歸檔文件整理的根本目的是，檔案的整理與歸檔是完整反映一個機關(guān)，企事業(yè)單位的財務(wù)收入，支出與預(yù)算的全部情況，因為會計檔案真實的記錄和反映了一個機關(guān)，企事業(yè)單位的財務(wù)狀況，對會計檔案的整理與歸檔，不僅可以完整的反映一個單位的全部財務(wù)狀況，還可以作為重要的憑證對今后工作的查閱利用提供方便。

　　歸檔文件整理的根本目的是

　　《歸檔文件整理規(guī)則》實施的意義

　　一、對機關(guān)檔案工作的意義

　　歸檔文件整理是機關(guān)檔案工作的重要組成部分。建國后，通過《中華人民共和國檔案法》、《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《機關(guān)檔案工作條例》等法律、法規(guī)的頒布實施，使這項工作在我國各級機關(guān)逐步建立起來并制度化。

　　國家檔案行政管理部門在研究、總結(jié)國內(nèi)外經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，曾出臺過《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《文書檔案案卷格式標準》等一系列歸檔文件整理工作的配套業(yè)務(wù)標準和規(guī)范，對規(guī)范歸檔文件整理工作起到了重要作用。

　　但隨著檔案工作實踐和其他社會實踐的不斷發(fā)展和變化，機關(guān)辦公自動化進程大大加快，計算機技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，一些手工管理條件下比較成熟的標準、做法已經(jīng)逐漸落后于時代的要求，甚至成為制約機關(guān)檔案工作發(fā)展的因素。制定為《規(guī)則》的目的正是適應(yīng)這種變化的需要，調(diào)整和簡化歸檔文件整理方法，為機關(guān)檔案工作的持續(xù)發(fā)展提供保障。

　　1．緩解機關(guān)文書檔案工作壓力

　　從手工管理模式下實現(xiàn)檔案管理和檢索的目的來看，立卷不失為一種可行的整理形式。但立卷自身也存在一些不足，如立卷過程過于繁瑣和復(fù)雜，工作量大，效率低等。這與近年來我國各級黨政機關(guān)機構(gòu)改革所倡導(dǎo)的精簡、高效目標相違背，必將導(dǎo)致機關(guān)檔案工作受到影響。因此，必須改革歸檔文件整理方法，以理順歸檔文件整理工作質(zhì)量與效率之間的關(guān)系，保證機關(guān)檔案工作的正常發(fā)展，為機關(guān)工作提供更好的服務(wù)。

　　《規(guī)則》的頒布實施，滿足了機關(guān)簡化手工勞動的要求，在保證歸檔文件整理工作質(zhì)量的同時，減少了人力占用，縮短了工作時間，提高了工作效率。同時由于其方法，也更容易被機關(guān)文檔人員理解和掌握。這就為機關(guān)文書檔案工作以自身改革來適應(yīng)新的形勢打下了良好的基礎(chǔ)。

　　2．理順機關(guān)檔案工作職能

　　歸檔文件整理的目的是便于提供利用。改革歸檔文件整理方法，從人力、物力等方面為歸檔文件整理工作減負，最終目的還是為了理順機關(guān)檔案工作的職能，更好地提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)。

　　與利用工作的要求相比較，立卷制度存在許多固有的不足之處。例如，案卷的存在增強了檢索層次，影響檢索效率；案卷題名的擬寫隨意性強，建立其上的檢索途徑可靠性差；以案卷為單位提供利用，不同密級和不同事由的文件組合在一起，利用與保密要求存在矛盾；文件裝訂成卷，不利于復(fù)印、縮微、掃描等。更重要的是，由于繁瑣的立卷占用了各單位文書人員和檔案工作人員絕大部分的工作時間，使其只能將剩余的精力投入到開發(fā)利用上，開發(fā)利用工作受到影響。

　　《規(guī)則》推行以“件”為保管單位，從根本上克服了上述弊端，同時通過簡化歸檔文件整理工作，對整理和利用之間的矛盾進行了調(diào)整，引導(dǎo)機關(guān)檔案人員將注意力更多地投向深化檢索體系、豐富檢索途徑、完善利用服務(wù)等。

　　3．節(jié)約機關(guān)的財力、物力

　　機關(guān)檔案工作是一項條件性很強的工作，所需財力、物力等資源不可能依靠自身經(jīng)濟效益來解決，而須依賴于所在機關(guān)提供。由于機關(guān)各方面條件的限制，這種資源往往是有限的，因此更需要合理分配。

　　機關(guān)檔案工作包括許多方面，歸檔文件整理只是其中一項基礎(chǔ)性工作。在原有的工作模式下，由于立卷的需要，有限的資金往往用于大量購置卷皮，以及文件修整所用的各種用具等，而這些本身又會帶來不同程度的負面影響。

　　例如，在“立小卷”情況下，常?！耙还褡訖n案半柜子皮”，增加了室藏壓力。裁邊、打孔等操作，直接破壞了檔案原貌。《規(guī)則》推行文件級管理，取消了案卷，不再對檔案原件進行形式上的加工，也就避免了上述不利因素，在完整地保持檔案原貌的同時，減少了歸檔文件整理工作所占用的財力、物力，有效地節(jié)省了資金，有利于檔案管理現(xiàn)代化及機關(guān)檔案工作其他方面的建設(shè)。

　　二、對檔案館工作的意義

　　文件整理歸檔后，經(jīng)過檔案室保存階段后，其中具有永久和長期保存價值的檔案，最終要移交檔案館繼續(xù)保管和提供利用。機關(guān)歸檔文件整理工作的質(zhì)量，決定了檔案在檔案館保存的狀態(tài)，必然也會對檔案館各項管理工作產(chǎn)生影響。采用適宜的歸檔文件整理方法，從檔案室工作階段就為移交進館打下良好的基礎(chǔ)，因此具有重要意義。

　　1．便于檔案館控制檔案進館質(zhì)量

　　檔案由機關(guān)檔案室向檔案館移交時，常常需要按照進館標準進行局部的調(diào)整。例如，由于檔案室和檔案館利用需要不同，衡量檔案保存價值的標準會發(fā)生變化，需要剔除那些不具備進館價值的檔案；由于機關(guān)檔案室整理工作不合規(guī)范或鑒定工作中保管期限劃分不準確，移交進館前就須返工重整。立卷條件下，往往一卷中只有一份或幾份文件存在上述情況；就不得不拆卷重整，再重新裝訂。

　　這樣不但費時費力，還會給檔案本身帶來不必要的磨損。以“件”為保管單位，即使需要再加工，也不存在拆卷問題，直接按件剔除或補充即可。這對檔案館接收檔案，以及進館檔案重新進行專題整理等工作都是十分有利的。

　　2．有利于檔案向社會開放

　　《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿30年向社會開放?！蹦壳埃骷墖揖C合檔案館除開放檔案外，對建國以來到年限可以開放和將要開放的檔案也進行了區(qū)分的工作。

　　但這項工作卻遇到了許多困難，案卷這種整理形式就是其中之一。提供利用館藏檔案，必須嚴格區(qū)分開放和控制使用的，往往需要具體到每一份文件，而同一案卷內(nèi)的文件，內(nèi)容往往并不單一。即使在立小卷的情況下，卷內(nèi)不同文件在密級、價值等方面也并不一定相同。

　　館藏檔案提供利用時以卷為單位進行，利用者就可能接觸到不在其利用范圍內(nèi)的其他檔案內(nèi)容。這既不利于進行保密和控制使用，還會影響其他檔案的使用壽命。此外，由于強調(diào)案卷的整齊美觀，檔案人員往往組成15mm-20mm厚的案卷。

　　這些案卷內(nèi)容復(fù)雜，頁數(shù)甚至多達200頁左右，不易復(fù)印或縮微，限制了利用方式的多樣化，給利用者和檔案館的利用服務(wù)人員帶來不便。這些問題充分說明了傳統(tǒng)的立卷方法與檔案館擴大利用之間的矛盾。制定《規(guī)則》，推行文件級整理則可以很好地解決這個問題，為館藏檔案向社會開放利用鋪平了道路。

　　此外，在緩解檔案館庫房壓力、提高檢索的效率以及查全率、查準率等方面，《規(guī)則》也可以起到顯著的作用，為各級檔案館強化基礎(chǔ)建設(shè)，更好地完成收集、保管和利用等職能服務(wù)。

　　三、對檔案管理現(xiàn)代化的意義

　　1．為以計算機技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用鋪平道路

　　先進技術(shù)手段的引人給檔案工作提供了許多新的發(fā)展契機，對促進檔案工作發(fā)展有著顯著作用。諸如計算機一次輸入多次輸出，隨機生成各類目錄，強大的文件級檢索功能，全文掃描、網(wǎng)絡(luò)檢索、復(fù)印、縮微等提供利用的技術(shù)手段帶來了種種便利，襯托出一些傳統(tǒng)檔案管理手段的落后，也使得原有的部分規(guī)范標準（包括立卷）變得不再必要。

　　整理的目的是便于查詢、利用。在傳統(tǒng)的立卷模式下，其實現(xiàn)方式是按照某種事先假定的檢索目的，將歸檔文件組織成不同的保管單位（案卷），從而實現(xiàn)對文件的相對集中和系統(tǒng)化，增加檢索層次。為查詢利用檢索途徑。檔案案卷繁瑣、復(fù)雜的組織形式，在某些程度上影響了計算機技術(shù)的有效應(yīng)用。另外，案卷的集合裝訂方式，也給通過掃描、縮微等方式實現(xiàn)檔案的數(shù)字化，以及更好地開發(fā)檔案信息資源設(shè)置了障礙。

　　《規(guī)則》奉行與立卷截然不同的文件級整理思路，就從根本上避免了這些弊端，特別是文檔一體化相互配合，能夠充分發(fā)揮計算機技術(shù)的優(yōu)勢，使整理工作得到極大的簡化。

　　2．促進機關(guān)文檔一體化管理的實現(xiàn)

　　文書辦理和檔案管理是相互銜接的機關(guān)工作的兩個流程，具有許多共同之處。文檔一體化的目的，是充分利用文書辦理取得的成果，簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。這一設(shè)想在實行計算機輔助管理的條件下可以輕松地實現(xiàn)。其實現(xiàn)方式是：調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變原有的每年集中整理歸檔的習(xí)慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進入檔案整理環(huán)節(jié)，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項日常工作。

　　同時，盡量以文書辦理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實際，免除檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量的重復(fù)的數(shù)據(jù)準備工作?！兑?guī)則》向這個方向邁進了一大步。

　　事情辦理完畢后，對相關(guān)文件進行價值判定和簡單的排列、編號即可歸檔，不必再等到年終集中立卷時確定每份歸擋文件的位置。同時，由于檢索基本依靠文書辦理環(huán)節(jié)生成的數(shù)據(jù)項目進行，按立卷要求重新組織條目，錄入案卷標題、卷號等數(shù)據(jù)項目的工作就可以省略了。這樣能將文書辦理和檔案管工作更好地結(jié)合在一起，有利于調(diào)動文書、業(yè)務(wù)人員歸檔工作的積極性，推動文檔一體化的最終實現(xiàn)。

　　3．為設(shè)計合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)

　　電子文件與紙質(zhì)文件在存在形態(tài)和利用方式等許多方面不同。電子文件占用載體空間小，因此整理電子文件時不可能依照傳統(tǒng)做法，從物理上按不同檢索單位（卷）將文件分隔開。同時，由于電子文件利用必須依靠計算機進行，因而自然地具有了檢索方式高效、靈活的特點，與紙質(zhì)文件相比較，不必再人為地進行過多復(fù)雜的組織就能滿足利用需求。這些特點使電子文件整理方法可以大大簡化。

　　《規(guī)則》從簡化、高效出發(fā)提出的文件級整理，既滿足了現(xiàn)階段歸檔文件整理工作的需要，也具有一定的引導(dǎo)性，與電子文件整理在目的、原則等方面具有許多共同之處，因而為制訂、規(guī)范電子文件整理方法，協(xié)調(diào)紙質(zhì)文件和電子文件在整理方法使用上的關(guān)系奠定了良好的基礎(chǔ)。