　14、監(jiān)理日志

　　第四冊(cè)(共5項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、施工控制測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)單(B.0.5)

　　2、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審(B.0.7)

　　(有見(jiàn)證取樣送檢資料的附在相應(yīng)的報(bào)審表后)

　　3、報(bào)審、報(bào)驗(yàn)單(B.0.9)

　　4、分部工程報(bào)驗(yàn)單(B.0.10)

　　5、旁站記錄(A.0.7)

　　第五冊(cè)(共6項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、工程款支付報(bào)審表(B.0.13)

　　2、工程款支付證書(shū)(A.0.9)

　　3、索賠意向通知書(shū)(C.0.4)

　　4、費(fèi)用索賠報(bào)審表(B.0.15)

　　5、施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表(B.0.14)

　　6、工程臨時(shí)/最終延期報(bào)審表(B.0.16)

　　第六冊(cè)(共5項(xiàng)內(nèi)容)

　　l、監(jiān)理臺(tái)帳

　　2、收、發(fā)文登記表

　　3、工程資料的照片及聲像資料

　　4、其它監(jiān)理資料(含工程質(zhì)量保修期的監(jiān)理資料)

　　5、D類(lèi)表(項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)考核評(píng)價(jià)用表)(建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161-2014)

　　五、監(jiān)理資料的移交

　　依據(jù)：《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實(shí)用表式填報(bào)說(shuō)明及要點(diǎn)》

　　需向檔案部門(mén)提交歸檔的監(jiān)理資料

　　1、工程開(kāi)工報(bào)審表(B.0.2)

　　2、工程復(fù)工報(bào)審表(B.0.3)

　　3、施工控制測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)單(B.0.5)

　　4、工程臨時(shí)/最終延期報(bào)審表(B.0.16)

　　5、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審(B.0.7)

　　6、工程質(zhì)量事故報(bào)告單;

　　7、工程質(zhì)量事故處理方案報(bào)審表;

　　8、工程暫停令(A.0.6)

　　9、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)

　　10、監(jiān)理規(guī)劃

　　11、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

　　12、合同爭(zhēng)議處理意見(jiàn)

　　13、合同變更資料

　　14、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告

　　15、監(jiān)理工程總結(jié)

　　16、工程變更單(C.0.2)

　　17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔資料

　　【本文為合作媒體授權(quán)建筑界轉(zhuǎn)載，文章版權(quán)歸原作者及原出處所有。文章系作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表建筑界立場(chǎng)，轉(zhuǎn)載請(qǐng)聯(lián)系原作者及原出處獲得授權(quán)。有任何疑問(wèn)都請(qǐng)聯(lián)系（）】

　　工程資料管理的規(guī)定

　　工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由檔案資料室統(tǒng)一接收；上級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。

　　3.1.2工程部其它部門(mén)或個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。

　　3.1.3設(shè)備文件，物資組匯同有關(guān)部門(mén)對(duì)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收后，及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

　　3.1.4檔案資料室對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

　　3.1.5檔案資料室對(duì)接工程文件應(yīng)及時(shí)建立工程文件接收總登記帳和分類(lèi)帳（簿式臺(tái)帳和電子臺(tái)帳），并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類(lèi)工程文件的查詢(xún)檢索。

　　3.1.6登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門(mén)。

　　3.1.7對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。

　　3.1.8檔案資料室僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類(lèi)登記帳；對(duì)分發(fā)各部門(mén)的工程文件資料不進(jìn)行整編作業(yè)。

　　3.2工程文件資料發(fā)放

　　3.2.1分發(fā)外單位和部門(mén)的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。

　　3.2.2呈送上級(jí)單位的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

　　3.2.3檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、設(shè)備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當(dāng)工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時(shí)），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設(shè)計(jì)院提出增加施工圖供應(yīng)數(shù)量；設(shè)備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章。

　　3.2.4分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺(tái)帳，資料分發(fā)臺(tái)帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?/p>

　　3.2.5為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書(shū)面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。

　　3.3設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定

　　3.3.1設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門(mén)及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。

　　3.3.2設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料室歸檔保存，工程結(jié)束后由檔案資料室向設(shè)計(jì)院提供全部設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單的復(fù)印件供設(shè)計(jì)院編制竣工圖。3.3.3凡涉及設(shè)計(jì)修改、變更，檔案資料室應(yīng)及時(shí)在歸檔圖紙的副本對(duì)應(yīng)卷冊(cè)圖紙目錄上加蓋設(shè)計(jì)修改印章，并將變更單復(fù)印件及時(shí)放入卷冊(cè)內(nèi)。

　　4檔案部門(mén)職責(zé)參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目承包商項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。

　　并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。

　　由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。

　　建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)對(duì)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專(zhuān)利及商檢索賠、竣工、試運(yùn)行及驗(yàn)收等全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理。

　　設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。施工單位：整理現(xiàn)場(chǎng)的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、（竣工圖）、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)、工程事故處理文件。

　　監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。

　　建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位：負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。施工單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。

　　負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書(shū)。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。負(fù)責(zé)提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調(diào)試單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。

　　負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中設(shè)備缺陷處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)整試運(yùn)質(zhì)量驗(yàn)評(píng)表。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份）。

　　并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)按時(shí)提交符合國(guó)家檔案局相關(guān)制度的全套完整的竣工圖光盤(pán)一套負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）監(jiān)理部門(mén)歸檔范圍負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

　　監(jiān)理各專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。

　　對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理：對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，檔案資料室有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

　　凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者,不能進(jìn)行工程決算,各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。工程檔案的鑒定和銷(xiāo)毀．對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門(mén)使用后回收的圖紙資料，先由申請(qǐng)銷(xiāo)毀的部門(mén)登記造冊(cè)，再由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

　　對(duì)各單位修改替代后的檔案，檔案部門(mén)應(yīng)列出銷(xiāo)毀檔案清冊(cè),提出銷(xiāo)毀報(bào)告,經(jīng)總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷(xiāo)毀檔案目錄進(jìn)行清除。

　　檔案銷(xiāo)毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門(mén)確定銷(xiāo)毀地點(diǎn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，檔案部門(mén)、保安部門(mén)均應(yīng)指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人必須在銷(xiāo)毀清冊(cè)一簽字，檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)存檔。在鑒定銷(xiāo)毀檔案時(shí)，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長(zhǎng)處理。其它工程檔案的分類(lèi)、編目、按本工程檔案分類(lèi)編號(hào)辦法及規(guī)定執(zhí)行。

　　檔案、資料、圖書(shū)的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

　　檔案庫(kù)房管理按本工程檔案庫(kù)房管理規(guī)定執(zhí)行。各職能部門(mén)工程文件材料立卷歸檔按各職能部門(mén)基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時(shí)間的規(guī)定執(zhí)行

　　5.聲像檔案管理辦法

　　5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤(pán)及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。

　　5.2建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說(shuō)明。

　　5.3照片檔案應(yīng)符合以下要求：

　?。?）主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁；

　?。?）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；

　?。?）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片（照片）；

　?。?）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于400萬(wàn)有效像素（不允許插值）。

　　5.4錄像檔案應(yīng)符合以下要求：

　?。?）主題明確、內(nèi)容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；

　　（2）需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、周?chē)h(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施、水電設(shè)施、保安設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)房、標(biāo)準(zhǔn)層、設(shè)計(jì)特色、建筑特色等；

　?。?）報(bào)送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(pán)（DVD或以上素質(zhì)的格式）。文字說(shuō)明包括：工程名稱(chēng)、建設(shè)單位名稱(chēng)、設(shè)計(jì)單位、施工單位、地點(diǎn)、開(kāi)工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。

　　6.檔案、資料、圖書(shū)借閱制度本全部文書(shū)、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為水利建設(shè)發(fā)展服務(wù)的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：

　　6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫(xiě)借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。

　　6.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫(xiě)借閱單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意即可。

　　6.3絕密文書(shū)、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi)容提供利用。

　　6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。

　　6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見(jiàn)檔案內(nèi)容公開(kāi)出去。如遇丟失，要及時(shí)寫(xiě)出丟失報(bào)告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。

　　6.6借閱時(shí)間在兩周以?xún)?nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其整個(gè)部門(mén)暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。

　　6.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷(xiāo)、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)檔案室如因工作需要有權(quán)將檔案、資料調(diào)回檔案室。7.設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單管理規(guī)定

　　7.1設(shè)計(jì)變更制度

　　7.1.1應(yīng)盡量減少施工中的設(shè)計(jì)變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。

　　7.1.2各現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)業(yè)工程師要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，把好工程質(zhì)量關(guān)，并努力降低工程造價(jià)。在工程開(kāi)工前，仔細(xì)研究圖紙，并組織圖紙會(huì)審，將施工圖中出現(xiàn)的問(wèn)題提前解決，對(duì)工程圖紙不齊全的部分，需及時(shí)督促設(shè)計(jì)單位補(bǔ)充、修改圖紙。

　　7.1.3工程設(shè)計(jì)變更的具體經(jīng)辦人是項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)與總工及使用單位、設(shè)計(jì)單位、施工承包單位聯(lián)系，并負(fù)責(zé)分發(fā)設(shè)計(jì)變更通知單。

　　7.1.4所有設(shè)計(jì)變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內(nèi)補(bǔ)辦完設(shè)計(jì)變更通知單。

　　7.1.5設(shè)計(jì)院以郵寄、傳真等方式的設(shè)計(jì)變更資料，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)簽收并報(bào)送工程部備確認(rèn)案后，技術(shù)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)發(fā)專(zhuān)業(yè)工程師組織實(shí)施。

　　7.1.6各專(zhuān)業(yè)工程師在接到設(shè)計(jì)變更資料后應(yīng)當(dāng)天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實(shí)施。

　　7.1.7設(shè)計(jì)變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專(zhuān)業(yè)工程師填寫(xiě)執(zhí)行結(jié)果，并報(bào)送項(xiàng)目經(jīng)理審核。

　　7.1.8經(jīng)審核的執(zhí)行結(jié)果備案登記，作為今后結(jié)算的依據(jù)。

　　7.2簽證管理制度

　　7.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效控制工程造價(jià)和工期，所有現(xiàn)場(chǎng)管理人員在開(kāi)工前須熟悉合同書(shū)、招投標(biāo)文件，需審核施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)，嚴(yán)格控制現(xiàn)場(chǎng)簽證。

　　7.2.2發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內(nèi)容及工程量的增減經(jīng)批準(zhǔn)后，且在確保工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)保持不變的前提下，方能實(shí)施簽證。工程施工現(xiàn)場(chǎng)簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)管理人員共同簽證，嚴(yán)禁事后補(bǔ)簽。

　　7.2.3現(xiàn)場(chǎng)簽證單由施工單位報(bào)送，經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)業(yè)工程師和項(xiàng)目經(jīng)理復(fù)核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。

　　7.2.4一次性簽定金額在10萬(wàn)元以?xún)?nèi)，或工期延誤在5天以?xún)?nèi)，由現(xiàn)場(chǎng)專(zhuān)業(yè)工程師審核后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審批。超出上述金額（或天數(shù)），項(xiàng)目經(jīng)理需上報(bào)工程部經(jīng)理，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可簽證。如遇緊急情況，現(xiàn)場(chǎng)代表可先作處理，但必須按審批程序及時(shí)補(bǔ)辦簽證手續(xù)。

　　7.2.5工程使用材料的質(zhì)量、價(jià)格如有特殊情況需簽證時(shí)，由工程監(jiān)理、項(xiàng)目部有關(guān)人員共同簽證，必要時(shí)可進(jìn)行招標(biāo)確定

　　7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工單位承擔(dān)。由于施工單位對(duì)施工圖閱讀不仔細(xì)等原因造成的返工不予認(rèn)可，因此延誤工期由施工單位負(fù)責(zé)。

　　7.2.7凡涉及到施工單位為評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程等需要，而增加的施工管理、技術(shù)設(shè)施和部分材料、人工的費(fèi)用，應(yīng)由施工單位自行承擔(dān)。

　　8.工程竣工圖編制管理規(guī)定

　　8.1編制竣工圖的形式和深度

　　8.1.1凡按圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)志后，即作為竣工圖。

　　8.1.2凡在施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負(fù)責(zé)在原施工圖（必須是新藍(lán)圖）上注明修改的部分，并附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說(shuō)明。加蓋“竣工圖”標(biāo)志后，即作為竣工圖。

　　8.1.3凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補(bǔ)充者，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖。由于設(shè)計(jì)原因造成的，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負(fù)責(zé)重新繪圖；

　　由于其他原因造成的，由建設(shè)單位自行繪圖或委托設(shè)計(jì)單位繪圖。施工單位負(fù)責(zé)在新圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)志并附以有關(guān)記錄說(shuō)明，作為竣工圖。重大的改建、擴(kuò)建工程涉及原有工程項(xiàng)目變更時(shí)，應(yīng)將相關(guān)項(xiàng)目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內(nèi)增補(bǔ)必要的說(shuō)明。

　　8.1.4竣工圖一定要與實(shí)際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制。竣工圖要經(jīng)承擔(dān)施工的技術(shù)負(fù)責(zé)人審核簽認(rèn)。

　　8.2編制竣工圖的分工

　　8.2.1建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行總包制的各分包單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制分包范圍內(nèi)的竣工圖，總包單位除應(yīng)編制自行施工的竣工圖外，還應(yīng)負(fù)責(zé)匯總整理各分包單位編制的竣工圖。總包單位在交工時(shí)應(yīng)向建設(shè)單位提交總包范圍內(nèi)的各項(xiàng)完整、準(zhǔn)確的竣工圖。

　　8.2.2建設(shè)項(xiàng)目由建設(shè)單位分別包給幾個(gè)施工單位承擔(dān)的，各施工單位應(yīng)負(fù)責(zé)編制所承包工程的竣工圖，建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總整理。

　　8.2.3建設(shè)項(xiàng)目在簽訂承發(fā)包合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定竣工圖的編制、檢驗(yàn)和交接等問(wèn)題。

　　8.2.4建設(shè)單位應(yīng)組織、督促和協(xié)助各設(shè)計(jì)、施工單位檢驗(yàn)各自負(fù)責(zé)的竣工圖編制工作，發(fā)現(xiàn)有不準(zhǔn)確或短缺時(shí)，要及時(shí)采取措施修改和補(bǔ)齊。

　　8.3竣工圖編制的套數(shù)大中型項(xiàng)目、重要公用工程和其它特殊性項(xiàng)目的竣工圖至少應(yīng)編制三套，一套送城建檔案部門(mén)歸檔，二套由生產(chǎn)或使用單位保存。一般小型項(xiàng)目至少編制二套，一套送城建檔案部門(mén)歸檔，一套由生產(chǎn)或使用單位保存，作為維護(hù)、改造、擴(kuò)建的依據(jù)。項(xiàng)目竣工圖套數(shù)應(yīng)該在簽訂施工合同時(shí)明確規(guī)定。

　　8.4竣工圖編制費(fèi)用竣工圖編制費(fèi)用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數(shù)為基準(zhǔn)，增加部分的費(fèi)用由籌建單位負(fù)責(zé)?？⒐を?yàn)收后需要復(fù)制的，復(fù)制費(fèi)用由使用單位負(fù)責(zé)。