隨著中國經(jīng)濟的快速增長，公司企業(yè)、社會團體和自然人產(chǎn)生了大量檔案，檔案保管外包服務應運而生。但由于檔案外包服務內(nèi)容的保管條件、管理設施參差不齊等因素，導致檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴重。2014年，受國家檔案局委托，江蘇省檔案局、中博奧檔案管理咨詢服務有限公司和蘇州市檔案局成立起草小組，開始文本編寫工作。2017年8月2日，《檔案保管外包服務管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）（DA/T 67—2017）正式發(fā)布，并于2018年1月1日起實施。

　　檔案外包服務內(nèi)容

　　《規(guī)范》旨在規(guī)范并支持社會力量參與檔案事務,引導檔案保管外包服務企業(yè)健康發(fā)展，從檔案保管外包服務機構職責、條件保障、業(yè)務建設和行業(yè)監(jiān)管等方面，規(guī)定了檔案保管外包服務的原則與范圍、組織制度與人員管理、保管基礎設施、安全監(jiān)管以及業(yè)務規(guī)程，并對檔案保管外包服務機構的能力評估進行了細化和量化。

　　一、起草過程

　?。ㄒ唬┱{(diào)研論證階段

　　中博奧檔案管理咨詢服務有限公司在為社會提供檔案服務的同時，對國內(nèi)外檔案保管外包服務機構的性質(zhì)、服務的形式、服務的內(nèi)容及國內(nèi)外的檔案安全保護方式等進行了深入調(diào)查和分析研究，考察了國內(nèi)檔案保管外包服務機構的服務模式和運行方式，并與江蘇省檔案局共同提出規(guī)范國內(nèi)檔案保管外包服務的建議。

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　　2011年9月，中博奧檔案管理咨詢服務有限公司申報的“檔案社會化管理現(xiàn)狀和政策建議研究”通過江蘇省檔案局科技立項。課題組進行了大量的文獻收集、實地考察、專家訪談和客戶交流等工作，對行業(yè)特點和發(fā)展歷程進行了深入分析和探討，并形成研究報告，為《規(guī)范》的起草提供了理論依據(jù)。2013年3月，江蘇省檔案局向國家檔案局申請科技立項并獲得批準，項目名稱為“檔案社會化管理規(guī)范研究”，《檔案社會化寄存保管服務行業(yè)規(guī)范》（試行）于2013年9月通過國家檔案局項目評審。

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　　2013年3月，江蘇省檔案局、中博奧檔案管理咨詢服務有限公司和蘇州市檔案局聯(lián)合向國家檔案局申報行業(yè)規(guī)范。2014年5月，國家檔案局下發(fā)《2013—2014年度檔案行業(yè)規(guī)范制修訂項目計劃的通知》，將標準名稱定為《檔案社會保管服務機構管理規(guī)范》。2017年，更名為《檔案保管外包服務管理規(guī)范》。

　　二、構成及主要內(nèi)容

　　（一）范圍

　　規(guī)范了檔案保管外包服務機構及其他專業(yè)機構開展檔案保管外包服務的行為。凡是進行檔案保管外包服務的公司、企業(yè)和機構均應根據(jù)《規(guī)范》進行經(jīng)營活動。

　　（二）規(guī)范性引用文件

　　引用國際標準《建筑滅火器配置設計規(guī)范》（GB 50140—2005）及行業(yè)標準《檔案裝具》（DA/T 6—1992）等，外包檔案庫房必須按照以上標準進行建設或改造，使《規(guī)范》更具科學性。

　?。ㄈ┬g語和定義

　　規(guī)范了具備檔案保管外包服務能力和條件的企業(yè)法人受委托方（法人及自然人）委托，對檔案進行保管及相關服務的民事行為?！兑?guī)范》對可外包寄存檔案的范圍沒有限制，由委托方根據(jù)《規(guī)范》自行決定。

　　（四）服務原則

　　檔案保管外包服務范圍不得超出國家法規(guī)和政策規(guī)定的范圍。檔案外包服務的法人機構必須在國家法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)進行商業(yè)活動。在運輸、保管、利用過程中，不能發(fā)生檔案丟失、毀壞、污損等事故。外包服務過程中，不得翻閱、涂改委托方的檔案，不得泄露、傳播委托方的檔案內(nèi)容。

　?。ㄎ澹┙M織與人員

　　檔案保管外包服務機構應根據(jù)保管規(guī)模和業(yè)務范圍確定相應的內(nèi)部管理機制，并保持相對穩(wěn)定。機構內(nèi)部應設置檔案運輸、檔案保管、檔案保護、檔案利用、檔案出入安全檢查、庫房防盜、庫房消防、安全值班、人力資源、行政后勤等部門，人員要相對穩(wěn)定，須根據(jù)國家有關法律法規(guī)簽訂勞動合同和保密合同，并繳納社?；?。員工不得翻閱、泄露、傳播檔案信息。

　?。┗A設施

　　檔案外包機構庫房建設要符合相關規(guī)定。要選在地質(zhì)穩(wěn)定、遠離臺風侵襲、地下水位低的區(qū)域；要遠離有毒、有害、易燃、易爆化學物品的存放地點。檔案庫房不能與影響檔案安全和保護的建筑混建在一起，檔案庫房同一建筑物內(nèi)不允許有辦公、商業(yè)、工業(yè)加工、倉儲等其他用途的場所存在。必須配備空調(diào)機、除濕機、無紫外線照明、防盜、火災報警系統(tǒng)和滅火設施等。

　　（七）業(yè)務規(guī)程

　　明確了檔案保管業(yè)務流程，要建立檔案交接、運輸、保管、出入庫、利用服務和人員管理、信息安全等制度和操作規(guī)程，并明確規(guī)定:(1)必須簽訂檔案外包服務合同。(2)檔案運輸必須專人專車，運送過程中不得乘坐公共交通工具。(3)檔案委托方人員因工作需要進入外包服務單位庫房時，必須有外包服務單位專人全程陪同，并做好登記記錄。(4)檔案保管可采用密集架、五節(jié)柜和開放式固定架，要排放有序，不得堆放雜物。(5)每日定時巡檢庫房，做好安全記錄。定期盤點檔案數(shù)量，檢查檔案是否發(fā)生蟲霉，確保檔案的安全完整。(6)要定期檢查和測試檔案庫房的消防、安全、安檢、配電設備，相關記錄要長期保管，定期檢查滅火器等設備的有效期，按照有效期及時更換。(7)要建立24小時值班制度，定期舉行消防演練，每年至少1次。(8)檔案管理人員、消防和安全值班人員、水電工等均應持證上崗。持有檔案崗位培訓證書的人員需占全員的25%以上，持有中高級專業(yè)技術職稱的人員需占全員的10％以上，其中必須有檔案專業(yè)技術中高級職稱的人員。(9)建立檔案信息安全保密制度，加強檔案信息的安全管理。未經(jīng)檔案所有人同意，任何單位和個人均不能查閱、拷貝、傳播檔案信息，一旦發(fā)生檔案信息泄漏，要及時采取措施進行補救，同時要依法依規(guī)對責任人進行處理。

　　（八）事故賠償

　　明確了因檔案保管外包服務機構原因造成檔案缺失、損壞、損毀等事件或事故的情況下其應承擔的責任。在簽訂委托代保管檔案合同時，雙方必須訂立賠償條款。在檔案代保管過程中，因自然災害、戰(zhàn)爭等不可抗力因素而造成委托方檔案缺失、損壞、損毀的，檔案代保管機構不承擔賠償責任。其他原因造成的檔案缺失、損壞、損毀，檔案代保管機構均應向委托方按約定進行賠償。在雙方對事故責任和賠償不能協(xié)商一致時，可向當?shù)厮痉ú块T提出調(diào)解、仲裁或法律訴訟。

　?。ň牛┠芰υu估

　　檔案保管外包服務機構可通過行業(yè)組織開展能力評估。能力評估可參照《檔案保管外包服務能力評估表》。

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　　為便于操作，制定了《檔案保管外包服務能力評估表》，并采用量化方法，總分為100分，分為注冊資金、庫房產(chǎn)權、庫房消防、安全保衛(wèi)、供電配電、恒溫恒濕、檔案保管管理能力、管理隊伍、信息化水平等方面，打分可委托第三方機構代為進行，也可由檔案委托方自行評估。

　　“注冊資金”在2000萬元以上，分值占6%，不足2000萬元則分值遞減。檔案外包服務機構建立初期不易產(chǎn)生盈利，但必須備有必要的資金用于庫房建設和設施建設。代保管過程中一旦發(fā)生檔案缺失、損壞、損毀事故，受托方必須具有足夠的賠償能力。

　　“自有產(chǎn)權庫房”分值占12%，“租用庫房”分值占5.5%。分值差異是根據(jù)檔案屬性界定的，屬于永久并長期保管的檔案，如公證檔案、人壽保單等，在檔案保管期限內(nèi)，如沒有自有產(chǎn)權庫房，代保管機構在租期到期后未續(xù)租到原有庫房，就會發(fā)生檔案搬遷，檔案搬遷會降低檔案保管的安全系數(shù)，所以自有產(chǎn)權庫房分值要高于租用庫房分值。

　　“檔案庫房單獨設立”分值占5%。如不單獨設立檔案庫房，就會有與檔案代管不相關的人員在庫房周邊活動，庫房周邊的人員不固定或生產(chǎn)活動無法控制就會給檔案安全帶來隱患。

　　“消防設施”分值占8%，“防盜報警”和“安全值班”分值占6%。檔案代保管機構必須高度重視檔案實體的防火、防盜工作，按照檔案館安全保衛(wèi)相關規(guī)范安裝安全設施設備。

　　“供電系統(tǒng)”分值占5.5%。檔案庫房要常年供電，一旦發(fā)生庫房斷電，就會引起數(shù)據(jù)丟失，消防、防盜系統(tǒng)失靈，由此嚴重影響檔案安全，檔案代保管機構要建設具有兩路供電或配備發(fā)電的供電設備。

　　“運輸”分值占4%。檔案運輸必須采用專車，不得采用公共交通運輸或遞送檔案。檔案數(shù)量比較少的情況下（包括1卷檔案）也要由專車專人遞送和回收。

　　“檔案保護”分值占16%。根據(jù)我國氣候條件，為防止發(fā)生檔案蟲害和霉變，檔案庫房必須安裝溫濕度調(diào)控設備并長期保存庫房溫濕度數(shù)據(jù)。光照和空氣污染對檔案也會產(chǎn)生不可逆轉的損壞，保管庫房必須安裝無紫外線照明燈具及防止太陽光直曬和空氣污染的設備。

　　“檔案裝具”包括密集架、五節(jié)柜、開放式固定架等，其中“密集架”分值占4%，其他占2%，檔案代保管機構可根據(jù)實際情況來確定檔案裝具形式，并根據(jù)檔案與裝具的情況打分。

　　“人員管理”分值占7%。檔案管理人員必須持有檔案基礎知識培訓證書或其他檔案專業(yè)證書，物業(yè)管理人員必須持有消防、水電、保安等相關證件。未經(jīng)培訓人員不準上崗。

　　“信息化和檔案利用服務”分值占8%。檔案代保管機構要備有檔案閱覽場所和閱覽服務人員，利用信息化管理檔案，開展在線查閱，其中“數(shù)據(jù)安全”占2%。

　　“制度建設”分值占3%。制度建設是必備項目，要廣為宣傳，做到全體員工都知曉了解制度，并接受監(jiān)督。

　　此外，《規(guī)范》對《檔案保管外包服務交接文據(jù)》《檔案保管外包服務移交清冊》《檔案保管外包服務期滿出庫登記表》《檔案保管外包服務遞送登記簿》等表單進行了規(guī)范。