檔案整理掃描加工

　　檔案整理掃描加工是指將一份文檔的紙質版本數字化并按照一定的規(guī)則進行整理、歸檔和備份的過程。這一過程主要包括以下步驟：

　　1.文檔準備：將需要掃描的文檔按照一定的分類規(guī)則進行整理，例如按照時間、部門、項目等分類。

　　2.掃描：將整理好的文檔通過掃描儀進行數字化。掃描時要注意保證圖像質量，以便后續(xù)處理。

　　3.圖像處理：對掃描后得到的圖像進行清晰化、裁剪、壓縮等處理，以減小文件大小，提高存儲和傳輸效率。

　　4.文檔歸檔：將處理好的文檔按照事先制定的文件夾和標簽進行歸檔和備份?？梢圆捎迷拼鎯Α⑼獠坑脖P等方式進行備份。

　　5.數據庫管理：通過數據庫管理軟件對歸檔的文檔進行索引和分類，以便用戶可以方便地查找和檢索文檔。

　　檔案整理掃描加工可以讓企業(yè)或個人的檔案資料變得更加規(guī)范、清晰和易于管理。同時也可以保證檔案資料的安全性和持久性。

　　檔案數字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現(xiàn)全生命周期的自動化管理。

　　1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

　　2、檔案整理：根據不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

　　3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用中博奧檔案管理系統(tǒng)，分類保管檔案。

　　4、歸檔入庫：根據國家檔案分類要求標準，建立標準檔案分類，進行歸檔。

　　5、檔案利用：通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務工作。

　　6、檔案統(tǒng)計：運用中博奧統(tǒng)計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

　　7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。

　　8、檔案銷毀：根據不同年限檔案、不具有保存價值的檔案，在系統(tǒng)上導出目錄，將相對應的檔案消除或銷毀。

　　利用中博奧檔案管理系統(tǒng)，一款專業(yè)的檔案管理軟件，中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時還適用于自動化辦公應用?；旧弦粋€軟件就能夠滿足一個企業(yè)當中，不同人員的辦公需求。

　　檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數字化加工或數字化掃描加工服務等）是近幾年才興起的一項服務形式，隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應了這一潮流，并在這幾年內快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術、OCR識別和文檔管理等技術，可以將數以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化（數字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。

　　檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：

　　文檔掃描

　　批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。

　　圖像處理

　　對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

　　提取有效信息

　　對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術），有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值（如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關鍵字），這些關鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

　　管理和利用

　　通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案掃描員工作怎么樣?

　　檔案掃描員工作還不錯。檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數據錄入、檔案掃描、圖像處理、質量審查、質量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。

　　檔案掃描（也稱為檔案數字化加工或數字化掃描加工服務等）是近幾年才興起的一項服務形式，隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應了這一潮流，并在這幾年內快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術、OCR識別和文檔管理等技術，可以將數以萬計的紙介質的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉換成電子化（數字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。

　　檔案數字化加工人員是干嘛的?

　　檔案數字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數字化的專業(yè)人員。

　　主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。

　　檔案數字化，就是用現(xiàn)代的數字技術來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導入檔案管理軟件。

　　檔案數字化加工具體過程

　　前期檔案整理檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數量，數量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現(xiàn)場。

　　目錄數據準備

　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數據。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等，應進行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　頁面修整

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　?。?）根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描。

　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　　（1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　?。?）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　?。?）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。

　　掃描分辨率

　?。?）掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　（2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數據質量檢查

　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　（2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　?。?）對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　?。?）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　圖像存儲

　　存儲格式

　　（1）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。

　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。

　　圖像文件命名

　?。?）紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網絡瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。

　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。

　　數據掛接

　　將每一份紙質檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中文件的總頁數是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。