文章認(rèn)為，人事檔案要更好地適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，發(fā)揮檔案的作用，跟上時(shí)代的步伐，就要建立一個(gè)系統(tǒng)、建設(shè)一支隊(duì)伍，不斷創(chuàng)新管理方式和水平，利用人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的信息依據(jù)，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，高質(zhì)量的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用和完善使傳統(tǒng)的以實(shí)體保管為核心的檔案工作逐漸向信息記錄、信用憑證功能轉(zhuǎn)變，通過為人事決策提供必要的數(shù)據(jù)，可以及時(shí)迅速地分析信息，提出更完善的建議，充分發(fā)揮人才資源的基礎(chǔ)性作用，從而促進(jìn)人事管理工作統(tǒng)一和持續(xù)的發(fā)展。

1 人事檔案數(shù)字化管理的重要性

人事檔案準(zhǔn)確、完整地記載了一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等信息，是人才信息的重要載體。在日常的人事檔案管理工作中，由于大量的人事信息基本上都是通過手工管理形成的，在檔案的建立、整理、轉(zhuǎn)遞過程中難免出現(xiàn)疏漏，特別是在檢索查詢方面已不適應(yīng)現(xiàn)代快捷的工作要求。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才流動(dòng)的加快，對(duì)人才的評(píng)價(jià)體系是多角度、立體化的，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不能準(zhǔn)確地獲取職工的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)及德能勤績(jī)廉等方面的綜合信息。只有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，方可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的即時(shí)查詢，避免人事檔案在查閱、轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)丟失，同時(shí)可以更好地提供人員管理過程中全方位的信息，準(zhǔn)確地對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供翔實(shí)的人事信息。

2人事檔案數(shù)字化的作用

2.1創(chuàng)新承栽方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理從收集、整理、歸檔到最后的利用，工作周期長(zhǎng)，檢索查詢慢，也缺乏對(duì)整體檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析。實(shí)行數(shù)字化檔案后，就可以通過查閱電子檔案的方法，既簡(jiǎn)便、高效、快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案，同時(shí)又減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損，提高了紙質(zhì)檔案的使用壽命。由于數(shù)字化檔案的建立對(duì)所錄入的全部人事檔案具有集合、分類、分析等功能，更能夠在人事制度改革、人員選拔、工資套改、職稱評(píng)定等方面發(fā)揮重要作用。

2.2創(chuàng)新管理手段

通過運(yùn)用人事檔案管理軟件，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、采集系統(tǒng)和查詢平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字存儲(chǔ)、數(shù)字查閱、數(shù)字管理。對(duì)收集歸檔的人事檔案做到即時(shí)整理、即時(shí)錄入，使得人事檔案變得系統(tǒng)可據(jù)、及時(shí)快捷和重信息內(nèi)容，真正提高了檔案利用的效率和質(zhì)量，提升了檔案管理的科學(xué)化水平。

2.3創(chuàng)新決策水平

科學(xué)管理的核心是決策，迅速、合理而科學(xué)的決策離不開事實(shí)前提和決策環(huán)境。人事檔案的數(shù)字化可以任意整序、分類、排列、檢索，實(shí)現(xiàn)檔案全文自動(dòng)檢索，為人事決策提供必要的數(shù)據(jù)，從而使人事部門的工作人員能夠迅速利用并通過分析信息來(lái)提出更完善的建議和計(jì)劃。

2.4 創(chuàng)新激勵(lì)意識(shí)

隨著人事管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿肆Y源的組織管理與開發(fā)，人事檔案也逐漸從隔離狀態(tài)和封閉管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人才信息的開發(fā)和利用，而這些轉(zhuǎn)變是在人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)之上，在激勵(lì)人才和人力資源的組織管理與開發(fā)中發(fā)揮作用。

3 人事檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

國(guó)家檔案局提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，這“三個(gè)體系”為人事檔案數(shù)字化在管理上指明了方向。

3.1處理好保密的問題

網(wǎng)絡(luò)安全一直是人們關(guān)注的重點(diǎn)，而人事檔案數(shù)字化也涉及安全因素。需要指出的是，人事檔案數(shù)字化并不是指要將所有的人事檔案都要數(shù)字化，哪些人事檔案可以數(shù)字化，哪些人事檔案還要采取傳統(tǒng)的保存方式，就要進(jìn)行認(rèn)真的分類上傳、分類保存。一些的人事檔案仍要采取傳統(tǒng)的保存方式進(jìn)行管理，非的人事檔案則可以做到數(shù)字化，這就需要人事檔案管理實(shí)行數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合的辦法。

3.2 處理好保管的問題

要建立于部人事檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案信息定期下載，防止數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象的發(fā)生；設(shè)立數(shù)字化檔案管理安全屏障，實(shí)現(xiàn)專網(wǎng)專用、封閉運(yùn)行，不與互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)并機(jī)運(yùn)行，科學(xué)設(shè)置訪問權(quán)限、身份識(shí)別、密碼登錄等，確保系統(tǒng)安全、規(guī)范運(yùn)行。

3.3 處理好檔案內(nèi)容錄入的問題

人事檔案數(shù)字化可以使檔案內(nèi)容更加豐富和立體，不僅只有姓名、性別、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、本人經(jīng)歷等簡(jiǎn)單信息，更加包含經(jīng)常性的工作實(shí)績(jī)以及專業(yè)技術(shù)等方面的考查和記載，形成動(dòng)態(tài)化的人事檔案錄入體系，更加突現(xiàn)“內(nèi)容為王”。

3.4 處理好檔案的利用問題

拓展人事檔案數(shù)字化服務(wù)功能，讓人事檔案“動(dòng)”起來(lái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源利用效益最大化。要堅(jiān)持“利用第一，服務(wù)至上”的原則，可以按照不同的工作職能，授予不同的使用和查詢權(quán)限，把握提供利用范圍，不斷提高人事檔案的利用效率。

4、建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案數(shù)字化隊(duì)伍

實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，首先要建立復(fù)合型多層次的專業(yè)隊(duì)伍，人事檔案管理人員必須要樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，要具備較高的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德，具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平。檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，人事檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，要善于運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，做到“去粗取精，去偽存真”，使得人事檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性。人事檔案管理人員更應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)觀念和業(yè)務(wù)能力，不斷開拓創(chuàng)新，善于從工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，提高實(shí)際操作水平和管理水平，不斷地更新知識(shí)與觀念，以適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要，跟上現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。

4.1 不斷探索人事檔案數(shù)字化檢索方式，做到“腦勤”

人事檔案工作要積極研究，充分發(fā)揮數(shù)字化的功能，對(duì)人員的詳細(xì)材料，如年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、職務(wù)、工作簡(jiǎn)歷、技能情況；對(duì)人員的工作績(jī)效資料，包括評(píng)估級(jí)別、工資和福利、工作性質(zhì)和工作崗位；對(duì)人員的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工作評(píng)估等都可以分門別類，編制成不同的檢索工具，通過電子表格的使用來(lái)調(diào)配這些數(shù)據(jù)，為人力資源決策工作提供關(guān)鍵支持。

4.2要多深入基層，了解人員工作動(dòng)態(tài)，認(rèn)真收集整理，做到“腿勤”

人事檔案的質(zhì)量是檔案的生命，只有確保檔案的質(zhì)量，才能更好地發(fā)揮人事檔案提供和利用的價(jià)值。作為一名人事檔案工作者，要堅(jiān)持經(jīng)常性對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，對(duì)檔案中缺少的材料進(jìn)行登記，采取發(fā)人事檔案所缺材料催交單與電話催辦相結(jié)合的辦法。為了使檔案材料收集齊全，人事檔案工作者也應(yīng)多深入到工作一線去，解決材料收集難的問題，確保人事檔案的完整性和全面性。

4.3 嚴(yán)審細(xì)甄，規(guī)范整理，做到“眼勤”

要讓人事檔案成為一面真實(shí)的“鏡子”，就要對(duì)收集上來(lái)的人事檔案材料嚴(yán)格審核，把好“人口關(guān)”，確保收集歸檔的材料真實(shí)完整、手續(xù)完備。對(duì)有問題的檔案材料，要加以認(rèn)真甄別篩選，采取實(shí)際調(diào)查、查閱資料等方式，確保檔案材料的真實(shí)性。

5 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今的時(shí)代是信息高速發(fā)展的時(shí)代，舊的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的發(fā)展需求，要借助先進(jìn)科技的新成果、新技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，對(duì)檔案資料進(jìn)行綜合性開發(fā)和有效的管理，不僅可以提高工作質(zhì)量和效率，更可以激活檔案信息，提高檔案的使用價(jià)值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案從保管服務(wù)型到主動(dòng)服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。