婚姻檔案整理掃描

　　婚姻檔案整理掃描是指將已婚姻證明、結(jié)婚證書、離婚證書、子女出生證明等婚姻相關(guān)文件進行整理、分類，然后使用掃描儀對這些文件進行數(shù)字化處理，以方便儲存、備份和查閱。

　　在進行婚姻檔案整理掃描時，需要先確定需要整理的文件類型和數(shù)量，選擇合適的掃描儀和掃描格式，如PDF或JPEG等，然后進行掃描、識別和修正。最后將數(shù)字化的文件進行備份和存儲，以備需要時隨時查閱。

　　婚姻檔案整理掃描可以有效降低文件丟失和損壞的風險，也方便了文件的管理和查找，對于處理婚姻相關(guān)事務(wù)具有重要價值。

　　婚姻登記檔案管理辦法（關(guān)于婚姻登記檔案您了解多少）

　　為做好婚姻登記“跨省通辦”工作，我市正積極推進婚姻登記檔案電子化工作。16日，記者走進我市率先開展這項工作的西工區(qū)民政局，探訪婚姻登記處檔案室，為您揭開婚姻登記檔案的神秘面紗。

　　結(jié)婚登記“跨省通辦”有了時間表

　　目前，西工區(qū)民政局婚姻登記處檔案室保存婚姻登記檔案13萬余份。

　　“去年，我們通過政府購買服務(wù)方式，率先對保管的歷史婚姻登記檔案進行拍照、掃描，制作婚姻登記電子檔案，截至目前已完成8萬余份。”西工區(qū)民政局婚姻登記處主任溫茜說，預計今年8月全部完成。

　　“婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中，形成的具有憑證作用的各種記錄?！睖剀缯f，囿于歷史原因，相關(guān)婚姻登記檔案一直由各地民政部門單獨管理。

　　去年9月，國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加快推進政務(wù)服務(wù)“跨省通辦”的指導意見》，明確提到推動婚姻登記檔案電子化是婚姻登記“跨省通辦”的前提條件，還給出了相關(guān)工作的具體時間表。

　　結(jié)婚登記：申請人可在所在地婚姻登記機關(guān)辦理結(jié)婚登記，不受戶籍地限制。2020年至2022年10月進行“省內(nèi)通辦”試點，2022年10月至2024年年底進行“跨省通辦”試點，力爭2025年年底前在縣級以上婚姻登記機關(guān)全面實行全國“跨省通辦”。

　　離婚登記：申請人可在所在地婚姻登記機關(guān)辦理離婚登記，不受戶籍地限制。在開展結(jié)婚登記“跨省通辦”試點基礎(chǔ)上，條件成熟時實施離婚登記“跨省通辦”試點。

　　婚姻登記檔案的保管期為100年

　　新人結(jié)婚時，親朋好友都會祝福他們“百年好合”，很少人知道，婚姻登記檔案的保管期恰為100年。

　　“《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定，婚姻登記機關(guān)應(yīng)當及時將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔；使用計算機辦理婚姻登記所形成的電子文件，應(yīng)當與紙質(zhì)文件一并歸檔?！睖剀缯f，根據(jù)規(guī)定，婚姻登記檔案的保管期為100年，對有繼續(xù)保存價值的可以延長保管期直至永久。

　　溫茜介紹，在2004年及以前，市民辦理結(jié)婚登記，當事人要提供雙方工作單位或街道辦事處出具的介紹信。2004年以后，市民辦理結(jié)婚登記，不再需要提供介紹信，男女雙方持本人有效的居民身份證和戶口簿，共同到一方當事人常住戶口所在地的婚姻登記機關(guān)即可辦理結(jié)婚登記。

　　1986年前后結(jié)婚證上開始貼新人合照

　　據(jù)了解，西工區(qū)民政局婚姻登記處檔案室存檔的婚姻登記檔案，最早的年份為1968年。

　　為何沒有更早的婚姻登記檔案？溫茜表示，1987年9月，我國出臺檔案法，以法律形式要求加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案。早期的婚姻登記檔案散落在鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、社區(qū)居委會及一些大型廠礦企業(yè)，各種歷史原因使得婚姻登記檔案沒有全部移交給婚姻登記機關(guān)。

　　西工區(qū)民政局婚姻登記處提供的1968年12月31日的一份婚姻登記檔案顯示，結(jié)婚申請書為繁體字印制，男女雙方同齡，均為23歲，沒有貼照片，也沒有身份證、戶口簿復印件。

　　記者看到，該結(jié)婚申請書上有“我倆自愿結(jié)為夫妻，并合于《中華人民共和國婚姻法》關(guān)于結(jié)婚的規(guī)定，請準予結(jié)婚登記，發(fā)給結(jié)婚證”字樣，下方是申請人簽名和指印。申請人信息包括姓名、性別、年齡、出生年月日、籍貫、民族、曾否結(jié)(離)過婚、現(xiàn)在住址和備注。

　　“婚姻登記檔案顯示，1986年前后，結(jié)婚證上開始貼新人合照，不過是黑白照?！睖剀绺嬖V記者。

　　婚姻登記檔案見證時代的變遷和社會的進步

　　以1987年3月3日的一份結(jié)婚申請書為例，申請人信息相比1968年多了“是否是直系血親和三代以內(nèi)旁系血親”內(nèi)容。該婚姻登記檔案包括3份材料，除結(jié)婚申請書外，還有男女雙方的婚姻狀況證明(即介紹信)。

　　介紹信格式為“我單位××與××單位(注明單位名稱)的××申請結(jié)婚登記，根據(jù)《中華人民共和國婚姻法》和婚姻登記辦法的有關(guān)規(guī)定證明如下……”，介紹信左側(cè)加蓋單位騎縫章。

　　“當時，介紹信內(nèi)容一般為毛筆書寫，往往由單位寫字好的人代寫，因為結(jié)婚是一輩子的大事。”溫茜介紹，婚姻登記檔案顯示，到了20世紀80年代后期，彩色照片開始出現(xiàn)，當事人的著裝、發(fā)型等也開始多樣化。

　　“從檔案的角度來說，當事人不論是結(jié)婚還是離婚，婚姻登記檔案都有重要意義，因為公民的每一次婚姻情況，都會以檔案的形式在檔案室(館)長期保存?！睖剀缯f，婚姻登記檔案不僅是婚姻關(guān)系的見證，還見證著一些廠礦、等單位的歷史，見證著時代的變遷和社會的進步。（記者余子愚文/圖）

　　婚姻登記檔案的歸檔方法和要求

　　1、婚姻登記材料的立卷歸檔應(yīng)當遵循下列原則與方法：

　?。ㄒ唬┗橐龅怯洸牧习凑漳甓葰w檔。

　?。ǘ┮粚Ξ斒氯嘶橐龅怯洸牧辖M成一卷。

　?。ㄈ┚韮?nèi)材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規(guī)定的順序排列。

　　（四）以有利于檔案保管和利用的方法固定案卷。

　?。ㄎ澹┌幢巨k法第九條的規(guī)定對案卷進行分類，并按照辦理婚姻登記的時間順序排列。

　?。┰诰韮?nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數(shù)等項目。

　　注：

　　1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。2、年度：案卷的所屬年度。

　　3、室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個類別分別從“1”開始標注。4、館編卷號：檔案移交時按進館要求編制。5、頁數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁面數(shù)。

　?。ㄆ撸┌词揖幘硖柕捻樞?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項目。

　　注：

　　1、檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱和婚姻登記處名稱。

　　2、檔案盒盒脊設(shè)置全宗號、年度、婚姻登記性質(zhì)、起止卷號和盒號等項目。其中，起止卷號填寫盒內(nèi)第一份案卷和最后一份案卷的卷號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時按進館要求編制。

　　3、備考表置于盒內(nèi)，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期。

　?。ò耍┌搭悇e分別編制婚姻登記檔案目錄（見附件5）。（九）每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號。2、婚姻登記材料的歸檔要求：（一）當年的婚姻登記材料應(yīng)當在次年的3月31日前完成立卷歸檔；

　　（二）歸檔的婚姻登記材料必須齊全完整，案卷規(guī)范、整齊，復印件一律使用A4規(guī)格的復印紙，復印件和照片應(yīng)當圖像清晰；（三）歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫；婚姻登記檔案目錄應(yīng)當打?。粋淇急砗蜋n案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。注：使用計算機辦理婚姻登記所形成的電子文件，應(yīng)當與紙質(zhì)文件一并歸檔，歸檔要求參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）。

　　掃描檔號的格式

　　為規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，現(xiàn)將各門類檔案的檔號格式統(tǒng)一如下：

　　1、文書檔案：

　　傳統(tǒng)組卷方法：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)加頁號(4)

　　簡化整理方法：全宗號(4)加年度(4)加保管期限（代號）(3)加分類號(4)加件號(4)

　　2、會計檔案：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)

　　3、設(shè)備檔案:全宗號(4)加年度(4)加分類號(4)加案卷號(4)加件號(4)

　　4、基建檔案：全宗號(4)加目錄號(3)加案卷號(4)加頁號(4)

　　5、聲像檔案：全宗號(4)加期限（代號）(3)加分類號(4)加案卷號(4)加件號(4)

　　6、實物檔案：全宗號(4)加年度(4)加期限（代號）(4)加分類號(4)加件號(4)

　　7、電子檔案：全宗號(4)加年度(4)加期限（代號）(3)加分類號(4)加件號(4)

　　8、婚姻檔案（傳統(tǒng)）：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)加頁號(4)

　　婚姻檔案（簡化）：全宗號(4)加年度(4)加保管期限（代號）(3)加分類號(4)加件號(4)說明：

　　1、凡編“目錄號”的檔案，檔號格式均應(yīng)參照：全宗號(4)加年度(4)加目錄號(3)加案卷號(4)加頁號(4)

　　2、凡編“分類號”的檔案，檔號格式均應(yīng)參照：全宗號(4)加年度(4)加保管期限（代號）(3)加分類號(4)加[案卷號（4）]加件號(4)[頁號（4）]

　　3、“[]”內(nèi)字段為對應(yīng)可選項，即：若選用“案卷號”，則將“件號”改為“頁號”。

　　婚姻登記檔案管理辦法

　　第一條為規(guī)范婚姻登記檔案管理，維護婚姻當事人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《婚姻登記條例》，制定本辦法。第二條婚姻登記檔案是婚姻登記機關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的各種記錄。第三條婚姻登記主管部門對婚姻登記檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理，并接受同級地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。第四條婚姻登記機關(guān)應(yīng)當履行下列檔案工作職責：

　　（一）及時將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔；

　?。ǘ┙⒔∪黜椧?guī)章制度，確?；橐龅怯洐n案的齊全完整；

　　（三）采用科學的管理方法，提高婚姻登記檔案的保管水平；

　?。ㄋ模┺k理查檔服務(wù)，出具婚姻登記記錄證明，告知婚姻登記檔案的存放地；

　?。ㄎ澹┺k理婚姻登記檔案的移交工作。第五條辦理結(jié)婚登記（含復婚、補辦結(jié)婚登記，下同）形成的下列材料應(yīng)當歸檔：

　　（一）《結(jié)婚登記審查處理表》；

　?。ǘ渡暾埥Y(jié)婚登記聲明書》或者《申請補辦結(jié)婚登記聲明書》；

　?。ㄈ┫愀厶貏e行政區(qū)居民、澳門特別行政區(qū)居民、臺灣地區(qū)居民、出國人員、華僑以及外國人提交的《婚姻登記條例》第五條規(guī)定的各種證明材料（含翻譯材料）；

　?。ㄋ模┊斒氯松矸葑C件（從《婚姻登記條例》第五條規(guī)定，下同）復印件；

　?。ㄎ澹┢渌嘘P(guān)材料。第六條辦理撤銷婚姻形成的下列材料應(yīng)當歸檔：

　?。ㄒ唬┗橐龅怯洐C關(guān)關(guān)于撤銷婚姻的決定；

　?。ǘ冻蜂N婚姻申請書》；

　?。ㄈ┊斒氯说慕Y(jié)婚證原件；

　?。ㄋ模┕矙C關(guān)出具的當事人被拐賣、解救證明，或人民法院作出的能夠證明當事人被脅迫結(jié)婚的判決書；

　?。ㄎ澹┊斒氯松矸葑C件復印件；

　?。┢渌嘘P(guān)材料。第七條辦理離婚登記形成的下列材料應(yīng)當歸檔：

　?。ㄒ唬峨x婚登記審查處理表》；

　?。ǘ渡暾堧x婚登記聲明書》；

　?。ㄈ┊斒氯私Y(jié)婚證復印件；

　?。ㄋ模┊斒氯穗x婚協(xié)議書；

　?。ㄎ澹┊斒氯松矸葑C件復印件；

　?。┢渌嘘P(guān)材料。第八條辦理補發(fā)婚姻登記證形成的下列材料應(yīng)當歸檔：

　　（一）《補發(fā)婚姻登記證審查處理表》；

　　（二）《申請補領(lǐng)婚姻登記證聲明書》；

　　（三）婚姻登記檔案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或其他有關(guān)婚姻狀況的證明；

　　（四）當事人身份證件復印件；

　?。ㄎ澹┊斒氯宋修k理時提交的經(jīng)公證機關(guān)公證的當事人身份證件復印件和委托書，受委托人本人的身份證件復印件；

　?。┢渌嘘P(guān)材料。第九條婚姻登記檔案按照年度—婚姻登記性質(zhì)分類?；橐龅怯浶再|(zhì)分為結(jié)婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發(fā)婚姻登記證類四類。

　　人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決書副本歸入撤銷婚姻類檔案。

　　婚姻無效或者撤銷婚姻的，應(yīng)當在當事人原婚姻登記檔案的《結(jié)婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關(guān)情況及相應(yīng)的撤銷婚姻類檔案的檔號。第十條婚姻登記材料的立卷歸檔應(yīng)當遵循下列原則與方法：

　　（一）婚姻登記材料按照年度歸檔。

　?。ǘ┮粚Ξ斒氯嘶橐龅怯洸牧辖M成一卷。

　　（三）卷內(nèi)材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規(guī)定的順序排列。

　?。ㄋ模┮杂欣跈n案保管和利用的方法固定案卷。

　?。ㄎ澹┌幢巨k法第九條的規(guī)定對案卷進行分類，并按照辦理婚姻登記的時間順序排列。

　　（六）在卷內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章（見附件1），并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、室編卷號、館編卷號和頁數(shù)等項目。

　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　年度：案卷的所屬年度。

　　室編卷號：案卷排列的順序號，每年每個類別分別從“1”開始標注。

　　館編卷號：檔案移交時按進館要求編制。

　　頁數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁面數(shù)。

　　（七）按室編卷號的順序?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表的項目。

　　檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱和婚姻登記處名稱（見附件2）。

　　檔案盒盒脊設(shè)置全宗號、年度、婚姻登記性質(zhì)、起止卷號和盒號等項目（見附件3）。其中，起止卷號填寫盒內(nèi)第一份案卷和最后一份案卷的卷號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時按進館要求編制。

　　備考表置于盒內(nèi)，說明本盒檔案的情況，并填寫整理人、檢查人和日期（見附件4）。

　　（八）按類別分別編制婚姻登記檔案目錄（見附件5）。

　　（九）每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號（見附件6）。