高校檔案信息化的意義是直接記錄和反映高校日常教學(xué)及教學(xué)管理過程中形成的、具有保存價值的文件資料的總稱。教學(xué)檔案分為十幾個不同類別，每一類別又包含若干方面，種類龐雜但又不可或缺。隨著高校的擴招，高校二級學(xué)院教學(xué)規(guī)模越來越大，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的教學(xué)檔案，只有改變教學(xué)檔案管理模式，實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，才能滿足當前教學(xué)管理工作實際和學(xué)校、學(xué)院發(fā)展的需求。教學(xué)檔案信息化管理是利用數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案及其他載體的檔案轉(zhuǎn)換為電子版資源，再利用計算機對其進行信息化管理和利用。

　　高校檔案信息化的意義

　　01、教學(xué)檔案信息化管理的意義

　　教育信息化不僅體現(xiàn)在教育教學(xué)過程的信息化，應(yīng)涵蓋教育教學(xué)的各個環(huán)節(jié)，其中包括教學(xué)檔案管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，將信息技術(shù)手段與教學(xué)檔案管理深度融合，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理信息化，是時代發(fā)展的必然，無論是對學(xué)院還是學(xué)校而言都具有重大意義。

　　1.1提高教學(xué)檔案管理人員的工作效率

　　教學(xué)檔案包括培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)日志、聽課記錄表、教學(xué)會議記錄、試卷、成績登記表、實習(xí)報告、畢業(yè)論文、教師以及學(xué)生獲獎證書等材料。其中，有紙質(zhì)材料、電子材料(包括電子文檔、電子表格、PPT、、視頻、音頻等)，如果能將所有紙質(zhì)材料進行數(shù)字化處理，并按照一定的存儲和命名規(guī)則將之進行存儲、管理及利用，既打破了存儲和使用在時間、空間上的局限，為調(diào)取和查看提供便利，又節(jié)省了教學(xué)檔案管理的時間和成本，進而實現(xiàn)教學(xué)檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

　　1.2為教學(xué)資源共享提供環(huán)境

　　教學(xué)檔案存儲入檔的目的是為后續(xù)的教學(xué)活動提供借鑒。因此，教學(xué)檔案的服務(wù)領(lǐng)域不應(yīng)只局限于教學(xué)管理者，還應(yīng)面向?qū)W生、教師、學(xué)校甚至面向社會開放，從而擴大教學(xué)檔案的功能范圍，拓展教學(xué)管理的應(yīng)用價值。就目前來看，很多教學(xué)檔案的存儲和管理存在不集中、不系統(tǒng)、不完整的情況，而且大都是直接將紙質(zhì)文檔進行存儲，不僅占用大量存儲空間，也不便于查閱和共享，同時還存在遺失的風(fēng)險。

　　1.3為檢查、考核及評估提供數(shù)據(jù)支撐

　　每年學(xué)院要接受來自教育部、教育廳以及校內(nèi)的各類考核和評估，包括：教育部例行的本科教學(xué)合格評估和審核評估等；教育廳對省內(nèi)各高校本科專業(yè)要實施隨機抽查評估等；學(xué)校層面開展的有教學(xué)檔案檢查、崗位績效考核、目標考核、本科教學(xué)年度考核、教學(xué)專項評估以及每年一度的貢獻度數(shù)據(jù)采集等。頻繁、密集的考核評估需要強大的數(shù)據(jù)提供支撐，其中涉及大量的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是否豐富、全面、完整、系統(tǒng)、高質(zhì)量直接影響考核和評估的結(jié)果。

　　1.4以滿足創(chuàng)建智慧校園、數(shù)字化校園的需求

　　智慧校園、數(shù)字化校園是現(xiàn)今各大學(xué)校力爭實現(xiàn)的目標。教務(wù)、教學(xué)、學(xué)術(shù)及科研等形成的海量教學(xué)檔案的信息化管理則是建設(shè)智慧校園、數(shù)字化校園的重要環(huán)節(jié)。

　　1.5為數(shù)據(jù)的開發(fā)利用建立基礎(chǔ)

　　存儲的第一手原始紙質(zhì)材料，只承載了一些初級的信息，需要加工成系統(tǒng)的、主題突出的、適合的成果資料，才能充分發(fā)揮其價值。如果能將期末試卷及相關(guān)表格、教學(xué)日歷、聽課記錄表、教學(xué)會議記錄等紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化、信息化處理，一方面可以規(guī)避材料遺失后造成的損失；另一方面可以將這一部分材料進行深入的篩選和挖掘，將“死檔案”變成“活信息”，進一步提煉教學(xué)檔案中的有用信息。

　　02、當前教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

　　目前，大多數(shù)高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理主要有學(xué)院統(tǒng)一集中式管理和學(xué)院內(nèi)各專業(yè)團隊分散式管理兩種模式。以貴州大學(xué)外國語學(xué)院教學(xué)檔案管理為例，主要采取學(xué)院統(tǒng)一集中式管理模式。教學(xué)檔案管理的職責主要由教學(xué)科工作人員承擔。教學(xué)檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案包括學(xué)生實習(xí)報告、畢業(yè)論文、教學(xué)例會記錄、領(lǐng)導(dǎo)以及督導(dǎo)組聽課記錄、教學(xué)日歷、考場記錄表、學(xué)生登記表、試卷審核表、教師出題明細表、期末考試試卷及答題紙等；電子檔案主要包括學(xué)生學(xué)籍信息、成績單、教師學(xué)生申報項目以及競賽的名單匯總表等。在進行教學(xué)檔案管理的過程中，發(fā)現(xiàn)主要存在以下問題：

　　2.1教學(xué)檔案管理缺乏規(guī)范性

　　一方面，管理教學(xué)檔案的工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；另一方面，未專門出臺關(guān)于教學(xué)檔案管理的歸檔范圍、類別劃分、整理要求、立卷規(guī)則、存儲形式和保存年限等的規(guī)范性文件。所有紙質(zhì)檔案以及電子檔案的命名、目錄編排僅按照教學(xué)科人員個人的理解進行操作。因此，教學(xué)檔案管理人員的管理水平有待提高，管理方法有待改進，規(guī)范性有待加強。

　　2.2檔案內(nèi)容整體性弱

　　我院教學(xué)科總共有3位工作人員，各自承擔的主要工作分工較為明確，職責范圍明晰，同時各自負責保管各自的工作及相應(yīng)板塊的文檔資料，在考核或評估時，教師將各自手中的文檔進行整理和綜合，再統(tǒng)一進行匯總。這種粗放的檔案管理模式導(dǎo)致不同類型、不同種類的教學(xué)檔案很難集中到一起，不僅不利于統(tǒng)一保管，還不利于調(diào)取和利用。

　　2.3檔案數(shù)字化管理不足

　　教學(xué)檔案中，電子檔案材料不多，絕大部分是紙質(zhì)材料。而工作人員主動運用信息技術(shù)處理教學(xué)檔案的能力不足，不能快速、有效地將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案材料，檔案數(shù)字化管理較為欠缺。

　　2.4檔案再開發(fā)利用率低

　　由于大部分教學(xué)檔案還是紙質(zhì)材料，未將其變?yōu)榭蛇M一步開發(fā)利用的電子檔案材料，也沒有進一步對現(xiàn)有的電子檔案材料深度挖掘，導(dǎo)致教學(xué)檔案再開發(fā)利用率低。

　　03、高校二級學(xué)院檔案管理改進策略

　　教學(xué)檔案信息化管理不僅是教學(xué)信息化管理的重要環(huán)節(jié)，也是衡量一個學(xué)校是否實現(xiàn)教育信息化的重要指標。教學(xué)檔案信息化管理主要業(yè)務(wù)流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)管理以及數(shù)據(jù)利用。因此，要改革教學(xué)檔案管理的舊模式，實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，應(yīng)主要從人員、制度、軟硬件設(shè)備、管理流程及安全等幾個方面著手。

　　3.1確保教學(xué)檔案信息化管理人員和制度到位

　　3.1.1轉(zhuǎn)變意識上下聯(lián)動開展教學(xué)檔案信息化管理實現(xiàn)高校二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理，既要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識，更關(guān)鍵的是要讓領(lǐng)導(dǎo)意識到此舉的重要性。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，直接影響教學(xué)檔案信息化管理工作的具體推進與實施。

　　3.1.2落實制度形成教學(xué)檔案信息化管理長效機制“沒有規(guī)矩，不成方圓”，制度是措施得以長久施行的保證。學(xué)院應(yīng)制訂檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息化得以真正落實，包括落實相關(guān)檔案標簽、命名、存儲等具體操作標準，使檔案信息化管理更加規(guī)范化。

　　3.1.3提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)保持檔案信息化管理的活力

　　教學(xué)檔案的信息化管理與原有的管理模式相比，需要更強的管理技術(shù)和更專業(yè)的管理隊伍作為保障。我院教學(xué)科工作人員并非檔案管理等專業(yè)背景出身，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，導(dǎo)致檔案管理過程缺乏科學(xué)性、規(guī)范性。只有引進專業(yè)的檔案管理人員承擔教學(xué)檔案管理工作或者對檔案管理人員進行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，才有可能讓檔案信息化管理得以高效、持續(xù)地進行。

　　3.1.4夯實教學(xué)檔案信息化管理設(shè)備基礎(chǔ)

　　學(xué)院應(yīng)加大投入，為教學(xué)檔案數(shù)字化存儲提供必要的支撐設(shè)備、足夠的存儲空間和良好的存放環(huán)境。如高速掃描儀、相機等必要的數(shù)據(jù)采集設(shè)備；存儲器、硬盤等存儲設(shè)備，服務(wù)器、交換機等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以及數(shù)字化加工、檔案管理等軟件系統(tǒng)。

　　3.2優(yōu)化檔案信息化管理流程

　　在對紙質(zhì)材料進行掃描讀取時，一定要保證掃描圖像清晰、完整；如果掃描圖像文件，需要利用專門的軟件和人工進行處理，將掃描后的教學(xué)檔案信息進行檢查、糾偏、去污、裁邊、文字識別處理，以提高教學(xué)檔案信息化質(zhì)量。在對圖像資料進行存儲時，首先應(yīng)根據(jù)圖像存儲格式，按照教學(xué)檔案特點采用“1份文件1個檔案號”的形式，將處理的數(shù)字化檔案進行存儲；其次將所有文檔資料進行建庫，建庫時應(yīng)注

　　意建立數(shù)據(jù)格式，直接或間接利用XML文檔建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)交換目錄索引數(shù)據(jù)庫；最后要將教學(xué)檔案數(shù)字化所形成的目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時將其加載至數(shù)據(jù)服務(wù)器終端，實現(xiàn)所有教學(xué)檔案目錄的檢索調(diào)閱，即數(shù)據(jù)掛接。

　　3.3強化數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和核心。其主要是將教學(xué)檔案信息化的數(shù)據(jù)信息結(jié)合學(xué)院及學(xué)校教學(xué)檔案管理目標要求，整合成數(shù)據(jù)集合。具體而言，主要由全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩部分組成。其中，全文數(shù)據(jù)庫是將已經(jīng)整理好的教學(xué)檔案利用OCR等文字識別技術(shù)將電子文件全文錄入專門的數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)后期教學(xué)檔案查詢利用時的內(nèi)容檢索，這也是高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的更高目標；目錄數(shù)據(jù)庫是將教學(xué)檔案中的卷內(nèi)目錄、案卷目錄中的年度、題名、檔案號、保管期限、形成日期、主題詞等基本要素全部錄入數(shù)據(jù)庫中，為后期檔案目錄檢索、檔案查詢奠定基礎(chǔ)。

　　3.4保障檔案管理安全

　　3.4.1管理員自身的安全意識

　　教學(xué)檔案信息化管理要完善教學(xué)檔案信息化安全管理機制，加強日常安全監(jiān)督檢查，提升檔案工作人員的安全意識、責任意識。

　　3.4.2軟硬件安全

　　教學(xué)檔案信息化管理重點是要做好軟硬件安全管理。因此，需要聯(lián)合學(xué)院及學(xué)校內(nèi)部的計算機專業(yè)人員，積極做好設(shè)備故障、損害以及載體破壞的預(yù)防性措施；同時做好教學(xué)檔案信息化備案，主動應(yīng)用數(shù)據(jù)備份及檔案數(shù)據(jù)信息的恢復(fù)機制，做好教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)維護和備份工作。

　　3.4.3避免數(shù)據(jù)非法訪問

　　在教學(xué)檔案信息化建設(shè)及管理應(yīng)用過程中，要明確各人員的不同職責，通過簽訂保密協(xié)議，制訂具體的獎懲措施，確保教學(xué)檔案的安全性、保密性，杜絕教學(xué)檔案被非法查閱和調(diào)取。此外，要加強信息化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，筑牢安全屏障，如利用多級權(quán)限設(shè)置及密碼管理等，避免教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改及破壞。

　　04、結(jié)語

　　高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校、學(xué)院管理的重要組成部分，教學(xué)檔案管理水平是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標志。鑒于此，相關(guān)人員應(yīng)加強重視并積極推進高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的信息化建設(shè)與管理，推動學(xué)院及學(xué)校教學(xué)管理工作的健康發(fā)展。