本文闡述了目前干部人事檔案整理方法方法仍然沿襲的是傳統(tǒng)的方法，已不能滿足檔案工作整體發(fā)展的要求，給管理和利用帶來了極為不利的影響，因此有必要引起足夠重視并進行改革。

　　經過建國以來半個多世紀的實踐，我國的干部人事檔案業(yè)務工作在檔案的收集、整理、轉遞、統(tǒng)計、利用等方面積累了比較豐富的經驗。然而，面對社會主義建設事業(yè)的飛速發(fā)展、市場經濟體制的建立、干部人事工作的深入改革、人們擇業(yè)觀念的改變以及科學技術的進步出現(xiàn)的新形勢、新情況，我們在計劃經濟體制下創(chuàng)建的干部人事檔案整理方法工作已經無法適應新的客觀現(xiàn)實。在此，筆者就干部人事檔案整理方法方法提出

　　一些看法，與廣大人事檔案丁作者商討。

　　干部人事檔案整理方法裝訂工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目，技術加工和裝訂成卷，并在此基礎上不斷對人事檔案整理方法內容進行補充的丁作。

　　從當前形勢來看，干部人事檔案的傳統(tǒng)整理方法，存在著許多不足。由于立卷裝訂方法繁瑣、復雜，標準過于苛刻，每頁都要裁剪粘貼，使得拆卷裝訂成為檔案工作者一項沉重負擔。我們應該用新的思維、新的理念

　　來改革干部人事檔案整理方法工作的繁雜工序，改變束縛了我們幾十年的傳統(tǒng)的整理裝訂方法。

　　一

　　一、干部人事檔案現(xiàn)行整理裝訂方法的弊端

　　1991年3月，中組部頒發(fā)了經過修訂的《干部檔案整理工作細則》(以下簡稱《細則》)?！都殑t》第四條要求“裝訂整齊”；第二十一條要求“每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷”、“卷面整潔、全卷整齊平坦、裝訂結實耐用”；第二十條規(guī)定：“對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折破的材料進行加工”，包括對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，要在左邊縫一條線邊；不符合標準(每頁長為26.5cm，寬為19.5era)的每份材料，或者逐頁進行剪裁、縫紉，或者把材料用襯紙托裱成魚鱗形或梯形；“不能剪裁的檔案材料，須進行折疊。

　　折疊時，要根據具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法”，折疊成魚鱗形或梯形。近年來，大量的A4紙規(guī)格大小的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《畢業(yè)生成績表》等，一份材料要進行四邊裁剪，勞動量大。由于組卷、裝訂、剪裁、打孔、技術加工的方法古老落后，復雜、繁重、瑣碎，加上《細則》的規(guī)定和要求太細又近乎苛刻，如今，組卷、折疊、剪裁、縫邊、裱糊、裝訂、打孔、技術加工等工作，已成為檔案人員一項必須做的手工勞動和沉重負擔。每個檔案人員每年都要在這方面花上幾十甚至上百個工作日，費時費力，效率低下，苦不堪言。

　　經過多年的實踐工作，對每頁材料都要進行裁剪以及裝訂成卷暴露出以下弊端：

　　(1)干部人事檔案專用的打孔機，在裝訂時把每份材料都人為地打出3個圓孑L，造成檔案的破損，破壞了檔案的原貌。在利用檔案時，來回拆卷，反復裝訂，孔越來越多、越來越大，破爛無法打孔時，還要裱糊后再打孑L，加大了勞動量。

　　(2)不利于保密。一個人的材料裝成一卷或數卷，利用者只需利用卷內某一份材料，也得整卷借出。雖然干部人事檔案整理方法借閱保密工作有更嚴格的規(guī)章制度來保證，但也避免不了利用者看了不該看的其他材料。為了保密，檔案人員用鋼夾夾住其余部分，或在旁邊盯著利用者，互相都很尷尬。

　　(3)不利于復制檔案。由于檔案太厚或者裝訂壓字等原因，影響復制效果，經常不得不拆卷。

　　(4)裝訂成卷不便于材料插卷和補充材料。干部人事檔案整理方法最大的特點之一是動態(tài)性，每個人的檔案內容是不斷充實豐富的，隨著干部個人實踐活動的逐步增加，每個人每年都會形成新的材料。如果按一個人從22歲參加工作算起，到60歲退休，按現(xiàn)行規(guī)定每兩年裝訂一次，一個人的檔案在退

　　休前就要反復拆裝l9次之多。還有許多非常規(guī)需要拆卷的情況，比如職稱晉升、職務變動、更改工齡等，對快檔案的破損。

　　(5)技術加工和剪裁破壞了檔案的歷史原貌，好心辦了錯事。檔案是歷史記錄，保持歷史原

　　貌是每個檔案工作者的神圣職責。

　　(6)組卷、裝訂不適應計算機管理的需要。傳統(tǒng)的組卷方法是手工操作的產物，就計算機而言，組成案卷既增加了數據錄入量，又影響檢索速度。繁瑣的組卷程序使管理軟件的設計更為復雜，又無法利用計算機代替人T組卷和裝訂。就當今計算機技術而言，可以錄入人事檔案中一切有用的信息，可以滿足任意的查詢和組合。原來通過組卷和卷內分類承繼文件之間的有機聯(lián)系以方便查找的意義已經喪失，若再沿用組卷、分類、裝訂等方法，只會影響管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

　　(7)由于借閱時整卷借出提供利用，利用時，光線、灰塵等自然磨損對檔案損壞程度加大，不利于對檔案的保護。

　　二、干部人事檔案也可以實行“檔案夾”管理

　　按相關規(guī)定，每管1000人干部人事檔案，可配備1名專職檔案人員。可是在當前，許多單位都很難做到按此標準配齊檔案人員。雖然現(xiàn)在要求歸檔的零散材料可先放在散材料袋中，每兩年拆卷裝訂一次。現(xiàn)

　　在調資升級頻繁，職務晉升，職稱評審，每年年終考核材料，外出進修學習，獲得各種結業(yè)證書、獎勵證書等材料數量劇增，每年都有大批零散材料要歸檔。常常是手中這一批檔案材料還沒有裝訂完畢，新的需歸檔

　　的要整理的大批零散材料又進來了。長期以來，檔案人員終日被拆卷、整理、剪裁、加工、裝訂牽著鼻子走。筆者認為，簡化整理十分必要，改進干部人事檔案整理方法勢在必行。

　　1.整理干部人事檔案主要以實用和方便利用為目的。我們要針對存在的問題，改革傳統(tǒng)的檔案整理方法，可以把干部人事檔案整理方法分為兩種類型組卷：一種是離(退)休干部檔案仍采取傳統(tǒng)的組卷方法；另一種是采用檔案夾替代檔案卷皮來保存在職人員全部應歸檔的檔案材料，并借鑒《歸檔文件整理規(guī)則》的方法：將歸檔材料以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目。每個人的材料前面仍要有檔案目錄，然后十大材料按目錄順序放進夾中即可，檔案夾規(guī)格以A4紙為標準。

　　2.目前檔案材料統(tǒng)一使用16開紙是很困難的。對于l6開紙和A4紙的檔案材料，不再加工，保存原貌；對于小于16開紙的材料不做裱糊，裱糊只限于受損材料的加工；特殊規(guī)格的材料，用一張普通16開紙當襯紙縫紉加工；大于A4紙的材料適當折疊。案卷只以左邊和下邊對齊即可，上邊和右邊以A4紙標準為界。這樣做最大的不足是每類檔案材料呈散狀放在夾中，可能造成混亂與丟失，但也不難避免?？山梃b文書檔案“代卷卡”的方法，印制出“代件卡”，每一份檔案材料中，借走了哪份材料，除了在借閱登記表上嚴格登記外，再認真填寫一份“代件卡”，插到被借走的這份材料的位置上去。

　　3.借出的檔案材料，哪怕只有一頁，檔案室也要用專門袋子裝起來，防止丟失。這樣做的最大好處是：一是方便利用；二是方便檔案復制；三是不會人為損壞檔案；四是保持檔案原貌；五是借閱時避免其他檔案泄密；六是方便平時插卷補充材料歸檔；七是避免了利用時對其他材料的磨損；八是檔案組卷入夾后整齊統(tǒng)一；幾是減少了檔案人員工作量，把檔案人員從繁瑣的檔案加工整理裝訂中解放出來。