人社局職工檔案整理

　　人社局職工檔案整理主要包括以下步驟：

　　1.收集檔案資料：包括職工個(gè)人基本信息、入職資料、培訓(xùn)記錄、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、考核評(píng)定等。

　　2.建立電子檔案：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，以便于查詢(xún)和管理。

　　3.梳理檔案內(nèi)容：對(duì)每位職工的檔案進(jìn)行逐一梳理，確定文件完整性并補(bǔ)充缺失文件。

　　4.整理歸檔：按照統(tǒng)一的文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案文件整理并歸檔，確保檔案資料的安全性和可檢索性。

　　5.制定檔案管理制度：制定職工檔案管理制度，明確檔案的存儲(chǔ)位置、查閱權(quán)限、借閱手續(xù)和保密措施等，遵守相關(guān)法規(guī)和規(guī)定。

　　人事檔案怎么歸檔

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評(píng))、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專(zhuān)業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，那么人事檔案怎么歸檔?以下我為大家整理了人事檔案怎么歸檔的相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！

　　人事檔案怎么歸檔

　　1、員工基本信息登記

　　通常包括但不限于：姓名、性別、部門(mén)、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，某些情況下可能會(huì)包括五險(xiǎn)一金購(gòu)買(mǎi)情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會(huì)不同內(nèi)容的選擇;

　　這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)(例如：入職員工基本信息表、入職登記表等)，還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》，包括勞動(dòng)合同的情況。

　　此類(lèi)信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn);需注意，員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)(如不屬實(shí)，可解除勞動(dòng)合同)。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件

　　包括但不限于：入職審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計(jì)劃等;入職面試測(cè)評(píng)量表、面試評(píng)價(jià)表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;

　　3、員工各類(lèi)證件

　　包括但不限于：身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專(zhuān)業(yè)證書(shū)、比賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等等;

　　這一類(lèi)檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　4、員工各類(lèi)在職資料

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買(mǎi)住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開(kāi)始入職沒(méi)有簽署)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等;

　　此類(lèi)檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門(mén)，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便;需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字;

　　5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)與履歷表

　　通常包括但不限于：入職培訓(xùn)、制度類(lèi)會(huì)議簽到表、新員工培訓(xùn)計(jì)劃書(shū)、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績(jī)，無(wú)論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)的履歷表，崗位職責(zé)及要求(入職、調(diào)整)、崗位激勵(lì)機(jī)制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎(jiǎng)懲、能力評(píng)估等);通常此類(lèi)表格建議部門(mén)與HR部門(mén)各執(zhí)一份，HR部門(mén)為原件與電子檔，用人部門(mén)可以用復(fù)印件與電子檔;需注意，所有的此類(lèi)文件均要有員工本人簽字;

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄

　　包括但不限于：轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級(jí)等通知、公告、人事任務(wù)命書(shū)、解除勞動(dòng)合同證明文件等;電子檔與紙檔各執(zhí)一份。

　　7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄

　　所有調(diào)薪以及獎(jiǎng)懲需要有記錄，均要有員工確認(rèn)，無(wú)論線上OA流程備案抑或紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類(lèi)檔案很關(guān)鍵。

　　8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件

　　【拓展】存檔方式

　　國(guó)家對(duì)于畢業(yè)后尚未就業(yè)的.大學(xué)生的檔案，一般采取三種管理辦法：

　　一、是把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級(jí)市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個(gè)人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡(jiǎn)單方便，而缺點(diǎn)是兩年內(nèi)如離開(kāi)生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。

　　二、是把檔案留在學(xué)校，待落實(shí)工作單位后，將戶(hù)籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶(hù)口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。

　　這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠(chéng)信度較高，代為保管戶(hù)口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用，其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長(zhǎng)了擇業(yè)期，與學(xué)校沒(méi)有人事隸屬關(guān)系，涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。

　　三、是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問(wèn)題，缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對(duì)少，則容易造成信息不暢。

　　退休后檔案要怎么處理

　　當(dāng)辦理退休后，社保局會(huì)根據(jù)退休人員不同的身份以此分類(lèi)存放在不同的地方保管，如企業(yè)的退休職工，這類(lèi)職工在辦理退休手續(xù)后還需原工作企業(yè)進(jìn)行辦理結(jié)束社保手續(xù)，然后將個(gè)人檔案返還原企業(yè)繼續(xù)由其為其保管。

　　這個(gè)要根據(jù)不同情況來(lái)說(shuō)明。如果是事業(yè)單位人員退休人員，那么檔案會(huì)存放在人社局，如果退休人員是領(lǐng)導(dǎo)崗位退休的話，那么檔案會(huì)在相應(yīng)的組織部檔案室內(nèi)，當(dāng)?shù)竭_(dá)退休年齡辦理相應(yīng)的退休手續(xù)后，檔案還會(huì)回到原本存檔的檔案室內(nèi)保管。

　　【法律依據(jù)】

　　《中華人民共和國(guó)檔案法》

　　第一條為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。第九條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。第十九條檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。第三十三條檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身?xiàng)l件，為國(guó)家機(jī)關(guān)制定法律、法規(guī)、政策和開(kāi)展有關(guān)問(wèn)題研究，提供支持和便利。

　　檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。

　　檔案研究人員研究整理檔案，應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理的規(guī)定。

　　事業(yè)單位人員檔案如何存放？

　　事業(yè)單位對(duì)員工個(gè)人的檔案存放一般是有兩種情況：

　　1、放在人力資源和社會(huì)保障局。事業(yè)單位在編人員檔案一般存放當(dāng)?shù)氐娜肆Y源和社會(huì)保障局，至于具體是放人社局還是人社廳，需要看單位的行政級(jí)別。

　　2、放在本系統(tǒng)主管單位，比如本單位的人事部門(mén)等。這種情況一般屬于非在編人員的檔案存放，比如在編的中小學(xué)教師，人事檔案一般是由人社局統(tǒng)一管理歸檔，非在編人員由學(xué)校所在地教育局歸檔。也有的學(xué)?；蛘呤轻t(yī)院會(huì)把員工的檔案存放在本單位的人事部門(mén)等。

　　具體事業(yè)單位的員工的檔案怎么存放需要看自己考的單位以及單位的規(guī)定，大家可以咨詢(xún)本單位的人事主管部門(mén)。

　　事業(yè)單位檔案存放在哪里

　　檔案在人社局如何調(diào)檔

　　法律分析：?jiǎn)挝徽{(diào)檔介紹信。提檔人第二代居民身份證原件。被單位錄用的相關(guān)材料。

　　到接收檔案的人事局領(lǐng)人才流動(dòng)登記表,填寫(xiě)并加蓋工作單位公章。攜帶本人身份證及復(fù)印件、人才流動(dòng)登記表、畢業(yè)證學(xué)位證原件及復(fù)印件(復(fù)印件加蓋公章)到轉(zhuǎn)入人事局審核。接到通知后,到人事局領(lǐng)調(diào)檔函。攜帶調(diào)檔函、人才流動(dòng)登記表、存檔憑證(檔案卡或者人事管理合同),身份證原件及復(fù)印件到需要調(diào)出檔案人事部門(mén)提出檔案。攜帶本人檔案和人才流動(dòng)登記表到接收檔案人事部門(mén)審核,審核通過(guò)后開(kāi)出商調(diào)函,攜帶商調(diào)函、身份證原件及復(fù)印件到調(diào)出人事部門(mén)開(kāi)干部介紹信,一定注意介紹信的抬頭問(wèn)清楚。攜帶干部介紹信到轉(zhuǎn)入人事部門(mén)交于相關(guān)人員,人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)至此完成。

　　法律依據(jù)：《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┎殚啓n案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　?。ǘ┎殚?、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　?。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　?。ㄋ模┤魏蝹€(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　?。ㄎ澹└鲉挝粦?yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

　　（六）因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。