事業(yè)單位職工檔案整理

　　事業(yè)單位職工檔案整理是指對(duì)該單位的所有職工檔案進(jìn)行全面清理、歸檔和數(shù)字化處理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。其具體步驟如下：

　　1.組織人力資源部門或檔案管理部門制定檔案整理方案，并確定具體工作流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

　　2.對(duì)所有職工檔案進(jìn)行分類、歸檔和編目，包括個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲記錄等。

　　3.對(duì)檔案進(jìn)行初審和復(fù)審，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正并完善補(bǔ)充漏洞。

　　4.對(duì)于已經(jīng)無(wú)用的檔案進(jìn)行淘汰處理，避免占據(jù)不必要的空間和浪費(fèi)資源。

　　5.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫(kù)，提高檔案檢索效率和安全性。

　　6.制定檔案保管制度，定期進(jìn)行檔案審查和監(jiān)督管理，確保檔案的長(zhǎng)期保存和利用。

　　7.在整理過(guò)程中，嚴(yán)格遵守有關(guān)法律法規(guī)和保密要求，保護(hù)職工個(gè)人隱私和機(jī)密信息的安全。

　　如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

　　目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱評(píng)審無(wú)紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問(wèn)題。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問(wèn)題，從而提高人事檔案的利用水平。

　　一、關(guān)于材料的收集與歸檔

　　人事檔案管理而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績(jī)方面的材料。

　　主要應(yīng)做好以下工作：

　　1、及時(shí)收集歸檔。檔案人員對(duì)所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級(jí)、考核、獎(jiǎng)懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來(lái)的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料)，要及時(shí)登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。

　　2、加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門(各級(jí)組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。

　　3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此，對(duì)收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對(duì)那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對(duì)不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

　　二、關(guān)于檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。

　　1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對(duì)收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請(qǐng)示報(bào)告、來(lái)往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過(guò)程中的請(qǐng)示報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個(gè)人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。

　　2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對(duì)號(hào)入座”，歸入相應(yīng)類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來(lái)不便。因此，在分類時(shí)必須做到既要看名稱，也要看內(nèi)容；對(duì)包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類準(zhǔn)確。

　　三、關(guān)于檔案的保管方式

　　人事檔案管理方式較常見(jiàn)的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點(diǎn)是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由于反復(fù)拆訂易對(duì)紙張?jiān)斐蓳p壞。

　　人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)工作表現(xiàn)，獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

　　機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案該怎么整理？

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。我們的檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案培訓(xùn)、檔案軟件定制、檔案智能化管理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　　如何對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行分類整理

　　文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級(jí)下發(fā)文件、單位帶字號(hào)文件、單位無(wú)字號(hào)文件，中央的單位還有地方上報(bào)文件，重要的事件整理為專題卷宗。以上分類還要冠以年份，如2014年上級(jí)下發(fā)文件。每一個(gè)文件夾內(nèi)，按照機(jī)關(guān)排序，同一機(jī)關(guān)以字號(hào)區(qū)別排序，同一機(jī)關(guān)同一字號(hào)按時(shí)間排序。做好以后，每頁(yè)用鉛筆寫上頁(yè)碼，每個(gè)卷宗或文件夾上做好目錄，標(biāo)明頁(yè)碼。最后再做一個(gè)借閱文件登記表。人事檔案比較嚴(yán)格，分為10大類。必須按照規(guī)則來(lái)，這個(gè)老人事干部肯定會(huì)教你，我暫時(shí)也記不清楚了。

　　如何對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行分類整理

　　企事業(yè)單位檔案分類原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類對(duì)象,依據(jù)企業(yè)職能分工,結(jié)合企業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點(diǎn),保持企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類,便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。

　　企事業(yè)單位分類的對(duì)象是企事業(yè)單位的全部檔案,就是說(shuō),企事業(yè)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的全部檔案看做一個(gè)有機(jī)整體來(lái)分類,不能再局限于文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等各個(gè)局部的分類。

　　事業(yè)單位人員檔案如何存放？

　　事業(yè)單位對(duì)員工個(gè)人的檔案存放一般是有兩種情況：

　　1、放在人力資源和社會(huì)保障局。事業(yè)單位在編人員檔案一般存放當(dāng)?shù)氐娜肆Y源和社會(huì)保障局，至于具體是放人社局還是人社廳，需要看單位的行政級(jí)別。

　　2、放在本系統(tǒng)主管單位，比如本單位的人事部門等。這種情況一般屬于非在編人員的檔案存放，比如在編的中小學(xué)教師，人事檔案一般是由人社局統(tǒng)一管理歸檔，非在編人員由學(xué)校所在地教育局歸檔。也有的學(xué)?；蛘呤轻t(yī)院會(huì)把員工的檔案存放在本單位的人事部門等。

　　具體事業(yè)單位的員工的檔案怎么存放需要看自己考的單位以及單位的規(guī)定，大家可以咨詢本單位的人事主管部門。